质量环境职业健康安全管理体系运行如何与日常工作相结合分析研究

1、质量环境职业健康安全管理体系文件如何与日常管理工作有效结合分析研究一、目前管理体系程序文件存在的问题目前,企业部分员工对质量环境职业健康安全管理体系文件(以下简称管理体系的认识仅仅停留在文字上,认为管理体系文件是正常工作之外的额外负担,不是本部门或本人的实际工作;导致管理体系文件与实际两张皮;每到内审或外审前,各部门集中人力时间搞突击,突击做应付审核的记录等;程序文件管理层次存在缺陷,不能实现持续改进,如部门目标与公司目标不能衔接,脱钓,在实际的部门目标分解时感到茫然,不知所为;过程管理存在不足,因对过程的识别不到,造成管理的缺失或不到位,过程出现问题后,不能及时采取有效的纠正措施,导致部分问

2、题反复出现;预防性控制做不到位,出现一些无预见的问题,导致半成品或产品不合格,进行返工或降级,造成损失;程序文件取得的成效不佳,每年总结工作时,领导看不到程序文件带来的作用与效益,使程序文件管理工作在公司整体管理中的位置大打折扣,使公司对程序文件管理工作的作用失去信心;二、原因分析有其果必有其因,以上问题已经严重影响到了企业的发展与程序文件管理工作的正常运行,必须针对以上现象,进行分析,找出症结,对症下药,努力改进,使程序文件管理作为一种有效的管理工具真正为企业服务,提高企业的竞争力。经过分析后,我们认为,问题的原因主要集中在:2.1程序文件管理的组织作用发挥得不够,对整个程序文件管理的实质及

3、作用普及不够,培训不够,没有将程序文件管理的精要实质提炼传达,没有真正了解程序文件管理,导致“工作程序文件两张皮”;管理者代表作为程序文件运行的直接指挥者,如果不能将程序文件管理的实质宣贯到位,不能变作一种有效的管理方法深入人心,特别是不能通过有效运行,使企业的发展取得实效,就直接导致公司各级员工将程序文件管理工作当作是负担的问题出现,甚至使人们对整个程序文件的作用产生怀疑。2.2程序文件自身的工作过程识别不到位,导致实现目标的各种策划工作不完善,目标不能很好完成。这是导致部门目标分解不具体,程序文件运行效果差的执行层面的原因;搞不清问题是程序文件自身出现问题的直接反映:如何使程序文件深入人心

4、;公司的所有相关方对程序文件的需求是什么;如何对程序文件的目标进行设置;如何进行职责分配与资源配置;如何监督;如何预防发生问题,或实施纠正;如何实现持续改进;如何使公司的各个管理部门自觉应用程序文件等等得不到有效的策划与建立。2.3资源的配置管理不适宜,使程序文件运行的组织性支撑得不到有效保证,是致使程序文件管理出现效果不理想的直接原因。在程序文件管理意识培训到位及策划过程管理到位后,还不能解决程序文件管理的有效性问题,组织中程序文件管理的主体人员如果不能确定并保证时,将导致一切策划与计划失败。“企业的竞争,归根结底是人才的竞争”这一句话同样适用于程序文件管理中的审核员的管理;各部门程序文件管

5、理工作的主体人员数量与能力是关键。2.4程序文件管理工作的具体方案策划水平影响到程序文件运行效果没有好的工作方法,将直接影响到程序文件管理的效率。在现实的程序文件管理过程中,方法很多,但过程的管理方法是程序文件中推荐使用的,证明有效的方法,与实际工作的结合,将提高管理的效率。2.5常规管理中的监督考核不到位是程序文件管理运行效率低的原因之一如果不能及时对程序文件管理中的问题责任人进行处理并纠正与考核,则程序文件管理就缺乏了严肃性,使整体工作效果与执行的动力大打折扣。监测考核奖罚能够有效疏导程序文件管理参与人员的价值取向,确保程序文件管理的有效开展。以前的工作中没有很好执行也是一项原因。三、采取

6、的改进方案与措施根据以上原因分析,主要采取了如下的措施:3.1领导重视,从最高管理者开始,理解应用推广程序文件管理并提供组织与权力的保证:管理者代表在明白了上述的问题及原因后,及时与最高管理者进行沟通,征得领导的理解与认可,特别是当最高管理者清楚地意识到程序文件管理的实质与作用时,程序文件管理的战略性管理位置应付得到确认。在程序文件管理的主要位置确立后,如何执行就成了主要矛盾。为了在整个公司推行程序文件管理,我们采取了会议、通知、文件等管理形式提供程序文件管理的组织与权力保证。通过这些方式明确表达公司最高管理层推广程序文件管理的信心与决心,这是保证程序文件管理成功的第一步。比如:下发文件,要求

7、所有中层以上干部必须通过程序文件内审员的培训与考试合格,否则不得担任中层以上干部。考试不及格,交纳补考费重新考试直至合格,这一措施保证各级组织对程序文件管理的初步认识,降低推广的阻力;提拔晋升干部时,优先从程序文件管理人员队伍中选择。对各部门的程序文件管理人员进行任命,以文件形式下发,并对所有参与程序文件管理的人员进行月度工资津贴,当进行相应的管理活动时,再根据出勤与业绩进行相应的工资补贴。这一措施是领导对程序文件工作重视的具体体现,使公司全体员工清楚地意识到公司对程序文件工作的重视程度,从正面引导各项工作与程序文件管理的结合。3.2全员参与是一种原则,可以通过“星星之火,可以燎原”的模式实现

8、为保证全员参与,公司在程序文件覆盖到的各个部门设置程序文件管理员,简称程序文件员,在重要部门如质量管理部门、技术研发部门、生产关键岗位设立多名程序文件管理员,将他们当作程序文件工作的宣传者、执行者、监督者,教练员、指导员、战斗员,保证全员参与原则的实现。此处我们将程序文件的内部审核员概念转换为程序文件管理员的目的是,淡化程序文件管理工作与部门具体管理的区别,真正将程序文件管理做为一种管理工具进行推广,如同在实际工作生活中将英语语言、计算机操作、车辆驾驶技术一样,将程序文件管理的方法当做一项管理工具用于解决实际工作中的问题,而不再将程序文件工作当做一种具体的工作内容;通过对程序文件管理人员的管理

9、,定期将他们组织在一起进行培训沟通,提高他们的意识,燃发他们的激情,使整个程序文件组织如同一团熊熊烈火,从而指导公司的程序文件管理;当沟通会议结束后,他们回到各自的部门后,如同燎原星火,带动全员参与,全员应用,共同推动程序文件管理工作。可以称为“聚是一团火散作燎原星”的全员参与方式;3.3人力资源保证,提高部门程序文件管理员的能力是做好程序文件管理工作的根本保证程序文件的推广与应用需要大量的适宜的程序文件工作人员,为做好这一工作,我们分步实施:制定程序文件管理员制度:对程序文件管理员的工作内容、工作要求、权利义务、待遇、考核及基本的入选条件等进行规定,使工作有明确的指导;程序文件管理员队伍组建

10、:根据程序文件管理员制度,公司在管理者代表下设立兼职程序文件管理专员,负责公司的程序文件日常管理工作;在各部门设立兼职程序文件管理员,负责部门内部的程序文件管理工作;各部门员工自行报名或部门推荐,部门领导批准,统一报公司组建涵盖各部门的程序文件管理员队伍;程序文件管理员的培训:对组建的程序文件员队伍,统一思想认识,利用各种培训机会,使其掌握标准、手册、程序文件、审核方法及日常的管理方法,统一对程序文件管理执行标准的理解,保证行动的一致性;培训内容上,我们根据公司的实际管理状况及行业特点,分别进行了相应的专业知识培训、国内外先进管理经验的培训(如通用的持续改进、麦肯锡的沟通技术等、内部审核案例的

11、讲解剖析、专项审核的实习等,以提高其对程序文件管理的认识与应用水平的提高;改进培训方式,提升培训效果,课堂上,改变传统的填鸭式教学,实行分组管理,展开小组课堂竞赛与教学互动,当场进行奖罚兑现;对培训效果的考评上,每个培训课题进行书面考试,不及格的要补考,保证培训效果,促进程序文件管理员的水平提高;目前,所有程序文件管理员已经具备了初级的内部审核员水平； 程序文件管理员的日常管理： 根据程序文件管理员的基本素质与 业务能力以及部门专业的不同， 对所有的程序文件管理员进行分组管 理，每小组指定综合业务能力强的成员担任组长，负责小组成员的活 动组织、培训指导、作业审查、沟通信息汇总等职能；同时每组指

12、派 一名教练员，由审核经验丰富的老审核员担任，对小组内成员在审核 及学习的过程中进行专门指导，快速提升程序文件管理员的水平；由 公司级的程序文件管理专员担任班长， 负责程序文件员小组的组织管 理，对各小组的活动出勤及考核成绩进行记录分析评比；管理者代表 作为总教练，进行年度月度培训，审核表检查，审核作业讲解等，对 公司程序文件运行中出现的问题进行检查预警，纠正处理，分析改进 实施工作布置等； 程序文件管理员的评聘与考核： 根据历次培训效果及实习审核成 绩，对符合内部审核员评聘标准的，通过公司文件聘任为公司不同级 别的审核员 （分为五个级别： 首席审核员、 高级审核员、 中级审核员、 初级审核员

13、、实习审核员） ，对达不到规定要求的，仍然留在程序文 件管理员队伍中进行跟班学习，并解决本部门的程序文件管理问题。 对公司所有程序文件员、审核员实际的培训考勤、培训成绩、程序文 件月度工作分析、内审、外审、持续改进情况等进行年度考核，决定 续聘或解聘。 3.4 重在应用，变长为短，每月结合本部门的实际工作进行程序 文件管理自查 改变原有的每年一次内审为每月一次内审， 变单纯的应付形式的 内部审核为结合部门实际工作的程序文件审核。 各个部门的程序文件员通过培训后， 结合部门的工作目标及目标 分解后的措施应用程序文件管理知识进行程序文件工作的自查。包 括：对月度工作 KPI 进行分解，明确各个岗位

14、的具体量化指标、实现 目标指标的措施、措施执行的依据（标准、制度、SOP、表格、记录） 、 过程的记录、控制指标的检查、出现偏差后的影响评价、纠正与纠正 措施、改进要求等各个要素。通过对以上要素的检查，发现问题及时 改正，同时提出改进意见，形成月度检查记录，作为评价部门程序文 件工作及部门程序文件员业绩的依据。 月度部门程序文件工作自查记录表，对部门的工资收入产生影 响；同时对所有部门的程序文件工作检查表进行评分，按得分多少进 行奖罚，对程序文件自查表做得较好的前三名的进行现金奖励，对最 后一名进行现金处罚。 通过以上方式保证程序文件工作的日常化， 促进程序文件管理工 具在日常管理工作中的应用

15、，消除程序文件与日常工作两张皮的现 象。 3.5 针对重大或反复出现的问题，及时开展专项审核 在公司每半月一次的部门例会上，各部门对其运行结果、目标指 标的完成情况进行汇总分析，指出存在的问题，进行分析并提出改进 措施。公司管理者代表及管理专员列席会议，对重大问题或反复出现 的问题进行收集并分析，结合公司的整体目标，形成专题，展开专项 审核。 专项审核问题形成后，明确提出审核的重点及要达到的目的，有 选择地安排审核员组成审核小组展开审核活动。活动期间，问题部门 必须按照审核计划进行全方位的配合，接收审核；通过对问题产生涉 及过程的全面彻底调查，经分析后提出改进意见，转由相应的管理部 门执行纠正

16、并提出纠正措施改进， 根据纠正措施的性质进行不同的跟 踪验证。 在专项审核过程中，各程序文件管理员在审核与接收审核过程 中，体会到了管理的要求与教训，总结或借鉴了好的工作经验，在实 际的审核实习过程中同时进行了有效的培训， 通过专项审核活动的后 案例分析讨论过程，进行审核员能力的提高。专项审核的开展有效的 推动了公司日常管理工作的良性发展， 使程序文件管理产生了直接的 效益。 3.6 严格考核奖罚兑现，强力推进程序文件管理 严格程序文件管理员的管理， 对不能及时参加公司集体活动的程 序文件管理员进行相应的经济处罚，在当月工资中兑现；并对其主管 领导总监进行公司通报批评， 对程序文件管理员的月度程序文件检查 表进行评分后，做得较好的，进行奖励，对较差的进行工资处罚； 对程序文件审核过程中发现的问题要求整改的， 如果部门不能按 时完成，对其系统总监进行重罚，以促进整体管理工作的提升。 3.7 及时总结、及时改进及时更新，促进程序文件管理工作的有 效性 通过对程序文件管理员的日常管理，及时进行相应的总结分析， 如对程序文件员的组成与成绩进行分析判断， 找出相应的薄弱环节进 行适时的培训，提高其基本的工作能力； 针对部门程序文件自查表中发现的问题及实际工作中存在的问 题及时进行相应的专题限时完成改进或专项审核活动， 促进企业的发 展； 根据程序文件活动