财务会计与档案管理知识分析

1、 一、会计档案的概念和特点一、会计档案的概念和特点二、会计核算材料的归档二、会计核算材料的归档三、会计档案的整理和编目三、会计档案的整理和编目四、会计档案的鉴定销毁和移交四、会计档案的鉴定销毁和移交五、会计档案的保管和利用五、会计档案的保管和利用 一、会计档案的一、会计档案的概念和特点概念和特点: 会计档案的概念会计档案的概念：会计档案是指会计凭会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。和证据。 会计档案的特点会计档案的特点: 1、形成范围广泛、形成范围广泛

2、2、档案类别稳定、档案类别稳定 3、外在形式多样、外在形式多样二、会计核算材料的二、会计核算材料的归档归档:归档范围归档范围：1、会计凭证、会计凭证 2、会计账簿、会计账簿 3、财务报告（报表）、财务报告（报表） 4、其他会计核算材料、其他会计核算材料 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。 注意：注意：1、每个单位应明确会计档案具体的归档时间。、每个单位应明确会计档案具体的归档

3、时间。 2、每年年初，会计机构应把上一年度的会计、每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册（目录），先向档案机构移交一份。档案保管清册（目录），先向档案机构移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。内容和价值，以加强档案工作的综合管理。归档归档要求要求:1、归档的会计核算材料真实、准确。、归档的会计核算材料真实、准确。 2、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办

4、人员共同拆机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。封整理，以分清责任。3、归档移交会计核算材料时，会计机构和档、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。双方签字。1 1、会计电算化、会计电算化：是指由会计人员操作会计软是指由会计人员操作会计软件，使用电子计算机替代人工来完成会计工件，使用电子计算机替代人工来完成会计工作的活动。作的活动。2 2、电算化会计核算材料的特点：具有记录载、电算化会计核算材料的特点：具有记录载体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、体磁性化、会计核算信息的非人工识读性、信息存储的

5、高密度性以及对系统的依赖性等信息存储的高密度性以及对系统的依赖性等特点。特点。 3 3、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分： (1)(1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据； (2)(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料；打印输出的纸质载体的会计核算材料； (3)(3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。 4 4、归档要求：、归档要求： 双轨制：双轨制：电子核算材料和打印输出的纸质核算电子核算材料和打印输出的纸质核算材料一并归档。材料一并归档。（一）会计档案的分

6、类、排列方法：（一）会计档案的分类、排列方法：在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种：在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种：1 1、会计年度、会计年度-类别类别-保管期限：这种方法是把全部保管期限：这种方法是把全部会计档案首先按会计年度区分开，在一个会计年度会计档案首先按会计年度区分开，在一个会计年度内，再按凭证、账簿、财务报告、其他分为四类，内，再按凭证、账簿、财务报告、其他分为四类，每类的档案根据保管期限的长短依次排列（期限长每类的档案根据保管期限的长短依次排列（期限长的在前，期限短的再后）。的在前，期限短的再后）。 2、类别类别-会计年度会计年度-保管期限保管期限：把全部会

7、把全部会计档案按四类分开，每类之下的档案再按会计档案按四类分开，每类之下的档案再按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延，形成四制四个流水案卷号，每年度可顺延，形成四本案卷目录。本案卷目录。 目前，我区主要采取此种分类排列方法。目前，我区主要采取此种分类排列方法。会计凭证保管期限会计凭证保管期限 15年年 （1 1）进行检查。）进行检查。检查内容：装订是否结实，检查内容：装订是否结实，是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责是否签字盖章（单位财务章和会

8、计机构负责人签字或盖章），凭证内是否有金属物。人签字或盖章），凭证内是否有金属物。（2 2）对符合要求的凭证进行排列。）对符合要求的凭证进行排列。按凭证形按凭证形成的时间顺序排列。成的时间顺序排列。从凭证产生年份开始编从凭证产生年份开始编一本接一本，一月接一月，一年接一年。一本接一本，一月接一月，一年接一年。（3 3）在每本凭证的右上角编号。）在每本凭证的右上角编号。顺延上一年顺延上一年的流水号往下编，一本凭证编一个流水号，的流水号往下编，一本凭证编一个流水号，编到一千卷左右断号，再从编到一千卷左右断号，再从“1”1”开始编，重开始编，重新用一本目录，使用新的目录号。新用一本目录，使用新的目录

9、号。（4 4）编制会计档案案卷目录）编制会计档案案卷目录 ： 会计档案案卷目录会计档案案卷目录案案卷卷号号类类别别题题 名名起止年起止年月日月日页页数数期期限限存放存放地点地点备备注注1凭凭证证会计凭证会计凭证2005.11215年年 2凭凭证证 2005.1715年年 3凭凭证证 会计凭证会计凭证2005.22015年年 会计凭证会计凭证立档单立档单位位平谷区档案局平谷区档案局案卷题案卷题名名会计凭证会计凭证日日 期期2000年年14月月本月共本月共 册册 本册是本册是第第 册册凭证号凭证号第第 号 至 第号 至 第 号号保 管 期保 管 期限限15年年 全宗号全宗号 目录号目录号案卷号案卷

10、号100 621-241 1、会计账簿的整理方法和要求、会计账簿的整理方法和要求会计账簿保管期限会计账簿保管期限现金日记账、银行存款账现金日记账、银行存款账25年年总总 分分 类类 账、账、 各类明细账各类明细账15年年 （1 1）整理：）整理： 现金日记账现金日记账 订本式的帐订本式的帐 银行存款帐银行存款帐 总总 帐帐 只需在账簿封面的相应位置贴上会计帐簿只需在账簿封面的相应位置贴上会计帐簿软封面或会计帐簿不干胶标签，填写相关内容软封面或会计帐簿不干胶标签，填写相关内容 活页帐活页帐（明细账）：（明细账）：第一步，先去掉空白页，然后在有字的右上角第一步，先去掉空白页，然后在有字的右上角或左

11、上角编页号。或左上角编页号。第二步，加会计软封面和备考表将活页帐装订第二步，加会计软封面和备考表将活页帐装订好，然后填写封面和备考表的相关内容，或好，然后填写封面和备考表的相关内容，或者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。（3 3）编制会计档案案卷目录。）编制会计档案案卷目录。 会计档案案卷目录会计档案案卷目录案案卷卷号号类类别别题题 名名起止年月起止年月页页数数期期限限存放存放地点地点备备注注1帐帐簿簿平谷区平谷区二二000年年现金日记帐现金日记帐2000.1.1- 12.31 4925年年 2帐帐簿簿平谷区平谷区二二000年年银行存款帐银行存款帐200

12、0.1.1-12.31 6425年年 3帐帐簿簿 平谷区平谷区二二000年年总帐总帐 35 15年年 注意事项：注意事项：1、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。2、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一面编页号，如果帐页上贴着口取纸，但没有内容面编页号，如果帐页上贴着口取纸，但没有内容的帐页也要在正面编号，说明年初设了这个科目，的帐页也要在正面编号，说明年初设了这个科目，但没有收支情况记录。但没有收支情况记录。3、排列时，排列时要先排排列时，排列时要先排25年的，再排年的，再排15年的。年的。 财务

13、报告的保管期限财务报告的保管期限 年年 终决终决 算算 报表报表永久永久 各类月、季报表各类月、季报表5年年 （1 1）对收上来的会计报表进行）对收上来的会计报表进行组卷组卷。一般。一般是将本机关报表和下属单位的报表分开立是将本机关报表和下属单位的报表分开立卷；年报、季报和月报分开立卷；年度决卷；年报、季报和月报分开立卷；年度决算报表必须单独立卷。算报表必须单独立卷。 （2 2）编制页码编制页码。在文件的右上角或左上角。在文件的右上角或左上角编页号，一卷一个流水号。编页号，一卷一个流水号。 卷卷 内内 备备 考考 表表（5 5）装订。）装订。三孔一线法。三孔一线法。（6 6）案卷排列。）案卷排

14、列。期限长的排前面，期限期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排永久的，再短的排后面，也就是说先排永久的，再排排5 5年的。年的。 （7 7）编制会计档案案卷目录。）编制会计档案案卷目录。 （8 8）装盒，）装盒，并填写卷盒上的相关内容。（使并填写卷盒上的相关内容。（使用文书档案盒）用文书档案盒）其他核算材料的保管期限其他核算材料的保管期限会计档案销毁清册会计档案销毁清册永久永久会计档案保管清册会计档案保管清册永久永久会计档案移交清册会计档案移交清册1515年年银行银行 余额余额 调节表调节表5 5年年银银 行行 对对 账账 单单5 5年年（2 2）编制页码。）编制页码。在文件的右上角或左

15、上角编页号，一卷一个流水号。（3 3）填写卷内文件目录和备考表。）填写卷内文件目录和备考表。使用文书档案的封面和备考表。卷卷 内内 备备 考考 表表 （7 7）装盒）装盒（使用文书档案盒）。注：档案保管、移交、销毁清册放入全宗卷内注：档案保管、移交、销毁清册放入全宗卷内。 电算化会计核算材料的归档应该是电算化会计核算材料的归档应该是双双轨制轨制，电子核算材料应归入电子档案，电子核算材料应归入电子档案，打印输出的纸质核算材料，属于会计档打印输出的纸质核算材料，属于会计档案的哪一类，就按照前面讲的进行整理。案的哪一类，就按照前面讲的进行整理。（一）会计档案的鉴定工作会计档案的鉴定工作: 会计档案的

16、鉴定工作依据国家财政会计档案的鉴定工作依据国家财政部、国家档案局颁发的部、国家档案局颁发的会计档案管会计档案管理办法理办法进行进行（二）会计档案的（二）会计档案的销毁工作销毁工作:1、由本单位档案机构会同会计机构对会计档案进行鉴由本单位档案机构会同会计机构对会计档案进行鉴定后提出销毁意见，并定后提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册编制会计档案销毁清册，填，填写会计档案销毁清册审批表。写会计档案销毁清册审批表。销毁清册格式如下：销毁清册格式如下：会计档案销毁清册会计档案销毁清册序序号号案卷或文件题名案卷或文件题名年年代代目目录录号号卷号卷号 或或文号文号卷内卷内文件文件页数页数原原期期限限销毁销

17、毁原因原因 备备 注注 2、单位负责人在会计档案销毁审批表上、单位负责人在会计档案销毁审批表上签署意签署意见。见。 3、到到财政局会计科财政局会计科备案。备案。 4、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。构共同派员监销。财政部门销毁会计档案时，应财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销当由同级审计部门派员参加监销。 5、销毁会计档案应到销毁会计档案应到指定的销毁单指定的销毁单位位。监销人员在销毁会计档案前，应当监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档

18、案，销毁后，应当对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册审批表上在会计档案销毁清册审批表上签字盖章签字盖章，并将监销情况报告本单位负责人。并将监销情况报告本单位负责人。附：档案鉴定销毁工作指导手册档案鉴定销毁工作指导手册 档档 案案 销销 毁毁 清清 册册 审审 批批 表表 在销毁会计档案时，应当在销毁会计档案时，应当注意：注意： 1、部分特殊的会计档案如涉及到未结清的部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的以及工资债权债务的原始凭证、涉及产权的以及工资发放表等可适当延长其保管期限，抽出单独发放表等可适当延长其保管期限，抽出单独立卷并在会计档案销毁清册和保管

19、清册中说立卷并在会计档案销毁清册和保管清册中说明。明。 2、处在项目建设期间的基建会计档案，即处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期限已满，也不得销毁。使会计档案期限已满，也不得销毁。 （三）会计档案的（三）会计档案的移交移交工作工作 1、按照国家规定，会计档案应和其他应进、按照国家规定，会计档案应和其他应进馆档案一同进入区档案馆，不可分散。馆档案一同进入区档案馆，不可分散。 2、尤其是财政总预算单位、税收单位、金、尤其是财政总预算单位、税收单位、金融单位的会计档案反映了一个地区的财政、税融单位的会计档案反映了一个地区的财政、税收等历史面貌，更要纳入移交的范围。收等历史面貌，更要纳入移

20、交的范围。 3、建设单位在基本建设项目期间形成的会、建设单位在基本建设项目期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位。项目的接受单位。4、移交会计档案的双方要办理交接手续。、移交会计档案的双方要办理交接手续。移交单位应当编制会计档案的移交清册。移交单位应当编制会计档案的移交清册。双方按移交清册内容逐项交接。交接后，双方按移交清册内容逐项交接。交接后，双方经办人应在移交清册上签名或盖章。双方经办人应在移交清册上签名或盖章。（一）会计档案的一）会计档案的保管保管：1 1、在会计档案移交到档案机构之前，会计机、在会计档案移交到档案机构之前，会计机构应由专人对会计档案进行管理（出纳人员构应由专人对会计档案进行管理（