文件管理程序流程图形式

1、o5文件管理流程:在舁 厅P流程图流程说明负责人相关文件相关记录11、各部门文件制作人或负责 人按照光能集团文件格式制 订好所需义件的初步格式后交文控中心。基本如下：公司 LOGO及名称、标题、止义标 题、流程图/内容部门文件负责人文件格式规定1F2、文控中心对文件格式进行 定稿确认，并对文件进行编 号，编号要求见文件编号管 理原则。3、将定稿的文件发至各相关部门。4、如有未按规定格式制作的 文件，文控中心/、予以收发。文控中心文件编号管理原则21、各部门按照文控中心定稿的文件格式制作各类文件。编制的文件需达到如卜要求：A :符合性一一应结合并需包括所选标准条款的所后要求。B:可操作性一一应符

2、合部门文件制作人文件的编制公司的实际情况，具体的 控制要求应满足公司需 要。C：协调性一一文中与文 件之间应相应协调，避免 产生不一致处，针对编写 具体某一文件来说，应紧 扣文件的目的和使用范 围，尽重不要叙述小在该 文件范围内的活动。2、文件编写规定：A :质量手册由管理者代表编 写；B:程序文件由部门负责人或 安排其他人员编写；C:作业指导书、规范等由部 门负责人编写或安排其他人 员编写。3、部门文件制作人将编制好的文件交部门文件负责人进行序号编写。文件负责人31、各部门文件负责人将制作好的文件父审核权责人员会管理者代表/各部文件的审核-可编辑修改-o签，保证文件的完整性。 审核权责如下：

3、A :质量手册由管理者代表负责审核；B:程序文件由各部门负责人审核；C:作业指导书、规范等其他 各类由各部门负责人审核。门负责人41、将审核完的文件由各部门 文件负责人交核准权限人员 进行批准。权责如下：A:质量手册由总经理批准；B:程序文件由管理者代表批准；C :作业指导及其他文件由各 部门负责人负责批准。总经理/管理者代表/各部门负责人文件的批准1T51、各部门将核准后的文件交文控中心进行确定。确定的内容必须且不少于以下内容， 不合乎者将文件返回原部门进行修改：A ：文件的格式文控中心文件的确定1rB：文件的标题C:文件编号、序号D:修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项）E:文件编写

4、者签字。F:审批后的签字。G:生效日期（如无生效 日期，以最后批准日为生 效日期）。61、将确定合格的受控文件于 两人内登记在文件一见表 中。文控中心文件一览表（文件目录）受控文件登记1171、将确定合格的文件或登记好的受控文件发放到相关部门，并且做好发放记录。受控文件发放应注意以下内容：A:受控文件右上角盖“受控”章，将原稿保存在文控中心，将副本分发至相关部门，并且 要求接受文件人员在接收文件的同时在文件发放 /回收登记表上签名以示已接收该文控中心文件发放清单文件发放文件。B:公司内不得使用加盖印章 的复印件，一经发现，文控中 心有权收回销毁。C：对于非受控文件，各部门 领用时在原稿上签名以

5、示接 收到。2、当客户或其它外界需用相 关文件时，在所复印的副本上 加盖参考章，所有盖有参考章 /外来文件章的文件，81、各部门负责人（或文件管理 人员）不定期检查各部门文件 的执行状况。2、内部审核时全面检查义件的使用，执行情况。各部门负责人文件使用状 况检查1F91、受控文件需要更改时，由文件更改申请人填写文件更改申请单说明更改原因，经权责人员批准后，可进行更改，也可与相关部门进行沟通协调后提交文件更改申请单，批准后进行更改。文件更改制#人文件一览表（文件目录）文件更改树!单文件更改-可编辑修改-2、当文件需要作少量的更改时，更改人在副本上更改并签上名字和日期，并及时通知文控中心对文件进行

6、更改。 文控人员根据文件一览表更改副本并签上名字和日期， 办法是将被更改的内容划掉，并填写新的内容，更改字迹应清晰，不得使用涂改液进行修改，更改处也不得再次更改。受控文件作少量更改后，文控中心须在修订状态栏注上相应记录。1、新版本文件发放时，文控中心必须同时将所有的旧版作废文件文件回收，旧版正本文件盖上销毁清单、文件回收作废“作废文件”章，并在当天内文控中心领用/取登记到作废文件销毁清单，10各部门文消文件申2、由于其他原因文件要作废1件负责人请单、受控时，文件编制部门提出申请，文件回收填写文件申请单，文控中清单心进行作废弃在受控文件目录中予以删除。111、当各部门文件有破损或遗 失时，各部门

7、文件负责人必须 填写文件申请单，经部门 负责人及管理者代表审批后， 父文控中心补发。各部门文件负责人文控中心领用/取消文件申请单文件领用1121、所有受控义件必须有文件目录。2、文控中心必须每年至少一次对各部门文件进行查核。3、各部门文件负责人将核准 后的文件父文控中心同时，必 须将电子档案一并交文控中 心进行管理，文控中心要对文 件进行备份并每星期至少一 次对其进行病毒查杀，以免文 件受破坏。4、对于技术文件，文件负责人将文件用光盘进行刻录备份，以免文件丢失，并且附上 内容清单一并交文控中心进 行管理。文控中心各部门文件负责人文件一览表（文件目录）文件保管11FF141、在管理评审时，应对文件的适宜性进行审核及评审，如管理评审