ys_03(1)-副本

1、第一节第一节 信息及其在秘书工作中的作用信息及其在秘书工作中的作用第二节第二节 秘书信息工作的特点、秘书信息工作的特点、 原则和要求原则和要求第三节第三节 信息的收集信息的收集第四章第四章 信息的处理信息的处理一、信息的概念与特征一、信息的概念与特征 1 1信息的含义信息的含义 信息是客观世界中各种事物运动状态的信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。事物在不停地运动变化，信息也总是反映。事物在不停地运动变化，信息也总是不断地生成或更新。不断地生成或更新。 信息又是客观事物之间相互联系、相互信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。通过信息传递能作用的直接或间接的表征。通过信息

2、传递能够再现客观事物的状态。够再现客观事物的状态。 一、一、信息的概念与特征信息的概念与特征 2 2信息的分类信息的分类 （1 1）按信息源的性质，信息可分为自然信息和社）按信息源的性质，信息可分为自然信息和社会信息两大类。会信息两大类。 （2 2）按信息的表现形式可将信息分为语言信息、）按信息的表现形式可将信息分为语言信息、文字信息、图像信息等。文字信息、图像信息等。 （3 3）按信息源的方向，信息可分为横向信息、纵）按信息源的方向，信息可分为横向信息、纵向信息，外部信息和内部信息等。向信息，外部信息和内部信息等。 （4 4）按信息的稳定状态，可将信息分为静态信息）按信息的稳定状态，可将信息

3、分为静态信息和动态信息。和动态信息。 （5 5）按信息存在或作用时间，可将信息分为长时）按信息存在或作用时间，可将信息分为长时信息、短时信息等。信息、短时信息等。 一、信息的概念与特征一、信息的概念与特征 3 3信息的主要特征信息的主要特征 （1 1）开发性）开发性 （2 2）共享性）共享性 （3 3）无限性）无限性 （4 4）时效性）时效性二、现代社会信息工作的基本特征二、现代社会信息工作的基本特征 1 1信息载体的多样化信息载体的多样化 2 2信息传递的迅速化信息传递的迅速化 3 3信息社会化和全球化信息社会化和全球化商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲 西周时期的青铜

4、器史墙盘及其铭文拓片西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片 西汉前期书有西汉前期书有孙子兵法孙子兵法的竹简的竹简 东晋王羲之的纸本墨宝东晋王羲之的纸本墨宝快雪时晴帖快雪时晴帖 现代信息载体现代信息载体硬盘硬盘 现代信息载体现代信息载体光盘光盘 地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。 互联网示意图互联网示意图三、信息工作在秘书活动中的作用三、信息工作在秘书活动中的作用 1 1辅助领导科学决策，必须依靠信息辅助领导科学决策，必须依靠信息 2 2起草文件必须依靠信息起草文件必须依靠信息 3 3信访咨询工作需要依靠信息信访咨询工作需

5、要依靠信息 4 4做好日常管理工作必须依靠信息做好日常管理工作必须依靠信息一、秘书信息工作的特点一、秘书信息工作的特点 1 1针对性针对性 2 2综合性综合性 3 3时效性时效性 4 4经常性经常性 二、秘书信息工作的原则二、秘书信息工作的原则 1 1追踪原则追踪原则 2 2超前原则超前原则 3 3选优原则选优原则 三、秘书信息工作的基本要求三、秘书信息工作的基本要求 1 1准确准确 2 2及时及时 3 3全面全面 4 4适用适用 （1 1）要服务于中心工作）要服务于中心工作 （2 2）要根据不同领导机关和不同）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息领导人的不同要求提供信息 （3 3

6、）要对新发生的信息及时采报）要对新发生的信息及时采报 一、信息收集的内容一、信息收集的内容 1 1系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息。系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息。 2 2上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息。上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息。 3 3平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。 4 4社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。 5 5历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历 史档案资料。史档案资料。 6 6

7、国际信息：来自国际社会的信息。国际信息：来自国际社会的信息。 二、信息收集的渠道二、信息收集的渠道 1 1根据信息获取的方式，信息收集渠道可分为：根据信息获取的方式，信息收集渠道可分为： （1 1）信息网络渠道）信息网络渠道 （2 2）行政组织渠道）行政组织渠道 （3 3）科研渠道）科研渠道 （4 4）社会团体渠道）社会团体渠道 （5 5）调查渠道）调查渠道 （6 6）媒体渠道）媒体渠道 2 2根据获取信息的来源，信息收集渠道可分为：根据获取信息的来源，信息收集渠道可分为： （1 1）外部渠道：包括国内信息渠道和国外信息渠道）外部渠道：包括国内信息渠道和国外信息渠道 （2 2）内部渠道：指组织

8、内部的各个部门）内部渠道：指组织内部的各个部门 三、信息收集的方法三、信息收集的方法1 1观察法观察法2 2问卷法问卷法3 3阅读法、收听法阅读法、收听法4 4询访法询访法5 5索取法索取法6 6网络法网络法7 7量表法量表法8 8交换法交换法9 9检索法检索法 一、信息的整理加工一、信息的整理加工 1 1筛选筛选 2 2校核校核 3 3加工加工 4 4编制编制二、信息的贮存二、信息的贮存 1 1分类：指对各种信息资料按一定的分类：指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。标准进行类别划分。 2 2著录：指对具体的信息资料进行如著录：指对具体的信息资料进行如实的记载。实的记载。 3 3建立贮存检索系统：建立贮存检索建立贮存检索系统：建立贮存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。统归类存放，需要时按类查找。 4 4保管：指信息资料入库存放和维护保管：指信息资料入库存放和维护 三、信息的传递三、信息的传递 1 1信息资料传递的基本要求信息资料传递的基本要求 将信息资料送达需要者手中，就是信息资将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料传递的基本要料的传递。一般来说，信息资料传递的基本要求就是求就是“多、快、好、省多、快、好、省”。 2 2信息资料传递的基本方式信息资料传递的