外贸业务员助理的岗位职责

1、外贸业务员助理的岗位职责职责一 生产订单的核对、传递、归档1. 协助业务员对客户订单进行核对，确认产品种类、数量、包装方 式、出货时间、出货方式及其他要求等订单详细信息无误。2. 及时把确认无误的生产单传递给生产部，安排生产。生产单一式 三份交给 XX经理，电子档发送至 XXX邮箱。3. 及时把订单的相关物件文档、有修改的订单等相关资料整理、归 档。职责二 跟单，安排出货，做好客户与工厂、工厂内部的沟通协调1. 协助并督促生产部按客户要求保质保量按时安排订单生产，及时 跟进生产进度，生产过程中如有异常情况，及时反映给业务员， 以便业务员及时与客户沟通协调。生产单的追踪要积极主动，及 时了解生产

2、进度，如发现进度缓慢，及时与生产部负责人联系。 如果无法解决，请于交货期前 3 周告知业务经理，以便及时沟通 解决。2. 及时与业务员沟通，如果客户订单有变动，及时告知生产部及相 关部门。做好双方的协调沟通。3. 及时安排货物所需标签，唛头，纸箱等，以保证按时出货。4. 及时安排订舱出运事宜。合理安排船期及装柜时间，不要造成人 为的成本增加。例如，预提货柜、货柜到厂时间与货好时间不一 致等等。报关资料一定要保证准确无误，否则公司会被海关列入 黑名单。5. 货物出运后，按照客人要求确认好提单，及时安排产地证等客人 所需相关资料。并及时把相关资料的 COPY件交给业务员，要求业 务员及时请款。6.

3、 及时向财务申请支付内陆运费，以便及时获取提单。申请付款的 流程：填写“付款申请单” ，和发票 COPY件或原件一起交给业务 经理审核，审核无误后，业务经理签字，申请人凭签字后的申请 单向财务申请付款，财务收到付款申请 2 天内将水单发给提交申 请的申请人。申请人在收到水单的 10 日之内，负责将正本发票交 给财务，以便财务做账。未能及时提交正本发票的需主动向财务 提供不能及时提供正本发票的申请。财务根据付款情况，每月月 末对发票提交情况做出汇总，对未能及时提供正本发票的申请人 提出书面批评。7. 货物发出后做好跟踪，协助客户顺利取得货物。 TT 操作的所有的 提单，一定要收到财务的到帐信息，

4、确定货款完全到账，才允许 放单给客人！请务必不要凭水单电放或邮寄提单！ ！ 如有特殊情况，请提交申请，经公司批准后才可放单，请注意！ ！8. 货物运出 3 天内，请打印开票资料 / 预录入单 / 实际出货备案表 / 装 箱单/ 发票/合同，并领取仓库出货清单，给财务。另外将电子档 的与报关资料一致的装箱单 /发票/ 合同/ 提单的电子档发送到财 务邮箱（发送邮件时，请写清楚邮件名，格式如下：发票号码 +生 产单号+客户名。）取得报关行退单后，将完整的资料（装箱单 / 发 票/ 合同/ 提单以及退下来的场站收据 /报关单）交给财务，已经提交的无需重复提交。9. 每月 1 号提供上个月的出货结汇汇

5、总表给业务经理。表格内容务 必保证真实准确！职责三 样品订单的安排、跟踪1. 协助业务员安排样品订单，并协助业务员与开发部核实确认样品 信息2. 跟踪并督促开发部按客户要求按时保质保量的做出客户需要的样 品，样品单的追踪要积极主动，及时了解样品进度，如发现进度 缓慢，及时与开发部负责人联系。如果无法解决，请及时告知业 务员及业务经理，以便及时沟通解决。3. 做好样品的基本资料记录工作，如样品尺寸，重量，材质等重要 信息的记录。样品完成后，拍清晰的照片留底（至少有清晰的、 完整的产品正面、 背面、侧面及样色效果图各一张） 。下生产单时， 把清晰的，无压缩的样品照片发给 QC经理以供生产及验货使用

6、。4. 安排样品出运，并及时跟踪样品运输信息，确保客户及时收到。 样品如需运送到其他公司拼柜，请将拼柜公司详细情况告知业务 员及业务经理，获得同意后方可运出。 样品出运以后，请提供完整的样品出运资料给财务部。 （实际出货 备案表上请标明是否正式报关，是否收汇等信息）正式报关的： 请打印开票资料 /预录入单/实际出货备案表 /装箱单/发票/合同， 并领取仓库出货清单，给财务。另外将电子档的与报关资料一致 的装箱单 /发票/合同/ 提单的电子档发送到财务邮箱（发送邮件 时，请写清楚邮件名，格式如下：发票号码 +生产单号 +客户名。） 取得报关行退单后，将完整的资料（装箱单 / 发票/合同/ 提单以及 退下来的场站收据 / 报关单）交给财务，已经提交的无需重复提 交。非正式报关的：请打印实际出货备案表，并领取仓库出货清单， 给财务。职责四 客户资料的整理维护更新1. 协助业务员做好现有客户信息资料的维护、更新2. 协助业务员做好新增客户的信息，并及时更新3. 各个客户产品及公司产品的信息维护及更新职责五 客户接待工作，电话的接听1. 协助业务员做好客户接待工