秘书实务：信息收集和管理、内部资料管理

1、信息收集和管理 内部资料管理制作人：高国昌制作人：高国昌2013年年4月月专题一：信息收集和管理信息（是什么？）信息（是什么？）如何收集？（原则、方法）如何收集？（原则、方法）如何管理？（方法）如何管理？（方法）信息是一种资源 information；message；news 21世纪是信息时代。世纪是信息时代。 搜商（正确、快速、有效）搜商（正确、快速、有效）如何收集 原则：针对性原则：针对性 准确性准确性 全面性全面性 及时性及时性 计划性计划性 系统性系统性 预见性预见性如何收集 方法：明确目的，即方法：明确目的，即 收集什么内容收集什么内容 从哪里收集从哪里收集 怎么去收集怎么去收集收

2、集什么内容 行业（系统）：上级、外单位行业（系统）：上级、外单位 社会信息：系统外社会信息：系统外 历史信息：历史档案等历史信息：历史档案等从哪里收集 内部渠道内部渠道+外部渠道外部渠道 常规渠道常规渠道+非常规渠道非常规渠道 （实地调查、讨论会、咨询会）（实地调查、讨论会、咨询会）怎么去收集 调查法（调查问卷）调查法（调查问卷） 检索法（网路信息）检索法（网路信息） 交换法（对外交流）交换法（对外交流） 采购法（市场渠道）采购法（市场渠道）实操项目： 请利用课余时间收集如下信息：请利用课余时间收集如下信息： 1.文秘专业的发展沿革文秘专业的发展沿革 2.文秘学生的就业状况文秘学生的就业状况

3、3.学校行政机构设置学校行政机构设置 4.秘书（学）的历史秘书（学）的历史二、内部资料管理 回顾上次课内容：回顾上次课内容： 信息收集要求：信息收集要求： 日常留心日常留心 积累资料积累资料 学会辨析学会辨析 去伪存真去伪存真小故事 一位求职者去百度面试，主考官问：一位求职者去百度面试，主考官问：“你好。请问你好。请问你是从哪里了解我们的招聘信息？你是从哪里了解我们的招聘信息？” 求职者不假思索地回答：求职者不假思索地回答：“您好，主考官。我是从您好，主考官。我是从google (谷歌）搜索到的。谷歌）搜索到的。” 请思考：这则小故事给我们的启发是？请思考：这则小故事给我们的启发是？内部资料的

4、管理解决两大问题：解决两大问题：内部资料内部资料从哪里来从哪里来？内部资料如何整理？内部资料如何整理？内部资料从哪里来？收集信息收集信息（所有）（所有）内部资料内部资料（初步）（初步）形成形成特点：有用的但不能特点：有用的但不能有效使用有效使用内部资料如何管理整理（性质、内容或特征等进行分类；汇编；分析）整理（性质、内容或特征等进行分类；汇编；分析）立卷（给资料确定名称。立卷（给资料确定名称。立卷方式立卷方式。原则：长久使用，通用）。原则：长久使用，通用） 立卷方式：按问题、按作者、按时间、立卷方式：按问题、按作者、按时间、 按地区、按名称、按机关等。按地区、按名称、按机关等。存储（入库存放。纸质资料，电子资料）存储（入库存放。纸质资料，电子资料）检索（建立检索系统。检索（建立检索系统。非常有必要非常有必要，必须的。），必须的。）传递（对外输送。传递（对外输送。要求。途径。要求。途径。） 要求：及时、快速、经济、准确、保密要求：及时、快速、经济、准确、保密 途径：电讯传递、邮路传递、新闻传递、直接送达途径：电讯传递、邮路传递、新闻传递、直接送达总结收集信息收集信息（粗糙）（粗糙）