Word介绍及讲解

1、1 Word 2000概述中文Word是当今流行的字处理软件之一，中文Word继承了Windows的图形界面，让用户能够方便地处理文字、图形、表格以及Web页等内容。1.1 Word 2000的功能1文件管理功能Word 2000可以搜寻用户需要的特定类型文件，并同时打开多个文件逐个进行编辑、打印、删除、标志文件特征等操作。它还提供大量“向导”文件引导用户建立各种类型文档。2编辑功能Word 2000具有自动更正错误、编号自动套用、自动检查并提示输入时的拼写和语法错误等功能。它的查找功能不仅能对字、词进行查找，还可以对样式、某种特定段落进行查找，也可实现对英文字母的大小写相互转换。用户可以方便

2、快捷地进行各种编辑工作。3版面设计使用整页“所见即所得”模式，可完整地显示字体、字号、页眉、页脚、图表、及文字，并可分栏排版。Word 2000提供“预览”功能，帮助我们在打印输出前检查排版效果。4表格处理Word 2000的表格工具栏提供了方便自如的画各种方向的线、多种合并和拆分单元格的功能；可随时对表格进行调整和格式化；还可方便地进行统计和排序及生成各种统计图。5图形处理Word 2000不但可在编辑的文档中插入不同的应用程序生成的图形文件，还提供了一套新的绘图和图形功能，可方便地用于美化文字和图形，使之具有三维效果、阴影效果、纹理填充、水印效果等。6制作Web页Word 2000加强了网

3、络功能和通信能力，改变了传统的以文档为中心的处理模式，发展到以Web为中心的处理模式。它能用Word 2000直接编写Web主页，并可存取HTML文件，同时也可以将编写好的Word文件直接通过Internet发送到世界各地。1.2 启动启动Word 2000一般常用以下两种方法：（1）利用菜单方式单击任务栏中的“开始程序Microsoft Word”命令，启动Word 2000。（2）利用快捷图标方式利用建立快捷方式，在桌面上建立Word图标，然后双击该图标即可启动Word 2000。1.3 退出退出Word 2000有四种方法：（1）单击“文件退出”命令。（2）直接按“Alt+F4“组合键。

4、（3）双击Word 2000工作窗口左上角的控制菜单框。（4）单击Word 2000工作窗口右上角的关闭按钮“”。1.4 Word 2000窗口启动Word2000后，屏幕上会出现Word的工作界面，如图3-1所示。Word 2000的窗口由标题栏、菜单栏、常用工具栏、编辑区等区域组成。（1）标题栏：标题栏位于Word窗口的最上方，用来指示当前所使用的软件名称及所编辑的文档名。（2）窗口控制按钮：窗口控制按钮位于Word窗口的右上角，它由3个按钮构成，用来控制窗口的大小和关闭。（3）菜单栏：在各个下拉菜单中提供了编辑文档时用到的种种命令。此栏中包含了Word中的所有命令菜单。（4）常用工具栏：

5、包含了常用命令的快速执行按钮，单击即可执行这些命令。（5）格式工具栏：包含了可以快速改变文字外观和文档编排格式的按钮。工具栏上有许多小图标，只需单击这些小图标，即可对文档实现新建、打开、关闭、存储、打印、改变字体、创建表格、插入图片、排版等各种操作。如果不知道某处图标的功能，只需将鼠标指针放在该图标上，立即会在该图标下面出现一个小方框，此小方框中的文字将说明该图标的名称。（6）标尺：确定文档在屏幕及纸张上的位置，同时也可以用此标尺进行段落缩进和边界调整。（7）编辑区：这是输入文件内容的区域。在此区域内有一个闪烁的竖杠称为“插入光标”，而插入光标的位置也是随后输入字符的位置。（8）垂直滚动条：使

6、你能方便地移动（上下滚动）窗口内的文档。单击垂直滚动条上的、按钮，可以分别往上或往下滚动窗口，直到想处理的文件内容显现在编辑区。（9）水平滚动条：使你能方便地移动（左右滚动）窗口内的文档。单击水平滚动条上的、按钮，可以分别往右或往左滚动窗口，直到想处理的文件内容显现在编辑区。（10）视图按钮：用于切换文档的四种视图方式。（11）状态栏：此栏显示出光标在文档中所处的当前位置。文档结构视图显示区常用工具栏标题栏绘图工具栏区视图按钮状态栏编辑区格式工具栏窗口控制按钮图3-1 中文Word 2000工作窗口1.5 设置工具栏Word 2000提供了许多工具，利用这些工具用户可以快速的选择使用这些命令。

7、通常，启动Word后，在Word的主窗口中会出现常用工具栏和格式工具栏。然而，事实上Word提供的所有工具栏都可以由用户设置成显示或隐藏。1显示工具栏单击“视图工具栏”命令，打开其工具栏的子菜单，从中选择要显示的工具栏，即在其前面会出现复选框记号“”；或者在已显示的工具栏空白处，单击鼠标右键，在右键菜单中选择要显示的工具栏项目。2隐藏工具栏单击“视图工具栏”命令，打开其工具栏的子菜单，从中清除要隐藏的工具栏的复选框记号“”；或者在已显示的工具栏空白处，单击鼠标右键，在右键菜单中清除要隐藏的工具栏的复选框记号“”。1.6 显示工具栏除了Word 2000已经提供的工具栏外，用户还可以根据需要自行

8、创建新的工具栏，如，“符号工具栏”，即把一些要用的特殊符号都放在此工具栏中，当用户要使用时就不必每次单击“插入符号”命令，再在“符号”对话框中查找，最后插入。由此大大简化了操作步骤，方便用户的使用。它的具体操作步骤是：（1）单击“工具自定义”命令或者在工具栏的空白处单击鼠标右键，在右键菜单中单击“自定义”命令，打开“自定义”对话框，如图3-2所示。（2）在“自定义”对话框中，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”命令，打开“新建工具栏”对话框。（3）在此对话框中，在“工具栏的名称”文本框中输入工具栏的名称，在“工具栏的有效范围”的下拉框中选择，此工具栏的应用范围，是所有Word文档，还是当前文档，

9、完成后，单击“确定”按钮。（4）这时再切换到“命令”选项卡，如图3-3所示，在“类别”列表中选择命令类别，从“命令”列表中拖动命令到刚才新建的空白工具栏上，完成后，单击“关闭”按钮，并关闭“自定义”对话框即可。图3-2 “自定义”对话框 图3-3 “命令”选项卡（5）在图3-2“自定义”对话框中可以单击“重命名”、“删除”、“重新设置”命令，可以分别对已有的工具栏进行重命名、删除和重新设置所包含的命令等操作。另外“键盘”命令可以为命令、宏、字体、“自动图文集”词条或常用符号分配快捷键。2 文件的基本操作用户在对Word操作时，首先要掌握文档的基本操作，例如如何创建或打开一个文档，如何在文档中输

10、入文字信息，输入信息后又如何进行保存，及对所输入的文字如何进行选择、移动、复制、查找和替换等。2.1 新建文档启动Word 2000之后，Word会自动建立一个空白文档，用户可以马上在此文档中输入文本。在窗口顶部闪烁着的光标，指出了输入文本将出现的位置。输入时，插入光标从左向右移动。另外用户可以使用以下三种方法自行创建新文档：l 单击常用工具栏中“新建”按钮。l 使用“Ctrl+N“快捷键创建一个空白的文档。l 单击“文件”菜单下的“新建”命令，则可根据模板格式来创建一个新文件。模板通常用于创建符合某种格式标准的文档（如各种传真、信函等应用文），例如假定要制作一个传真，可按如下操作步骤新建文件

11、。按模板格式新建文档的操作步骤如下：（1）单击“文件新建”命令，打开“新建”对话框，如图3-4所示。（2）在对话框中单击“信函和传真”选项卡打开该类型中包括的模板。（3）单击选定“典雅型传真”模板。（4）单击“确定”按钮，就生成了新的文档。图3-4 “新建”对话框2.2 打开文档打开一个已经存在的Word 2000文档，可以单击“打开”命令，或“文件打开”命令，弹出“打开”对话框，如图3-5所示。图3-5 “打开”对话框通过在“查找范围”、“文件名”、“文件类型”列表框的选择与输入，用户可以打开任意一个可用Word 2000打开的文档。为了适应Internet的发展，“打开”对话框中添加“历史

12、”、“我的文档”、“桌面”、“收藏夹”以及“Web文件夹”等图标按钮。单击其中一个图标按钮，可以切换到对应的文件夹中。例如：单击“历史”按钮可以查看到Word最近打开的2050个文档。如果要打开多个文档，可以按住“Ctrl”或“Shift”键，再单击“打开”命令即可做多个文件的选择。2.3 保存文档Word支持多种存盘格式，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉表中，列出了20多种不同的格式供用户选择。1手工保存若要保存现在正在进行编辑修改的Word文档时，可单击“常用工具栏”中“保存”按钮，或“文件”菜单中的“保存”命令，或按“Ctrl+S”快捷键。对于新文档首次保存，将打开“另存为”的对话框

13、。其操作方法与“打开”对话框类似，由用户指定文档保存的位置、文件名及文件类型。若同时保存多个文档，可以按下“Shift”键，再单击“文件”菜单。此时原“保存”命令变成“全部保存”命令，可以使所有打开的文档得以保存。若要把文档换名或换位置保存，则可以单击“文件另存为”命令，这时就可在“另存为”的对话框中重新设置文档保存的位置、文件名及文件类型。注意：如果未保存文档就关闭文档或退出应用程序，Word会打开对话框，提醒用户对文档是否保存。2自动保存图3-6 “选项”对话框Word 2000为了防止在突然断电，或出现了其他的意外时而导致文档内容突然丢失的现象发生，而设置了自动保存的功能。这样即使有意外

14、发生，只要重新启动Word，系统就会自动打开所有自动保存过的文档；如果此时没有出现自动恢复的文档，则可直接打开位于WindowsTemp目录下扩展名为ASD的文件。设置自动保存的操作步骤如下：（1）单击“工具选项”命令打开如图3-6所示“选项”对话框。（2）单击对话框的“保存”选项卡。（3）选中对话框中的“自动保存”复选框。（4）在复选框后面的数值框中输入自动保存的时间间隔。（5）单击“确定”按钮。注意：自动保存的时间间隔一定要选取适当，如果时间过长，则不一定能保证所有未存盘的修改都能恢复，如果间隔过短，将使Word经常进行存盘操作，大大降低系统效率。一般来说，设定在1030分钟之间比较适合。

15、2.4 文本输入Word文档中文本输入是最基本、最简单的部分。在打开或新建的Word文档中输入文本时，如果输入的是英文，在空白文档中直接输入就可以了。当输入的内容是中文时，则需要先切换到中文输入法，即将鼠标指针移至窗口右下角的输入法图标上，单击鼠标左键，打开输入法选项框，从中选择适合的输入法。另外Word 2000还提供了多种简化和提高工作效率的工具和方法，如文本插入、删除、查找、替换、选取、移动和对拼写及语法的检查等。1光标定位文本输入之前，首先要定位光标。用户可以使用键盘上的光标定位键移动插入点，也可以直接用鼠标来完成光标的定位。用户将光标移动到要定位的字符前，单击鼠标左键，插入点光标就定

16、位到该字符之前。2换行分段在Word文档中输入文本时，Word 系统的整字换行（Wrap）功能能够在输入文字超过一行宽度时自动换行，用户不必决定何时换行。至于各行的宽度用户随后可以进行随意调节。在Word文档中，以“Enter”键结尾的一行或多行称为一个段落。当用户在输入若干文本后，按下“Enter”键，Word将在此处放置一个称为段落标记的符号，该符号标志着一个段落的结束。若删除一个段落标记，则此标记前后两段将合并成一段，且段落格式也会发生相应变化。段落标记在默认的情况下是显示的，若用户要设置该标记显示与否，需单击“工具”“选项”命令，选中“视图”选项卡。在“格式标记”项中对“段落标记”前的

17、复选框进行相应设置，就可控制段落标记的显示或隐藏。3文本输入方式在进入Word 2000中，系统默认的是“插入”模式，这可以从状态栏的“改写”框灰化上看出。用户要在“插入”与“改写”两种模式之间进行切换有两种方法：（1）直接用鼠标双击状态栏上“改写”框，就可以启动或取消改写模式；（2）通过按键盘上“Insert”键来进行切换。4插入符号用户在文本输入时常常需要使用一些特殊字符，如希腊字母、日语假名、希伯来语等，或者一些常用符号。这些字符或符号都无法用键盘直接输入。Word提供了丰富的符号供用户选择插入。用户单击“插入符号”命令，打开“符号”对话框，如图3-7所示。用户用鼠标双击选中的符号或选中

18、符号后，单击“插入”按钮，都可将对应的符号插入到文本中插入点所在处。图3-7 “符号”对话框在“符号”对话框中，“子集”下拉列表框提供了不同的符号集供用户选择。在“特殊字符”选项卡中， 提供了一些常用的印刷符号，如“不间断连字符”、“注册符”、“版权符”等等。用户选中后单击“插入”按钮即可。2.5 文本编辑1选择文本文本的选择可以通过鼠标简单易行地完成。常用的鼠标选择文本方法有：（1）选择单词：用鼠标双击单词或中文单句（不包括标点符号）。（2）选择图形：用鼠标单击图形。（3）选择一行文字：将鼠标移至该行左首，鼠标箭头形状指向右上方时单击，或者直接用鼠标从行首按下鼠标拖动至行尾。（4）选择多行文

19、字：将鼠标移至第一行左首，待鼠标变成箭头形状后拖动至末行。（5）选择段落：用鼠标三击该段落的任意处。（6）选择大段文本：在文本起始处单击鼠标，按下“Shift”键，再将光标移至结尾处。（7）选择整个文档：将鼠标移至任意行左首，鼠标变成箭头形状后三击。（或者按“Ctrl+A”快捷键，或者用鼠标单击“编辑”菜单中的“全选”命令）（8）选择竖块文本：按住“Alt”键用鼠标拖动块首至块尾。当然，用户也可以利用键盘来选择文本，具体方法是：将光标置于所选文本首，按住“Shift”键，利用光标上下左右键来选择。注意：在对文档中大段的内容做了选定之后，我们就可以方便的对此内容进行移动、复制、剪切和删除等操作了

20、。2移动和复制文本Word文档编辑过程中，常需要将部分文档内容移动或复制到文档的另一位置或其他文档中，甚至是其他应用程序中去。用户可以使用三种方法将文本从当前位置移动或复制到新的位置。（1）使用剪贴板移动、复制文本首先选中要移动的文本或其他对象，再单击“编辑剪切”命令，使要移动的对象从文档中剪去放入剪贴板。然后将光标定位到目标位置，再单击“编辑粘贴”命令，就可将刚放入剪贴板中的内容插入到插入点处。若是选中对象要复制到目的地，惟一不同的是选中对象后单击“编辑复制”命令，当然，用户也可以使用“常用工具栏”提供的“剪切”、“复制”、“粘贴”按钮进行相关操作。（2）使用鼠标左键来拖动移动、复制文本首先

21、选定要移动的文本，将光标定位到选定文本内任意位置，当鼠标变成左斜箭头形状时，按住鼠标左键，拖动文本至目标位置，放开左键即可完成选中文本的移动。若是复制选定文本，只需在拖动的同时按下“Ctrl”键即可。（3）使用鼠标右键拖动文本对于选定的文本对象，若是采用按住鼠标右键拖动对象，则会在用户松开右键时，Word自动打开快捷菜单。用户可以根据需要在其中选择移动或是复制等有关菜单项，从而实现操作。注意：Office 2000的剪贴板最多可以暂存12次剪切或复制的对象。用户可以根据需要粘贴其中的任意次的对象。这12次操作适用于其他任何应用软件。剪贴板的使用方法是：用鼠标单击“视图工具栏”命令，在列表中选择

22、“剪贴板”选项，就会出现“剪贴板”工具栏。 3删除和改写文本若用户在文本内容中出现操作错误，可以进行消除错误的操作。（1）对于文本内容不正确时，可以利用退格键（Backspace）删除插入点左边的字符或用删除键（Delete）删除插入点右边的字符。（2）当要删除的文本内容较多时，可以先选中要删除的文本，按一次“Delete”键就可以全部删除选中文本。（3）若选中文档，直接从键盘输入新的正确内容，也可直接替代掉选中文本。4撤消和重复操作Word 2000能记载用户最近曾经执行的操作，这种存储能力能撤消或重复最近的某次操作。由于误操作，而要取消最近一次编辑，可单击“编辑撤消”命令或单击“常用工具栏

23、”中的“撤消”命令。就可使以文本内容恢复到前一步操作的状态。Word 2000支持依次撤消最近若干次操作。用户可以重复单击“撤消”命令，也可“撤消”按钮右边的向下箭头，会出现下拉列表。该列表列出了所有可以撤消的操作，单击要撤消的操作，则该操作及之前的所有操作均被撤消。在撤消某操作后，若想恢复该操作，可以命令“编辑恢复”命令，同样也可以单击“常用工具栏”上的“恢复”按钮。 该按钮右侧的下拉列表也可以使用户有选择地取消前几次撤消操作。若“恢复”按钮灰色显示，表示该操作目前是不可用的。5查找图3-8 “查找和替换”对话框Word 2000可以帮助用户在整个文档中查找、定位文本，文本格式或特殊标记（如

24、制表符、段落标记等），而不必用户从头至尾逐字阅读整个文档。用鼠标单击“编辑”菜单中的“查找”命令，出现如图3-8所示“查找和替换”对话框。在“查找”选项卡上的“查找内容”框中输入要查找的内容，例如输入“计算机”，再单击“查找下一个”按钮，Word 2000会自动找到满足查找内容的第一处匹配文本，并使之突出显示。这时用户进行相应操作后，若还想继续查找，则继续单击“查找下一处”按钮。当对整个文档查找完毕后，Word将打开消息框，提示完成对文档的查找搜索工作。当单击“查找”选项中的“高级”按钮时，将出现许多高级选项供用户选择，如图3-9所示。适当的设置这些高级选项，可以加快查找速度或缩小、放宽查找条

25、件。图3-9 “高级”选项界面其中：l “搜索范围”：设置查找的范围，该列表框中提供“全部”、“向上”、“向下”三个选项。l “区分大小写”：若选中该项，则Word 2000只查找大小写完全匹配的文本。l “全字匹配”：选中该选项，表示Word 2000只查找整体与查找内容相同的单词。例如：查找对象是“the”时，若没有选择“全字匹配”，则Word 2000认为“there”、“then”等单词也符合查找条件。l “使用通配符”：选中该项，Word 2000提供了两个通配符供用户使用，“？”、“*”。“？”代表任意一个字符，“*”代表任意数量个字符。例如查找内容为“W*”时，则诸如“Who”、

26、“Where”、“When”等单词都符合查找范围。所以当选中该项时，“区分大小写”、“全字匹配”、“区分全半角”等选项都灰化，变得不可用。l “同音”：此选项选中，表示Word 2000会自动将发音与”查找内容”框中文字相同但拼写不同的单词找出。例如查找“dear”，则“deer”也符合查找范围。l “查找单词的所有形式”：选中后，Word 2000将会将“查找内容”的各种形式都查找出来。例如，查找内容是“take”，则系统会将过去式“took ”，过去分词“taken”等都作为符合条件的对象查找出来。l “区分全半角”：该项选中意味着系统在查找时将区分全角、半角的英文字符和数字。对于要查找的

27、文本内容，还可以指定具体的格式，以进一步限制查找条件，输入“查找内容”后，单击“格式”按钮，打开如图3-10所示菜单，用户可以根据需要进行“字体”、“段落”、“制表位”等具体设置。当然也可以只搜索指定的格式，而不固定查找文本内容。单击“特殊字符”按钮，将会打开菜单，其中提供了许多特殊的字符供用户选择。例如用户单击选择“省略号”项，则“查找内容”中显示字符代码“I”，当然用户也可以直接输入该代码符，之后就可以在文档内查找该特殊的字符了。6替换“替换”功能是指在查找的基础上，将文档中某个特定的文本格式或符号用另外指定的内容进行替换。用鼠标单击“编辑”菜单中的“替换”命令，将打开如图3-10所示“查

28、找和替换”对话框的“替换”选项卡。在“查找内容”文本框中输入要搜索的文字，在“替换为”框内输入替换内容，然后用户可以单击“查找下一处”、“替换”或“全部替换”按钮，其中“查找下一处”将显示查找到的内容，由用户根据需要决定替换或不替换。图3-10 “格式”按钮打开的菜单替换之后还会打开一对话框，提示用户已经自动完成了多少次替换操作。用户也可以利用替换来方便实现文档格式更改。例如要将文档中所有“小五”字号、文本内容的格式更改为“五号”字号、“倾斜”字形，这时在“替换”对话框中，就只需分别用“格式”按钮对查找格式与替换格式进行设置即可，而不需指定具体的查找文本与替换文本。在替换时，若选中了“查找单词

29、的各种形式”复选框，则Word 2000还会自动进行各种形式的替换，例如将“worse”替换为“better”同时，也会将“worst”替换为“best”，又如用“took”去替换“take”时，也会将“took”替换为“taken”。7拼写和语法检查在Word文档编辑过程中，用户常会有些输入、拼写错误。Word 2000提供的拼写、语法检查功能能快速、高效地对文档进行校对更正，避免了人工繁重的校对工作。Word 2000提供了两种检查的方法。（1）键入时自动检查错误图3-11 “拼写和语法”对话框当用户在输入文本内容时，Word就可以同时开始拼写与语法检查，一旦发现可能的错误，立即进行标记以

30、提醒用户进行必要的更改。一般拼写错误的单词下加红色波浪线，而语法错误的语句则加绿色波浪线显示。用户若需要更正，只需在带有下划波浪线的字符处单击鼠标右键，显示快捷菜单，然后在其中选择所需的正确内容即可。若单击快捷菜单中的“拼写”选项，将打开如图3-11所示对话框。“建议”框中显示系统提供的与拼写错误的单词相近的单词，用户若能在其中找到所需的正确拼写单词。选中后，单击“更改”按钮，系统就会用正确的拼写替代错误的拼写。单击“忽略”按钮，则不会进行替换。对语法出错的文本，操作过程与此相同。图3-12 “选项”选项卡界面要能够键入时系统自动检查拼写、语法错误，用户还必须对Word运行环境进行相关的设置。

31、单击“工具”菜单中的“选项”菜单项，打开对话框中的“拼写与语法”选项卡，如图3-12所示。用户需要选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框。并且清除掉“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框，再单击“确定”按钮。这样在用户键入文本时，Word就会使用红色、绿色下划波浪线标识出拼写、语法错误的文本。在此选项卡中，用户还可以进行许多其他有关设置，来提高检查的速度、精度。（2）搜索现有文档中错误这是指在已创建完毕的文档中，让Word来完整地搜索一下拼写、语法错误。具体操作时，选中“工具”菜单中的“拼写和语法”命令，打开“拼写和语法”对话框，进行检查、更正或忽略等相关操作。当W

32、ord完成拼写和语法检查后，会出现消息框，提醒检查操作的完成。以上介绍的拼写检查是基于Word 2000自带的主词典而言。若用户文档中使用的一些主词典中不包含的人名、地名、专有名词等等时，Word 2000就会认为是拼写错误。这时，用户可以把这些词汇添加到Word 2000的自定义词典中，或创建自己的关于自定义词典的专门词典。以后，再使用这些单词时，在激活这些词典的前提下，系统就不会对这些单词的拼写提出疑问。关于自定义词典的新建、激活、编辑。可以通过“词典”按钮，做进一步操作，这儿就不再详细叙述。2.6 改变视图方式页面是存放文档内容的区域。在“页面”视图下，页面区域模拟真实的纸张，使得用户在

33、编辑阶段就可以看到文档的版面情况。在Word 2000中可以多种方式显示页面内容，并可调整页面的显示比例。在Word 2000中，可以按以下四种方式显示文档页面：1普通视图普通视图显示了文字的格式，但是将页面的布局简化，适合于快速键入或编辑文字并编排文字的格式。2页面视图按照文档将打印出的方式进行显示的视图。诸如页眉、页脚、栏都会在它们的实际位置上进行显示。页面视图适合于对页面的布局进行调整。3大纲视图显示文档的标题大纲，使得查看文档的结构变得很容易，并且可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文。4Web版式视图编辑Web网页时使用的视图，能“所见即所得”地显示Web网页。 在Word 20

34、00中执行以下操作之一可以将文档页面切换到相应的页面视图：（1）单击“视图”菜单中的“普通”、“页面”、“大纲”或“Web版式”命令。（2）单击文档窗口左下角的“普通视图”按钮、“页面视图”按钮、“大纲视图”按钮或“Web版式视图”按钮。3 文件的排版3.1 字符风格字符的排版，包括对字符的字体、字号、字形、颜色和间距等的设定，通过这些设定使文章起到规范、醒目的作用。对基本的字符排版，可以使用“格式”工具栏上的按钮进行，如图3-13所示。选定文本，单击格式工具栏中相应的按钮即可。图3-13 “格式”工具栏图3-14 设置字符格式除了利用格式工具栏的按钮外，还可以利用“格式”菜单中的“字体”命令

35、对字符进行排版。具体操作步骤如下：（1）选定文档中需进行排版的部分。（2）单击“格式字体”命令，打开“字体”对话框，如图3-14所示。在“中文字体”框中选取字体，在“字形”框中选取“常规”、“倾斜”、“加粗”或“加粗倾斜”，在“字号”框中选取字号，在“下划线”框中选取下划线的类型，还可以设置字体效果。（3）单击“字符间距”选项卡，可以设置字符的缩放比例以及字符间距。单击“动态效果”选项卡，可以设置字符的动态效果。（4）设置好后，单击“确定”按钮即可 。3.2 段落格式1段落对齐方式段落对齐方式是指段落在水平方向以何种方式对齐。在Word中，段落对齐的方式有以下四种：（1）两端对齐：将所选段落的

36、两端（末行除外）同时对齐或缩进。选定要设置对齐方式的段落，单击“格式”工具栏的“两端对齐”按钮，结果如图3-15所示。（2）居中对齐：使所选的文本居中排列。选定要设置对齐方式的段落，单击“格式”工具栏的“居中对齐”按钮，结果如图3-16所示。图3-15 两端对齐 图3-16 居中对齐（3）右对齐：使所选的文本右边对齐，左边不对齐。选定要设置对齐方式的段落，单击“格式”工具栏的“右对齐”按钮，结果如图3-17所示。（4）分散对齐：通过调整空格，使所选段落的各行等宽。选定要设置对齐方式的段落，单击“格式”工具栏的“分散对齐”按钮，结果如图3-18所示。图3-17 右对齐 图3-18 分散对齐2段落

37、缩进图3-19 首行缩进 段落缩进是指段落在水平方向的段落排版技术，段落缩进的目的是使文档的段落显示得更加条理清晰，更便于读者阅读。选定要进行缩进的段落，然后左右拖动相对应的缩进滑标即可。如果用户在拖动的过程中按住“Alt”键不放，在标尺上将会出现缩进的准确数值。在Word中，段落缩进的方式有以下四种：（1）首行缩进：将段落的第一行从左向右缩进一定的距离，而首行以外的各行都保持不变，如图3-19所示。（2）悬挂缩进：与首行缩进相反，悬挂缩进对首行文本不加改变，而是对除首行以外的文本缩进一定的距离，如图3-20所示。图3-20 悬挂缩进（3）左缩进：整个段落的左侧向右缩进一定的距离，如图3-21

38、所示。（4）右缩进：所选段落的右端向左缩进一定的距离，如图3-22所示。除了利用段落缩进滑标进行缩进以外，还可以使用“格式”工具栏中的两个缩进按钮：l 减少缩进量：减少文本的缩进量或将选定的内容提升一级。l 增加缩进量：增加文本的缩进量或将选定的内容降低一级。图3-21 左缩进 图3-22 右缩进每单击一次缩进按钮，所选文本的减少或增加的缩进量为一个汉字。3行间距和段间距行间距是指一个段落内行与行之间的距离，在Word中默认的行间距是单倍行距。段间距是指一个段落与另一个段落之间的距离。具体操作方法如下：图3-23 “段落”对话框 （1）选定要调整行间距或段间距的段落。（2）单击“格式段落”命令

39、，打开“段落”对话框，如图3-23所示。在“行距”框中设置行间距，在“间距”框中设置段前和段后的间距。在“段落”对话框中也可以设置段落缩进和对齐方式。（3）单击“确定”按钮。4换行和分页在进行文档编辑的过程中，有时会出现在输入一个段落的最后一行时，产生了分页，并且如果在此之后再没有其他内容，就会使这一行显得比较孤立。另外在编辑中有关段落的换行和分页还有许多种情况，这就需要用户在使用过程中根据实际情况进行相应的设置。它的具体设置步骤是：（1）单击“格式段落”命令，打开“段落”对话框，并切换至“换行和分页”选项卡，如图3-24所示.图3-24 “换行和分页”选项卡（2）在“换行和分页”选项卡中，设

40、置分页方式和换行方式，设置完成，单击“确定”按钮即可。l “孤行控制”：防止段落在分页处只剩一行时被分开。l “段前分页”：强制段落另起一页。l “与下段同页”：两个段落必须同页，即，使前一页的两个段落全部排列到下一页。l “段中部分页”：使同页段落排列在同一页上。l “取消行号”：如果文档已经给每一行设定了标记号，选中此项就可取消段落的全部行号。l “取消断字”：此项是针对跨行英文单词的，选中后单词就不会跨行。3.3 设置项目符号和编号在文档中，为了使相关的内容醒目并且有序，经常要用到项目符号和编号。例如，在撰写一份操作说明书时，可以把操作步骤按先后顺序依次编号。1设置项目符号要把若干个段落

41、加上项目符号，具体操作步骤如下：（1）选择要加上项目符号的段落。（2）单击“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，单击“项目符号”选项卡，如图3-25所示。选择一种项目符号。（3）单击“确定”按钮，加上项目符号的结果如图3-26所示。图3-25 选择一种项目符号 图3-26 添加项目符号2设置编号要把若干个段落加上编号，具体操作步骤如下：（1）选择要加上编号的段落。（2）单击“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，单击“编号”选项卡，如图3-27所示。选择一种编号格式。图3-27 设置编号（3）单击“确定”按钮。Word具有自动创建项目列表和编号列表的功能。

42、例如，当你在一个段落的起始处输入一个数字，Word会自动把它格式化为编号列表中的第一项。当你按下“Enter”键开始一个新的段落时，Word会自动开始编号列表中的第二项，依此类推。要取消已有的项目符号或编号，首先要选择希望取消项目符号或编号的项。如果原有的是项目符号，就单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，使该按钮处于弹起位置；如果原有的是编号，就单击“格式”工具栏上的“编号”按钮，使该按钮处于弹起位置。3.4 设置边框与底纹为了使文档醒目而美观，可以给文本和段落的四周或某一侧加上边框，甚至可以给文档的某一页加上边框。如果要给文档中的文本加上边框与底纹，具体操作步骤如下：（1）选择要添加边框

43、与底纹的文本。（2）单击“格式边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡，如图3-28所示。在“设置”选项组中选择一种边框样式，在“线型”、“颜色”、“宽度”等框中选择适当的选项，在“应用范围”框中选择边框的应用范围。（3）单击“底纹”选项卡，如图3-29所示，在“填充”列表中选择要添加的底纹颜色，在“图案”框中选择图案的式样和颜色，在“应用范围”框中选择底纹的应用范围。图3-28 设置边框 图3-29 设置底纹（4）单击“确定”按钮。（5）如果要取消边框和底纹，首先选定要取消边框的文字、段落或页面，然后单击“格式边框和底纹”命令，在打开的“边框和底纹”对话框的“设置”选项

44、组中选择“无”，则边框和底纹将被取消。3.5 样式样式功能是各种文本格式的一个综合应用，样式是各种文本属性的集合，可以包括有关文本的大部分字符属性和段落属性。Word 2000中的样式包括字符样式和段落样式两种。字符样式中定义了一套包括字体、字号、效果等字符属性的字符格式，用于字符格式的设置；段落样式中除各种字符属性外，还定义了缩进、对齐方式、行间距等段落属性，因此用于设置段落的格式。使用样式具有以下优点：（1）可以方便地将整个文档编辑过程中的格式进行统一管理。（2）可以更加迅速地设置文本的各种格式。（3）减小文件占用的空间。1样式的使用单击“格式样式”命令，打开“样式”对话框，在“样式”列表

45、框中列出了各种样式名称，其中字符样式名称的左边会有一个加粗、带下划线的字母“a”，而段落样式名称的右边会有一个段落标记。使用该列表框可以方便地设置文本样式。假定要将某段准备作为文章标题的文本设置为段落样式“标题1”，操作步骤如下：（1）将光标定位到需使用样式的段落内，或是同时选定多个段落（同时为多个段落设置样式）。（2）在“样式”列表框中选择需要的段落样式“标题1”。图3-30 样式的使用操作选定段落立即具有了样式“标题1”中定义的各种属性。样式的使用操作如图3-30所示。2新建样式除了使用系统提供的样式外，也可以根据自己的需要自定义样式。假定我们要新建一个名为“落款”的段落样式，用作信件、文

46、章的落款。该样式具有楷体、五号字、加粗、右对齐等属性。下面就以“落款”样式为例，讲述新建样式的操作步骤。（1）单击“格式”菜单下的“样式”命令打开如图3-31所示的“样式”对话框。（2）单击“新建”按钮打开如图3-32所示“新建样式”对话框。（3）在“名称”文本框中输入新建样式的名称“落款”。（4）在“基准样式”列表框中选择一个格式与新建样式较接近的作为新建样式的参考，以减少需定义的格式项。例如我们可选择样式“正文”作为基准样式。图3-31 “样式”对话框 图3-32 “新建样式”对话框（5）在“样式类型”列表框中选择新建的样式为段落样式。（6）在“后续段落样式”列表框中可选择使用新建样式的段

47、落的下一个段落使用什么样式。（7）选中或清除“添至模板”复选框可选择是否将新建样式添至当前文档所使用的模板，使样式可用于其他基于该模板新建的文档。（8）单击“格式”按钮，并在打开的命令列表中单击“字体”命令，然后在打开的“字体”对话框中设置字体为楷体，字形为加粗，之后单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。（9）单击“格式”按钮，并在打开的命令列表中单击“段落”命令，然后在打开的“段落”对话框中设置对齐方式为右对齐，之后单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。（10）单击“确定”按钮。这样即可新建一个名为“落款”的样式。单击“格式”按钮列表中的各个命令可打开“字体”、“段落”、“项目符号和编号

48、”等格式设置对话框，在各对话框中可以详细设置样式的各项格式属性。3快速新建段落样式对于段落样式，除了使用上述方法外，我们还可以直接按照某个段落的格式新建样式，指定将该段落的格式作为新建样式的格式。快速新建段落样式的操作步骤如下：（1）将某个段落的格式设置为新建样式的格式。（2）单击“格式”工具条上的“样式”列表框将光标定位到其中，然后输入新建样式的样式名并按“Enter”键。这样即可按指定段落的格式创建出新的样式。使用这种方法新建样式较快速，适合于建立不是特别复杂的样式。4修改样式对已经存在的样式可以进行修改。修改样式的操作步骤如下：（1）单击“格式”菜单下的“样式”命令打开如图3-31所示的

49、“样式”对话框。（2）在“样式”列表框中选中需进行修改的样式。图3-33 “更改样式”对话框（3）单击“更改”按钮打开如图3-33所示的“更改样式”对话框。（4）该对话框中修改样式的各种属性，方法与新建样式相同。（5）单击“确定”按钮。这样即可将样式修改为新的设置。需要注意的一点是，修改样式后，所有使用了该样式的文本属性跟着发生改变。5删除样式对于不再使用的自定义样式，可以将其删除。删除样式的操作步骤如下：（1）在“样式”对话框中的“样式”列表框中选中需删除的样式。（2）单击“删除”按钮。删除完成后可以看到，被删除的样式从“样式”列表框中消失了。删除某样式后，如果文档中还有应用了该样式的文本，

50、则系统自动将“正文”样式应用到这些文本。值得注意的是系统提供的样式是不可删除的。3.6 分栏排版分栏是指将页面在横向上分为多个栏，文档内容在其中逐栏排列。Word 2000中可以将文档在页面上分为多栏排列，并可以设置每一栏的栏宽以及相邻栏的栏间距，如图3-34所示为分栏效果示例。图3-34 分栏效果示例1设置分栏设置分栏的操作步骤如下：（1）选定需分栏的文本。（2）单击“格式分栏”命令，打开“分栏”对话框，如图3-35所示。（3）在对话框的“预设”选项组中选择系统预设好的分栏式样。图3-35 “分栏”对话框（4）在“栏宽”数值框中输入栏的宽度（如果各栏宽度相等，输入一个栏宽数值即可，如果各栏的

51、宽度不等，则需逐栏输入栏宽）。（5）在“间距”数值框中输入相邻栏间的间距值。（6）选中“分隔线”复选框在栏间添加栏线。（7）在“应用范围”列表框中选择当前分栏设置的应用范围。（8）单击“确定”按钮。在“分栏”对话框中的“应用范围”列表框中可以选择以下几种分栏范围：l 所选文字：将分栏设置应用到当前选中的文字。l 插入点之后：将分栏设置应用到当前光标所在位置以后的所有内容。l 本节：将分栏设置应用到当前光标所在节中的所有内容。图3-36 快速分栏l 所选节：将分栏设置应用到当前选中的节中的所有内容（本章稍后将介绍“节”的概念）。l 整篇文档：将分栏设置应用到整篇文档。此外，如果要将文档分为3栏以

52、上，可以在对话框的“栏数”数值框中输入栏数。2分栏的快捷方式快速分栏的操作步骤如下：（1）选定需分栏的文本。（2）单击“其他格式”工具条上的“分栏”按钮。（3）在打开的列表中将鼠标指针指向需要的栏数并单击。使用该方法只能进行1到4栏，且栏宽相等的分栏设置。快捷分栏的操作方法如图3-36所示。3取消分栏取消分栏的实质就是将栏数设置为1。由于在分栏以后，系统会自动将被分栏的文本作为单独的一节，因此通常我们可以将光标定位在分栏的文本中，然后打开“分栏”对话框，选择栏数为1，并将应用范围选择为“本节”即可。4 表 格Word不仅具有文字处理的强大功能，还提供了一个专门的表格处理菜单，用户能简便而迅速地

53、制作风格各异的表格。4.1 插入表格1用菜单命令表格由多条水平及垂直线交叉形成的若干方格构成，其中的方格叫做单元格，用户可以在单元格中输入文字和图形。用菜单命令建立表格的基本操作如下：（1）将光标移到要建立表格的起始位置。（2）单击“表格插入表格”命令，打开“插入表格”对话框，如图3-37所示，在对话框中输入或选择表格的列数和行数。（3）在“固定列宽”框中选择或输入表格中每一列的宽度，在默认状态下，为“自动”模式，即表格占满整行，每一列的图3-37 插入表格宽度平均分配。（4）如果要自动套用表格格式，单击“自动套用格式”按钮，打开“表格自动套用格式”对话框，选择需要套用的样式。（5）单击“确定

54、”按钮。2用工具栏表格按钮单击工具栏上的“插入表格”按钮，在屏幕上将显示一个下拉窗口，用鼠标在图框中拖动就可选取所需的行数和列数。在下拉窗口刚显现时，它只有4行5列，如果要创建的表格具有更多的行或列，可以按住鼠标左键，将下拉窗口向下或向右拖动，这时，下拉窗口就会在横向上或纵向上增值，在适当的位置上松开鼠标左键即可。4.2 选择表格内容将光标移到表格行左侧单击可以选中一行，将光标移到表格顶端单击可以选中一列，将光标移到单元格左侧单击可以选中一个单元格。当要选择多行、多列或多个单元格时，按上面的方法选中一行、一列或一个单元格后，拖动鼠标继续选取即可。4.3 调整表格的行列分布建立表格后，用户更关心

55、如何根据需要，对表格进行调整。Word可随时对表格的行和列进行调整，也可对现有表格添加或删除行、列。1修改行高和列宽在表格的一行（列）中，每一个单元格的行高（列宽）都是相同的。在默认状态下，Word会自动地调整行高（列宽）以适应单元格中的文本或图形的高度。如果认为默认的高度不理想，可以按以下的方法自行设置：（1）选定需要改变高（宽）度的一行或一列。（2）单击“表格表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。（3）单击对话框中的“行”选项卡，如图3-38所示。选中“指定高度”，然后在“行高值是”设置选择“最小值”或“固定值”。在行高的设置为某个具体的值，如1.9厘米。（4）单击“列”选项卡，如图3-39所示。在“列x的宽度”框中选择或输入所需要的宽度。如果要修改相邻列的宽度，则单击“前一列”或“后一列”按钮，然后选择或输入所需要的宽度。（5）单击“确定”按钮。图3-38 修改行高 图3-39 修改列宽2插入和删除行要在表格中插入行，首先选中行，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“插入行”命令，如图3-40所示，则在表格中插入一行。图3-40 插入行图3-41 插入列要在表格中删除行，首先选中行，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“删除行”命令，Word将删除选定的行，并将其余的行向上移。3插入和删除列要在表格中插入列，首先选中列，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“插入列”