我国现阶段会计电算化运用中存在的问题及对策分析

1、我国现阶段会计电算化运用中存在的问题及对策分析【摘要】随着电子信息专业的不断发展,会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛已成为会计工作的一种必然趋势。本文浅谈会计电算化中存在的几个方面的问题及解决对策。第一个问题是会计电算化管理制度上的问题;第二个问题是缺乏会计电算化专业人才;第三个问题是会计软件存在的缺陷。论述了在会计电算化中必须建立与之配套的一系列内部控制管理制度加以约束充分发挥电算化的优势。为了保证会计电算化的进一步发展和完善,还要加强对会计人员的业务学习和理论水平,提高会计人员总体素质,推运会计电算化不断发展。会计软件的质量是会计电算化工作物质基础,会计软件的开发要符合国家统一的会计制

2、度的要求,也要结合单位自身的实际情况。加强会计软件的安全保密功能,以保证会计电算化系统的正常有效的运行。只有不断的改进和完善电算化所出现的问题,才能充分地发挥它在会计工作中的优势,推动我国会计事业的发展。关键词会计电算化问题对策分析会计作为一个以提供财务信息为主的信息系统,长期以来在企业的经营管理中起着重要作用。同时现代手工会计在一百多年的发展过程中也逐步形成了一套完整的理论体系,处理方法和处理流程。随着现代计算机技术,网络技术及信息技术的飞速发展,世界经济环境的变迁,科学技术特别提倡计算机技术,网络技术和现代信息技术的飞速发展,中国加入世贸,这一切使我国企业面对全球市场竞争和信息化社会的巨大

3、挑战。如何加强企业管理水平,提高企业的核心竞争能力以应对这一挑战并占据主动地位,是摆在企业面前的一个艰巨的任务。人们对会计依赖程度不断加强,对会计提出越来越高的要求,以算盘,笔墨,财簿等为手段,按原有的会计流程进行核算的会计工作,已经无法满足人们信息要求。只有实行先进的电算化管理,才能促进会计发展。虽然会计电算化比较手工记账有许多优势,但由于我国会计电算化工作起步较晚,财务软件开发还有存在许多不足之处,下面就会计电算化中出的问题进行分析和探讨。1.会计电算化中出现的问题及原因1.1会计电算化管理制度上不够严密会计电算化虽然在很大程度上减轻了会计人员的负担,但是同时也给会计工作带来了许多新的问题

4、。有些单位的内部管理制度上不够严密完善,从而使电算化不能运行。有些单位虽然实行了电算化,但由于对电算化不够重视,对电算化知识不够了解,从而使会计电算化管理不好。所以需要建立一系列与单位相配套的控制制度,发挥会计电算化的优势。以前的手工记账是会计人员根据经济业务,严格把关,准确地进行会计核算,出的错误也会很快得到纠正。然而实行会计电算化之后,业务处理都由计算机代理。因为内部控制的不完善没有具体的分工和明确的责任制,我国企业在实施会计电算化后,降低了会计工作所要求的职务相分离,职权不相融原则的重要性。实施电算化后,由于会计电算化系统操作的高度集中,致使许多在传统会计中的许多岗位合并,也使手工记账的

5、一些手续能够合并在计算机上统一执行;也由于会计工作人员的大大减少,从而使一些不相容的职务得不到分离,降低了工作人员相互牵制的效力;并且由于岗位设置混乱、权限不明、串岗操作,有的单位由于人手缺乏,将计算机的维护、数据的输入与修改、凭证的审核交给同一个人完成。这样就导致大多企业在会计电算化的实际工作中不能很好地遵循职权不相融的原则,也就大大增加了企业会计信息的差错和作假舞弊的可能性,从而使中间一些审批环节被省略掉,致使出现一些原始数据的错误。此外,在业务操作中,计算机很有可能突然“死机”“待机”致使会计工作无法正常进行,使辛辛苦苦的劳动化为乌有,但会计人员对数据备份的重要性往往认识不够,部分财务数

6、据就被丢失,给会计工作带来不必要的损失,所以实行会计电算化后对数据的及时备份还是很重要的。1.2缺乏会计电算化专业人才企业实施会计电算化后,需要大量既能熟练使用计算机,同时又懂得会计知识的全面人才,但这样的人才不是简单的计算机加会计,而是根据企业实现不同电算化方式,对电算化人才的要求也有所区别。然而,我国不少企业的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来的,即使有一部分人经过培训,通过了会计电算化考试,也仅仅只是掌握了一些计算机应用方面的基本知识,只能从事几项规定性操作他们对财务软件处理会计数据的许多功能还不能灵活运用,也不能熟练地运用会计软件去对财务信息进行加工整理和分析,也就不能有

7、效地满足企业各方面对财务信息的需求。我国现有的会计文化程度相对较低。一般会计人员所觉悟的知识理论经受满足手工会计核算,但对于计算机的知识,财务软件的使用及保养和维护的知识却很缺乏。对软件的认识有局限性,不能按照会计规则多种形式反映经济活动。还有由于会计人员文化程度相对较低,普遍高等数学基础差,不能够对企业运用多种方法进行经济分析,经济预测。而经济预测是指在一定的经济理论指导下,在观察和分析经济发展的历史与现状的基础上,研究并认识经济发展规律。同时分析影响未来的复杂而不确定因素,进而对经济发展的未来演变作出科学的推测,这是非常重要的会计分析方法。所以会电算化复合型人才的缺乏是目前很多单位财务管理

8、中的一大难题,也是一定程度上制约了会计电算化管理的进一步发展。1. 3会计软件存在的问题1.3.1实用性不强由于我国会计人员与计算机人员的分离,大多财务软件是由计算机专业程序员开发编制的。由于这些编制和维护财务软件的计算机人员对财务方面的知识知之较少,软件编制者和使用者之间就不能很好地进行沟通配合,虽然专业计算机人员编制的软件也能实现用户对数据的处理要求,但由于其对财务知识的欠缺,他们编制的软件在实际运用中集成化程度低、通用性差,使这些软件很难使用,并且由于计算机人员对会计行业特征和核算特点考虑不够充分,导致不少实行电算化的单位仍要会计人员对会计数据做部分的人工辅助工作。许多财务软件虽然看似功

9、能齐全,但操作起来不简便,使用性不强。还有许多软件只是开发公司为了吸引更多的消费者而设置,没有多大的用处。1.3.2查询功能不强一套设计优良的财务软件,应具备方便.快捷.准确的查询。而目前我国会计电算化软件的查询功能普通不强。用友财务软件.万能财务软件,新中大财务软件,只有用友财务软件实行双向查询功能较好的,但也未能实现真正意义上的双向查询功能。由于我国财务软件的应用范围较小,使用时间较短,财务软件功能单一,不能够适应时代要求,虽然部分企业使用计算机进行信息管理,但其信息往往独立于财务系统之外,不能进行互相的信息交互。1.3.3安全性和保密性不大会计电算化系统作为一个人造系统,是由人来开发设计

10、的,数据处理过程也是由人来操作的,因此手工操作下可能发生的风险,在电算化条件下,都完全有可能发生。上前的财务软件在启动后普遍要求输使用者信息,才可以进入,但是密码口令对于那些稍懂计算机操作的人来说,根本就是小菜一碟。一旦进入系统,所有的财务秘密均可一览无遗。有些了解数据库知识的人,还可以直接修改数据,只要保证有借有贷,借贷相等就可以掩盖过去,. 财务数据往往是企业的机密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。目前,我国不少地方对会计电蒜化工作的安全性,保密性重视不够,在实际工作中存在许多安全隐患。一些会计电算化的具体操作者未能按照程序操作,导致会计资料的丢失或错误的出现,实行会计电算化的单位财务

11、人员对计算机病毒的侵入防范意识不强,未能采取有效措施防病毒和黑客的侵入。1.3.4以核算为主,忽略了财务管理功能目前,我国大部分财务软件是在以核算为主下开发的,这些会计软件大多也只是实现了简单的会计核算功能,仅仅是减少了会计人员的工作量,而并没有满足企业对会计工作的全面管理和预测要求,也就谈不上实现真正的经济效益和管理效益。它侧重于事后核算,忽略经济事项预测在前,控制在中,分析在后的能力,单纯以经济核算为主的财务软件,在这瞬息万变的市场竞争中,已明显不能满足企业经营管理的要求。1.4会计电算化归档工作没有引起足够重视,资料保管期限受到限制按会计电算化管理办法规定,电子计算机替代手工记账后,其会

12、计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案要打印输出,而且要按照会计档案管理办法的规定执行。但目前一般实现会计电算化的单位,其会计档案都是通过针式打印机打印出来的,经过一段时间后,字迹往往会褪色,到不了规定的保存期限,字迹就难以辨清。为了保证财务数据的安全性,应明确要求所有财务资料全部用激光打印机打印,并装订成册,随同电算化备份资料一并保存。2.对会计电算化中存在问题的解决对策2.1.建立健全会计电算化的内部管理制度为了使会计电算化工作规范运作,财政部相继颁布了一些规章制度,对于这些专门针对会计电算化的规章,许多相关人员并不知道和了解,因此,有时在实际操作中已经违规了,但操作者不清楚,单位的领导也不

13、知道,同时也没有相应的部门去纠正,更谈不上有部门监督管理了。还有不少已经实行会计电算化的单位,虽然知道国家制定的规章,但并没有真正地实施这些规章制度。比如有些单位对会计电算化操作人员没有严格实行权限限制制度,操作员密码公开或不设密码,为越权使用和数据篡改留下隐患;有些单位人才缺乏致使会计电算化系统维护这一制度形同虚设;有些单位由于没有处理好企业实施会计电算化后人员职能的转换问题,致使一些会计人员在岗位责任制度方面,职责不明,无从下手;完善的会计电算化内部管理制度是会计电算化高效实施的前提,建立健全一整套电算化模式下的规章制度,形成良好地内控环境,做到不兼容权限必须分离原则、相互制约原则、安全、

14、保密原则、内部防范的原则,内容主要包括:人员管理制度;操作管理制度;数据管理制度;系统维护制度;岗位责任制度;定期杀毒制度;电子档案的管理等。加强企业的监督管理来增强会计电算化工作的安全性。建立岗位责任制,明确电算化会计信息系统的人员职责分工,对各类会计电算化工作人员的权限资格进行严格的控制,保障电算化会计信息安全、有效、正常地运转;建立操作管理制度,明确规定哪些人员能上机运行系统,哪些人员不能上机运行系统,确保有操作权的人对系统进行操作,避免非法操作对会计电算化系统的破坏等不安全现象发生。形成良好的内部控制环境,是确保会计计核算操作安全及时,准备提借助会计住处的根本保证,一方面要加强人员的职

15、能控制,操作人员的权限控制,系统数据的有效控制。明确会计人员的职责范围。另一方面要加强操作管理,提高会计数据的准确性,操作规范要求按照财务制度,会计制度和软件程序处理流程进行操作。加强对计算机防护措施,抵制病毒侵袭。坚持使用正版软件,在计算机中装入防病毒软件。设置防火墙,阻挡非法网络用户介入系统。坚持定份数据和文件。对来历不明的电子邮件不能打开和阅读,以防病毒入侵。2.2.培养利用网络技术熟练进行业务处理的能力在计算机网络化的环境下,会计人员作为重要的信息用户,学会一门编程语言并掌握其设计方法是很必要的。由于对数据的真实、可靠性方面及内控制度比较熟悉,将会参与计算机信息系统的设计,这就要求财会

16、人员必须学习和研究计算机化的信息系统,不仅应该熟悉计算机网络会计的知识,而且应该懂得计算机网络会计的分析与设计技术。会计要与国际接轨,必须实现网络化。网络财务模式下,财会人员既是会计信息系统的使用者,同时也是系统的维护者。管理信息系统是一个人机系统,人居于主导地位,因此,管理信息系统再好,财务人员的素质跟不上,只能造成资源的浪费。所以,必须提升财会管理人员的素质,让财会管理人员具备与管理信息系统相适应的思想观念和熟练的计算机操作技能以及数据库、网络技术及计算机软件设计、操作等一系列新技术和新知识。2.3培养会计人员良好的职业道德、自律性和敬业精神网络时代下,财会人员要面对各种数据并对其进行处理

17、,而这些数据都是反映企业财务状况和经营成果的,具有实际价值的数据。因此,要求财会人员必须保证数据的合法安全,并具有良好的自律意识、法律意识和职业道德,保证自身不会危害企业经济信息的安全。职业道德是财会人员从事财务会计活动应遵循的行为准则,它要求财会人员应具有正解的世界观、人生观和价值观,具有健康的人格和社会责任感,有强烈的责任心、敬业精神以及开拓进取的事业心和人生态度。财会人员必须具有客观公正的态度,实事求是,向信息使用者提供客观、真实、准确的会计信息,不可调节、隐瞒、遗漏,避免提供偏颇的信息,损害他人的利益。必须廉洁自律、坚持原则、秉公办事,依法履行职责,维护财经纪律,必须兢兢业业,尽职尽责

18、,加强管理,提高服务质量。浙江广播电视大学财经类专科毕业论文 2.4“ 反结账、反记账、取消审核”的可行性 至今，尚有不少会计核算软件设置“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。 在实际工作中，这些设置的确给会计人员的会计处理带来许多方便，尽管许多学 者对此提出异议，但不少实务工作者却对其依依不舍。有的学者甚至认为，在计 算机特定的工作环境中，反记账的作用不可替代。其理由是，在实际工作中存在 大量错误的记账凭证，如果不施行反记账的做法，则将导致账簿中存在大量无用 的冗余信息，影响对会计信息的使用。 所谓电算化会计中“反记账”，事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的 发生额从各该账户再予以

19、扣减，使各该账簿恢复至该批凭证登账之前账簿的发生 额和余额状态。毋庸置疑，没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿 记录，为了保证其有案可稽，当其发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药 水消除字迹，不准重新抄写。同时，对两种出错情况的更正应当分别加以严格处 理：一是登记账簿时所发生的错误，“应当将错误的文字或者数字划红线注销，但 必须使原有字迹仍可辨认”；在实际工作中，由于记账凭证出错而导致账簿记录发 生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改：一是红字冲销法，二是补 充更正法。这些详细而又具体的规定所强调的一点，那就是对出错之处必需留有 修改的痕迹。 在电算会计之中，记账错误

20、和记账凭证填制错误仍然在所难免。虽然红线 注销法在电算会计中难以操作，但对出错的电子数据，却不能不留下修改的痕迹。 解决的办法只有一个，保留错误电子数据，另作更改的记账凭证，并据以登录账 簿，换言之，要将正与误两张凭证同存于会计档案之中，同时，其所登录的正与 误两处账簿记录并存于同一账簿之中。 会计核算软件基本功能规范第十八条也 作出与上相同的规定：“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的， 可以采用红字冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用 号或者其他标记表示”。 由上可见，不管是手工会计，还是电算化会计，对出错 的修改均强调留有痕迹。事实上，电算化会计中，由于电子

21、数据的修改在技术上 可不留痕迹，因而更需要对留有痕迹予以强调。 2.5 做好会计电算化档案管理工作 会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上， 因此单位所发生的新的经济业务 内容 经过电算化帐务处理后，应坚持当天备份， 且要双重备份，并分处、分人保管。但在实际工作中常有以下几种不当情况发生： 一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分帐务数据 将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就 第6页 共7 页 浙江广播电视大学财经类专科毕业论文 无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺 陷，在数据恢复上易出现麻烦。 为了更有效地做好会计电算化档案管理工作，我们必须根据会计电算化档案 的特点，分别做好会计数据和程序控制。数据和程序控制主要是指对数据、程序 的安全控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到 财务信息的完整性和保密性。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、 不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢 复与重建等，而数据的备份则是数据恢复与