关于费用报销的作业指导书

1、关于费用报销的指导作业书一、目的为了使报销单据填写标准、美观，为了加大报销流程的执行力度，更好的效劳各职能部门和工程部，同时为了躲避不必要的法律风险。二、适用范围本通知适用于分公司所有部门及所辖工程部。三、 报销要求1、借款要求。原那么上工程部只有采购员才可以借款，特殊情况非采购员需要借款如工程经理借开办费等，得提前请示领导，并按公司规定走完所有审批流程方可请款。2、已有备用金借款的部门和个人，不得再进行单笔业务借款。3、除定额有标准的费用外，其他费用必须提前OA申请如：办公用品、固定资产等。4、所有费用要求在发生一个月内及时报销，过期不予报销。5、为了加快报销流程和降低财务提现风险，要求所有

2、人员都要办理银行卡，并上报财务部，由出纳在规定报销时间段网银转帐。四、单据填写要求1、往来款项填写付款申请单，不需填写报销单如：押金、退还已收押金；其他费用报销填写报销单。2、填写报销单要求字迹清楚，干净整洁，不得涂改。3、单据内容要求填写完整：1报销单时间：填写报销单的时间。2业务实际发生时间：报销业务发生的实际时间或者时段如2021年4月5日起租的半年房租填写：2021.4.5-2021.10.5日；2021年5月 费填写：2021年5月。3内容：要求填写清楚。4金额：需书写标准。如：(小写：￥1004.56) 大写： 万壹仟零佰零拾肆元伍角陆分5附件张数：要求与实际粘贴张数相符，按实际数

3、填写。6施工合同号：各工程部必须填写，以便本钱归集，分公司各部门不填。7报销部门工程：分公司报销填部门，工程部报销填工程名称。8报销人及签收：必须用正楷书写。9报销内容不得出现补助、补贴等字样如：汽车补助、 补助等。10备注：一般不填。4、各审批人签字：除签名外，还须填写签字日期及“同意或“不同意的字眼。五、附件粘贴要求1、单据粘贴要求整洁美观。2、单据附件粘贴需左上角对齐，假设附件较多粘贴在左上角较厚，可将单据平铺粘贴在粘贴纸上，假设附件单据纸张大于报销单尺寸，请折叠，折叠不可超过报销单大小。注：折叠时要以左下角对折，以不遮住左上角装订线为原那么，以便日后凭证查阅。3、附件要求粘贴齐全，遵循

4、重要附件在前，次要附件在后的原那么。4、凭证粘贴纸由分公司统一购置并发放，不得用废纸或裁剪的白纸做粘贴附件。5、押金报销单：用押金收据复印件做附件，并在复印件上写明原件在*手保管，以便分清责任归属及更快办理退还押金手续。六、发票的要求1、所有业务必须提供真实有效票据，发票抬头需开具公司全称深圳广田装饰集团股份，抬头为个人、空白、简写、漏字的视为无效发票，所有发票需加盖发票专用章。2、定额发票公交车发票、 费发票等、定额类机打发票出租车发票、机票等、无法打印公司抬头的票据，可作为有效发票报销。3、事业性收据、税票、银行回单公户等可作为有效附件。4、工程上发生确实实无法取得发票的业务，需提前请示公

5、司领导及知会财务部，由财务部指导具体业务操作方法。七、具体报销业务及相关附件1、办公用品附件：正规发票；供给商送货清单或收据我方经办人需签字确认；审批后的OA文件 。2、固定资产低值易耗品附件：正规发票；固定资产明细；审批后的OA文件；固定资产入库单或领用单附：各工程或分公司行政人员需及时做好固定资产/低值易耗品登记，财务部会不定时下工程抽查。3、车补、话补、餐补附件：正规发票说明：A、不得在报销单上出现“补助、补贴字样，车补统一填写：车辆费用；话补统一填写： 费；餐补统一填写：会务餐费。 B、报销标准以总部下发的标准或分公司下发的薪酬动态表执行。4、业务招待费填写时直接写：业务费1餐饮及招待

6、费附件：正规发票；刷卡记录/消费清单说明：所有业务费需提前向领导申请，并经领导同意之前方可办理并及时报销。报销时必须用便签条注明业务发生的事由、人员，不得直接在报销单的“备注栏上填写事由及人员。2礼品附件：正规发票；刷卡记录说明：需提前请示领导，待领导同意之后才能办理，报销时必须用便签条注明业务发生的事由、人员，不得直接在报销单的“备注栏上填写事由及人员。3业务费定义：业务费指接待公司以外对公司业务有帮助的甲方、政府官员及其他。5、工作餐填写时直接写：工作餐 附件：正规发票；刷卡记录/消费清单工作餐定义：工作餐指接待公司内部员工所发生的费用如：集团或分分司领导下工程部所产生的费用等。6、交通费

7、填写时直接写：市内交通费附件：车票；外勤记录明细表说明：A、交通费每月累计起来一次性报销。B、需在车票反面注明起止地点。车票日期时间要与实际业务相符。C、在外勤记录明细表上明确：工程部门、外勤时间、事由、地点、使用交通工具及金额。D、外勤记录明细表由工程经理或主管领导审批签字。E、交通费定义：交通费为经办人所在工程或分公司所属市区发生的交通费用注意与差旅费定义的区分。7、差旅费填写时直接写：差旅费附件：车票或机票、出差地交通车票；出差申请单；住宿、餐饮发说明：A、出差前填写出差申请单，并注明使用交通工具、出差地点，按照公司下发的差旅管理制度中的标准报销各类费用； B、差旅费定义：差旅费为经办人

8、跨市因公差所发生的费用注意与市内交通费定义的区分； C、报销标准：以汽车票或火车票标准报销有车补也参照此标准执行。8、邮递费填写时直接写：邮递费附件：正规发票；邮递单说明：A、个人邮递行为不得报销。B、公司内部邮递时付款方式尽量选择“递方付。 C、给供给商或其他外部单位尽量选择“收方付。 D、供给商给公司快递资料时尽量让供给商付费。9、租赁费填写时直接写：租赁费附件：正规发票；收据；合同；身份证明文件说明：A、收款方为个人的在身份证复印件上写收条。 B、收款方为单位的要求开具收据，后附银行信息确认函及授权委托书。 C、合同要提前交财务部备案。10、水电费附件：正规发票或收据。说明：A、水电费应

9、按宿舍住房、办公室名称、按月报销。B、水电费应注明起止度数。C、水电费抬头开公司全称。 D、合同要提前交财务部备案。11、材料转运费填写时直接写：材料转运费附件：正规发票；收据；有工程仓管员、工程经理签字确认的转运清单。 12、其他费用附件：正规发票；费用明细；申请或合同。八、分公司每周收单时间：各工程/部门每周一之前统一汇总交一次单据，由跟单人员统一走审批流程，周一下班前未收到的单据转下周再走审批流程。财务部报销时间：统一报销时间为周二和周四两天。九、所有填写及附件不符合公司要求和标准的单据，财务部不予以审核；由此造成签单流程及其它后果，报销人自行负责。十、签字流程未完成的单据财务部不予以付款。签字流程请自行跟踪，财务部不负责流程跟踪单据流程跟踪由行政部专人负责。十一、各工程或各部门每次交单请前自行做好