会计电算化系统管理制度

1、会计电算化管理制度目录1、会计电算化岗位责任制度2、会计电算化帐务、报表系统管理制度3、计算机硬件、软件和数据管理制度4、计算机上机操作记录制度5、关于机房管理的有关规定6、会计电算化会计档案管理制度会计电算化岗位责任制度计算机在会计中的应用给会计工作带来了深刻的变革,使会计工作相应地产生了一系列的变化,因此,会计的岗位及其职责也应该相应地变化。现根据公司实际,结合具体岗位,分工如下:一、系统负责人1.直接、全面领导整个电算化会计信息系统的日常运行工作。2.定期查询有关会计信息,并打印出各种会计帐表。充分利用信息进行经济活动分析,参与企业各项经济计划的制定。3.组织编制财务计划,提出实施措施。

2、二、系统管理员1.负责系统运行的组织、管理及维护工作,对有权使用会计电算化系统的人员设置各息的权限。2.经常对系统的运行情况进行检查,及时了解故障发生的原因,并采取相应措施加以解决。如自己确实解决不了,应及时与新中大软件公司慈溪办事处联系,使其协助解决。3.及时做好各种系统初始化定义备份,帐务数据备份,报表格式和报表数据备份,并定期做好备份盘的转储工作。4.系统管理员必须保密操作员的口令。系统管理员如泄露了操作人员的口令密码,造成职责不清,帐务数据混乱的,所造成的后果由系统管理员负责。5.系统管理员必须根据公司财务人员系统操作情况,负责操作人员的培训辅导工作。6.机房内所需的各种设备和用品,须

3、由系统管理员提出,并经领导审批后购买。所购买的物口由系统管理员妥善保管。7.维护会计电算化软件及会计数据的安全性,禁止非本单位工作人员上机操作,定期对计算机进行查毒,定期备两份会计帐务数据及报表数据并将其妥善保存于不同的地方,禁止任何人任意修改会计数据及破坏数据库结构,防止会计人员越权操作,完整妥善保管新中大财务软件安装盘和其他会计应用软件。三、软件操作员1.负责所分管业务的数据输入、数据处理和输出会计数据。2.严格按照操作程序操作计算机和财务软件,每次操作软件后,应按照规定填写上机记录,若离开工作现场,应执行相应命令退出财务软件。3、注意安全保密,各自己的操作口令不得随意泄露,定期更换自己的

4、密码。每日操作结束后,应及时做好数据备份并妥善保管。4.操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员反映。5.在机制记帐凭证前,应认真审核原始凭证的合法性,正确性,保证原始数据已通过合规性审核(如:有业务经办、业务主管领导签章等。6.出纳人员应做到“日清月结”,现金出纳每月都必须将银行存款帐户的余额与银行对帐单进行核对一致。四、审核记帐员1.审核原始凭证的真实性、正确性、合规性,对不合规定的原始单据不作为记帐依据。2.对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各自有关人更正修改后,再进行审核,审核人员不得直接修改录入数据。3.负责凭证的审核工作,包括科目的使用是否正确,摘要是否规范,

5、部门有否串户,往来单位输入是否准确,金额是否一致,以及附件是否完整等。4.对操作员输入的凭证必须先审核后,再及时登记机内帐簿,并打印出有关帐表。5.结帐前,检查已审核签字的记帐凭证是否全部记帐。五、档案保管员1.按会计档案管理有关规定行使职权。2.负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的存档保管工作。3.按规定期限,向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和帐表凭证等会计档案资料。4.做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作,不得擅自外借,经批准允许借阅的会计资料,应进行借阅登记。会计电算化帐务、报表系统管理制度为加强对会计电算化软件的操作使用管理,确保会计电算化软件的安全及会

6、计电算化程序的正常运行,结合财政部的有关规定及应用程序的特点,特制定本制度。一、财会部门应在每年年初做好各种帐务报表的设置工作,包括各种帐簿的设置,科目设置,年初数的录入或上年转帐,各种辅助帐的设置及各种报表格式的设计。1.帐簿设置:财会部门应在每年年初建立新的会计年度的各种帐簿。帐簿一般一年只能设置一次,因为重新设置时将会丢失本年度帐务文件中的全部数据。只有当硬盘上的数据已全部备份,并有备份标志时,不能重新设置。2.科目设置:根据现有的会计制度,结合公司几年的业务特点进行设置。设置科目时,尽量考虑周到,力争在年初开始制单前把本年的会计科目设置齐全,年度中尽量少作调整,另外还要考虑到会计报表取

7、数的方便,如涉及到单位、个人及银行往来的,还应设置相应的科目帐类,会计科目的编码要严格按照会计制度的规定设置。3.年初转帐:年初转帐就是在某会计年度结束,新会计年度开始时将上年度帐簿上所有科目的余额结算转到新的会计年度帐簿中,对新增减的会计科目要进行年初余额的行政修改,并在年度制单记帐前调用对帐功能,确保年初的数据的准确无误。4.辅助帐的设置:根据公司需要设置各种辅助帐,如设置专项核算、单位/个人往来、台帐等辅助帐,并输入相应的年初金额。5.报表的格式设计:财务部应在每年年初把当年应报的各种会计报表格式设置齐全,并编好相应的正确计算公式,做到取数正确、调用合理。二、日常帐务的处理1.填制记帐凭

8、证:应按照会计制度的有关规定,严格审核各种原始凭证,并由专门指定的操作员根据审核无误的原始凭证逐笔输入,要求摘要内容尽量具体。现金收付凭证必须当天发生当天输入,其它帐务一般情况下也应当天发生当天输入。如特殊情况也必须在隔天输入完毕。要做到数字准确、摘要齐全、输入及时。2.记帐凭证填制完毕后,应把当天输入的记帐凭证及时打印出来,附上所属的原始凭证,并盖上制单人员的印章。3.记帐凭证必须经过复核人员的复核签字后方可登记入帐,制单和复核不允许是同一个人,记帐凭证在记帐前应打印出科目汇总表,并经审核后方可登记入帐。4.记帐的期限应以当天复核无误后的记帐凭证为记帐范围,逐日记帐。记帐前和记帐后应各备份一

9、次,对记帐后的帐务要调用对帐功能进行核对,以免数据混乱。5.记帐后,应每天打印出现金和银行存款日报表,及银行存款、现金明细帐,以便出纳人员进行现金和银行存款的核对。总帐、现金帐、银行存款帐均采用活页式明细帐来代替。6.必须在每月月终后十天内所机器内的各种帐务数据打印出来,作为正式的存档书面帐簿数据。必须满页打印,对不满页的暂不打印,但到年终时,应把所有帐务、数据采用不满页打印,输出各种数据。7.每月月度终了后五天内,应把所有帐簿数据,通过调用报表功能,自动生成各种报表,做到数据准确、内容完整。计算机硬件、软件和数据管理制度为了适应会计电算化的需要,发挥计算机在会计电算化中的作用,根据财政局对会

10、计电算化的要求,结合公司实际,制定本制度。一、计算机硬件的配备和维护1.会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化的计算机及其配套设备,包括计算机主机、显示器、打印机、键盘等,目前,财务部门配有三台计算机,一台打印机,这些设备是专门用于会计电算化的,其他部门未经批准,不得任意使用或占用,也不准利用这些设备对外服务,以确保财务工作的正常开展。2.财务部门配有专用空调机房,一般情况,机房内的温湿度应保持在下列范围内:(1开机时,温度18-24摄氏度,相对湿度40-60%;(2停机时,温度0-40摄氏度,相对湿度10-18%。3.严禁把外来软盘或游戏盘带入机房;所有软盘须经过病毒检测并进行杀

11、毒后方可在机器上使用;不随意拷贝他人软件;严禁他人进入会计电算化机房并使用计算机设备;严禁使用非原始软盘引导硬盘。否则,因感染病毒等造成机器损害、程序混乱或数据丢失的,其后果由当事人负责,并酌情加以处分。4.严格按照计算机开关机顺序开关机器。每天上班开始进行会计电算化操作时,先打开显示器开关,再打开总电源开关,最后打开主机。关机时,应先退出网络,然后按照相反的操作顺序关闭计算机,最后关闭总电源。计算机的开机、关机必须有足够长的时间间(一般为30秒左右,一经开机,暂不使用的,可先退到新中大财务软件的帐套界面,不必马上关机,以方便再次使用,节省用电和延长计算机的使用寿命。禁止在正常使用中非法关闭总

12、电源。5.在日常工作中,打印机必须放在无尘、无酸碱腐蚀、平稳无震动环境中工作,避免阳光的直接照射;色带使用一段时间后,应及时更换;不要人为的强行走纸;严禁在打印机上放重物。6.为保证机器的正常运行和避免故障的发生,不准擅自对机器进行操作修理,如机器发生故障,应请专门的计算机维修人员进行修理。二、计算机软件的购置及会计软件与数据的维护1.计算机软件是指用于完成会计业务处理的软件及有关资料。我公司使用的是杭州新中大软件公司的帐务处理系统和报表处理系统。2.财会部门必须注意对会计核算软件和会计数据的保护工作,会计核算软件盘必须放在通风、干燥、防磁的场所,做好会计资料的备份工作,确保系统的正常运行。计

13、算机上机操作记录制度为了做好会计电算化工作,及时、准确地了解微机的日常运行情况,以便进行日常维护,检查和考核操作人员的业绩,明确责任,特制定本制度。一、系统维护人员应编制方便、适用的订本式“上机操作记录”簿。二、计算机操作人员每天上机前必须登记当天所有的上机操作情况,要求填写操作员姓名、上机日期、开机及关机时间、上机操作内容等;如有故障发生,系统管理员在及时处理的前提下,填写故障情况和处理方法等。三、上机人员必须记录当天上机操作的内容,其中包括:帐务系统中的建帐、填制凭证、复核、记帐、结帐、转帐、对帐、打印帐页、打印记帐凭证汇总表、数据备份等;报表系统中的报表制作、数据输入、打印报表等;四、操

14、作员如实填实微机的运行情况。如运行正常,则在运行情况一栏下写明“正常”字样或省略;如发生故障或误操作,则必须写明故障发生的现象及误操作的步骤,并及时报告系统管理员,以便及时得到恢复。五、系统管理员必须及时填写故障处理方法,并经常检查“上机操作记录”,根据“记录”及时明确有关工作职责。系统管理员必须适时将“上机操作记录”保管好。关于专用机房管理的有关规定为加强对计算机等设备的管理,使之能更好地为公司经营管理服务,特拟定如下规定:1.计算机必须由指定人员专人操作使用和保养。与机房无关的人员未经许可不得入内。如确因工作需要进行机房,须经系统管理员同意;如须对微机进行操作,必须征得单位领导和系统管理员

15、的同意。2.计算机操作人员必须严格遵循操作程序,严禁在计算机上游戏。3.计算机操作人员必须对计算机进行日常维护和保养,机房内应始终保持安静、整洁,不准在机房内存放其他物品和个人用品,严禁吸烟和乱扔果壳纸屑及大声喧闹,财会主管对机房的安全,卫生作全面负责,并进行检查监督。4.爱护机房内各种设备,如人为造成的财产损坏,应照价赔偿。5.开机后,操作人员不得擅自离开现场,每日下班前,必须先关掉计算机,后关闭电源,检查、清理好机房,然后关上门。6.有关业务信息数据应予保密,不得擅自外借。以上规定请严格执行,违者根据情节轻重给予处罚。会计电算化会计档案管理制度为加强会计档案工作的科学管理,保证会计电算化的

16、顺利进行,确保会计资料的准确、完整、安全,特制订本制度。公司的会计档案是指存储在磁盘(硬盘或软盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表等,它是单位经济活动中的重要史料和证据。1.会计电算化软件使用单位的会计凭证、帐簿、报表等的保存和归档有以计算机打印出来的书面资料和备份软盘(正、副本这样两种形式,保存期限按会计档案管理办法规定执行。2.存有会计信息的备份软盘,应妥善保管并留有副本,备份软盘应在保护封套和包装盒中,存放在安全、防热、洁净、防潮、防磁的场所,并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随意乱放和外借。要经常对硬盘上的数据进行备份。 不得直接对硬盘上的数据和作为正 式备份盘上的软盘上的数据进行任何非法操作， 各备份软盘应贴上保 护标签，并注明盘中的内容，由系统管理员负责保管。 3磁盘形式的会计档案在没打印