金算盘软件操作手册3

1、34 第三章常见操作第三章常见操作本章简要介绍软件的基本操作同时在金算盘软件系统中有一些功能是全局性并且经常用到的如筛选搜索栏目设置等在这里我们将有关功能的使用方法集中进行详细介绍在阅读本章时可以打开系统自带的演示账套以便依照手册进行有关的操作第一节 使用导航图一 选择不同风格的导航图金算盘财务软件界面采用标准的Windows界面并充分尊重使用者个人嗜好允许不同的使用者选择不同的业务流程导航图本系统目前已经预置了两种风格的导航图用户可根据自己的需要选择在以后的版本中我们预计会预置若干种风格的导航图系统启动时默认的导航图风格是活泼型即风格一如果您不喜欢这种风格 可选择风格二即严肃型选择导航图风格

2、单击窗口菜单将鼠标指向导航图并选择自己喜欢的风格即可1风格一风格一是一种活泼的风格采用了超文本技术在WEB页面上的图标文字和色彩都具有时代的动感采用风格一时业务流程不能重组以下是风格一的业务流程界面 2风格二风格二是一种严肃的风格界面上的图标文字和色彩都庄重大方富有典雅的格调采用风格二时可根据需要重组业务流程以下是风格二的业务流程界面 36 第三章常见操作关闭导航图如果要关闭导航图请单击业务流程窗口中的关闭按钮注意本手册按风格二描述 二 业务导航图的组成业务导航图由模块编码栏程序项常见账表等四部分构成 程序项是可以独立运行的应用程序用户单击程序项即可启动该应用程序以完成某项作业多个相关的程序项

3、构成一个应用程序模块因此也可以说模块是相关程序项的集合编码栏由多个命令按钮组成命令按钮因不同的模块而不同常见账表是用户选中模块中的最重要的常见的账册和报表在导航图中启动应用程序1选择程序项所在的模块用鼠标单击模块名称 2单击程序项名称或图标在导航图中使用编码命令按钮 用鼠标单击编码栏上的命令按钮即可在导航图中使用常见账表单击要查看及打印的账表名称即可三 业务流程重组用户可用业务流程重组功能来重新组织业务流程和应用界面以保证系统具有更强的适应性该功能只适合于风格二类型的导航图在工具菜单中选择业务重组菜单项出现业务配置对话框 在选择业务栏中选择模块并通过按钮调整模块顺序然后单击确定按钮 即可未选中

4、的模块将不在界面中显示38 第三章常见操作第二节 命令组应用程序中有若干命令按钮和菜单有时候它们成组出现在应用程序界面上单击这些命令按钮或菜单可执行不同的操作为了便于阅读理解和查询我们将重要的常见的命令组集中讲解在单据凭证卡片及下拉列表框中有大量的成组命令按钮或菜单出现掌握必要的操作技巧可以更加快捷地完成日常工作单证中的命令组 在单据和发票中上一张下一张确定等是一组按钮单击上一张按钮可以查看上一张单据单击下一张按钮可以查看下一张单据如果已经是最后一张单据则可新增单据单击确定按钮则表示确认当前操作且退出当前操作卡片中的成组按钮本系统的初始设置多数都采用卡片式录入其好处在于输入界面清爽易于操作因此

5、掌握卡片录入及卡片中的成组按钮操作对熟练操作本系统有较大的帮助卡片式录入也有一个弊病就是在同一界面上只能浏览一条记录而表式录入则可以同时浏览多条记录表式录入也有弊病就是项目太多时需要滚动且不能同时看到一条完整的记录 一常见的卡片 科目设置财务预算币种汇率凭证类型往来单位部门职员统计项目商品劳务付款方式付款条件等均是常见的卡片其新增修改多采用卡片式录入二卡片中的成组按钮操作 通常卡片中均有一组确定和新增按钮单击确定按钮表示确认当前操作且退出当前操作而单击新增按钮则表示确认当前操作并继续增加卡片三下拉列表框中编辑命令 本系统具有动态增加修改删除功能而这些功能散见于各种下拉列表框中40 第三章常见操

6、作 下拉列表框中的增加修改及删除是一组命令菜单要执行某项操作单击菜单项即可四向导中的成组按钮 在向导中有一些重要的成组按钮使用者应当掌握这些按钮的基本操作 单击按钮选择栏目或内容单击按钮取消已选择的栏目或内容单击按钮选择所有栏目或内容单击按钮取消所有已选择的栏目或内容 单击这一组按钮可调整栏目或内容的排列顺序 单击这一组按钮可进入前后页第三节 向导向导可以帮助用户快捷地完成某些复杂的操作本系统建账查询生成记账凭证结转损益期末调汇计提折旧账表设置都可以使用向导在电子表中还有函数向导现金流量表生成向导等等实际上在第二章账套管理中我们已经接触到了建账向导这里我们以查询向 导来讲解向导的基本操作 一般

7、向导都由若干步骤来完成某项操作可单击上一步下一步按钮在各个步骤间切换实际上每一步都有一个页标签单击页标签可以在各个页中切换每一步或者说每一页都有一些简单的问题需要用户回答然后再到下一步直至完成第四节 菜单操作很多日常操作都是通过菜单来完成的因此必须掌握菜单的基本约定和操作方法一基本约定 有效菜单项与无效菜单项42 第三章常见操作菜单项中的文字为黑色突出显示时表示该菜单项有效文字灰色显示时表示该菜单项无效 名称后跟有省略号(的菜单项选择这种菜单项时会弹出一个相应的对话框要求您输入某种信息或改变某些设置名称后带有组合键的菜单项这里的组合键是一种快捷键它表示用户用键盘操作时直接键下组合键就可以执行该

8、菜单命令名称前带标志的菜单项 这种菜单项可以让用户在两个状态之间进行切换两种状态一般指激活或屏蔽此菜单项功能例在主菜单窗口下面的菜单中状态栏之前带有表示主窗口显示状态栏否则状态栏隐藏单击该菜单项就可以在这两种状态之间进行切换带有历史信息的菜单有些菜单下的菜单项可以用来保留某些历史信息如文件菜单中就将最近几次打开的账套文件名作为菜单项保存只需单击这样的菜单项就会打开相应的账套 二菜单的操作 1打开菜单用鼠标单击菜单栏上的菜单名就会打开该菜单对于窗口控制菜单用鼠标单击窗口左上角的窗口图标即可打开用键盘操作也可同样打开菜单菜单名后有一带下划线的在按下Alt键的同时按此带下划线的字母就可以打开该菜单直

9、接键Alt+空格键则打开窗口控制菜单注意按Alt+空格只能打开主窗口的控制菜单 您也可以按Alt键或F10键就可激活菜单栏移动光标左右键到达所需的菜单名时 按回车键后通过光标上下键移动蓝色光条到所需菜单项然后按回车键即打开该菜单2撤消菜单打开菜单之后如果不想选取菜单项就可以在菜单框外任意位置处单击鼠标撤消该菜单使用键盘Esc键也可撤消菜单如果打开一个菜单之后想撤消此菜单并打开另一个菜单只需把鼠标指向同一菜单栏上的另一菜单名就行了第五节 使用鼠标右键在日常输入输出操作中除了以上介绍的操作手段外系统还支持鼠标右键的使用灵活使用鼠标右键不但可简化操作还可减少输入量提高工作效率在编码列表或单据列表中鼠

10、标右键相当于编辑菜单的功能单击鼠标右键弹出的菜单与编辑菜单内容相同可选择某具体菜单项进行操作光标处于编辑状态时如卡片或单据输入时单击鼠标右键弹出右键菜单选择此菜单的菜单项可对当前已选内容进行复制粘贴等操作在本系统的单据中鼠标位于单据不同地方鼠标右键则提供不同的菜单功能如在单据头单击鼠标右键弹出单据编辑提供新增删除复制等菜单若鼠标位于单据体单击鼠标右键弹出行编辑提供插入行删除行和搜索等菜单44 第三章常见操作 第六节 使用工具栏工具栏汇集了常用的命令按钮用户可以利用它们更加快捷地完成某些操作 修改新增删除 插入行删除行关联编码 引用编码筛选栏目设置 刷新打印退出系统如果将鼠标指向图标就会出现该图

11、标的功能说明及快捷键第七节 单据操作一单据修改 在单据填制窗口中选择需要修改的单据直接修改或在单据头中单击鼠标右键选择单据列表在列表中选择需要修改的单据然后单击编辑按钮或单击鼠标右键在弹出菜单中选择修改或直接双击需要修改的单据或按键盘快捷键Ctrl+E系统将进入修改窗口然后根据需要修改注意 已经生成凭证的单据不能修改若需修改须先删除凭证再进行修改 不能修改他人填制的单据 二单据审核 系统提供单据审核功能对于业务单据非凭证允许制单人进行单据的审核 三单据删除 选择需要删除的单据在单据头中单击鼠标右键单击删除单据即可或在单据头中单击鼠标右键选择单据列表在单据列表窗口中选择需要删除的单据然后单击编辑

12、按钮或单击鼠标右键在弹出菜单中选择删除或按键盘快捷键Ctrl+D即可删除 单据注意 已经生成凭证的单据不能删除若需删除须先删除凭证再删除单据 不能删除他人填制的单据 四单据作废 若需保存原错误单据只是其数据不参与各账册报表的汇总可使用作废单据功能在单据选择需要作废的单据在作废处做上标志即可 也可在单据列表中将全部显示做上标志如图列表中将显示作 46 第三章常见操作废栏然后选择需要作废的单据单击作废栏做上标志可将该张单据作废 注意 已经作废的单据不能取消作废在使用该功能时一定要慎重 已生成凭证的单据不能作废不能作废他人填制的单据删除单据时系统单据信息从系统中全部清除而作废单据系统仍然保留单据的信

13、 息只是将该单据作上作废标志不参与业务处理 已删除的单据不能再查阅而作废之后的单据仍可查阅该单据的信息 已删除单据的单据号可再次使用已作废单据的单据号不能再次使用 已经作废的单据还可以进行复制已删除的单据没有此功能 五复制粘贴单据 为方便用户快速录入单据系统提供复制粘贴单据功能在单据头中单击鼠标右键出现提示框 选择复制单据后单击下一张按钮在新的单据头中单击鼠标右键选择粘贴单据即可六单据冲销 如果发现已经输入的单据有错误且单据所在期间已经结账可通过冲销单据功能来弥补单击冲销单据按钮出现冲销单据对话框 选择会计年度会计期间单据编号后系统会在当前会计期间自动生成一张所选单据的红字单据将原单据冲销然后

14、再录入一张正确的单据即可七快速录入 在录入单据时可以采用系统提供的快速录入功能在单据头部分单击鼠标右键在弹出菜单中选择快速录入当继续输入下一张单据时系统自动将上一张单据头部分的内容保留下来以便加快输入速度八单据编号查询及整理 在各种单据中可以随时查询单据号的使用情况在单据头中单击鼠标右键选择编号查询及整理出现单据号查询窗口系统显示出单据本期的最大单据号总单数缺号 数和作废数等信息修改年度或期间则可查看不同时期的单据号使用情况如果单据有缺号情况单击编号整理按钮系统可自动整理依次补号九模板表体列宽恢复 系统允许用户调整单据表体各列宽度将鼠标位于两栏目标题之间当变为双箭头时按住鼠标左键拖动即实现列宽

15、的变动由于拖动造成表体列宽混乱需恢复系统默认值时可在单据表头中单击鼠标右键选择模板表体列宽恢复则系统恢复到原默认宽度 48 第三章常见操作十打开语音报数 单据中输入金额时系统提供语音报数的功能在单据中单击鼠标右键选择打开语音报数项在输入金额时系统将报数十一关联凭证 单据生成记账凭证后单击关联凭证按钮可查询由对应的记账凭证凭证注意未生成凭证的单据不能查询相应的记账凭证关联凭证按钮置灰生成了凭 证的单据若需修改必须将生成的凭证删除后才能修改十二关联存货明细账 在输入业务单据采购销售库存等时可以在输入具体商品后用鼠标右键单击单据体在右键菜单中选择存货明细账查询系统自动打开当前分录所属商品的存货明细账

16、十三货品序号 在输入业务单据时系统提供货品序号的功能有的商品如手机BP机手机卡等在商品名称和规格型号相同的情况下每个商品还对应了一个自身的号码如每个手机的机身号每张手机卡的卡号每台发动机的号码等等但由于手机是同样的型号且同一机身号一经购入销售一般不会再使用退货除外所以不能不宜将机身号等代表同一种商品的不同个体的特征作为一种商品来处理否则商品数量就太多但又需要对这些唯一的号码进行管理包括采购时涉及哪些号码销售时涉及哪些号码等为此可以通过系统提供的货品序号来处理如采购100部V998手机则只需录入数量100部手机这样一笔业务同时录入该笔业务对应的100个机身号在单据中输入商品后将光标移到商品所在的

17、分录单击货品序号系统进入以下窗口 在该窗口中针对当前这笔商品无论数量是多少可以通过插入功能手工增加当前商品的货品序号如果序号具有连续性也可以直接输入货号前缀开始需要和结束序号通过自动生成功能来得到需要注意的是无论货物入库还是出库通过采购销售或其他出入库方式都需要指定货品序号特别是无论入库时是否指定都需要在出库时再次指定此外货品序号的数量可以与当前商品的数量不一致系统在库存报表中增加了一张货品序号一览表通过对该报表的货品序号栏目排序就可以详细察看所有设计货品序号的商 品出入库情况及退货情况十四自定义项目展开录入 这里的内容涉及到商品劳务中的一些细节可以参考第四章系统初始化以及第十三章单据设计及账

18、册查询的有关内容在实际业务中对于某些行业如鞋帽企业相同的商品可能存在不同的尺码如皮鞋我们不能将不同尺码的皮鞋设置为不同的商品因为在销售时其价格和成本都相同且其本身就是同一商品如果按照尺码来设置商品数据量太大但在销售盘点时又要统计不同50 第三章常见操作尺码的情况以备生产或采购因此系统考虑将尺码作为自定义项目处理这样只需要设置一种商品但在单据录入时由于需要知道各个尺码自定义项目的数量所以系统提供了 自定义项目内容展开录入的功能这样既可以只设置一个商品代码和商品名称又可以管理同一商品的多个自定义项目的具体数量要实现上述要求首先应该使用一个自定义项目然后在这个自定义项目中输入具体的内容如皮鞋的各个尺

19、码在进行单据数据输入时首先将单据模版中的有关自定义项目的显 示选中然后选择下面的展开自定义项目并选择展开哪个自定义项目此时系统会自动将这个自定义项目的内容增加到模版中以便在单据中依次输入 在单据输入时如果采用上述模版输入商品数量时系统自动弹出各个自定义项目内容的栏目并让用户输入各自的数量最后所有的数量相加就成为当前这个商品总的数量 不仅在输入的时候可以分别输入不同尺码的数量而且可以在模版中通过设置后将上述不同尺码的数量分别打印出来另外在查询报表和账册时也可以按照上述内容展开并显示出来注意与通常的模版修改不同如果要使用自定义项目展开这种方式就需要增加一个 新的模版不能将已经使用的模版进行修改因为

20、这种方式对模版的变化很大原来的模版 一旦输入了数据就不能改变过来 十五成批打印 成批打印出现选择打印单据窗口52 第三章常见操作 在该窗口中指定日期范围在需要打印的单据前作上选择标志单击打印按钮即可单击筛选单据按钮可按指定条件筛选出本次需要打印的单据单击关联按钮可查询相应的单据信息第八节 列表系统中的所有编码单据等都对应一个列表在列表中该类型的数据将集中放置在一起如商品列表记账凭证列表等一个典型的列表如下图所示 从上述示意图中可以看到整个列表可分为三部分顶端为查找部分包括待查找的栏目和对应的内容中间为具体的列表内容您可以单击相应的分类页标签以便单独查询该类列表内容列表窗口下部的编辑按钮提供对当

21、前列表内容的有关操作如新增修改栏目设置筛选等一栏目设置 本系统中的所有列表都可根据实际需要调整栏目如调整显示栏目名称列宽栏目顺序等1调整栏目宽度将鼠标移动到栏目标题上并定位到该栏目的右侧边界线上此时光标将由正常形状改变为左右箭头按住鼠标左键拖动直到您认为合适的宽度然后释放鼠标即可改变栏目宽度注意栏目宽度调整后打印结果会发生同步变化 2调整栏目排列次序列表中栏目的顺序排列系统有默认值您也可以按需要进行调整直接在列表中拖动将要调整的栏目拖放到适当的位置即可例如在商品劳务列表中把商品性质放在所属类别之后将鼠标指向商品性质栏的栏标题并按住左键不放向右拖动放在所属类别后松开鼠标商品性质栏便移至所属性质栏

22、后在栏目设置中进行顺序调整单击编辑按钮或在列表窗口中单击鼠标右键在弹出菜单中选择栏目设置出现栏目设置对话框54 第三章常见操作 在已选栏目中选定单击鼠标要调整的栏目然后单击按钮就可以将其调整到适当的位置然后单击确定按钮即可注意系统对于栏目的移动在某些情况下有一定的限制即不同的栏目其移动范围各不 相同比如商品编码商品名称不能移动到商品性质之后即系统默认的必选 栏目不能与可选栏目在顺序上进行交叉3增加或减少显示的栏目列表栏目有必选与可选项必选项是必须显示选择不允许取消选择可选项则允许用户根据实际需要选择或不选以在商品劳务列表中增加商品产地为例首先进入栏目设置对话框可以 看到在可选栏目内有商品产地一

23、项双击商品产地或将光标定位到该项后按移动按钮商品产地项将会移动到已选栏目框内此时您还可以调整商品 产地栏目的显示次序单击确定按钮列表窗口中将出现商品产地栏目同样对于已选栏目框内的内容您也可以去掉不需要的项目定制满足自己需要的列表栏目单击按钮把可选栏目中某个选中的栏目移至已选栏目框内单击按钮把可选栏目中的所有栏目全部移至已选栏目框内单击按钮把已选栏目中某个选中的栏目移回可选栏目单击按钮把已选栏目中非系统默认栏目即可移动栏目移回可选栏目4修改列表栏目的显示名称根据需要您还可在栏目设置窗中修改栏目的栏标题1在栏目设置对话框的已选栏目中将光标指向需要修改的项目2在显示名称框中重新录入新的栏目名称 3单

24、击确定即可5关于停用和全部显示 在编码设置中系统提供了对编码的停用标志栏系统默认不显示被停用的编码如 果需要显示可以单击列表窗口右下角的全部显示选择框此时列表窗口中将出现一个新的栏目即停用栏被停用的编码带符号将会显示出来 56 第三章常见操作此时如果将光标移动到停用栏内光标将变为符号单击鼠标左键可将未停用的编码停用或将已停用的编码恢复使用注意通过编辑菜单中的修改功能进入编码修改窗口也可以设置该编码是 否停用二栏目内容排序 在列表窗口中您可以按照自己的需要对任意栏目进行排序升序或降序系统自动在当前排序的栏目标题右侧加上箭头标记其中向上箭头表示升序向下箭头表示降序单击该栏目标题系统自动在升降序之间

25、切换如果您要对其它栏目进行排序只需单击该栏目标题即可注意不能对停用栏进行排序 三栏目内容刷新 在列表的编辑菜单中有刷新功能该功能对于网络环境下的用户非常有用在网络环境下可能有多个用户进行同样的工作如修改增加科目等利用刷新功能可以保证屏幕上看到的资料同其他用户的修改保持同步四在列表内进行查找 有时列表内容太多需要进行快速定位此时可以利用系统提供的查找功能方便快捷地定位到需要的内容上 1在列表中单击查找栏中的下拉按钮并在弹出拉菜单中选择栏目例如按商品名称查找在弹出菜单中选择商品名称即可2根据选择的栏目在内容栏输入相应的内容在第一步的例子中选择了按商品名称查询内容栏就应当输入商品名称如果第一步选择的

26、是商品编号则在内容栏就应当输入商品编码注意系统按模糊方式查找因此您只需输入内容的部分即可定位到要查找的内容上 您可以单击按钮继续查找与输入内容相匹配的记录直到找到所需要的内容为止 第九节 筛选大多数列表都支持筛选且允许用户自由确定筛选条件58 第三章常见操作 一般筛选对话框由可选项目条件设置已选条件等几部分组成理论上每个可选项目均可设置一个条件选择的项目越多定位就越准确大多数情况下您只需选择个别项目即可准确定位一选择项目 实际上所有的可选项目都有默认的筛选条件但要准确筛选出所需要的资料您应当选择足够多的项目并非全部并给出适当的条件筛选的项目和条件越多资料的定位越准确在可选项目栏中用鼠标单击项目

27、即可将其选定可选栏目中带有加号+的项目可展开单击加号或双击该栏目系统会自动展开下一级内容以供选择同样展开的内容如果同样有带加号的项目仍然可以再次展开因此金算盘软件在筛选上支持多层次条件定义二设置条件 选定一个项目后应立即对该项目给出适当的条件对于不同的项目系统给出的条件是不一样的例如可选项目为商品编码和日期时系统提供的候选条件是不相同的 注意同一个项目只能设置一个条件 系统中可选项目共分五类编码类数字类日期类字符类逻辑类不同类型的项目对应不同的设置条件1编码类型项目编码类指系统编码管理的项目在进行条件设置时只需要选择具体的内容即可如科目单位部门职员币种项目工程统计商品税种凭证类型变动方式付款方

28、式付款条件自定义项目固定资产类型发票类型等当选择其中一项如单位条件设置便会如下显示 60 第三章常见操作您可以按照不同的类型进行筛选也可以选择某个具体的单位或指定的几个单位通过选择项目 2数字类型涉及到与数字有关的栏目如借方金额贷方金额凭证号等就可以设置与数字运算有关的条件系统提供任意等于大于小于大于等于小于等 不等于介于等条件项目可选择 3日期类型日期类型的编码有日期开票日期到期日期等当选择其中一项条件设置中显示为所有今天本周本周至今日本期本期至今日等您也可以直接指定具体的开始和结束日期本周本期等条件设置系统自动以当前登录日期为基础进行判断4字符类型字符类型的可选项目有科目名称商品名称等等需

29、要注意的是字符类型的条件比数字类型多三个选择项目打头字符为包含字符类似于 对于字符型项目而言系统引入了通配符的概念可在筛选条件中录入和* 来代替条件中的具体字符通常只能代表所在位置的任意一个字符汉字*可 代表所在位置为起点的任意长度的任意字符随着它们的加入筛选范围更广更灵活录入的筛选条件更简洁打头字符您只需输入需要查找的内容中所包含的开头字符即可如果在筛选中以科目名称为筛选项选择筛选条件为打头字符在您录入第一个字符商后可录入三个并列的 那么系统的筛选结果便只有商品采购这一个科目因为三个表示三个汉字但是 如果使用*便会是另一个样子*是代表任意无数字符所以除商品采购 外您还可看到商品销售收入商品销

30、售成本商品进销差价等以商开头的所有科目不过在商字后面不录入任何通配符系统会自动认为您录入的是*号包含字符指需要查找包含该字符的内容在上面的例子中如果您选用的是包含字符并且输入商那么列示在会计科目列表中的科目除了商品采购商品销售收入商品销售成本商品进销差价等以商开头的科目外还将有委托代销商品款这样一个科目因为您的筛选条件为包含字符商字那么商字不管在科目的开头中间结尾只要科目中有这样一个字系统便会把它挑出来类似于选择该条件用户必须输入通配符系统将严格按照指定条件进行筛选如输入商 其中代表一个汉字系统会筛选出商品采购而商品将会筛选出库存商 62 第三章常见操作品出租商品其它内容将会被屏蔽掉 如果在包

31、含字符中输入商品还会筛选出委托代销商品代销商品款 这样的结果与在打头字符中录入商的筛选是一致的但是对于只需得到 科目名称为四个字的并且最末两字为商品的科目那么打头字符与包含字符都是无法实现的因为在条件中录入商品以包含字符来筛选那么过滤出的科目 还会包括委托代销商品代销商品款这样一些科目只要科目中含有商品前带两个 字符的组合都会成为过滤对象而类似于却能严格按照录入的条件一个号代替一个汉字只筛选出库存商品出租商品这样的科目如果把筛选条件改为*商品看到的结果将是所有以商品二字结尾的科目而科 目字符就未作限定5逻辑类型逻辑型指进行是或否的判断的项目如作废待打印停用等候选条件有任意是否 在整个系统中不同

32、的列表调出的筛选可选项目会不同但是它们的操作方法都是一致的需要取消筛选条件时可单击清除按钮即可清除已设置的条件第十节 搜索搜索是快速查找整个系统中编码单据凭证等的一种工具可以按部门编码也可以按日期单据号单据类型数量单价本币金额等进行全局搜索选择编辑菜单下的搜索功能可以进入搜索对话框 搜索项目及条件的指定与筛选类似例如需要查询与往来单位长虹集团有关的所有单据操作步骤如下1在可选项目中选择单位 2在条件设置框中单击下拉按钮从下拉菜单中选择长虹集团 3待已选条件框中出现所选择的内容后单击搜索按钮系统将自动搜索往来单位为长虹集团的所有数据并在搜索结果框内显示出来 在搜索结果中可以看到系统得到了两类单据

33、类型共3张单据分别是采购发票和记账凭证这些数据都和单位长虹集团有关仅找到这些数据也许并不是我们的最终目的因此系统提供了关联功能以便对得到的数据进行更进一步的了解要查看某张单据的详细情况首先在搜索结果框中单击该单据然后选择关联按钮或64 第三章常见操作直接双击该单据系统将显示出该单据的详细内容在该例中我们可以选择第二项采购发票然后单击关联按钮将出现以下窗口 正如您所看到的通过搜索我们找到了具体的一张增值税发票并且在该发票的窗口中还可以进行其它一些资料的查询如付款资料相关凭证等第十一节 其他常见操作一关联和引用编码 系统提供了众多的编码管理如会计科目商品劳务往来单位等通常情况下在处理业务单据时系统

34、提供有关的参照或根据用户的输入自动定位到匹配的有关代码上以单据输入为例在输入商品时输入界面如下 此时可以有多种方法输入商品劳务当光标位于这个栏目且将鼠标指向该栏目并停留片刻后系统会弹出一个提示框 在所有基础代码输入栏目如科目部门职员往来单位商品劳务等都提供上述功能下面具体讲解在这种栏目中如何输入数据 1单击下拉箭头系统将弹出商品劳务列表下拉菜单您可以在菜单中进行选择2直接输入具体的商品编码或商品名称比如直接键入0系统将定位到第一个编码开头字符为0的商品上如果输入汉字系统将定位到第一个以该汉字打头的名称上 此时您可以继续输入让系统继续定位直到找到需要的商品此外用户也可以不输入全部的信息按F3键让

35、系统寻找下一个符合当前输入条件的栏目内容也可以在列表中进行选择手工寻找3使用商品名称的拼音打头字符来进行自动查找以商品名称电视机为例首先按键盘上的F12键然后输入字母d此时光标会自动定位到第一个拼音打头为d的商品上此时可以再输入字母sj以便准确定位到商品电视机 也可以按F3键以便继续定位到下一个符合条件的商品上直到找到所需的商品为止需要注意的是按一次F12键后系统按照拼音打头字符自动定位再按一次F12键系统仍然回到按照编码和实际名称定位的功能66 第三章常见操作4按照用户输入的字符进行模糊查找上面所讲解的操作包括输入内容后定位系统都是按照固定位置来定位如输入固定 只能定位到固定资产和固定资产清

36、理等以固定开头的科目而不能定位到待处理固定资产损益科目即不能进行模糊查找而F7键的过滤功能就可以将所有名称中包含固定的科目筛选出来让用户进行选择在用户输入固定后系统显示如下 此时系统定位到以固定开头的科目按F7键系统将过滤出所有含固定的科目供用户选择 如果再次按F7键系统将取消过滤功能需要提醒的是过滤功能不仅对名称有效对编码同样有效上述功能都是系统自动提供不需要用户进行任何设置如专门设置各个基本参数科目往来单位部门商品等的助记码5此外系统还提供了关联和引用编码的功能关联就是在输入具有编码管理功能的项目时比如科目商品往来单位通过编辑菜单中的关联编码功能进入该项目的列表窗口中从本章第一节的列表介绍

37、中可以知道利用查找或筛选功能可以快速定位到需要的内容上然后再通过编辑菜单中的引用编码功能将当前编码内容回填到单据输入窗口的栏目上注意关联和引用编码可以使用快捷键Ctrl+L Ctrl+U二日历参照 在系统中任何一个日期显示处单击日期参照按钮都可调出日历参照 在日期参照窗口中您可以非常方便地改变年月日也可以快速定位到当天日期具体操作如下 1改变年份 用鼠标单击窗口内的年份显示处如1998 年屏幕将变为修改状态单击右侧的上下箭头按钮就可以改变年份2改变月份用鼠标单击窗口内的月份显示处如12 月屏幕将弹出菜单您可以直接在菜单中选择正确的月份即可 单击日历窗口顶端左右两侧的方向按钮月份变小月份变大也可

38、以改变月份68 第三章常见操作3改变日期定位到需要的年份和月份后双击需要确定的日期即可注意日期参照窗口下部标明了当前登录的日期左侧的红色小圈用于快速定位到登录 日期三智能计算器 在许多单据的输入过程中需要输入数字如数量金额等并且在输入过程中经常需要进行计算系统除提供了功能强大的计算器外还提供了智能型简易计算器您可以在许多需要输入数字的栏目内如凭证输入中的借贷方直接输入进行四则运算的算术表达式系统在您输入+-*乘/除等运算符后弹出运算窗口并详细记录具体的运算过程 运算完毕后直接按回车键运算结果将填入当前栏目内四计算器 在财会业务处理过程中经常需要计算数据为了方便用户进行计算系统除提供了简易计算器

39、外还提供了计算器功能在工具菜单中选择计算器系统就会调出计算器供您使用计算器的操作与手工的计算器操作方法相同只是本系统的计算器列出了操作过程可以对运算过程进行编辑并自动返回修改后的结果 计算器功能键列表说明功能键功能简单说明对应按键Ctrl+L 清除存储区数据MCCtrl+R 调出存储区数据送入结果编辑框MRCtrl+M 结果编辑框数据存入存储区MSCtrl+P 结果编辑框数据加入存储区M+Ctrl+S 设置数据正负 Ctrl+E 清除结果编辑框数据CEESC 重置0清过程编辑框 CB 确认输入的不含税价不含税价J 确认输入的税金税金H 确认输入的价税合计价税合计S 确认输入的税率税率设置X 返

40、回结果返回结果在您的计算过程中计算器窗口下部的状态栏内随时都有详细的提示修改中间的操作过程对操作过程进行修改就是指对操作过程中的某个数字或运算符进行修改并按修改后的数字重新自动计算例如您需要将下图中的45改为14+5此时您就需要对计算过程中的数字和运算符进行修改70 第三章常见操作 1用鼠标左键单击运算过程框内需要修改的数字这里单击数字4所在的行2用鼠标左键单击输入框并输入新的数字14然后用鼠标右键单击按钮此时运算过程框内的数字4变为数字14整个运算过程变为145=70 3现在修改运算符用鼠标左键单击乘号所在行然后用鼠标右键单击加号运算符按钮 此时运算过程变为145=19 五记事簿 在输入许多

41、单据或编码时系统提供了记事簿功能比如在输入应付模块中的采购发票时一旦输入了往来单位就可以单击记事簿按钮出现记事簿对话框 在记事簿中您可以输入与当前单据有关的一些事项同时如果需要以后提醒您可以使用备忘录功能六备忘录和报警器 与系统提供的记事簿不同备忘录可以在操作人员进入系统时进行自动提示在备忘录中确定好提醒日期提醒对象即提醒哪一个操作人员那么该操作人员在进入金算盘软件系统时如果恰逢在提醒范围内系统便会自动在屏幕上弹出这条备忘录提醒该操作人员可以采用以下方式进入备忘录处理窗口在记事簿窗口中单击备忘录按钮通过工具菜单下的备忘录功能进入备忘录处理窗口列表再选择编辑菜单中的新增功能 在备忘录中需要确定提

42、醒内容提醒日期提醒对象提前提醒的天数等内容完成选择框用于结束该备忘录的提示新的操作人员进入系统后如果有提醒该人员的备忘录系统将弹出报警器列表窗口 72 第三章常见操作在该列表窗口中您可以看到提醒的内容和该内容的撰写人并且可以将提醒内容打印出来如果以后不需要再次提醒按照在本章列表中讲述的操作单击全部显示选择框然后用鼠标在完成栏内打上标记在下次进入系统时该提示内容将不再出现 已完成的备忘录仍然在备忘录列表中但由于已经打上完成标记需要单击全部显示按钮才能显示出来已经完成的备忘录可以被删除注意不能删除他人撰写的备忘录只有备忘录撰写人才能进行删除 第十二节 数据打印系统提供了非常丰富的打印功能您可以对打

43、印的各个环节进行控制可以进行批量打印可以进行打印预览一打印列表数据 选择列表下的会计科目进入会计科目列表单击鼠标右键或编辑按钮选择打印菜单项出现打印对话框 二输出类型 在金算盘软件中您可以在指定的打印机上本地或网络打印机输出打印结果也可以将打印结果作为一个文件存放到指定的磁盘上1输出到打印机选择直接打印时您可以确定连接到哪台打印机上单击右侧的属性按钮可以进入与该打印机有关的属性设置根据打印机的不同属性窗口中的内容也各不相同主要的设置有打印纸张方向根据需要您可以指定打印纸张的大小或者自定义纸张的大小如果打印的栏目较多还可以确定打印的方向纵向或横向2输出到文件选择输出到文件后您可以指定保存文件的格

44、式系统支持超文本文件HTML纯文本数据库Access Dbase Foxpro Paradox微软公司电子表格Excel等各种格式 方便用户进行数据交换数据加工处理设置完毕后按确定按钮将进入数据保存窗口 在该窗口中您可以为保存的文件命名并指定存放路径74 第三章常见操作三打印范围和打印方式 在确定好输出方式后可以指定所打印的范围可以打印全部内容也可以指定具体打印起始页和结束页副本可以指定本次打印的份数以及是否逐份打印根据选择屏幕自动进行示意方便用户理解打印方式系统允许用户指定是否进行双面打印以及双面打印时所采用的打印顺序四打印预览 系统提供的所有打印均可以进行打印前的屏幕预览您可以看到打印的实

45、际效果并进行适当的调整完全合适后再从打印机上打印出来单击预览按钮出现打印预览窗口 在预览窗口中上部是一排命令按钮中间是打印效果画面该画面可以放大或缩小以方便用户观察通过上一页下一页按钮可以进行多页打印预览1调整显示比例可以采用以下方法对屏幕上的显示比例进行调整 单击显示比例右侧的调整按钮可以放大或缩小显示画面在预览区域中双击鼠标左键可以放大显示画面单击鼠标右键可以缩小显示画面2移动显示画面对于显示区域超过屏幕窗口的预览您可以采用以下方法来移动画面在显示画面的右侧和下侧将会出现滚动条移动滚动条就可以将预览内容进行上下左右移动 在预览画面中按住鼠标左键不放然后移动鼠标预览画面将根据鼠标方向进行移动

46、五其它设置 单击设置按钮出现打印设置对话框 76 第三章常见操作1页面设置页面尺寸系统支持按比例缩放打印尺寸或者根据确定的纸张调整宽度或高度进行尺寸的调整每页行数设置系统可以按照纸张大小和打印字型和大小自动计算每页所能够打印的行数用户可规定具体的打印行数和行跨度的比例表格横线用户可以指定是否打印表格横线逐行或几行之后打印横线如果最后一页没有打满可以确定剩余部分是否打印空白的横线2纸张设置单击打印设置对话框中的纸张标签出现纸张设置页 用户可设置纸张的大小打印的方向打印质量纸张来源和每页的打印栏数所有的调整均可以在单击确定按钮后在屏幕上立即反映出来3页边距设置单击打印设置对话框中的页边距标签可以进

47、入页边距设置页 用户可设置每一页的上下左右边距装订线位置和距离以及整个打印内容的居中方式系统提供示意图及时反映当前设置方便用户操作4页眉页脚设置单击打印设置对话框中的页眉和页脚标签可以进入页眉和页脚设置 页眉和页脚用于打印除正文以外的内容页眉打印在每一页的顶端页脚打印在每一页的底部系统预置了页眉和页脚的内容您可以按照以下方法自定义页眉和页脚调整页眉内容78 第三章常见操作 单击页眉栏目右边的下拉箭头在弹出的下拉菜单中选择自定义进入页眉自定义对话框 顶部是一些按钮中间是左中右三个显示框表明页眉部分的左中右位置分别打印哪些内容您可以将光标定位在这三个显示框中然后直接输入页眉内容或者点击顶端的按钮进行