时间管理培训PPT课件

1、1课程目标 objective 建立有效的时间管理概念 找到制约提高成效的障碍 学会优先管理 建立有效的时间管理系统 学习相应的时间管理技术第1页/共52页2课程内容 content 第一章为何忙乱 第二章时间那里去了 对时间的分析 第三章时间管理原则 第四章时间管理的改进方法第2页/共52页3我一直都在抱怨时间。 忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。-Queen Charlotte 1796-1817引言引言第3页/共52页4第一章为何忙乱第4页/共52页5现状 BUSINESS（工作） PERSONAL（个人） CONSEQUENCES（后果）第5页/共52页6时间管理的杀手 优

2、先顺序不明确/危机管理 电话打扰 缺乏优先/目标 贪多嚼不烂 不速之客 无效授权 桌面杂乱无章/找不到东西 缺乏自律/拖延 不会说不 会议第6页/共52页7第二章 chapter two时间那里去了- 对时间的分析第7页/共52页8分析一下 你的时间价值有多少? 哪些时间该花?哪些时间不该花? 哪些可花可不花? 别人如何浪费了我的时间? 如何排除? 我处理事情的顺序是, 处理事情真的要花那么长的时间吗? 能不能缩短? 哪些是是非常紧急的, 需要马上处理的? 我是否进行了充分的授权? 每次会议都是必须的吗? 每次会见都是必要的吗? 第8页/共52页9分析一计算你的时间价值第9页/共52页10分析

3、一的启示 你的每一天,每一分钟,每一小时都有很大价值. 钱是一分一分挣来的, 当你浪费了多少时间, 你就浪费了多少钱 规划你的时间, 将有限的宝贵的时间用在可以产生最大收益的活动上. 第10页/共52页11分析二你的压力大吗？第11页/共52页12瘾性问题的共同症状(1) 一定会出现一种可以预见的感受(2) 会成为吸引你所有注意力的主要焦点(3) 能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉(4) 能够产生一种人为的自我重要权威控制安全亲密和成就的感觉第12页/共52页13分析三:时间记录表 (见练习页)第13页/共52页14每日计划PLAN THE NEXT D，BYOU LTHE OFFICE在你

4、办公室前，计划天的工作。DO THE ，DELEGATE THE 。做的事情把的事情授权出去第14页/共52页15分析三的启示 有较多时段记不起来做什么的话, 说明问题严重. 每天安排20%的法定时间作为机动的, 这种方法让你觉得每个小时都是截止期限 如想进一步精确计算, 可以对比计划用时/实际用时, 及浪费的时间和原因, 第15页/共52页16分析四:授权分析 为什么没有授权? 按照授权程度分类你的工作, _第16页/共52页17分析四的启示 下属不会永远没有你做的好 授权会节省很多时间, 管理者要通过别人完成工作, 就必须花时间在辅导下属上 授权让你有更多时间做更重要的事情 第17页/共5

5、2页18分析五:会议分析 分析会前准备情况 分析会议过程 会后分析 第18页/共52页19黄金规则从结果出发BEGIN WITH THE END IN MIND第19页/共52页20应变与制变决定命运的不是机会，而是你的选择。CHOICE， NOT CHANCE DETERMINES DESTINY第20页/共52页21应变与制变 制变= 主动选择+承担责任 制变与应变 效率与成效 The enemy of the best is Good!第21页/共52页22引言第22页/共52页23第三章 chapter three时间管理原则第23页/共52页24原则一:帕雷托原则 20%80% AC

6、TIVITIESRESULTS 活动结果 20%的工作占整个工作的80%的价值 集中80%的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作第24页/共52页25帕雷托原则的核心帕雷托原则的核心第25页/共52页26帕雷托原则 80%的销售额来自于20%的客户 80%的电视时间用来收看20%你最喜欢的电视节目 80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上 80%的外餐在20%你最喜欢的参观中进行的 80%的请假是20%的员工请的 第26页/共52页27不遵循原则的误区 面面俱到 都想做好 完全主义 都想做完 平均分配时间和精力第27页/共52页28练习一般做法一般做法按照二八定律按照二八定律

7、结果结果:忙碌忙碌结果结果:充裕充裕第28页/共52页29原则二:目标原则风不会偏爱没有目的港的人NO WIND FAVORS HIM WHO HAS NO DESTINED PORT第29页/共52页30目标设定的原则 SMARTSpecific 具体而明显的 Measurable 可衡量的Attainable 可达成的 Realistic 是实在的Time Limited 有时限的第30页/共52页31确立目标的7个步骤罗列好处障碍支持咨讯行动期限第31页/共52页32工作的分类(1)按紧急程度分 启示 _(2)按重要程度分启示 _第32页/共52页33原则三:优先原则直接价值高度重要高度

8、紧迫间接价值高度重要低度紧迫高度紧迫低度重要少价值，但必要低度重要低度紧迫无价值，不必要第33页/共52页34你的优先矩阵M1M2M3M4第34页/共52页35第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限 (2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作 (3) 第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生(4)别被第三象限中的假象迷惑 (5) 制定计划要根据第二象限(6) 80%的时间做第二象限的工作，20%做其他象限 第35页/共52页36制定轻重缓急计划的结果(1) 把握自己的生活(2) 把自己的生活安排得井井有条(3) 帮你从管理危机中解脱出来(4) 缩短赶进度的时间(5) 减少

9、拖延和犹豫不决(6) 处理好工作负担第36页/共52页37小组讨论问题1. 我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活多做少做2. 我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作多做少做第37页/共52页384-D 法 D D D D第38页/共52页39提高效率的好习惯 制作待办工作清单 每日待办清单 项目待办清单 长期待办清单 决定优先顺序 制作并运用标准作业程序 依据身心状态调整时间表 每天保持精力充沛 设计有生产力的工作空间第39页/共52页40第四章 chapter four时间管理的改进方法第40页/共52页41时间管理的改进方法l方法一方法一:消除不速之客消除不速之客l方法二方法

10、二:消除无效会议消除无效会议l方法三方法三: 有效计划有效计划l方法四方法四: 有效授权有效授权l方法五方法五: 克服拖延克服拖延 l方法六方法六:学会说学会说“不不”l方法七方法七:克服工作搁置克服工作搁置l方法八方法八: 文件堆积杂陈文件堆积杂陈l方法九方法九: 克服办公桌杂乱克服办公桌杂乱l方法十方法十: 自律自律第41页/共52页42小组讨论原因分析原因分析改进方法改进方法第42页/共52页43清理桌面的步骤 建立3到5个档案（根据你的情况） 根据4D原则整理所有文件 把”立即做“的工作一件件处理完 给待处理事件定下时间并相应存放文件 使用活页文件 每日清理桌面第43页/共52页44善

11、用时间的好建议 TIPS 精力旺盛时，先做最重要的工作。 期刊和杂志的影响。 告知别人，如果你真的很忙。 减少出差。 试着早点起床 厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。 如果周末要工作，周六早上是很好的时机。第44页/共52页45吃大象原理第45页/共52页46享受工作！享受生活！l学习学习l生理生理l社会社会l工作工作: FLOW (心流心流)l家庭家庭l精神生活精神生活第46页/共52页47远景预见未来的最佳途径是创造未来THE BEST WAY TO PREDICT THE FUTURE IS TO INVENT IT计划意味着把未来呈现在眼前，以便现在就为将来添砖加瓦PLANNING IS BRINGING THE FUTURE INTO THE PRESENT，SO THAT YOU CAN DO SOMETHING ABOUT IT NOW第47页/共52页48让工作更快更好的10大秘诀 利用计算机 别做完美主义者 避免使自己承受成为创新者的压力 在不同工作时间做变换 别浪费时间在还未接到的项目上 制定不随意更改却事宜的截止期限 保护并珍惜自己的时间 保持专心一致 制定生产目标 做自己喜欢做的事第48页/共52页49克服成功的障碍不做计划就等于为失败做计划FAIL TO PLAN IS PLANNING TO FAIL成功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情SU