育达商业技术学院档案管理办法(修正草案)对照表

1、育達商業技術學院檔案管理辦法（修正草案）對照表修正條文現行條文說明第一條 為使本校來往紙本及電子公文透過嚴謹而有系統的點收、登錄、整理、掃描、分類、裝訂、保管、檢調及清理，以建全檔案管理，特訂定本辦法。第一條 為使本校來往公文透過嚴謹而有系統的點收、整理、分類、裝訂、歸檔上架，以建全檔案管理，依行政院秘書處訂頒之文書處理檔案管理手冊及行政院研考會檔案法相關規定，訂定本要點。一、 行政院秘書處事務管理手冊檔案管理部份於94年7月1日廢止，現行檔案管理相關法令依國家檔案管理局檔案法及其相關子法規定辦理。二、 本辦法歸類為行政規則，並無引用必要，因此第一條依據的部分刪除。三、 依檔管局檔案法所定義之

2、檔案管理作業事項及符合本校實際作業狀況，修訂部分文字。四、 配合本校電子公文實施將公文修訂為紙本及電子公文。五、 將要點修訂為辦法。第二條 檔案管理係指檔案管理作業過程中之點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護及其他檔案管理作業及相關設施事項。 第二條 檔案管理係指檔案管理作業過程中之點收、整理、登記、分類、編案、編目、裝訂、入檔、保管、檢調、清理、銷毀、移轉、機密等級調整註銷等程序及其他有關事項之處理。依檔管局檔案法所定義之檔案管理作業事項修訂條文。第三條 本校公文之處理，凡經登錄總收發文號完成文書處理流程後之公文，應送交總務處辦理結案歸檔。第三條 凡處理本校公務或與公務有關之全部文書

3、、圖表、簿冊，其已結案或存查之案件、送交總務處文書組編列檔案，集中管理。一、 依本校公文處理辦法修訂條文。二、 明定歸檔公文類別，凡經登錄總收發文號之公文辦畢後，一律送總務處辦理結案歸檔。第四條 歸檔案件之點收、登錄，依下列規定辦理：一、歸檔案件屬紙本簽核者，承辦單位應將辦畢案件併同公文處理登記簿，送交總務處歸檔。檔案管理人員辦理點收作業，應以件為單位，詳細核對其內容與數量，經確認無誤後，於公文處理登記簿上加蓋歸檔日期戳備查，並於電子公文系統中登錄結案歸檔。歸檔案件屬電子簽核者，承辦單位應將完成線上簽核之電子檔案回傳總務處歸檔，檔案管理人員於電子公文系統辦理點收作業、列印簽核意見單後登錄結案歸

4、檔。二、機密案件歸檔時，承辦單位應使用機密檔案專用封套裝封，於封面上註明檔號、承辦單位、總收發文號、來文單位、來文字號及解密條件，封口簽章後，送總務處辦理歸檔。檔案管理人員按機密封套上記載事項辦理點收，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。經確認無誤後，於機密公文處理登記簿上加蓋歸檔日期戳備查，並於電子公文系統中登錄結案歸檔。三、紙本簽核案件所提之附件一律要歸檔，若附件由承辦單位自行抽存，應在公文簽辦單上加蓋附件未歸檔字樣。四、檔案管理人員點收歸檔案件，應逐案逐件清點核對，有下列情形者，應退還承辦人員補正，再依歸檔程序重新辦理點收： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 （二

5、）案件污損或內容不清楚者。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 （四）案件未編列文號或文號有誤者。（五）案件未填註保存期限或分類號者。（六）案件與公文處理登記簿登載不符者。（七）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。第四條 應行歸檔之案件，各單位承辦人應先加以檢查整理，文件如有脫漏應予補齊，手續未完備者應予補備；抽存之附件及污損之處均予註明，在公文處理登記簿詳載案由、收發文號、日期，送交文書組點收歸檔。第五條 檔案管理人員點收歸檔案件，應逐案逐件清點核對： 一、文件不全者，退還補正。 二、文件有污損或字跡模糊不清者，退還補正。 三、存查文件，未經批准者，退還補辦。 四、發文文

6、稿有漏判、漏印、漏發、漏會者，退還補辦。 五、附件漏送或附件未全，或未經簽准而抽存者，退還補正。 六、文件未編列文號或文號有誤者。退還補正。 七、併同原件歸檔之附件不符規定者，將原件連同附件，退還更正。 八、歸檔文件與公文處理登記簿登載不符者，退還更正。第六條 歸檔之文件，經檢查無訛後，即分別於公文處理登記簿及文件上加蓋歸檔戳記。一、 整併原條文之第四、五、六條。二、 明定點收、登錄作業程序。三、 配合電子公文系統增修部分文字。四、 依據機關檔案管理作業手冊修訂歸檔案件查核事項。五、 訂定機密案件點收作業程序。第七條 歸檔文件經檢查無訛後，應加以分類整理、編目。一、本條刪除。二、整併入修正條文

7、第六條為明定歸檔案件之分類、掃描、裝訂程序，爰刪除本條。第五條 歸檔案件之整理，依下列規定辦理：一、 歸檔案件以每一發文稿及其相關來文 與附件為一案；存 查案件及其附件為 一案。已完成線上 簽核之紙本來文應 與簽核意見單裝訂。二、檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留。三、檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。四、檔案之大小長短，應以公文紙規格(A4)之標準為度，過大、過寬者應予摺疊。五、檔案裝訂應靠左並與底邊對齊，先行整理、掃描後再予釘固。第八條 附件應與原文件裝訂，如遇過厚過多不便裝訂時，可另行存置，惟應於附件上註明檔號、收發文字號，並在簽辦單內註明附件存放

8、處所。若附件由承辦單位自行抽存，在公文處理登記簿及簽辦單上，加蓋附件未歸檔字樣。一、 原條文整併入修正條文第六條為明定歸檔案件之分類、掃描、裝訂程序。二、 明定整理歸檔案件作業程序。第九條 本校檔案分類對照表採書本式分類方式編製，每一分類號一頁，凡同一分類號之各案，各依次書寫於該分類號同一頁內。各頁概依分類號別大小次序裝訂，如係新案，並應依序登錄目錄內。一、本條刪除。二、本校檔案分類對照表已於96年1月3日修訂發布，此條文已不適用，爰刪除本條。第十條 本校採用檔案號碼索引簿將每份文件之檔號依收發文字號，填註於欄內。一、本條刪除。二、為簡化作業程序並因應電子公文資訊化，爰刪除本條。第六條 歸檔案

9、件之分類、 掃描、裝訂，依下列規定辦理：一、歸檔案件之分類，係依本校檔案分類對照表辦理。二、檔案經分類後，應依電子公文系統產生之檔號，填入檔號欄內。三、掃描已填入檔號之檔案，並建立電子檔案。四、掃描後之檔案依所屬之分類號置於同一檔案夾，並於檔案夾封面或卷脊標明年度、案名及分類號。五、每一檔案夾以存放二十件同分類號案件為原則；案件過多時，得分置數個檔案夾，依檔案夾之卷宗號順序排列。六、每一檔案夾內首頁應製作並放置案卷目次表。七、裝訂檔案時，附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及總收發文號，在文(稿)或公文簽辦單上加蓋附件另 存字樣，另行存置。八、檔案裝訂以一年一次為原則。第十一條

10、 檔案依左列程序 入檔：一、檔案登入檔案號碼索引簿後，入檔文件依所屬分類號之項/號置於檔案夾內，製作卷宗目錄表檔，貼於檔案夾首頁。二、每一檔案夾以存放同一分類號之各案為原則，如同一類號之案件過多時，得用續夾，依檔案夾之宗號順序排列。 三、對收到歸檔公文，以當日處理完畢入檔為原則。第十三條 檔案裝訂以一年一次，裝訂檔案須整齊劃一。一、 整併原條文之第十一、十三條。二、 條次變更。三、 明定分類、掃描、裝訂歸檔案件作業程序。四、 修正部分文字。第七條 保管與安全維護規 定如下：一、經整理、裝訂之檔案，應按年度及檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列存放。二、檔案附件另行存置時

11、，應按年度及檔號大小順序，分別存放於附件櫃內。三、機密檔案應與一般檔案分開典藏，按年度及檔號大小順序，分別存放於機密檔案櫃內。四、檔案室非檔案管理人員，不得擅自進出，檔案室內濕度與溫度應適宜並設置防盜及防火之預防措施。五、檔案電子儲存應定期製作二套以上備份，分置於不同地點保管之。第十二條 檔案應根據案件辦理先後，由上而下依次彙訂，再依檔案夾之類別及檔號 次序排列檔案櫃，順序存放。第十四條 機密檔案之存放應與普通檔案分開，採用機密檔案櫃典藏，並指定專人負 責管理。第十五條 另存附件按檔號先後次序，放置於附件箱內，並貼置標籤，書明檔號。第十六條 檔案保管場所，非檔案管理人員，不得擅自進出一、整併原

12、條文之第十二、十四、十五、十六條。二、條次變更。三、 明定保管與安全維護作業程序。四、 訂定檔案電子儲存備份作業程序。五、 修正部分文字。第八條 歸檔案件之檢索與調閱，應依下列規定辦理：一、調閱檔案應以在總務處現場查閱為原則，如欲借出須填具公文借調單，一案一單，由調案人填寫，完成規定程序後，送檔案管理人員調取。二、借調檔案以與承辦單位業務相關為原則；若借調非主管業務案件，應須獲得該承辦單位主管同意，並在承辦單位欄內簽章。三、借調檔案以七天為限，屆期如需繼續使用，須填展期單，展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調；如遇承辦單位或其他單位有急用，得

13、隨時催還。四、借調之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事，並不得擅自將所借檔案轉借給業務無關之第三者。五、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催三次仍不歸還時，應簽報議處。六、借調檔案歸還後，檔案管理人應於公文借調單上加蓋歸還日期，以備查考。 七、電子影像檔案或電子公文檔案之調閱，得採線上方式處理。八、機密檔案借調依一般檔案借調處理方式，借出時應注意其安全維護。第十七條 借調檔案以與承辦單位業務相關為原則；若借調非主管業務案件，應簽報會有關單位主管同意，始能借調。第十八條 借調檔案須填寫公文借調

14、單，一案一單，由調案人填寫，完成規定程序後送檔案管理人員調取。第十九條 借調之檔案，如遇拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失、缺漏等情事，不予歸檔，並送請總務長簽報校長處理。第二十條 檔案借調以七天為限，屆期仍需繼續使用，須填展期單；如遇承辦單位或其他單位有急用，得隨時催還。第二十一條 檔案管理人對 逾期之檔案，填寫催還單向借調人催還；經稽催兩次仍不歸還時，送交總務長簽報校長處理。第二十二條 借調檔案歸還後，檔案管理人於借調單上加蓋歸還日期，以備查考。一、 整併原條文之第十七、十八、十九、二十、二十一、二十二條。二、 條次變更。三、 明定檢調歸檔案件及機密公文作業程序。四、 修正部分文字。

15、第二十三條 檔案保存期限分永久保存與定期保存兩種。一、 本條刪除。二、 檔案保存年限係依本校檔案分類對照表辦理，爰刪除本條。第二十四條 各級行政/學術單位之下列檔案須永久保存：一、關於法令規章及其解釋案件。二、關於單位之設立、調整或裁撤案件。三、關於各項施政方針規劃及報告。四、關於各項會議決議與會議紀錄。五、關於人事任免、獎懲、考績及訓練案件。六、其他歷史文獻可供永久查考之案件。一、 本條刪除。二、 檔案保存年限係依本校檔案分類對照表辦理，爰刪除本條。第二十五條 定期保存之檔案，除另有規定外，其保存年限區分為十五年、十年、五年、三年、一年之保存年限。一、 本條刪除。二、 檔案保存年限係依本校檔

16、案分類對照表辦理，爰刪除本條。第九條 檔案之清理與銷毀，依下列規定辦理：一、檔案保存年期限係依本校檔案分類對照表辦理，並視實際需要定期清理。二、保存期限屆滿之檔案，由檔案管理人員繕造檔案銷毀目錄，送原承辦單位核對，凡有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由，並由業務承辦單位主管簽章；經承辦單位主管同意銷毀之案卷，應簽奉校長核准後會同相關單位派員監毀。三、機密檔案經解密 後，依一般檔案管 理清理銷毀。四、已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及宗卷目次表，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期，並於電子影像檔，附註其編號，但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。第二十六條 檔案管理人員應每年定期清理一次。第二十七條 已屆滿保存期限之檔案，應繕造檔案銷燬清冊，送原業務承辦單位審查。凡認為有延長保存期限之必要者，應簽註具體理由及延長期限，並由單位主管核章。其經業務主管單位同意銷燬之檔案，在清冊之同意銷燬欄內簽章，送由總務長簽報校長核准。一、 整併原條文之第二十六、二十七條。二、條次變更。三、明定清理與銷毀歸檔案件 作業程序。四、修正部分文字。第二十八條 各種會計憑