01党政办管理文件控制程序定稿

1、编制实施日期审核受控状态批准文 件 更 改 记 录 表文件编号更改日期更改章节号版本/修订号更改人批准人1. 目的本程序规定了文件的制定、审批、发布、修订及废止等流程，使公司文件处于受控状态，确保各相关部门及时获得文件并使用有效版本。2. 适用范围适用于公司质量管理体系所要求的文件、资料的管理控制。3. 职责3.1党政办公室为本程序的归口管理部门：3.1.1负责公司文件的管理。3.1.2负责公司外来文件（技术文件除外，下同）的识别、分发、管理和控制。3.1.3负责公司归档文件借阅、使用、存档和销毁的管理。3.2技术部：3.2.1负责公司质量手册及组织程序文件、作业文件等的编制、评审和更新。3.

2、2.2负责公司技术文件的管理。3.2.2负责公司外来技术文件的识别、分发、管理和控制。3.3企管办：3.3.1负责公司所有体系运行记录的管理。3.4公司各厂、部及所属二级单位：3.4.1本部门文件的管理、使用；3.4.2本部门职责和活动中所涉及的程序文件和作业文件编制、评审和更新。3.4.3本部门职责和活动中所涉及的法律法规、国家标准和行业标准的获取和更新。3.5管理者代表负责审核质量手册，批准程序文件。3.6总经理负责质量手册的审批。4. 程序文件分类本公司文件为：体系文件、行政公文4.1.1体系文件：沧州中铁公司各项管理活动涉及的所有文件，分为质量手册、程序文件、作业指导文件、记录、外来文

3、件、合同及协议。a) 质量手册: 是沧州中铁公司执行与维护质量管理体系的基本指导纲要，包括：质量方针、质量目标等。b) 程序文件：是将各管理职能、相关部门权责的关联性加以说明。c) 作业指导文件：是指具体每一项工作的标准及规范。包括管理制度、服务规范、操作规范、作业指导书、技术文件1等。 d) 记录：为确保体系的运行与控制所产生的证据。e) 外来文件：国家法律法规、国家标准、行业标准、顾客和其他相关方提供的文件和资料。f) 合同及协议2：对于甲乙双方具有约束力的文件。4.1.2 行政公文：沧州中铁公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照程序和规范格式制定的具有传递信息和记录作用的文件，包

4、括：行政主管部门或本单位编制的通知、报告、批复等。注：1 技术文件：与产品相关的标准、工艺和测试文件等。 2合同及协议：此处合同协议是指除工程合同外的合同协议。4.2.体系文件编号规则如下：4.2.1质量手册编号规则：ZT QM 2012 手册颁布年号 质量手册代码 公司代码4.2.2程序文件编号规则： ZT CX XX文件顺序号 (两位)程序文件代码 公司代码4.2.3作业指导文件编号规则：ZT ZY XX XXX文件顺序号 （三位） 部门代码 作业文件代码公司代码4.2.4记录编号规则：ZT JL XX XXX 文件顺序号（三位） 部门代码 记录文件代码 公司代码（如使用各行政主管单位要求

5、的记录表单，可使用原编号。）4.2.5外来文件编号规则：ZT WL XXX 文件顺序号（三位） 外来文件代码 公司代码（如外来文件已有编号时，可执行文件的原编号）4.2.6合同协议的编码规定，执行合同协议管理制度内合同编码条款。4.3各部门代码规则4.3.1 沧州中铁装备制造材料有限公司代码为“ZT”。部门名称英文代码部门名称英文代码党政办公室OF工程部GC人力资源部HR安全部AQ企管办QG炼铁厂LT技术部JS炼钢厂LG营销部YX1250轧钢厂Z1生产部SC1780轧钢厂Z2大宗物料供应部DZ白灰厂BH备品备件供应部BJ动力厂DL保卫部BW信息中心XX设备部EQ4.4质量管理体系文件的编制和审

6、批4.4.1 体系文件的编制及审批职责如下表：文件类别制定、评审和更新提出审核批准质量管理手册技术部管理者代表总经理程序文件本部门程序文件各厂、部厂、部长管理者代表跨部门程序文件主责部门主责及相关厂、部领导管理者代表作业指导文件科室、车间科室、车间负责人厂、部长合同及协议各部门各部门领导按权限审批（注：如需律师审核的文件，各部门发至企管办，由企管办统一与律师联络沟通。）4.4.2程序文件、作业指导文件编写格式以公司规定为准，记录则可依实际状况与需求自行编写。4.4.3文件发放前，应经授权人审批，以确保其文件充分、适宜和可操作，并与公司的其他文件协调一致。4.5 体系文件管理和控制4.5.1质量

7、体系文件分为受控和非受控，受控文件封面均加盖红色“受控” 印章，并注明分发号。非受控文件只进行登记。4.5.2，加盖红色“受控”印章的文件为有效版本。质量体系文件的原件由技术部存档管理。4.5.3 技术部负责编制受控文件清单，并经管理者代表审批后按文件发放范围发至各使用单位。所有下发和收回的文件填写文件发放、收回记录，以确保文件使用的各场所都得到相关文件的有效版本。4.5.4 各部门制定的相关文件，依据权限进行审批后，发至技术部进行编号管理，并由技术部统一发放给各部门，各部门文管人员再进行本部门内相关人员的发放工作。4.5.5 各部门制定的记录表单，依据权限进行审批后，发至企管办进行编号管理，

8、并由企管办统一发放给各部门，各部门文管人员再进行本部门内相关人员的发放工作。4.5.6对外的各类合同协议应使用统一的文本，文本格式的内容由企管办合同科组织相关人员评审确定，经公司企管办领导审核批准后交有关部门使用。各类合同的使用和管理执行合同协议管理制度。4.5.7 沧州中铁公司体系文件未经主管部门同意，任何单位均不得擅自泄漏或外借文件及记录。4.5.8 文件丢失、破损补发的规定a. 当工作现场使用的纸制文件破损严重，影响使用时，应到文件控制部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号。b. 文件如丢失、应填写补发文件申请单，并在申请单中说明文件丢失补发。4.5

9、.9 沧州中铁公司各厂、部及二级单位应确定部门文管员，编制部门受控文件清单，并负责对本部门文件进行管理。4.5.10技术文件的管理执行技术文件管理控制程序4.6体系文件的修订4.6.1 当体系文件不适用时，应由提出者提出修改的建议，填写文件修订单，经过原文件编审部门审批后，交技术部进行文件更改。当更改的文件对相关部门或文件有影响时，应由责任部门提请管理者代表组织修改相关文件，并进行审核会签，以保证体系文件的协调一致。4.6.2 更改后的文件评审执行本控制程序条款5.4.1，并应再次得到批准。4.6.3 技术部根据文件修订单填写文件更改记录表，并以换页的方式及时更换补充，每一次修改后，文件的修改

10、状态都要变化由0至1，以此类推。发放与回收路径同本控制程序条款5.5.34.6.4沧州中铁公司利用内部审核的机会，对体系进行系统的评审，对体系文件不适用的情况适时进行修改。4.7 体系文件的改版和作废4.7.1当文件经9次修改后，应进行换版，原版文件作废换发新版。换版标识为A，B，C，。4.7.2 对于回收的作废文件，技术部统一收回并加盖作废章并隔离保存。4.7.3技术部于每年底对作废文件列出清单，经管理者代表审批后进行销毁处理，需保留的作废文件作出标识，各部门不得自行销毁文件资料。4.7.4 党政办公室、技术部对各部门执行有效版本文件的情况进行监督及检查，发现问题令其纠正。4.7.5本程序所

11、产生的记录按记录控制程序执行。4.8 文件的归档、借阅4.8.1行政文件的归档，由党政办公室管理；体系文件由技术部负责归档管理。4.8.2体系文件和外来文件在沧州中铁公司内、外部的借阅、复制应在文件借阅复制登记表中进行登记。4.8.3 跨部门借阅或影印文件及记录时须经文件及记录所属部门主管领导同意后，方可借阅。4.9 外来文件的管理a.外来文件由党政办公室统一管理，党政办公室负责识别、登记、保存并控制其分发使用。b. 各部门接收的外来文件应交党政办公室进行识别登记和管理。c. 党政办公室编制外来文件清单，并定期进行评审和更新。d. 各部门负责获取和更新本部门职责和活动中所涉及的国家标准和行业标

12、准，并将更新的信息及时传递至技术部。5. 相关文件5.1 技术文件管理程序 ZT-CX-025.2 记录控制程序 ZT-CX-035.3 合同协议管理制度 ZT-ZY-QG-0015.4 文件发放范围 ZT-ZY-OF-0016. 相关记录6.1 受控文件清单 ZT-JL-OF-0016.2 文件发放、回收记录 ZT-JL-OF-0026.3 文件/记录修订单 ZT-JL-OF-0036.4 补发文件申请单 ZT-JL-OF-0046.5 文件更改记录表 ZT-JL-OF-0056.6 外来文件清单 ZT-JL-OF-0066.7 部门受控文件清单 ZT-JL-OF-0076.8 文件借阅复制

13、登记表 ZT-JL-OF-008出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。 亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事