职务说明书祥解(共9页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上职务说明书什么是职务说明书 职务说明书是工作分析人员根据某项职务工 作的物质和环境特点，对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。 职务说明书的组成 职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成，这类似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征；心理图 谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。 1、职务描述 职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面

2、文件。 2、职务规范 职务规范是任职者任用条件的具体说明，二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。 编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规范集中于对任职人员的分析，职务描述侧重于反映工作定向分析的结果，职 务描述可用于设计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和训练，为设计适当的招聘、 选择、训练和开发计划提供依据。 职位说明书根据用途不同有各种不同的标准，通常使用的是内部管理用途的职位说明书，但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特点，提出了招聘用 职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的： 一、 职

3、位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称HRM。职位名称应该写为经理。 二、 部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。 三、 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。 四、 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方，以示有效性。 五、 任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。 六、 任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。 七、 下属人数。指的是部门内所管辖的人数。 八、 沟通关系。一般分

4、为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。 外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。 九、 职位设置的目的。如HRM的职位目的为：根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。 十、 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。 十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面：组织体系与制 度；培训；人事

5、考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建设等等。 十二、 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧。 十三、 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此的职位。理论支 持是指学习和培训所达到的相关要求。 职 务说明书编制要点1、对职位的描述，不是任职者的现在工作 2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要 3、针对对岗位而不是人 4、归纳而非罗列 职位说明书一般用表单形式编制，通常分七大部分设计表单： 1、基本信息：职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等； 2、职位目的：对

6、职位概述； 3、职责和权限：分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作； 4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员； 5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等； 6、考核指标，权重，薪资等级，职位发展方向； 7、工作环境。 职务说明书的内容 职务说明书不存在标准格式，所以每个组织的职务说明和内容都不相同，但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为 什么做工作、做什么工作及如何工作，参见表1： 表1 招聘助理的职务说明书 职务头衔：招聘助理 区域： 部门：人力资源管理部 分析时间： 职务陈述 在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人 力资源

7、档案的保存领域，完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创造性的和独立判断。 基本功能 1、制订招聘计划，交主管人员审核2、准备招聘文件和招聘广告3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人4、准备与安排面试5、对申请人进行背景调查等甄别工作6、在招聘方面与地区经理日常工作关系7、评估招聘活动8、执行由人力资源经理安排的有关事项职务说明 1、大专或本科，人力资源管理，企业行政或工业心理学；或在经验、教育、和训练方面与此相同。2、具备选拔和人事安排的知识3、书面和口头的表达能力4、独立计划和组织自己活动的能力5、人力资源计算机应用的知识 多数职务描述有三个主要部分：职务头衔、职务确定和职

8、务责任。职务说明书应具备以下各项内容： 1、职务的识别部分 这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职 务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。 职务头衔是指对一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职务提示出一 个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任；第二它对员工有心理上的作用，如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一 职务在人们心中的地位；第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等，

9、如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等 级。 2、功能部分 功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任 务。任务是指员工要完成的工作，或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合，职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排 列。因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。 此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁

10、、噪音、有害气体、 传染病等不良环境状态。它是提供员工的工作环境方面的信息。 3、职务说明部分 这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等 条件和特殊的知识、能力和技能等。 职务说明书的主要项目 （1）岗位基本信息。包括：岗位名称；直接上级岗位名称；所属部门；岗位编码；工资等 级；定员人 数；岗位性质。同时也可选择性地列出岗位分析人员姓名、人数和岗位分析结果的批准人等栏目。 岗位名称应标准化，以求通过名称就能使人了解岗位的性质和内容，主要是命名准确、美化，切忌粗俗和冗长。 （2）岗位职责概述。即用最简练的语言说明岗位的性质、中心任务和

11、责任。比如： 总裁：受公司董事会委托，执行董事会的决策、 决议，对公 司的生产经营实施全面的监控和最高行政管理。 经营计划部部长：拟定公司中长期发展战略及年度经营计划，组织考核，对公司经营活动进行分析；组织部门职责范围内的其他工作。 人力资源部部长/经理：组织向各部门提供人力资源管理专业性服务，激发公司员工工作的积极性，使其工作绩效不断提高。 技术装备部部长/经理：负责公司年度生产业务计划的编制、审核、综合、平衡工作。 （3）岗位职责详述。这是岗位说明的重点之一，要逐项列出本岗位所应负有的职责。较为理想的格式是首先把岗位工作内容归为几个大类，然 后再分点说明。 （4）关键业绩指标。这个内容指明

12、各项工作内容所应产生的结果或所应达到的标准，以定量化为最好。最常见的关键业绩指 标有三种：一是效益类指标，如资产盈利效率、盈利水平等；二是营运类指标，如部门管理费用控制、市场份额等；三是组织类指标，如满意度水平、服务效率等。 值得注意的有两点：关键业绩指标最好同第三项的岗位职责详述对应起来；各项指标最好能够量化，从而有利于执行。 （5）岗位关系。岗位关系描述包括：此岗位受谁监督；此岗位监督谁；此岗位可晋升的岗位；可转换的岗位；可升迁至此的岗位；与哪些岗位 发生联系及联系的密切程度；有时还应包括与企业外 部的联系。 （6）岗位环境。主要包括五个方面： · 工作场所，在室内、室外，还是其

13、他的特殊场所； · 工作环境的危险性，说明危险性存在的可能性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，及危险性原因等； · 工作时间特征，如正常工作时间、加班时间等； · 工作的均衡性，即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度； · 工作环境中的不良因素，即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等工作环境中工作，工作环境使人是否愉快。 （7）任职资格条件。常见的任职资格条件有： · 学历及专业要求； · 所需资格证书； · 经验：一般经验、专业经验、管理经验； · 知识：基础知识、业务知识、政策知识、相关知识； &#

14、183; 技能要求：即完成本岗位工作所需要的专业技术水平； · 一般能力要求，如计划、协调、 实施、组织、控制、领导、冲突管理、公共关系、信息管理等能力及需求强度； · 个性要求，如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性向特点。 职务说明书的作用 1、便于招聘和选择员工,提供人力资源规划、识别内部劳动力、提供公平就业机会和真实工作概览。 2、便于发展和评价员工,明确工作培训和技能发展，新进员工角色定位，职业生涯规划甚至业绩考核。 3、明确薪酬政策,岗位工资标准，公平报酬。 4、在工作和组织设计方面,明确了权责和工作关系以及工作流程。 5员工教育与培训的依据 6为

15、员工晋升与开发提供依据 职务说明书的写作 职务说明书的写作应该使用简洁的、直接的方法和语言，充分反映出职务的特征。 在职务分析写作过程中、应注意工人做什么、如何做和为什么要做三个方面的问题。工人做什么，是以职务上所完成的体力活动 和智力活动的有关说明来表示的；如何执行劳动活动指的是执行职务任务所采取的方法或程序，有体力活动和脑力活动两种不同的程序；在考虑到职务的如何时，分 析员应涉及下列问题： 1、完成这项职务的所有任务，使用了什么、工具材料和设备？ 2、是否还有其他没有观察到的工具、设备、材料？如有，他们如何工作？ 3、完成这项职务的所有任务，采用了什么方法或过程？ 4、有没有其他的方法或过

16、程能完成的工作？具体在职务分析写作中应考虑材料的组织，句子内容和结构以及语言的选择。 职务说明材料的组织，依赖于采用的职务分析方法和职务性质。在多数职务说明材料的场合里，信息可按有关的主要职务部分来组织，或按职务 活动的进行顺序来组织。在没有其它任何合理的组织原则时，或按各种活动判断出的重要程度，或按消耗于各种活动上的时间多少来排列叙述性信息。在某些构成的职务分析 程序中，如包括一系列任务的任务清单，甚至可以按照这些任务所包含的各项“责任”组织。 用于职务说明中的句子的内容，随着所用方法的改变有着很大的不同。编写职务的叙述材料时，分析员应该小心地选择语言，选定的词应当达到 简洁的同时，尽量减少

17、用词含糊。有关单词使用的一般原则如下： 1、宁用简单的而不用牵强的单词，限制使用不精确的的单词。 2、宁用具体的而不用抽象的单词。 3、宁用单纯的而不用迂回的单词。 4、宁用短的而不用长的单词。 5、有限制地使用形容词。 6、只有读者能了解时才使用有特别重要的技术术语，否则应避免或给以说明。 职务说明书的编写要求· 清晰。整个岗位说明书中，对工作的描述清晰透彻，任职人员读过以后，可以明白其工作内容，无需再询问他人或查看其他说明材料。避免使用原 则性的评价，专业难懂词汇须解释清楚。 · 具体。在措词上，应尽量选用一些具体的动词，如“安装”、“加工”、 “传递”、“分析”、“设

18、计”等。指出工作的种类，复杂程度，需任职者具备的具体技能、技巧，应承担的具体责任范围等。一般来说，由于基层工人的工作更为 具体，其岗位说明书中的描述也更具体、详细。 · 内容可根据岗位分析目的进行调整，可简可繁。 · 为建立企业岗位分析系统，须由企业高层领导、典型职务代表、人力资源管理部门代表、外聘的岗位分析专家与顾问共同组成工作小组或委员会， 协同工作，完成此任务。 职务说明书 案例分析: 案例一:理货员的职务说明书职位名称理货员职位代码所属部门 直接上级业务代表、市场督导专员直接下级薪金标准 职位概要：对商品进行出样、陈列、标价、补货等 工作，维护企业产品的终端形象。

19、工作内容 工作职责计划阶段执行阶段检查阶段改进阶段 营业前1全面掌握商品上架陈列的基本原则和方法；2熟练地掌握商品产地、用途、性能、特征、使用 方法等知识；3.其他相关技巧1.打扫责任区域内的卫生；2.检查购物篮、车；3.检查劳动工具；4.查阅交接班记录。1检查工作做得是否标准化和规范化；2.检查工作中的失误与差错。1调整与 完善管理过程的规范性；2.总结经验，提升自我。 营业中1.巡视责任区域内的货架，了解销售动态；2根据销售动态及时做好领货标价、补货上架、货架整理、保洁等；3.协助顾 客、做好服务工作，如回答顾客询问、接受顾客批评和建议等；4协助其他部门做好销售服务工作，如协助收银、排除设

20、备故障 营业后1.打扫责任区域内的卫生；2.检查购物篮、车；3.检查劳动工具；4.整理商品单据，填写交接班记录。 权力 对商品进行出样、陈列、标价、补货等工作，维护企业产品的终端形象。 工作协作关系 内部协作关系销售部、市场部等职能部门和各职能领导。 外部协作关系商超、卖场等。 考核指标 任务的完成情况、服从安排、遵守制度、人际能力、专业知识及技能等。 案 例二：财务经理的职务说明书职位名称财务经理职位代码所属部门财务部 职系职等职级直属上级财务总监 薪金标准填写日期核准人职位概要：主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作；组织协调、指导监督财务部日常管理工作，监督执行财务计划，完成公司财务目标。 工作内容：1根据集团公司中、长期经营计划，组织编制集团年度综合财务计划和控制标准；2建立、健全财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运 作等进行总体控制；3主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时地调整；4对公司税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以