01文件控制程序OK

1、 文件控制程序文件页码 P 6 of 6文件编号XXF-02-001生效日期：04年5月28日文件版本A0文 件 封 面 页程序文件制订： 审核： 批准： 分发部门： 总经理 管理者代表 业务部 工模部 采购部 生产部 品质部 仓库 行政部 财务部 注：未经本公司许可，任何单位或个人不允许复制本文件的部分或全部内容，否则追究其相关责任。1.目的 确保质量管理体系文件得到控制，确保需要的使用者能适时获得适当且有效之最新文件。2.适用范围质量手册及程序文件、作业指导引、表格、国家/国际/行业标准及适当的外来文件(包括客户图纸)。3.定义：略。4.职责 4.1文控中心负责文件的打印、登录、受控、分发

2、、签收及旧文件的回收,同时负责所有文件原件的保存。4.2各部门：按本程序执行文件的制订、修订作业及相关审批工作，并协助文控中心的工作。 4.3管理者代表：制订品质手册、审核程序文件及批准作业指导引。4.4总经理：负责批准品质手册、程序文件。5.运作过程5.1 文件编写、编号及版本的控制5.1.1.各部门负责编写本部门的文件，并于编写文件時,按文件阶別向文控中心索取文件编号。並由文控中心进行文件编号并登记于文件总览表/ XXF-02-001-01中,其中：A） 质量手册、程序文件、作业指引”文件编号方式如下： - - 文件流水号 文件阶别号 公司代号（XXF）B）表格的编号方式如下： - - -

3、 表格流水号 文件顺序号 文件阶别 公司代号C）文件阶别共分四级,分别如下:一阶文件（01）:质量手册 二阶文件（02）:程序文件三阶文件（03）：作业指引等 四阶文件: 表格5.1.2文件的版本控制a) 所有文件在第一次发行时,均为第A0版,修订第1次版次则为A1版,第2次版次则为A2版,以此类推A3b) 修订文件时,只需变更修订页的版次即可,当该份文件修订版 次超过3次或大部分内容都已更改时,则应更换版本为B0版,B版文件有变更时,则按5.1.2a)节更换版次。5.2.文件的制订/审查、批准的权限5.2.1內部文件的控制: 权责 名称 制 订 审 查 批 准 分发控制质量手册管理者代表管理

4、者代表总经理文控中心程序文件责任部门主管管理者代表总经理文控中心作业指引责任部门主管部门主管管理者代表文控中心表 格责任部门主管管理者代表管理者代表文控中心外来文件-工模部责任人工模部主管文控中心工程图纸工模部主管主管文控中心5.3 外部文件的控制a)顾客提供的资料按接收时间的先后,按年月日前加“C”编号控制,盖“外来文件章”并登录于<外部文件登记表> (XXF-02-001-02)中。b) 国家/国际/行业标准并登录于<外部文件登记表/XXF-02-001-02)管制。c)由管理者代表每年审查一次所保持的标准是否为最新版本。d)如国家/国际/行业标准更新,由管理者代表申请购

5、回后交文控中心分发、并登录于（外部文件登记表/XXF-02-001-02）管制。e)管理者代表应确保购回之新国家/国际/行业标准的完整性、适用性。5.4 文件分发/签收控制a) 文控中心收到各部门经审查和批准的文件,必须先检查有关文件制 订及编号的格式是否正确。b) 确认无误后,将文件的编号及內容登录于<文件总览表XXF-02-001-001)中,并复印所需的分发份数。c) 除表格外,文控中心於每份文件副本的第一页的规定或适当的位置 盖上红色“受控文件”发行章；正本则无须盖章且须放于文控中心或授权部门。 d) 若是此文件不受管制,应在文件的适当位置盖上红色“非受控”印章或不盖章。e) 文

6、件分发时,按文件分发清单分发至相关部门,並将分发部门登录于<文件分发签收记录表><XXF-02-001-03>內,并由收件人签收,文件分发签收记录表由文控中心保存；外部文件的分发则由接收部门或管理者代表决定分发人后由分发人员复印后分发至相关部门，并由各接收人直接于（外部文件登记表/XXF-02-001-02）中签收。f) 公司内部有关任何人员不得私自复印盖有“受控文件章”的文件，否则将追究其相关责任。5.5 表格的控制 a) 各部门制定出需用的表格后,送交管理者代表审批后由文控中心记录,并按部门分类,分别记录于（表格总览表/ XXF-02-001-04）中,文控中心人员

7、确保各部门现行使用表格为最新有效版本，同时分发“表格总览表”至各相关部门参考.b) 表格的分发按部门需要进行,表格上不需盖章。c) 表格修订后的审批权责按5.2.1进行,修订后的发行按5.4进行分发。d) 受控文件章由文控中心人员进行控制。5.6 文件之存档使用 收文部门(部门及个人)以持有为原则,各部门需指定人员负责分类标识清楚并保管所持有的文件。 5.7修改及收回与作废a) 文件运作不适用，须修订时由文件提出人或其部门主管提出<文件更改通知单>< XXF-02-001-05>经原部门审批并按5.2.1进行,有关变更的內容(如属手册及程序)可于修订记录中反映,並按5.

8、2.1的权责范围将修订的文件发放给各相关部门;b) 文件变更后, 文控中心将新版文件分发至各相关部门，同时须收回受控旧版文件并盖“文件作废章”后保留。c) 文件修订时变更版次,即为变更,文件因不适用而被取消即为作废; 文控中心要保留所有变更、作废文件一份,依文件类别及版本另行存档,变更文件盖上“文件作废章”变更后的文件与修订申请单一起存放.d)保存之变更作废文件如一年后再沒有用途,若要记录则由各相关部门负责人填写<文件资料销毁清单>(XXF-02-001-004)经管理者代表批准后销毁。e)文件需妥善保存,受控文件严禁复制,尤其是复制有受控章的文件要追究其責任。5.8文件的补发与外

9、发、参考文件 5.8.1当各部门文件有损坏或有其它的补发需求或有文件外发需求时，由需求部门提出<文件补发申请单>(XXF-02-001-006)交管理者代表批准由文控中心发放，发放程序按5.4节执行，外发文件则盖“外发文件”章后发放不作受控。 5.8.2 若为参考文件，则盖“参考文件章”；若为部门联络日常文件，则不作盖章，但须有发出人签名及日期。 5.9 文件格式的要求 5.9.1程序文件以本文件的格式为依据。5.9.2部门作业指引以表格形式或以本文件的格式作参考,但文件中必须有如下內容:l 文件名称及编号l 生效日期页码及版本l 受控审核人/批准人5.9.3表格沒有指定的格式,但必须有：l 表格编号/版本号/表格名称 页码按每章节独立编排。5.11 记录保存:各相关记录至少保存1年以上. 6.参考文件: 6.1 质量记录控制程序 XXF-02-002 7.表单附件 7.1 <文件总览表> (XXF-02-001-001) 7.2 <外部文件登记表> (XXF-02-001-002) 7.3 <文件分发签收记录表> (XXF-02-001-