Email收发本常识

1、Email( Outlook Express)收发基本常识一、Outlook Express 简介Microsoft Outlook Express在桌面上实现了全球范围的联机通讯。无论是与同事和朋友 交换电子邮件，还是加入新闻组进行思想与信息的交流，Outlook Express都将成为您最得力的助手。管理多个电子邮件和新闻组帐户如果您有几个电子邮件或新闻组帐户，您可以在一个窗口中处理它们。您也可以为同一 个计算机创建多个用户或身份。每一个身份皆具有唯一的电子邮件文件夹和一个单个通 讯簿。多个身份使您轻松地将工作邮件和个人邮件分开，也能保持单个用户的电子邮件 是独立的。轻松快捷地浏览邮件邮件

2、列表和预览窗格允许在查看邮件列表的同时阅读单个邮件。文件夹列表包括电子邮件文件夹、新闻服务器和新闻组，而且可以很方便地相互切换。还可以创建新文件夹以 组织和排序邮件，然后可设置邮件规则，这样接收到的邮件中符合规则要求的邮件会自 动放在指定的文件夹里。您还可以创建自己的视图以自定义邮件的浏览方式。在服务器上保存邮件以便从多台计算机上查看如果您的In ternet服务提供商(ISP)提供的邮件服务器使用In ternet邮件访问协议(IMAP)来接收邮件，那么您不必把邮件下载到您的计算机，在服务器的文件夹中就可 以阅读、存储和组织邮件。这样，就可以从任何一台能连接邮件服务器的计算机上查看 邮件。使

3、用通讯簿存储和检索电子邮件地址在答复邮件时，即可将姓名与地址自动保存在通讯簿中。您也可以从其他程序中导入姓 名与地址；在通讯簿中直接键入；通过接收到的电子邮件添加或在搜索普通In ternet目录服务(空白页)的过程中添加它们。通讯簿支持轻型目录访问协议 (LDAP)以便查看 In ternet目录服务。在邮件中添加个人签名或信纸可以将重要的信息作为个人签名的一部分插入到发送的邮件中，而且可以创建多个签名以用于不同的目的。也可以包括有更多详细信息的名片。为了使邮件更精美，可以添加信纸图案和背景，还可以更改文字的颜色和样式。发送和接收安全邮件可使用数字标识对邮件进行数字签名和加密。数字签名邮件可

4、以保证收件人收到的邮件确实是您发出的。加密能保证只有预期的收件人才能阅读该邮件。查找感兴趣的新闻组想要查找感兴趣的新闻组？您可以搜索包含关键字的新闻组或浏览由Use net提供商提供的所有可用新闻组。查找需要定期查看的新闻组时，可以将其添加至您的已订阅”列表，以方便日后查找。二、Outlook Express 入门通过In ternet连接和 Microsoft Outlook Express，您可以与In ternet上的任何人交换电 子邮件并加入许多有趣的新闻组。In ternet连接向导将引导您与一个或多个邮件或新闻服务器建立连接。您需要从In ternet服务提供商（ISP）或局域网（

5、LAN）管理员那里得到以下信息：* 要添加邮件帐户，您需要帐户名、密码及传入和传出邮件服务器的名称。* 要添加新闻组，您需要所要连接的新闻服务器的名称。如果必要，还需要帐户名 和密码。除如何查看和加入新闻组之外，从下列主题中您还可以了解到如何接收和发送电子邮件。入门之后，您会发现有多种方法可以自定义Outlook Express以满足您的要求。查找帮助目录”可以获得有关信息。基本设置添加邮件或新闻组帐户您需要从In ternet服务提供商（ISP）或局域网（LAN）管理员那里得到以下信息：* 对于邮件帐户，需要知道所使用的邮件服务器的类型（POP3 IMAP或HTTP）、帐户名和密码，以及接收

6、邮件服务器的名称、POP3和IMAP所用的传出邮件服务器的 名称。* 对于新闻帐户，需要知道要连接的新闻服务器名，必要时还需要知道帐户名和密 码。1 在 工具”菜单中，单击 帐户”2 在“Internet帐户”对话框中，单击 添加”3 选择 邮件”或新闻”以打开In ternet连接向导，然后按屏幕指示建立与邮件或新闻服务器的连接注意为每个帐户重复以上过程，就可以为每个用户创建多个邮件或新闻组帐户在邮件和新闻阅读之间切换在文件夹列表中，单击 收件箱”以访问自己的电子邮件，或单击新闻服务器名或特定的 新闻组来访问新闻组。-或者-单击文件夹列表顶部的 Outlook Express来打开 Outl

7、ook Express窗格，在这里单击 个需要的任务链接电子邮件入门发送电子邮件1 在工具栏上，单击 创建邮件”按钮。2 在 收件人”或 抄送”框中，键入每位收件人的电子邮件地址，分别用英文逗号或 分号(；)隔开。要从通讯簿中添加电子邮件地址，请单击 新邮件”窗口中 收件人”抄送”和 密件抄送 旁的书本图标，然后选择所需的地址。要使用 密件抄送”框，请单击 查看”菜单，然后选择 所有邮件标头”3 在 主题”框中，键入邮件主题。撰写邮件，然后单击工具栏上的 发送”按钮。* 如果有多个邮件帐户设置，并要使用默认帐户以外的帐户，则请单击 发件人”框, 然后单击要使用的邮件帐户。* 如果是脱机撰写邮件

8、，则邮件将保存在发件箱中。下次联机时会自动发出。* 要保存邮件的草稿以便以后继续撰写，则请单击 文件”菜单，然后单击 保存” 也可以单击 另存为”命令，然后以邮件(.eml)、文本(.txt)或HTML (.htm)格式将邮件 保存在文件系统中。阅读邮件在Outlook Express完成邮件下载或者您单击工具栏上的发送/接收”按钮后，即可以在单独的窗口或预览窗格中阅读邮件。1 单击Outlook栏或文件夹列表中的收件箱”图标。2 若要在预览窗格中查看邮件，请在邮件列表中单击该邮件。在单独的窗口中查看邮件注意，请在邮件列表中双击该邮件。 要查看有关邮件的全部信息(如发送邮件的时间)，请单击 文

9、件”菜单，然后单 击属性” 要将邮件存储在文件系统中，请单击 另存为”然后选择格式(邮件、文本文件 或HTML文件)和存储位置。发送电子邮件1 在工具栏上，单击 创建邮件”按钮。2 在 收件人”或 抄送”框中，键入每位收件人的电子邮件地址，分别用英文逗号或 分号(；)隔开。要从通讯簿中添加电子邮件地址，请单击 新邮件”窗口中 收件人”抄送”和 密件抄送 旁的书本图标，然后选择所需的地址。要使用 密件抄送”框，请单击 查看”菜单，然后选择 所有邮件标头”3 在 主题”框中，键入邮件主题。撰写邮件，然后单击工具栏上的 发送”按钮。* 如果有多个邮件帐户设置，并要使用默认帐户以外的帐户，则请单击 发

10、件人”框, 然后单击要使用的邮件帐户。* 如果是脱机撰写邮件，则邮件将保存在发件箱中。下次联机时会自动发出。* 要保存邮件的草稿以便以后继续撰写，则请单击 文件”菜单，然后单击 保存” 也可以单击 另存为”命令，然后以邮件(.eml)、文本(.txt)或HTML (.htm)格式将邮件 保存在文件系统中。编排邮件正文如果想在邮件文本中添加特殊的要点或结构 -如粗体、彩色，或带有项目符号列表-您 可以使用HTML （超文本标记语言），Internet的标准文本格式。使用HTML格式还可 以在邮件中添加图形和指向网站的链接 如果使用了 HTML格式而收件人的邮件或新闻程序不能读取 HTML时，则邮

11、件将显示为纯文本并附带 HTML文件。只有支持多用途网际邮件扩充协议 （MIME）的电子邮 件程序才能读取HTML格式的文件。更改文本的字体、样式和大小您可以更改所有邮件中的文本样式，也可以对某封邮件中选定的文本进行更改。更改所有邮件的文本样式1 在 工具”菜单中，单击 选项”2 在 撰写”选项卡中，单击 字体设置”分别编排各邮件的文本3 选择要编排的文本。（要更改整个邮件的字体，请在 编辑”菜单中，单击 全选4在格式工具栏中，根据所需要的选项单击相应的按钮注意* 如果仍有关于格式编排的问题，请确认启用了 HTML格式；要启用HTML格 式，请在新邮件窗口中，单击 格式”菜单，然后单击 多信息

12、文本（HTML）”。选定此项 后，该命令旁边将出现一个黑点。* 如果使用了 HTML格式而收件人的邮件或新闻程序不能读取HTML时，则邮件将显示为纯文本并附带 HTML文件。收件人可以在任何 Web浏览器中打开并查看附加文件 在邮件中插入文件1 在邮件窗口中单击鼠标。2 在插入”菜单上，单击文件附件”然后查找要附加的文件。3 选择该文件，然后单击 附件”文件列在邮件标题的附件”框中。您也可以将文本文件（*.txt）附加至电子邮件的正文部分，方法是，单击插入菜单，然后单击 文件中的文本”。在邮件中加入声音1 在邮件窗口中单击鼠标。2 在格式”菜单上，指向 背景”，然后单击 声音”。3 输入要加入

13、的文件的名称，以及文件播放的次数。在邮件中插入图片1 在邮件中单击希望图形出现的位置。2 在 插入”菜单上，单击 图片”然后单击 浏览”查找图像文件。如果需要，请输入图像文件的 布局”与间距”信息。 如果您无法选择 图片”命令，请确保已打开 HTML格式，方法是单击邮件窗口 中的格式”菜单，然后单击多信息文本（HTML）”。选定此项后，该命令旁边将出现一 个黑点。 如果邮件的收件人无法查看您插入的图像，请在 工具”菜单上单击 选项”。单击 发送”选项卡，然后单击“HTML设置”，确保已选中 图片和邮件一同发送”。然后重新发送邮件。 要将背景图片插入至邮件，请在邮件窗口中的格式”菜单上，指向 背

14、景”然后单击图片”。单击 浏览”按钮搜索要使用的文件。按规则管理邮件如果您每天收到大量的邮件，Outlook Express可以帮助您更有效地处理邮件。您可以在 Outlook Express中使用规则，从而将接收到的邮件自动分类并放入不同的文件夹中、 用 颜色突出显示特定的邮件、自动回复或转发特定的邮件，等等。下列主题可提供更多信息：为邮件创建规则1 在 工具”菜单中，指向 邮件规则”，然后单击 邮件”。不能为IMAP或HTTP邮件帐户创建邮件规则。2 如果是首次创建规则，请继续步骤3。否则，在邮件规则”选项卡上，单击新建”并继续步骤43 在 选择规则条件”部分中选中所需的复选框以设置规则的

15、条件。（必须至少选择一个条件。）您可以单击多个复选框为一个规则指定多个条件。在规则描述”部分中单击 和”超级链接以指定在指定操作发生前是必须满足所有规则，或是至少满足一个条件（或）。4 在 选择规则操作”部分中选择所需的复选框以确定规则所对应的操作。（必须至少选择一个条件。）5 在 规则描述”部分中单击带下划线的超级链接以指定规则的条件或操作。可以在 规则描述”部分中单击 包含用户”或 包含特定的词”，以指定您希望 Outlook Express在邮件中查找的人或词。如果在每个条件中输入了多个人或多个词，请使用选 择用户”或 键入特定文字”对话框中的 选项”按钮来进一步自定义该条件。在 规则名称”框中选择默认的名称，或是键入规则的新名称，然后单击确定”。* 您可以在 邮件规则”选项卡中选择现有规则，然后通过单击 复制”来创建新规则。 如果您要创建的规则与已有的规则十分类似，这种方法是很有用的。* 在主窗口中选择一封邮件，然后单击 邮件”菜单中的 从邮件创建规则”，这样即 可从邮件中创建规则。它的作用是自动填入 发件人”行中的人名；但是不会有其他的邮 件信息输入到规则中。更改规则1 在 工具”菜单上，指向由M牛规则”，然后根据希望更改的规则的类型单击 由M件 或新闻”。2 选择要更改的规则，然后单击 修改”。3 在 编辑邮件规则”对话框中进行修改，包括更改规则名称