QP040200--文件与记录管理程序

1、鑫 达 集 团页 码 9/9文件名称文件与记录管理程序文件编号QP040200修 订 履 历序号版本修订日期条款修订内容修订者批准者11.02015.01.01全文新建立 发文范围总经理 管理者代表 采购中心 业务中心财务部 人力行政部 研发技术中心 物流部 事业部 信息部管制章编 制审 核批 准收文部门1、目的：1.1 确保质量系统有效运作，各部门皆能持有最新发行的文件管理执行各项作业，并藉以规范外来文件之管理。1.2 制定与维持各项品质记录之识别、收集、索引、建档、维护、取阅与废弃等处理程序，以证实达成所需的产品及品质系统有效动作。1.3 确保品质记录须看得清楚，且可辨别是指何种产品，其储

2、存和保管方式应便于存取，并指供适宜之环境以防止其损坏、变质、涂改和遗失。2、范围：2.1 适用于质量系统内文件及外来文件的管理。2.2 凡本公司有关品质记录及客户提供之相关品质记录均属之。3、定义：3.1 文件管理：须随时保持最新资料且进行分发及签收记录，无效文件须及时收回撤消。3.2 外来文件：即客户或供应商所提供规范、标准或外来引用的参考标准(如国际、国家及行业标准等)。3.2.1 把客户或分包商提供以及搜集自外来的国际家或区域之标准，当成本公司制造、检（试）验标准或管理标准使用的文件，应作发行状态的更新管理（如TS16949、GB、政府安全及环保法规、电脑管理系统等）。3.2.2 把客户

3、提供的有关规范及要求，应进行审查管理，并确实执行。3.2.3 机密文件管理：客户指定或公司经理级及以上人员指定之文件，不可外泄相关内容的资料均属之。3.3 质量手册(QM)：系第一层文件，将质量管理与质量保证系统整合，说明作了那些工作来确保质量。3.4 程序(QP)：系第二层文件，详述如何进行及完成质量手册内所表达的政策及目标。3.5 指导书、规定、规范、基准、标准(WI)：系第三层文件，为支援各项质量管理办法于执行阶段时重要的依据或指导之文件、标准。3.6 表单、记录(FM)：系第四层文件，为印证质量系统有效运作，而对各个事项持续不断加以登录。3.7 品质记录：为有关设计、检查、试验、调查、

4、审查或相关结果之品质记录及图表，可用以分析和鉴定品质趋势与矫正措施之必要性和有效性。4、 流程：流程权责单位相关说明使用表单文件制(修)订各部门依质量体系与组织间分工矩阵表及文件编写格式及版次规定制订 文件制订/修订/补发/销毁申请表、外来文件接收登记表 N文件审查(会审 ) Y各部门权责人员审查者或会审单位责任者查核文件及签名Y N文件核准各部门权责人员核准者查核文件及签名文件列管登记文控编号、版本、发行日期、盖受控文件章质量体系文件总览表、外来文件总览表、技术文件总览表文件分发文控实物发行给相关单位文件分发记录表文件使用保管维护文件实施前教育训练及实施文件作废文件变更申请内部质量体系审核文

5、件持有人各部门依实际需要实施教育训练内审员内部质量审核管理程序各部门在文件修订栏注明变更内容文件修订申请表文管旧版与过时无效文件盖作废文件章 文件销毁申请表4.1 文件管理流程:5.1 内容5.1.1文件制（修）订(1) 各部门依质量体系文件与组织间分工矩阵表视业务需要及组织任务建立相关明文化作业准则与方法，文件或表单制、修订及撰写形式依文件编写格式及版次规定。5.1.2 文件审查、核准(1) 文件审查、核准权限文件类别审查核准QM（副）经理总经理QP（副）经理总经理WITL或GL（副）经理FMTL或GL（副）经理或附随于QP、WI被审查及核准(2) 文件审查1)文件制(修)订后，由直属单位主

6、管或主管权限人员审查及在审查栏签名。(3) 文件会审1)文件审查权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改文件，则文件应送相关单位会审，并在文件修订申请表签注会审意见。(4) 文件核准1)文件审查或会审后，依权限送交上级核准人查核，并在批准栏签名。5.1.3 文件发行、分发(1) 文件经审查、核准后由文控中心依封面审批之核准部门分发于相关单位并盖上受控文件章及登录于文件分发记录表。(2) 文件编号、版次请参阅文件编写格式及版次规定。5.1.4 文件使用保管维护(1) 文控中心负责更新每次文件变更与失效文件作废，并存放在安全处所。(2) 文件管理之使用适用于该文件适用范围，任何作业必须遵守

7、文件管理之规定。未经核准，不得擅自复印、涂改持有文件。(3) 文控中心应建立质量体系文件总览表，鉴别与确认其文件之最新版次。5.1.5 文件实施前教育训练：各部门主管视实际需要，对文件实施要点进行讲解说明。5.1.6 文件变更申请(1) 文件变更申请人于文件修订申请表填好资料，附上修订提议参考资料，向原文件制订部门提出申请。(2) 文件修订于该文件以注记于修改条款前，并将修改内容或形式记录于修订履历内：A)表示修改记号，n为修改序号。B)文件修改除依本办法5.25.5项之规定办理，并作版次修改依文件编写格式及版次规定条款3.1.2办理。5.1.7 文件变更之审查、核准：如未有特别指定，文件变更

8、之审查、核准须由原始审批部门执行。5.1.8 文件作废(1) 变更及过时之文件应填写文件销毁申请表，核准后由文控中心将该文件销毁。(2) 保留旧版文件（至少保留上一版次）并加盖 作废文件章(附件一)以资识别。(3) 作废文件须由文控中心于文件分发记录表上注明旧版文件回收日期,以防止无效文件之误用。5.1.9 外来文件管理(1) 外来文件须列入编号、保管、借出入管理的类别：零组件技术手册、国内外法规、车厂工程技术标准、设计参考书籍、试验及制造设备手册，竞争厂商技术资料。如属机密性文件，相关人员需借用，必须由课长及以上人员签字认可，方可借用。(2) 外来文件接收与转交：A)各部门接收到客户所提供之

9、规范及标准等文件资料，即转交文控中心，由文控中心对客户提供的规范及要求进行送审查、核准，并分发至相关单位，落实客户的具体要求。B)各部门如搜集有关之技术参考引用标准及品保标准（如GB、ISO9001、TS16949等），立即转交文控中心统筹办理。C)文控中心接收到各部门转交之外来文件或资料时，须登记于外来文件总览表，并将外来文件或资料编号列管。5.1.10 外来文件保存与维护(1) 文控中心负责有编号之外来文件的管理，并须依类别存放于文件架上并标识。5.1.11 外来文件借阅与发行(1) 须借阅外来文件者，应向文控中心办理借阅手续。(2) 借阅人于借阅期30天满时，应主动归还所借出之文件。若期

10、满未归还，文控中心应向借阅人收回文件。(3) 外来文件及资料由文控中心登录并统筹发行。各部门若工作必备外来文件时，须由文控中心记录于文件分发记录表，并盖受控文件章（附件一）。5.1.12 外来文件之变更或作废(1) 外来文件及资料如有变更或修订，由文控中心统一收回及销毁，并发行新版。(2) 文控中心销毁文件或资料时，须填写文件销毁申请表，经原执行审查部门审核后销毁。(3) 无效之外来文件及资料有保存之需要时，需加盖作废文件章（附件一）予以识别。5.1.13 工程规格文件(1) 客户提供的图纸依图纸管理程序管理。(2) 所有顾客的工程规格、标准及其变更，须在2个工作周内适时的审查、分发及执行，同

11、时须建立PPAP/制程变更/特采核准生效记录表，且实施该作业时所有相关文件都须是最新版本，如FMEA分析表、控制计划、PPAP记录等。(3) 为避免无效外来文件及资料之误用，工程文员须于每年11月上网查寻、电话或传真通知等形式确认。如有异动条款则更新版次状况及修订外来文件总览表，并发行各部门核对，以鉴别其版次是否为最新之版本。(4）工程文件分发时均需盖受控章，并根据分发部门加盖生产用图（生产部使用）或检验用图（质量部使用）或外协用图（外协厂使用），再根据是否为试生产阶段加盖试制用图（即正式生产后不盖试制用图）；若为一次性使用文件/图纸，则仅需盖临时用图。回收后确认无效的文件，加盖作废文件章，并

12、更新相应的回收分发记录。参考文件仅供参考使用。6.1 相关附件：6.1.1 文件与记录管理程序印章样式：受控章、 作废章、外来文件章、参考文件章（附件一） 6.1.2 质量体系文件与组织间分工距阵表（附件二）6.1.3 技术文件制订修订划分一览表 (附件三)6.1.4 质量体系文件总览表 （FM040200-01）6.1.5 文件制订/修订/ 补发/销毁申请表 （FM040200-02）6.1.6 文件分发记录表 （FM040200-03）6.1.7 外来文件总览表 （FM040200-04）6.1.8 PPAP/设计变更/过程变更/让步接受生效日期记录表 （FM040200-05）6.1.9

13、 外来文件接收登记表（FM040200-06）6.1.10技术文件总览表(FM040200-07)7.1 参考文件：7.1.1 文件编写格式及版次规定 （WI040201）7.1.2 内部质量审核管理程序 （QP080200）7.1.3 图纸管理程序 （QP040300）4.2.记录管理流程:流程权责单位相关说明使用表单废弃处理记录调阅逾期销毁申请储存维护分类、汇整、索引、建档审核N品质记录制作发行使用编号登录YN审核品质表单制作Y相关单位文件管理程序文件编写格式及版次规定相关单位权责主管文控使用部门文件编写格式及版次规定 品质记录总览表文控使用部门各相关单位使用表单须为最新版本相关单位禁用铅

14、笔，以划线修改，并由修改人签认相关单位权责主管表单须经权责主管审查及核准后方可生效相关单位可按客户别、产品别、制程别、生产线别、时间别等分类相关单位依保存期限保管相关单位相关单位文件销毁申请单相关单位经管理者代表核准后以碎纸机或焚毁之5.2.内容5.2.1 品质表单制作与审核(1) 品质记录表单格式之制作，除依文件与记录管理程序随同其相关程序或规定统筹办理，另须依文件编写格式及版次规定制作。(2) 品质记录表单经相关单位主管审核后交文控中心统一编号受控。5.2.2 编号登录(1) 文控中心依文件编号及版次要求，赋予表单之统一编号与版次。(2) 编号完成后登入品质记录总览表，索引列管。5.2.3

15、 发行使用(1) 各相关单位及人员使用之表单依品质记录总览表上之版次为最新有效版本，以免误用旧有之表单。(2) 各发行使用之表单其右下角须注明该表单之文件统一编号及其版次。5.2.4 品质记录制作与审核(1) 各相关单位于使用表单时，其内容须详实记载完备，禁用铅笔，务必使该表单保持清晰易读。(2) 表单之记录应尽可能避免涂改，如需修改则用划线方式涂改，并由该修订人签认。(3) 各表单须经相关权责主管审查及核准后方可生效。5.2.5 分类、汇整、索引、建档(1) 各品质记录相关单位主管审核后，须按表单名称之大类别或按客户别、产品别、制程别、生产线别、时间别等以档案夹或卷宗装订成册，并于其上标识记

16、录名称。(2) 品质记录表单上须有文件编号、保管编号A)文件编号：由文控中心依文件编号及版次要求编订之。B)保管编号，各记录存档部门须建立保管编号索引，以避免遗失，其编号原则可参考如下： 流水码，以数字01-99表示。 日期代码，以数字01-31表示。 月份代码，以数字01-12表示。公元年份代码，以数字表示（如05）。(3) 重要品质记录（如：客诉）于必要时可建立一览表清册，列于卷宗将其名称、日期、追查状况等列表以便追踪。5.2.6 储存维护(1) 品质记录之储存与维护需易于存取调阅，并提供适宜之环境与设施以防其损坏、变质、涂改及遗失。(2) 各项品质记录之保存期限规定于品质记录总览表中，品质记录保存期限应符合法规及客户要求(最低限度),规定如下：名 称保 存 期 限一般管理记录表单一年以上或保存最新版本管理审查、品质稽核记录三年以上教育训练履历在职期间设备、检测仪器使用期间品质记录表单各项品质绩效之记录建立年度后加一日历年（如客户有指定之要求，依客户要求保存期限为准。）各项生产性零组件核准书、工模具记录、客户采购订单及修订记录生产和服务要求结束后再加一日历年(3) 替代零件之复印文件须与新零件档案合并保存，以便追溯比较。(4) 若有比上述规定须保留更长的保存期限，则应于品质记录总览表上保存期限栏内明文规定之。(5）如果产品为汽配件，关键质量记录保存期限为10年。如