南阳职业学院会议与会议室管理办法

1、南阳职业学院会议与会议室管理办法（试行）为规范各类会议（含活动，下同）管理，提高办会质量和会议室使用效率，按照上级关于“高效、精简、务实、节约”的要求，结合我院实际，制订本管理办法。一、会议分类根据会议性质、规格和规模，学院会议分为一般性会议、大型会议与重大活动两类。一般性会议与活动是指部门性、专项性、经常性的工作会议，如承办市级及以下学术性论坛、 赛事，以及专家学者讲学、 举办学术报告会等； 大型会议与重大活动是指全院性、综合性工作会议， 如承办省级及以上大型学术性论坛以及重大赛事活动等。二、领导出席（一）全院性、综合性的大型会议、重大活动，按照学院制订的活动方案，由院长办公室安排院领导出席

2、。（二）对外接待性质的重大活动，一般按照对等原则，由院长办公室安排院领导出席。（三）凡需要院领导出席的大型会议与重大活动，主办或承办单位应提前 3 天填写院领导公务活动预安排表 （见附件 1）。（四）需要分管院领导出席的一般性会议与活动，根据实际情况，由主办单位直接邀请。三、会议报批（一）凡需院长办公室安排会议室的会议，实行预安排制度。主办单位应在每周五12 点前，将下周会议安排计划（见附件2）报送院长办公室，经统一汇总、协调，并经主要领导审定后上网发布。（二）大型会议和重大活动的主办单位需要填报大型会议和重大活动审批表及经费预算清单（见附件3），分别由院长办公室、分管院领导、主要领导审批后，

3、留存院长办公室备案。（三）各类会议须严格按计划进行。会议取消或者时间、地点、参会范围需做调整的，主办单位应按审批程序报批并及时通知参会人员和院长办公室，院长办公室负责修改网上公布内容。（四）会议安排应提前计划、事前沟通，无计划临时会议不能保证安排会议室。特殊情况须经院长或书记审批。( 五 ) 学院会议室由院长办公室统一协调安排， 会议前一天主办单位与院长办公室联系予以确认。如遇特殊情况需要调整的，由院长办公室告知主办单位。四、会议组织（一）实行主办单位负责制， 根据会议主题和内容， 按照“归口办理”原则，确定主办单位。（二）学院印发有实施方案的会议，按照实施方案执行；涉及院领导出席接待的调研考

4、察、 校际交往等涉外活动， 需要进行宣传报道的，由党委宣传部负责。（三）一般性会议筹备、通知、考勤、记录、宣传报道等工作均由主办单位自主完成；需要协调其他部门参与的一般性会议或活动， 由主办单位拟定实施方案报送院长办公室，经院长办公室审核并报请相关院领导批准后，由分管院领导组织召开协调会，督促落实各项工作任务。（四）大型会议、重大活动的文字材料、会务组织和接待、经费预算及报销等工作由主办单位负责， 院长公室协助完成。 其中，大型学术性论坛、 重大专业赛事的文字材料由主办单位负责撰写；会议、活动需要在学院官网、微信等媒体宣传报道的，党委宣传部提前介入，做好摄像、 摄影工作，负责对新闻稿件的终审工

5、作， 确保文稿质量。 主办单位应提前一天以书面形式通知党委宣传部，并提供大型学术性论坛、重大专业赛事的新闻背景，出席领导、嘉宾名单，领导讲话、致辞等相关文字资料。五、会议室使用（一）使用范围院长办公会议、党委会议、党政联席会议、行政专题会议及由副院级以上领导主持的且由多个部门参加的会议；上级领导、县市相关职能部门及兄弟院校来访接待等。（二）使用规定1. 由院内各单位主办 （承办） 的会议， 在会议室悬挂会标、摆放座牌、提供茶水等会场布置及服务事宜应由使用单位自行负责。会议结束后，使用单位须及时通知院长办公室。2. 办会部门要保持室内整洁卫生， 爱护室内物品， 不得擅自开关电器设备，以免损坏。六

6、、本管理办法自印发之日起施行， 由院长办公室负责解释。附件： 1.院领导公务活动预安排表2.第 x 周重要会议（活动）计划安排一览表3.大型会议和重大活动审批表附件 1院领导公务活动预安排表主办单位联系人及电话活动名称活动地点活动时间参加人员参加人数重要来宾（出席活动人员）信息姓名性别 单位职务/职称拟邀请学院领导及事项院长办公室安排意见附件 2第周重要会议（活动）计划安排一览表日期主要出席参加组织时间地点内容院领导人员单位_月 _日星期一_月 _日星期二_月 _日星期三_月 _日星期四_月 _日星期五_月 _日星期六_月 _日星期日附件 3大型会议和重大活动审批表名称类型口会议口论坛口比赛口其他重大活动类别口校级口省级口国家经费预级算举办单位举办时间校