公司记录控制程序

1、1 1 . .目的 为了建立健全管理体系记录，使记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保存期限和处置处于受控状态，以提供符合要求和管理体系有效运行的客观证据，公司制定记录控制程序。 2 2 . .适用范围 本程序适用于公司各职能部门、项目经理部（分公司）对管理体系记录的实施控制； 本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康管理体系。 3 3 . .相关文件 公司管理手册 文件和资料控制程序 施工合同控制程序 施工技术控制程序 4 4 . .术语和定义 5 5 . .职责 5.15.1 标准化管理部负责制定并监督实施本程序。负责记录的标识及对公司各单位记录控制工作进行监督检查。 5.25.2

2、经理办公室综合档案室按综合档案管理办法负责记录的存档和管理。 5.35.3 公司各职能部门和项目经理部（分公司）负责本部门、本单位记录的控制工作。 6 6 . .工作程序 工作流程图: 6.16.1 记录的类别 公司各职能部门和项目经理部（分公司）在管理体系运行过程中形成的各种书面、图片、录音等证据均为记录。记录包括： a a）管理体系运行记录； b b）产品实现过程记录。 记录名称详见公司记录总清单。 6.16.1 记录的编制 6.1.16.1.1 公司标准化管理部负责编制公司记录总清单 6.1.26.1.2 公司各职能部门、项目经理部（分公司）根据公司记录总清单，编 制本部门、本单位的记录

3、清单，明确各项记录的责任人。 6.1.36.1.3 记录须按规定要求填写，内容完整、真实、及时、字迹清晰，不得任 意涂改。 6.26.2 记录的收集 6.2.16.2.1 记录形式可以是纸张、光盘、照片、磁带、样件等各种媒体形式。 6.2.26.2.2 公司各职能部门、项目经理部（分公司）按照本部门、本单位记录清单，由责任人收集、保管各项记录，保证记录及时、完整、真实。 6.2.36.2.3 公司各职能部门、项目经理部（分公司）指定专人每月检查记录的编制、收集情况，每半年要至少一次覆盖体系运行的各个环节，保证记录处于受控 状态。检查填写体系自检记录表，每月报公司标准化管理部。具体执行公司质量、

4、环境、职业安全健康管理体系自检、抽检制度。 6.36.3 记录的编号 6.3.16.3.1 国家、地方、行业标准要求的记录编号按原有编号； 6.3.26.3.2 产品实现过程记录的编号具体执行公司文件和资料编号方法； 6.3.36.3.3 管理体系运行记录的编号执行公司记录总清单。 6.46.4 记录的保管、贮存 公司各单位所有记录应有专人保管，放置在干燥之处，防止损坏、变质和丢失。保管方式要分类、分项易于查找，便于存取，为查阅提供方便。记录的保存期限在公司记录总清单中明确。其中工程资料的保存具体执行公司施工技术控制程序0 0 6.56.5 记录的借阅 记录的借阅要经保管部门主管领导批准，按规

5、定办理借阅手续，借阅后及时收回并填写发放回收(借阅)登记表。 6.66.6 工程分包方的记录 工程分包方的记录是公司体系记录的组成部分。 工程分包方按照分包合同要求在工程竣工前提供规定的记录和资料， 由项目经理部(分公司)指定专人收集、 审核。 具体执行 施工合同控制程序和施工技术控制程序。 6.76.7 记录的存档 6.7.16.7.1 工程资料的归档具体执行的公司施工技术控制程序。6.8.26.8.2 除工程资料以外记录的存档具体执行公司记录归档办 法。 7 7 . .附件及标准表格 附件： (1)(1)公司质量、环境、职业安全管理体系自检、抽检制度 (2)(2)公司记录归档办法 (3)(

6、3)公司记录总清单 (4)(4)公司文件和资料编号方法 (5)(5)公司工程资料移交管理制度 标准表格： (1)(1)记录清单程序文件名称 序号 记录编 p 记录名称 责任部门 保存期限 文件和资料控制程序 QB/CJYG01.01 01 JL01-01-01 发放回收（借1间）登记表 各部口、分公司 随时更新 项目部 项目解体 02 JL01-01-02 文件销毁（留用）审批表 各部门 一年 03 JL01-01-03 文件修改记录 各部门 随时更新 04 JL01-01-04 清单 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 05 JL01-01-05 文件评审表 各部门 一年 06 JL

7、01-01-06 收文登记簿 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 法律法规控制程序 QB/CJYG02.02 07 JL02-02-01 法律法规获取（更新）确认登记表 各部门、分公司 随时更新 08 JL01-01-04 法律法规清单 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 施工过程控制程序 QB/CJYG03.01 09 JL03-01-01 北京市施工现场检查评分记录表（8张） 相关部门 一年 项目部 项目竣工 10 JL03-01-02 北京市文明安全工地和达标考评检查评分汇总表 施工部 一年 项目部 项目竣工 11 JL03-01-03 施工现场管理检查记录反馈单 施工部

8、 一年 项目部 项目竣工 12 JL03-01-04 建设工程回访卡 施工部 长期 13 JL03-01-05 建设单位（用户）来人来函（电）登记 施工部 长期 环境因素识别与评价控制程序 QB/CJYG03.02 14 JL03-02-01 环境因素识别排查表 各部门 一年 15 JL03-02-02 资源、能源消耗统计表（水） 相关部门、分公司 随时更新 项目部 项目竣工 16 JL03-02-03 资源、能源消耗统计表（电） 相关部门、分公司 随时更新 项目部 项目竣工 17 JL03-02-04 环境因素汇总统计表 施工部 一年 18 JL03-02-05 环境因素评价表（一） 相关部

9、门 一年 19 JL03-02-06 环境因素评价表（二） 相关部门 一年 20 JL03-02-07 重要环境因素统计表 施工部 一年 环境保护监控程序 QB/CJYG03.03 21 JL03-03-01 施工现场噪声测定报告 项目部 项目竣工 22 JL03-03-02 施工场界噪声测定原始记录 项目部 项目竣工 23 JL03-03-03 环境管理检查记录 相关部门 项目竣工 24 JL03-03-04 环保检查记录 项目部 项目竣工 施工现场安全监控程序 QB/CJYG04.01 25 JL04-01-01 安全检查、复查记录 项目部 项目竣工 26 JL04-01-02 安全检查隐

10、患通知书 项目部 项目竣工 27 JL04-01-03 隐患整改反馈书 安全部 一年 项目部 项目竣工 28 JL04-01-04 现场安全检查汇总表 项目部 项目竣工 29 JL04-01-05 卸料平台验收表 项目部 项目竣工 30 JL04-01-06 扣件式单（双）排脚手架验收单 项目部 项目竣工 31 JL04-01-07 井字架、龙门架验收表 项目部 项目竣工 32 JL04-01-08 吊篮、外挂架子验收表 项目部 项目竣工 33 JL04-01-09 防护设施验收单 项目部 项目竣工 34 JL04-01-10 特种劳动防护用品统计表 安全部 一年 项目部 项目竣工 35 JL

11、04-01-11 特种劳动防护用品备案登记表 安全部 一年 项目部 项目竣工 程序文件名称 序号 记录编 p 记录名称 责任部门 保存期限 施工现场安全监控程序 QB/CJYG04.01 36 JL04-01-12 临时用电施工组织设计变更记录表 项目部 项目竣工 37 JL04-01-13 怆时用电女金及本交底口求表 坝日鄢 坝日夜工 38 JL04-01-14 临时用电检查验收表 项目部 项目竣工 39 JL04-01-15 脸时用电接地电阻测试记录表 项目部 项目竣工 40 JL04-01-16 临时用电绝缘电阻测试记录表 项目部 项目竣工 41 JL04-01-17 临时用电检查、复查

12、表 项目部 项目竣工 42 JL04-01-18 临时用电漏电保护器运行检测记录表 项目部 项目竣工 43 JL04-01-19 临时用电接地装置隐检与平面示意图表 项目部 项目竣工 44 JL04-01-20 临时用电电气设备试验、检验、调试记录表 项目部 项目竣工 事故应急援与调查处理控制程序 QB/CJYG04.02 45 JL04-02-01 轻伤事故报告、结案表 相关部门 长期 项目部 项目竣工 46 JL04-02-02 企业职工因工伤亡事故调查报告书 安全部 长期 危险源辩识和风险评价控制程序 QB/CJYG04.03 47 JL04-03-01 重大风险因素清单 相关部门、分公

13、司 随时更新 项目部 项目竣工 施工技术控制程序 QB/CJYG05.01 48 JL05-01-01 施工组织设计 （施工方案） 会签记录表 项目部 长期 49 JL05-01-02 施工组织设计或施工方案审批表 技术部 长期 P50 JL05-01-03 施工组织设计会审记录表 相关部门 长期 51 JL05-01-04 施工组织设计、 方案修改记录表 项目部 项目解体 52 JL05-01-05 施工组织设计中间检查记录 项目部 项目解体 :53 JL05-01-06 施工方案会审记录 相关部门 长期 54 JL05-01-07 施工组织设计 （施工方案） 审核意见 技术部 长期 55

14、JL05-01-08 技术管理检查记录 技术部 长期 r56 JL05-01-09 技术问题整改记录 项目部 项目解体 监视和测量装置控制程序 QB/CJYG05.02 57 JL05-02-01 计量器具登记卡片 技术部 随时更新 项目部 项目解体 58 JL05-02-02 检验、 测量和试验设备管理目录 技术部 随 时 更 新项目部 项目解体 59 JL05-02-03 检验、 测量和试验设备购置申请表 技术部 随时更新 项目部 项目解体 60 JL05-02-04 检验、 测量和试验设备封存申请表 技术部 随时更新 项目部 项 目 解 体61 JL-05-02-05 检验、测量和试验设

15、备（报废）降级申请表 技术部 随时更新; 项目部 项 目 解 体62 JL-05-02-06 测试结果复核记录表 技术部 长期 项目部 项目解体 63 JL-05-02-07 检验、 测量和试验设备领用、 发放登记表 技术部 随时更新 项目部 项目解体 程序文件名称 序号 记录编 p 记录名称 责任部门 保存期限 施工合同控制程序 QB/CJYG06.01 64 JL06-01-01 合同会签单 经营部 不久 65 JL06-01-02 施工合同台帐 经营部 不久 66 JL06-01-03 设计变更、洽商记录评审表 顼目部 顼目唆， 67 JL06-01-04 施工合同履约情况评审表 项目部

16、 项目竣工: 工程分包控制程序 QB/CJYG06.02 68 JL06-02-01 工程分包申请表 项目部 项目解体 69 JL06-02-02 工程分包投标资格预审表 经营部 项目竣工 71 JL06-02-03 工程投标资格评审表 经营部 项目竣工 72 JL06-02-04 工程分包开标评审表 经营部 项目竣工 质量监控程序 QB/CJYG07.01 73 表A.0.1 施工现场质量管理检查记录 项目部 长期 74 表D.0.1 检验批质量验收记录 项目部 长期 75 表E.0.1 分项工程质量验收记录表 项目部 长期; 76 表F.0.1 分部（子分部）工程验收记录 项目部 长期 7

17、7 表G.0.1-1 单位 （子单位） 工程质量竣工验收记录 质量部 长期 项目部 长期 78 表G.0.1-2 单位 （子单位） 工程质量控制资料核查记录 项目部 长期 79 表G.0.1.3 单位 （子单位） 工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 项目部 长期 80 表C.0.1-4 单位 （子单位） 工程观感质量检查记录 项目部 长期 81 JL07-01-01 质量分析会记录 质量部 长期 项目部、分公司 长期 82 JL07-01-02 工程质量检查记录 质量部 长期 项目部、分公司 长期 83 JL07-01-03 工程质量检验评定表 项目部 项目竣工 目标、指标和管理方案

18、控制程序 QB/CJYG08.08 84 JL08-08-01 体系运行检查记录 相关部门、分公司 长期 项目部 项目解体 内部审核控制程序 QB/CJYG08.03 P85 JL08-03-01 内部审核检查表 标准化部 三年 86 JL08-03-02 不合格纠正和预防措施表 各单位 三年 数据分析和运用控制程序 QB/CJYG08.04 JL08-04-01 统计技术应用审批表 项目部、分公司 项目解体 88 JL08-04-02 统计技术应用效果鉴定表 标准化部 三年 纠正和预防措施控制程序 QB/CJYG08.05 89 JL08-05-01 体系自检记录表 各部门、分公司 三年 项

19、目部 项目竣工 记录控制程序 QB/CJYG08.06 90 JL08-06-01 记录清单 各部门、分公司 随时更新 项目部 项目解体 管理评审控制程序 QB/CJYG08.07 91 JL08-07-01 管理评审改进措施实施记录 标准化部 三年 工程投标控制程序 QB/CJYG10.01 92 JL10-01-01 工程招投标文件评审表 投标部 三年 93 JL10-01-02 中标工程资料移交表 投标部 三年 94 JL10-01-03 工程投标信息调查审批表 投标部 三年 人力资源控制程序 QB/CJYG11.01 95 JL11-01-01 培训需求计划表 各部门、分公司 一年 9

20、6 JL11-01-02 职工外送培训学习人员情况登记表 培训中心 永久 97 JL11-01-03 岗位证书情况登记表 各部门、分公司 永久 经理部 项目解体 程序文件名称 序号 记录编 p 记录名称 责任部门 保存期限 人力资源控制程序 QB/CJYG11.01 98 JL11-01-04 特殊工种技术工人证书情况登记表 培训中心 不久 项目部 项目解体 99 JL11-01-05 培训记录 各鄢门、分公司 一年 项目部 项 目 解体: 100 JL11-01-06 培训情况检查表 人力资源部 三年 101 JL11-01-07 业务系统工作人员调动表 人力资源部 随 时 更102 JL1

21、1-01-08 系统业务人员考核汇总表 人力资源部 三年 各系统 一年 劳务分包方控制程序 QB/CJYG12.01 103 JL12-01-01 外地建筑 （劳务型） 企业市场信誉评价表 劳务部 三年 104 JL12-01-02 外地施工队伍年、 李检查、 考核、评价记录 劳务部、分公司 三年 项目部 三年 105 JL12-01-03 劳务分承包方职业安全卫生评价表 项目部 项目解体 106 JL12-01-04 城建集团年月份使用外地 施工队伍统计表 劳务部 三年: 项目部 项目解体 物资采购控制程序 QB/CJYG13.01 107 JL13-01-01 物资采购月计划表 项目部、分

22、公司 三年 108 JL13-01-02 物资进料验收登记台帐 项目部、分公司 三年 109 JL13-01-03 分供方评定记录 项目部、分公司 项 目 竣工: 110 JL13-01-04 物资分供方业绩评价表 项目部、分公司 项目竣工 111 JL13-01-05 物资采购 （加工定货） 合同一览表 项目部、分公司 五年 112 JL13-01-06 不合格物资记录、评审、处置、验收表 项目部、分公司 三年 113 JL13-01-07 紧急放行物资登记表 项目部、分公司 项目竣工 114 JL13-01-08 业主提供物资不合格报告单 项目部、分公司 项目竣工 115 JL13-01-

23、09 让步接收或降级使用物资记录 项目部、分公司 项目竣工 116 JL13-01-10 进场材料通知单 项目部、分公司 项目竣工 物资管理控制程序 QB/CJYG13.02 117 JL13-02-01 点验材料单 项目部、分公司 五年 118 JL13-02-02 发料单 项目部、分公司 五年 119 JL13-02-03 合格证发放台帐 项目部、分公司 项目竣工 120 JL13-02-04 物资盘点清查统计表 项目部、分公司 项目竣工 121 JL13-02-05 使用化学品情况登记表 项目部、分公司 项目竣工 122 JL13-02-06 油料、油漆及化学品收发台帐 项目部、分公司

24、项目竣工 机械设备控制程序 QB/CJYG14.01 123 JL14-01-01 机械设备购置计划申请表 设备部 三年: 124 JL14-01-02 机械设备购置审定表 设备部 三年 125 JL14-01-03 机械设备使用计划 项目部 项 目 解126 JL14-01-04 机械设备调拨单 设备部、分公司 三年 127 JL14-01-05 机械设备管理台帐 设备部、分公司 三年; 128 JL14-01-06 机械设备租赁台帐 项目部 项 目 解体; 129 JL14-01-07 机械设备出入场技术验收单 项目部、分公司 项目解体130 JL14-01-08 混凝土搅拌机安装使用验收

25、单 项目部 项目解体 131 JL14-01-09 工地卷扬机验收（复检）单 项目部 项目解体132 JL14-01-10 工地钢筋加工 （木加工） 机械验收（复验）单 项目部 项目解体 133 JL14-01-11 工地电焊机验收（复检）单 项目部 项 目 解134 JL14-01-12 现场设备检查、整改记录 项目部、分公司 项目解体 程序文件名称 序号 记录编 p 记录名称 责任部门 保存期限 机械设备控制程序 QB/CJYG14.01 135 JL14-01-13 机械设备修保计划 设备鄢、分公司 二年 136 JL14-01-14 机械设备修保记录 设备鄢 二年 坝目部、分公司 坝目解体 137 JL14-01-15 机械报废鉴定申请表 设备部、分公司 三年 138 JL14-01-16 小型机具购置计划 坝目鄢、分公司 坝目解体 139 JL14-01-17 目购小型机具管埋台帐 坝目部、分公司 坝目解体 应急准备与响应控制程序 QB/CJYG18.01 140 JL1