优化采购流程及降低采购成本策略

1、优化采购流程及降低采购成本策略 摘要：本文讨论的是私营企业厦门分公司，实行采购管理优化和如何降低采购成本的一个实战。对企业的组织架构，采购管理以及采购流程的编制结合企业财务部门如何做到部门的衔接与沟通， 做到满足工程需求及采购成本最优化，同时获得包宝贵的实战经验。 关键词：采购管理采购流程降低采购成本 一、引言 （一）华海公司的概况 江苏省华海消防工程安装有限公司厦门分公司成立于 20112011 年 1 1 月，是专业从事消防工程设计、施工的一级企业。 总公司自 19951995 年成立，拥有一支团结协作、素质过硬、技术一流、敢打硬仗的员工队伍，现有技术管理人员 4040 多人、项目经理 1

2、010 人、技术工人 150150多人。工种配套，技术精干，公司每年都组织一定数量的专业人员参加省、市组织的各种培训、学习、考试。为了满足消防工程施工的需要，公司先后购置了 200200 多万元的专业施工设备和检测设备，公司先后承接了各类综合楼、星级宾馆、大学实验楼、大型化工码头、油库、大型厂房、购物中心、高尚小区和人防工程等 100100 多个大中型项目及重点工程的消防施工。 所投入运行的消防工程，都能够长期保持良好的工作状态，并多次得到业主及消防主管部门表彰，这正是基于我公司的科学的管理和优良的施工基础上的。 公司内部管理规范，责任明确，员工敬业、进取、团结、向上，注重质量管理，有一整套标

3、准的质量保证体系， 并严格执行 ISO9001:2000ISO9001:2000 质量管理体系认证。 江苏省华海消防工程安装有限公司厦门分公司，采购权限分属各个区域分公司， 根据自身工程需要自行组织实施采购的方式。 通过分散采购对产品质量，价格，交期，技术服务都具有灵活性，及时性和操作性。 （二）华海公司采购管理现状 我国民营企业采购管理基本现状是采购管理水平和采购方法参差不齐。一些大型民营企业在采购方法实践上也有比较成熟但小型企业的采购管理还欠完善。 华海厦门分公司承接消防项目工程，根据工程需要由工程项目经理和预算人员到现场测量，由预算人员预算工程材料，开出工程材 料申购单，经项目经理和总经

4、理审批，在转交采购部门，采购人员根据材料单进行询价购买，但是中间问题就出现，工程材料所需的规格，厚度，材质并未在申购单里体现，导致采购在询价的时候，需要在供应商和工程技术经理之间来回询问，不但耗费采购时间也降低工作效率。在货比三家后，采购员需制作一份供价表，体现材料的数量，价格，供应商名称，电话，总金额，各商家的不同付款方式等在交由总经理审批，审批通过在由财务进行抽样审核再付款，采购部门在进行签订采购合同，发出采购需求。供应商在将材料运输到需方指定工地 交由现场的安全管理人员进行验收签字确认，但是材料堆放开放式工 地，没有固定的仓库和相关人员看守，也会偶发材料丢失现象。 （以下为厦门分公司组织

5、架构图） 二、华海公司管理工作存在问题分析 民营小型企业的采购观念和管理方法没有系统的培训和指导。归 结为：意识缺乏完整的流程规范，没有形成供应商选择和准入机制,采购合同服务条约不够慎密，而采购质量问题是采购工作中一个非常重要和突出的问题，在合同里得不到明细说明，这反应采购过程的质量控制和反馈控制等，而制定流程规划没有细化，固化的指标对采购进行考核或执行不到位的现象，很大一部分在于没有显影的制衡机制来保证规范实施。 这种不合理的管理制度不能客观、系统反应供应商和采购管理部门的总体绩效水平，容易引起采购，供应商及其他部门之间的矛盾。 （一）华海采购流程问题 1 1、华海公司的采购流程繁琐，管理衔

6、接不当，层层的审批流程，也耽误了采购的及时性，在遇到紧急项目采购时，这种层层审批的繁琐流程不但耽误了工期，又增加了时间和人力成本。 2 2、预算人员开出项目材料申购单没有明细化，材料的材质，厚度,品牌，尺寸没有标明，导致采购产品时遇到诸多问题，需要在技术人员和供方两边沟通，不仅增加了采购的时间，还降低了采购工作的效率 3 3、采购部没有预备金，在大量采购的需求款，没事先向财务部门报备，预算，经常会导致公司的现金流周转不急。项目与采购，财务脱节，无法最大有效优化整个流程。 （二）华海采购成本问题 1 1、采购物料的项目成本价格进项市场调差和行业比较，以便得出 合理的成本价格。广义采购成本包括物料

7、成本，采购管理成本，存储成本三部份。但是采购所发生的费用：采购成本=物料的成本+采购管理成本+存储成本；物料成本=单价*数量+运输+手续费用； 采购管理成本=人力成本+办公费用理方费+其它费用。华海公司的采购成本单纯凭供价表，对比价格来选定供应商，忽略了隐形的采购成本费用。 2 2、单纯的凭借物料成本和供方的付款方式来决定采购供应商，无法保证采购原材料的质量，在商品竞争力显著增加，供应商为力求报价低，夺得供应机会，往往在质量上会偷工减料，若发现物料质量不合格，出现退货，换货等又产生了不必要的人力，物流成本，在采购过程中与供应商的售后服务问题在合同里没有具体的明细化，也会 发生更多不必要的纠纷成

8、本。应该要选择合适合格的供应商，在保证质量的前提下，运输和服务，交期等诸多因素进行综合考虑。 （三）华海其它采购方面不确定因素 1 1、采购人员的谈判技巧缺乏，经常被供应商牵着走，在材料的质量，换货，服务等方面往往会发生争议和纠纷，没有对采购人员入岗前产品知识和谈判技巧等的培训。 2 2、没有形成供应商选择和准入机制，供应商的管理不完善，仅考虑供应商的报价和付款支持，没有对供应商进行资质的评审，没有供应商资料库，对供应商的质量管控较弱。供应商的评审标准一般是商品质量是否合格、价格水平高低、交易费用多少、交付是否及时、整体服务水平的良好等。 3 3、不固定的供应商，没有形成长期的合作目标，双方缺

9、乏信任。首次合作的供方都要求先付款才发货， 一个增加采购人员反复询价的不必要麻烦又让公司的现金流无法按计划进行，处于劣势局面。在采购量大的情况，财务就会出现财政赤空现状，不能保证公司的现金流。 4 4、没有固定的仓库和管理物料人员，工地开放式的放货，造成物料，配件的丢失。物料的缺乏又要补给，往往超出预算成本。损失的费用增加，同时也增加了项目的成本。 三、优化采购流程、降低采购成本的重要性 采购是社会经济生活中的常见活动。无论是个人、企业、团体，还是政府机构，随时都需要通过市场渠道获得所需的物质资料或服务。所以采购管理作为企业管理的重要内容，要明确采购管理的目标和智能。采购在发挥这些智能目标要实

10、现四个基本目标： 1 1、适时适量保证供应，物资采购供应不是把货物进的越多越好，或越少越好。生产需要时，没有货物供应，生产缺货，会影响生产；但货物进的多，不但占用较多资金， 而且还增加仓储， 增加保管费用， 造成浪费， 使成本增高。货物进早也会增加仓储，保管费用，进晚了会造成缺货，因此，要求采购适时适量，即保证供应又使采购成本最小。 2 2、保证原材料质量是保证采购货物达到企业生产所需要的质量标准，保证企业生产出来的产品质量合格。保证原材料质量也要做到适度，适量太低，不行；但是质量太高，会增加购买费用，不合算。所以物资采购要保证质量前提下尽量采购低廉的物品。 3 3、费用最省是物资采购贯穿始终

11、的准绳。在物资采购中每个环节、每个方面都发生各种各样的费用。如：购买费用、进货费用、检验费 用、搬运费用、装卸费用、银行利息等。因此，在物资采购的全过程中，要运用各种各样的采购策略，使总采购费用最小。 4 4、协调供应商并管理好供应链，资源市场可以说是企业的生命线，它不但是企业的物料来源，也是资源市场的信息来源。 (1)(1)有效的采购策略本身提供支持，利用这些信息选择最好的供应商，产品，及最好的运输路线及方式，进行有效率的采购。 (2)(2)资源市场发展的变化动态，技术动态信息，对企业制定和调整产品策略和企业生产决策提供有力支持。 (3)(3)通过物资采购人员建立起与资源市场的各个供应商之间

12、良 好，宽松有效的供应链关系是物资采购的重要职能。其核心是要建立 企业与供应商之间的高效率运作体系。 四、华海公司采购流程、降低成本的优化策略 (一)优化采购作业流程的目的是提高采购效率， 尽可能地降低采购成本，因此采购流程的几个环节应把握“控制点”： 1 1、编制采购计划，是采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施，也是搞好现金流预测的有力手段， 根据工程需求计划， 等信息。 编制预采购清单，明细物料的品牌，规格，数量，单价，技术要求，洽商交期及送货地址。提高采购效率，实现资源合理配置，力争在有保证物资供应商的前提下，减少物料积压，提高采购资金的使用效率。 2 2、正确选择供应商，对于稳定物

13、料来源，保证物料质量十分重要。开发合格供应商，降低采购风险，建立供应商管理档案，对供应商的资质，财务，产品等多方面因素进行评估审核，对供应商进行 ABCABC 分类，对设备，耗材等不同类型供应商进行定期评估轮换， 保证公司能找到合格供应商提供产品， 保质，保量，保证工程需求的稳定供应。 3 3、严格采购订单管理，采购订单服务条约需慎密，订单围绕采购四大条件：质量，价格，交期，服务为准。采购订单是与供应商的采购合同，是供应商履行“按时，按质，按价”供货。避免对企业的经营造成影响。订单的管理对企业也有重大影响，具有一定的法律效 应，对未来可能发生的纠纷做依据。 4 4、采购业务的确认和付款是企业采

14、购中的日常业务，。当供应商物料到达企业后，要检查相应采购计划、订单，确认是否本企业的采购物料。过程还需要经过质检、验收，才办理入库。采购员持发票报销时，要根据入库单核对验收人，提交领导审批才方可报销。 5 5、材料采购管理，在规范材料采购，指导采购活动，以获得质量、服务、和价格最优的材料，降低采购风险。用于公司工程建设中所需的材料。为保证材料管理，在工地设一小定点，设置临时仓库管理，以保证材料的安全性和操作性，以保证工程需求的稳定和灵活。 6 6、设备采购，在规范采购工作，确保采购过的透明化和规范化，将低采购风险。用于固定资产类设备采购的申请，审批，验收，领用等。涉及仓储管理，设定专职仓管，经

15、工程领用申请单，领取相应机械工具，仓管定期维护机械工具，做每月机械设备的损耗登记，明细来往项目的使用情况。 采购流程的管理涉及采购流程的改造， 订单管理， 采购物流和货物接收与仓管。采购作业流程是一个动态连续的过程。能满足追踪采购计划的执行情况；查询逾期未到货物及验收阶段的物料；对采购费用，可分摊到相应物料入库升本；登记应付账款依据；进行采购分析等。 以下是改变采购流程图，将采购流程简单化，金额以 1010 万元采购物料为指标，1010 万元以下的物资采购只需经过部门经理，采购部和工程经理审批完成采购的前半程，而简化的关键点为控制金额和缩减审批流程，以便提高工作效率。（二）华海消防工程公司降低

16、采购成本管理 采购成本由采购材料成本、采购管理成本和存储成本三部分构成。而降低采购成本具体可以通过以下几点进行分析： 1 1、降低采购成本途径 (1)(1)通过分析采购成本来降低，降低采购成本就是需要控制采购价格，采购价格的控制可用以下方法： 成本费用比较；通过对供货价格及各种费用支出进行分析比较，选择供货成本低的供应商 压价采购；在供应标准不变情况下，利用买方市场优势降低供应价格，达到降低进货成本目的。 公开招标；利用竞标心里，是竞标人香菇压价，公开，公正，公平，以降低成本目的 (2)(2)采购管理成本分析，首先要加强采购人员的管理，招聘才能和品德优秀的高素质采购人员。 (3)(3)存储成本

17、分析。减低采购成本其中仓储保管费用占很大比例。仓储管理控制可采用 ABCABC 分类法， 对 A A 类货物重点管理， 即价值高,价格贵重的货物；B B 类货物正常控制，即价值中等，价格中的货物；C C 类简单控制，即价值低，价格低的货物。 通过合理安排企业人力， 物理， 财力， 达到降低存储成本目的。 2 2、通过网上采购降低成本 网上采购是网络经济发展的产物，主要是供应商、 金融部门、 和物流企业，即时联系起来，利于企业降低采购成本 实例：华海消防工程厦门分公司承接海投房产外管网的项目，需要球 磨管件 50005000 吨，利用网上资源搜索引擎“货比三家”寻找供应商，询价本省成本在 292

18、9 万元（含运费），且预付款，在发货。通过电子网络查询得知山东省是制造球磨管件的大省。通过对比品牌、规格、价格、服务，山东球磨管件成本寻总价为 2424 万元，运费自付，经了解山东到厦门工地运费为 3 3 万元。通过对比， 从省外运输节约成本 2 2 万元且可货到付款。 具减少了中间代理商的费用， 也避免了需方先付款再发货的风险， 同时把运输风险和管件的破损风险转嫁给供应商，待货物运输到指定点，公司管理人验收合格方可付款。 由此，通过网上采购对比品牌，规格，价格、服务以降低了采购成本，原配件的生产会更加专业化， 质量也会更加可靠。 电子采购可以采用如拍购技术、虚拟团购、价格性能比较等手段，增加

19、采购透明度，最大限度拜托人际关系与利益关系的缠绕，降低采购的交易成本，也避免了需方承担的风险。 3 3、利用 JITJIT 采购降低成本 JITJIT 即准时化采购，是把合适的数量和质量的物品。在合适的时 间供应到合适的地方， 最优满足用户的需求。 利用 JITJIT 采购可最大限度降低货物库存，减少资金占用；通关过与制造商合作，可从源头上降低质量成本；供应商直接送货，可大大减少购货环节，减低采购成本；供需双方的长期合作及采购环节有关费用的节约，使货物价格得 以降低，从而降低采购成本。 4 4、选择适合自己企业的采购后方式或聘用良好的采购人员 在企业内部，大宗批量物品，价值高货总价高的物品；管

20、件零部 件，原材料，保密度高，产权约束多的物品；易出问题的物品适合集中采购。集中采购有利于降低材料成本的单价， 由于量大从而压低材料成本总价， 有利于企业的采购成本统一管理分配。 体现了经营主体的权利、 利益、 品质和制度，容易控制节奏，保护产权，技术，商业秘密，取得最大利益的战略方法。 分散采购是企业下属公司，根据自身经营需要自行组织实施采购方式。主要是一些小批量，单间，价值低，的小物品；而分散采购优于集中采购地方在于易送达目的地，支付较少的物流费用，灵活性强，有利于把控产品的质量保证。 以上案例还可以通过总公司的长期合作经销商询价球磨管件，通过对总公司和经销商的友好关系， 采购到物美价廉的产品。 或是可以通过周边工地有同样需求的单位进行联合集中采购。 也可以通过培训专业采购人员， 提高采购技巧， 或是招聘有经验的采购人员发挥主观能动性和关系网， 寻求更好的供应商，建立采购人员绩效评估制度； 建立企业的采购信誉度等。 这些也是一个降低采购成本的方法。所以降低采购成本需要根据自身企业的性质量身制定。 五、总结 通过整改采购制度和调整采购的流程，华海消防工程厦门分公司实现了采购与需求一体化，减低了物料成本、物流成本和人力成本，统筹供需，强化了采购部门的功能，高度统一的采购制度，有利于采 制度， 组织架构和采购绩效与企业的实际情况结合调整， 稳定企业的正常运作。 在采购