外贸学习笔记

1、外贸业务员的工作职责1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原 料、颜色搭配和做法。 样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。 如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付。总的原则 如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。2、精确地报出美金销售价格严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两 种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。业务员一定要看清 楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。利润=美金卖价X汇率X

2、0.96-成本销售利润率=利润十（美金卖价 X汇率）X100%3、积极主动与客户保持联系积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网 页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气 地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。4、树立“订单就是命令”的理念业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在 第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。整个过程，最长不能超过48个小时。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给

3、客户，催促客户尽快书面回 复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经 理的要求去做。中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所 有物料采购等通知”。外贸业务员职业素养 基本心态1）热爱外贸工作，永不放弃2）站在客户的立场上想问题，做事情3）勤奋工作，虚心学习4）有良好的自信心，要有奋斗目标基本素质1）熟悉出口业务操作流程2）书面英语过硬，口语良好，与客户能够进行业务沟通3）熟悉常见的

4、国际交往礼仪4）熟悉日常的交际英文，接待客人显示出良好的修养和职业素质5） 熟悉常用的办公文件，例如：Word, excel, Photoshop, Powerpoint.Outlook,AutoCad等.；能够使用传真机、复印机等办公设备6）能够草拟标准的传真及信函，能够独立完成信用证的审核，根据信用证制定正 确的出口单证.7）拨、接电话要显示良好的公司形象例如：国内模拟拨通电话，你应该说：您好，我是xxxxxxxx有限公司外贸部的xxx，请问是XXX?然后切入正题。接听电话，你应该说：xxxxxxx有限公司，您好，我是XXX,请问有什么能够帮助你的？国外情景模拟：拨通电话：Hello, t

5、his isxxx, from xxxx Co., ltd. May I speak to Mr /msxxx?接听电话:Hello, this is xxxxx Co., Ltd. I' m alex. May I help you?专业素质1）对本工厂的产品能够非常熟悉，对生产流程有详细的了解；对产品品质能够准确作出判断；对产品的主要材料有一定的了解；能够独立准备一份公司CATALOG供给人参考；能够草拟一份专业的报价单；熟悉工厂运营方式的组织机构构成2）对竞争对手的产品有相当的了解；对整个从事的行业有一个正确的了解；对国 外的同类产品有一个详细的了解3）对相关的产品测试标准有完整

6、的了解4）能够从客人的语气里面，判断出客人的意图5）能够对客人的来访提前做出接待安排；能够独立带领客人参观工厂；能够巧妙 的回答客人的问题6）对出口货物操作有实际的经验7）能够独立向客人介绍产品、公司，并且正确、专业的回答客人提出的问题8）对出口货物包装及标志能够有专业的设计观念，确保符合出口货物的需要9）对于国外正在执行的订单，要提供详细的生产计划通知单与生产部门及相关的 部门。其他素质：1）能够与周围的同事和谐相处2）能够合理的提供建议给上司和领导；部门之间尽量使用书面沟通或者电话沟通3）工作要注意沟通方法，一旦出现问题，首先想到的是如何去解决问题，而不是 追求责任；发现错误要及时纠正，杜

7、绝再次发生4）工作要讲究效率，养成良好的书面记录习惯：一天工作开始，要书面记录当天的工作内容，并核对是是否完成一天工作结束，要书面记录明天还有那些工作要做5）切记在公众场所发牢骚或者做有损公司形象的事情6）要时刻维护工厂的形象7）将自己良好形象的展示给客户8）严格遵守公司的规章制度，对公司的发展能够提出良好的建议（注意方法）9）要及时的答复客人的电子邮件或者电话如何成为优秀外贸业务员1，与工作了的外贸人交朋友他们是很好的导师，甚至比你们的老师还好也许他们不会免费帮你。你应该学会通过提高自己从而也可以给他们帮点忙，比如：寻找信息，翻译之类的。顺便说一下， 你可以从福步上海论坛获得很多外贸精英的联

8、系信息。要有双善于发现的眼睛。2，尽量经常访问外贸论坛推荐福步上海论坛、阿里巴巴商人论坛、跨国外贸论坛、TOXUE外贸论坛。“要得到，先付出”。这就是生活。3，投资于学习留意有关国际贸易的最新流行的书籍。你需要投资于你的学习，只是值得的。4，重视电子商务学校可能不教你电子商务知识，但是对于做外贸，那是必不可少的。在福步论坛有 个电子商务版块。最重要的是，不断的思考，你才会发现你自己独特的方式。别人的意 见只能作为参考。推荐网站：世贸人才网之世贸大学 。外贸业务员的职业要求一般要求大专以上学历， 贸易类、语言类、金融类相关专业，而外销员 从业资格证、 报关员资格证书、国际贸易单证员证书等相关资格

9、证明则显得更为重要2 0外贸业务员工作细则客户接待工作（一） 如需到机场迎接，安排接机事宜，并应于飞机抵达前 2小时与航空公司机场办 事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。（二）如客户需赴工厂察看，应事先与工厂联络，安排行程。（三）如客户需要游览 名胜古迹，应事先安排观光行程。客户来访接待（一）赴机场或饭店接客户前，将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。（二）如客户需要饮料、食品等，应通知样品室准备。（三） 如需采购部有关科长备询时，应事先通知待命。客户接洽业务（一）陪客户挑选样品。（二）经客户挑选的有兴趣产品，应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数

10、，最近工厂价格。如有必要，得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户以前曾购买者 ，则应记录前次厂价与卖价。（三）与客户洽谈中，对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。（四） 如客户当日未能决定采购者，须待次日继续洽谈时，应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑眩（保留期限不得超过一星期）。（五） 如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，应嘱咐样品室归还原处。（六） 客户如有任何询问应即查核答复，如不能

11、即时答复，亦应向客户说明原因并告 以何时答复。（七）与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。整理报价单（一）应客户需要，将洽谈中感兴趣的产品，应整理报价单，核阅后打出交给客户。（二）客户订购产品，应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底 稿整理妥当，阅后，扫报价单所规定份数增加二份。（三） 应即核对报价单是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误 ，然后抽出一 份报价单请示经理后，开国内订单，连同国内订单装运联一并交装押助理。（四） 所有寄国外信件，报价单若其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出份上经 理签名处旁签名和签注日期 ，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理

12、于结并前自行 核对单价数量，必须在当日内完成。开国内订单营业助理应时常查核自存的报价单，并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。（一）订单上唛头可采用下列方式：1. 刻章。2. 打字。3. 由营业助理书写清楚,即发出"订单更改通知（二）如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时 ",并与原国内订单留底联装订一起。,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注"并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订（三）如是将国内订单改开另一

13、工厂 明,"本订单是原订单号重开，原订单作废 更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格 单是重开，并即将装运联直接交装运押助理,须用特别编号，举例如下：（四）原国内订单如是改开别家工厂时KR-1021 （此为改开订单号码）K-1021 （此为原订单号码）（五） 需动退的货，外箱上要打记号，应于订单上特别注明，告知工厂。（六） 如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTM可出口。（七）印制样品请款时，务必附上样品才可付款。（八） 订单一个ITEM在Y 5,000以上,科长在时一定要让科长签字 ，才能寄出,如科长 不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出，但

14、如未 经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。（九） 凡向工厂催货（包括配件及印刷品）一切的责任由营业助理负责，但装押助理协 助催货。开妥国内订单（一）国内订单开妥后，须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。（二） 开妥国内订单送主管经理核阅签名后：1. 留底联存查。2. 工厂联及签回联及验货联交管制中心。3. 装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。4. 签回联逾10天工厂未自动签回时，由管制中心过滤，如该订单单项金额超过美金 2000元或人民币8万元以上者，通知有关副（助）理或外务员负责签回,（如金额未超过以 上金额者不必硬性签回）,如超过美金5,000元者,务必由

15、各有关科长签回。5. 管制中心收到签回联时，核对单价、数量后，如签回联上有更改部分，应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。 外贸业务员的工作职责 一业务工作流程1. 整理报价：针对不同客户询盘，提供相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括：产 品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货 期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由经 理签字存档。2. 处理样品：制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样 品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照

16、其生产。另，针对有的工 厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况 下，汇报上级，达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。3. 订货（签约）：贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行 协商，双方协商认可后，需要签订购货合同。在签订购货合同过程中，主要对 商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、 仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入购货合同。合同需由业务和经理 审批，填入“出口合同审核表（订单跟踪表）”，尽可能将各种预计费用都列明。通常 情况下，签订购货合同一式两份由

17、双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。4. 收取订金或信用证：? 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到 L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它 可能的问题，如有问题应立即请客人改证。? 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。5. 下国内生产定单：在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。根据订单制定生产计划单，经过 审批后，下达到生产部进行生产。如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印 刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读 0K以免影响出货。6. 追踪和验货：在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产

18、完的产品进行入库登记，以 便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。如 客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货 期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。注：每次新产品出货，需有大货样品留底。7. 租船订舱：? 在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。? 在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船一周前可拿到定仓纸。? 单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据

19、。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。? 单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于报关、出运；? 在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货 物运至指定仓库）。8. 报检：国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱 证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。9. 申领核销单

20、：单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。10. 出口报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。? 单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出 口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收 到上述单据。? 公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭 单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。? 公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后， 货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。11. 收款：? 准备文

21、件：督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公 司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确 认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件（商业发票/一般原产地证/装箱单等）。?11.2.交单：采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有 错误，才交银行议付。采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提 单正本及其它文件寄给客人。12. 核销退税：一般在报关之日起 90天内核销，核销后公司方可到税务局申报退税。13 业务登记/存档：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登

22、记，便于以后查询， 统计等。14.售后问题的处理：因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。注：以上业务处理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并应同单证报关人员紧密配合工作，处理好相关交接工作，以免产生问题。二.客户维护与开发1. 现有客户关系维护处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。2. 新客户开发通过展会，网络

23、手段如搜索引擎、开发信等，销售电话，走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。三其他相关职责1. 外事接待2. 建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。3. 留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。4. 提交月/季度报表和年度总结。5. 注意不断提高业务员自身知识和素养。出货情况总结以及出货注意事项（如下仅列举从组织货源到提货资料的准备阶段）A. 出货前如何组织所有货源首先必须明白此次将要安排哪些货，估计在什么时候发给客人；其次必须明白这些货分别是哪些工厂的货，待发货的生产进度，何时

24、能交，并从所有待发货 的工厂中找出要特别跟踪的工厂，将默认的交货时间直接告诉对方，并要求对方按这个时间 安排B. 同客人确认发货首先将所有待发货按各自工厂的清单作成 PACKINEIST和INVOICE主要目的是了解待发货 的货值及毛重和体积，以便于确定是安排散货还是整柜发货：其次要将整理好的发票和清单 传真给客人，一是确认何时发货，二则告诉客人该批货的货款是多少，三是获取发货信息包 括应该准备那些资料，有什么具体要求等，一定要确认清楚。C. 向货代询价并安排定仓、出货事宜整柜货的询价及其他具体操作则直接找通富小余，散货询价是崴航小陈，注意询价时将发货 的要求明白告知对方，包括目的港、提单签单

25、要求以及是否有免费堆存期等等，后面找机会 从其他货代试出一部分货。D. 准备报关资料的过程准备报关发票和清单以及货运委托书（如果有来发票的,一定要和发票的名称及单位数量核对清楚 ）。一般是提前一次性向发货工厂获取准确的出货清单，一般工厂都会提前给我们，但对于因赶货需要 到发货时才能确认准确数量的情况，先录入资料再跟进并尽早获取该准确数据，准备报关要素资也 及所需保函等其他必须要资料，从 LEAH处获得报关委托书和核销单，以上共 6份资料一起准备齐全 通知货代过来取。给货代资料前分别检查所有资料是否齐全，该盖章的地方是否有漏盖或还没盖章 的地方，是否还有其他需要货代帮忙办理的事情，诸于带样品到仓

26、库或其他等E. 跟踪所有到货直到确认所有货物进仓F. 准备所有提货资料：核对提单：按托单或直接客人要求核对尤其是：CONSIGNEENOTIFYPARTY SHIPPER LOADING DESTINATION DESCRIPTINMARK PACKAGEGROSS WEIGH1VIEASUREMENFREIGHT PREPAID OR COLLECTELEX RELEASE OR ORIGINAL核对保单：按提单或和客人清关发票：被保险人、发票和提单号、起运港和目的港、起运时间和签单时间、赔付地点、目的港查勘代理、保险的方式，通常是一切险、其他基础数据包括唛头、品名和件数、准备其他资料如FO

27、RM E或 CO等其他所需资料、按客人要求准备提货的发票和清单以及付款的真实发票出货情况小结：一：到货跟踪1、以整票订单为依据，落实该票订单的所有货物；2、联系相关工厂，确定发货清单，并落实发货；3、查到货情况，跟踪货物，直到确定该货物能及时准确到仓；4、查库房到库状况，一单一单的落实；二：资料核对1、发出去的资料要核对；2、进来的资料也要核对；? 出货前一定要先了解整票货的进展情况，以最晚交货的那票时间为节点合理安排整票 货的进仓，同时将资料发给客人确认，以得到发货指示；? 在整理发货的过程中如发现货量不够， 一定要提前同客人或工厂沟通， 及时增加货物， 争取提早安排发货；? 所有产品的价格

28、必须事先同客人确认，特别是第一次发货的产品，其单价一定要事先 同客人确认后再安排； 尤其是现在汇率调整的阶段，更要注意；? 对于对唛头或其他有特殊要求的产品，在给工厂准备进仓单前确认清楚并安排好，不 然影响我们的整个工作，这边的库房有它自己的要求，不允许我们去做些大动作的事 情，如拆包贴标签等后续订单跟踪情况：? 及时了解已交货订单和未交货订单的情况，经常性的同工厂取得联系以掌握该订单的 进度，准备安排下一次出货；? 对习惯性整柜出货的客户， 已下订单不足整柜部分及时同客人沟通， 以争取新的订单； ? 资料整理工作：? 对已完成的订单的资料随时按我们的要求进行整理归档，要形成习惯；? 包括客人

29、的文件夹及往来资料等，要经常性梳理，分清要和不要以保持文件都是有用 的；? 样品拍照工作要求做到位，拍照前后确保拍照场地的整齐，干净，用完的工具和样品 及时归位，以便下次使用时查找? 出货量多时，这种情况就要注意各类单据不要出错，一定要核对清楚；? 尤其是报关资料所报数据和工厂开票的数据一定要一致，避免出现异常现象；? 给客人的提货资料及报价也不要乱，要仔细核对，哪怕多花点时间，也要避免出错；? 优秀是一种习惯；认真是一种能力；验货注意事项有关验货： 任何客人的要求无非就三点 :1- 单价低廉.2-. 品质超群.3- 出货准时. 作为验货的目的除了保证产品品质的同時 , 还要保正工厂按时的出货

30、 . 为公司採集更多的样品和工厂讯息等相关资料针对我司的工厂，验货的目的不光是产品品质的跟踪，还要密切追踪生产中的进度，保证 按期出货.在此其间主要是以沟通的方式去了解最真实的情況，反应给公司，让公司有充足的“挖雷”的时间.在验货时我們应从以下方面著手：1- 出行准备：出行前应了解我司定单明细工厂有多少我司定單,分别有什么产品及產品数 量多少.是否有配件及附带品項(如條碼,彩標等).交期.客诉.并归纳成表，以便和工厂核对.2- 到工厂后的动作.1) .巡视工厂,了解工厂的现场的生产情况有那些其他客戶的产品以及我司产品的上线情 况.并通过工作人员了解日产量.计算出完成时间.2) .核对定单.此步

31、很重要.除产品规格数量与交期外,外发加工的配件,包装材料等都要逐 一了解情况.并及时跟踪记录留案.3) .清查仓库.根据定单清查仓库生产原料是否到位及预留产品数量.如:请工厂把产品分类陈放4) .数量盘查.根据仓库数量及生产日产量计算交货时间.同时要考虑到配件及包装材料入 库时间.5) .赶货协商.根据所了解情况对照交期是否有出入.如不能按时出货要与对工厂做有效沟 通,安排外发或是其他方法.并做后续跟踪，了解外发交期和工厂的生产品質.6) .反馈报告:把了解的工厂情况书面反馈给公司有关人员,以便公司业务有效掌握工厂真 实的生产进度，随时应对客人不时之需.4- 危险性检查：观察工厂生产环境，是否

32、有限电.停电情況,法定假日情況，生产机器是否易 出故障.工廠加班预测.情況，人员流失等.5- 品质查看：了解工厂的生产工艺流程，查看各工序的生产情況，掌控线上品质，对生产过 程中产品有暇疵的工序及时沟通，改正生产方法.对不良产品及时挑出和改正.并及时补充数 量.6- 有效沟通：与工厂沟通要抓出重点,注意说话的语气和用词,以解决问题的态度去沟通, 而不是用挑毛病的心态责怪工厂.要让工厂感觉到我們是在帮工厂减少成本避免可控的损失 . 提高工厂的品质意识，同时也我們保证了对客人的信用.以出货为目的，以交期和品质为保证 及时发现问题，反馈问题，解決问题才是重重之重 ！优秀外贸业务员必须具备的能力:?准

33、确判断目标客户的能力发现客户需求的能力?为客户增值的能力向客户要求生意的能力?要有和客户保持良好关系的能力良好的学习能力业务小技巧?电话沟通：含笑礼貌，言简意赅收到订单：查记录，分别厂商，快回合同?订单跟踪：按合同根据厂商特性， 软硬兼施到货跟踪：根据时间节点，跟踪核对货物?单据制作：胆大心细，精准及时货后跟踪：抓准物流节奏，关心货物动向?样品处理：登记、拍照、录入系统?客户订单管理及要求：?对各自分管客户的已出订单资料的整理，未出订单的跟踪，要严防漏单以及要求不明 确现象，及时了解客人订单进度并告诉客人；?对每个客人年度订货情况进行总结，并做好下一步沟通，争取日后的订单?学习公司的目录等其他

34、常规产品，向自己管理客人做些其他产品的推介计划业务员的基本工作内容及要求：?业务员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输 跟单及客户联络跟踪（客户接待）。?1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。基础外语及函电往来。? 2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）? 3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。? 4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关 知识。? 5.客户联络跟踪 （客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。外贸业务

35、跟单：?1、收到客人订单后的工作；? 2、向工厂询价及对比以往价格，给客人报价；? 以报价单、形式发票、或销售确认书的形式传真给客人确认? 3 、客人确认价格； 整理成销售合同以便追踪? 4 、每次发货前确认收货人资料和提单等出口单据的详细资料；? 5、收到客人的EMAIL或其他资料，当日内给与答复。收到订单：（查记录，分别厂商，快回合同）? 收到订单要赶紧查阅过往资料，根据产品信息查厂商；? 咨询厂商：最新价格、交货时间、包装要求。? 参照以前的报价方法做合同，价格要做到心中有数：涨跌有因；? 定价除特别客户外，其他保留小数两位，按比例的小数点后第三位均进一；? 非按比例的采取 5、 0 或

36、客户幸运数策略；? 合同交货时间要尽可能准确：最晚工厂到货期 +3 个工作日，交期最好按周天安排；? 按每个客户整理好订单明细，以便跟踪和备客户查询； 物料采购及生产过程跟单：? 1、客人确认后的订单；2、以工矿产品购销合同的形式发给工厂? 3、按与工厂确认的合同交期跟踪货物； 4 、随时了解货物的生产进度情况；? 5、按合同的日期，结合所有同一客户订单状况，及时催要发货清单；? 6、按实际发货的清单具体数量，准备好进仓单和开票资料传真给工厂；? 7 、跟踪工厂发货；8 、确认货物进仓。订单跟踪：（按合同根据厂商特性，软硬兼施）? 给工厂的订单要根据各工厂的实际能力和他们答应的时间签合同；?

37、合同签定后，要以个人身份和经手人聊聊工厂近况，目的是掌握合同进展情况；? 催货时多突出：及时交货才能取得客户尽快的翻单。? 如果是很赶的货，对发货经常不及时的工厂争取货发出后要到司机的手机；? 对有些需要款到发货的工厂要及时提请财务安排付款；? 发票一定要按实际发货数量及实际货款金额开，以免办理退税出现麻烦； 到货跟踪：（根据时间节点，跟踪核对货物）? 厂商发货后，我们要跟踪货物到达仓库的基本情况：时间、数量、破损情况；? 根据厂商资料形成自己的发票、装箱单；? 订单完成前一周催到所有工厂装箱明细，以便通知客户，取得发货指示及付款承诺；?根据客户要求安排货物装柜等等：打托盘、改包装、做SGS装

38、柜位置.?关于装柜?注意要合理计算空间，按客人要求装柜；?注意产品的叠放顺序及要求?注意产品质量，不能影响产品的质量；? 货柜容量：20'普柜21.5吨/28.5米3、? 20'超重柜 28.2 吨/28.5 米 3 (20' Heavy Duty)? 40'普柜 25.4 吨/57.5 米 3、40' H' Q 柜 25.4 吨/67.5 米 3 (40 ' H' Q )?订单发货的根据实际重量/体积安排LCL CFS/CFS或FCL及柜型?循环订货发货的根据一定时间或客户要求时间安排柜型，单柜价值越高越好；关于每项工作的时间把

39、握：?货物进仓时间：最晚在船期前 4天进仓；?核对提单时间：在船期前3? 投保时间：核对提单同时投保?产地证时间：确定船期或ON BOAR时间? 领到提单时间：船开后一天内?领到正本保单时间：船开后一天?准备提货资料的时间：船开前一天准备?寄出货给客人资料时间：船开后，对于有付款要求的除外货物运输跟单：?1、根据的工厂的清单整理好报关用装箱单、发票和货运委托书；? 2、根据客人确认好的收货人资料确认要订舱；? 3、根据所有货物进仓时间及客户要求结合实际船期，确认订舱的日期；? 4、准备好所有报关资料，在船期前三天交给货代准备报关事宜；? 5、同货代确认好提单，直到船开后签领正本提单或电放提单；

40、? &跟踪货代并敦促他们做好二程船的跟踪直到客人确认提货；? 7、货物自船期后15天左右，跟踪查询核销单回单情况；? 8、同货代确认每票货实际费用；? 9、每周一做好库存状况查询并索要数据以随时备查。货后跟踪：(抓准物流节奏，关心货物动向)?跟踪客户确定收到提货资料：纸质一 DHL,电放一Email+MSN? 根据提单资料，查询跟踪货柜基本信息；? 根据货柜到港时间,提醒客户申领货物；? 关心货物的安全情况及销售情况：争取新订单。? 注意汇率波动及材料价格变动( LME、SHM)E ,及时催收货款；基本单证介绍：? 1.根据客户要求制作和核对提单( Bill of Lading: Ho

41、use Bill & Marine Bill)；? 2. 提单上的基本资料要准确： Consignee, Notify Party, Destination Port, Description 。? 根据提单信息及实际离港船期制作： Form AE, C/O, Insurance Policy, Certificate 。? 根据客户单价、金额及进一步品名要求制作客户报关用的发票、装箱单；? 如果是第一次交货的客户,有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误,并在收齐 该票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手续；提单：1. 根据客户要求制作和核对提单( Bill of Lading: H

42、ouse Bill & Marine Bill)；2. 提单上的基本资料要准确： Consignee, Notify Party, Destination Port, Description 。3. 如果是第一次交货的客户, 有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误, 并在收齐该 票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手续；保险单：1. 根据提单信息及实际离港船期制作： For m A E, C/O, Insurance Policy, Certificate 。2. 如果是第一次交货的客户, 有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误, 并在收齐该 票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手

43、续；FORM E：1. 根据提单信息及实际离港船期制作： For m A E, C/O, Insurance Policy, Certificate 。2. 如果是第一次交货的客户, 有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误, 并在收齐该票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手续； 一般原产地证：1. 根据提单信息及实际离港船期制作： FormAE, C/O, Insurance Policy, Certificate 。2. 如果是第一次交货的客户， 有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误， 并在收齐该 票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手续；发票：1. 根据客户单价、金额及进一步品名要求

44、制作客户报关用的发票、装箱单；2. 如果是第一次交货的客户， 有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误， 并在收齐该 票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手续；3. 客人提货的是全英文的，而报关的发票则是中英文版的 .装箱单：1. 根据客户单价、金额及进一步品名要求制作客户报关用的发票、装箱单；2. 如果是第一次交货的客户， 有关客户提货资料最好要先经该客户确认无误， 并在收齐该 票货全款后才寄全套单据或安排提单电放手续；3. 客人提货的是全英文的，而报关的发票则是中英文版的 . 如何提高工作效率：? 以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向? 管理对象：新收订单和未交货订单? 新收订单的

45、交货期限和保证生产期限? 未交货订单的出货跟踪? 我个人认为做好计划是提高工作效率的有效途径；? 建立工作列表，随时记录下要做的工作，所有事情一目了然：? 区分轻重缓急，先做重要的事情，? 分清楚按什么顺序去做，? 什么时间去做，先从时间已经确定的事务开始，如会议，会客等，? 将事务安排在合适的时间，? 不要安排得太满，留下必要的缓冲时间，? 相似的工作放在一起，尽量减少角色的变换? 一件事情一定要做到位，哪怕是中途中断，也要抓紧时间做完，做完了接着做其他的事情? 当然还要注意在追求效率的同时还要注意工作的效果如何管理订单? 接收订单途径： E-MAIL/ 传真/ 电话? 管理订单：每个客人的

46、订单原始数据要集中保存 / 电话订单要做好记录，以随时备查 / 经客人确认后的订单统一归集/以PENDING LIST或 SALES CONFIRMATI形式? 每一订单的不同产品对应不同工厂；? 工矿产品购销合同的内容要同客人的要求一致，传真给工厂前一定要全面审核， 各项条款清楚，不含糊；? 以客人的合同为依据，将不同工厂对应的同一合同号的订单集中管理；? 对每一个订单的生产进度要做到心中有数，每天浏览一遍，对于有疑问的订单同工厂 确认进度。货物进仓时点把握? 工厂的地点、发货的方式、一般在途的时间、跟催工厂的发货清单、及时给出进仓单? 确认工厂收到进仓单、确认工厂的发货时间、同工厂确认预到

47、库时间? 按预估时间差库存清单、核对提前核对库存、所要厦门货栈电话或司机电话及时了解 货物位置? 确认进仓出货资料整理归集备案工作一、每票出货的文档的归集 : 资料袋内一面放财务资料，另一面放业务的资料 1、业务资料文件基本顺序：（从外向内）出货明细表- 供核对的报关资料留底件（委托书 +发票+装箱单） - 要求装订在一起 （进 仓单 +开票资料 +工厂清单 ）- 工厂合同 - 客户汇款的水单及银行收汇水单 -（给客人的资料包 括提货资料等按时间顺序直接装在资料袋内可以穿插放，但每套订在一起）2、财务资料基本顺序：（从外向内） 出口发票留存联报关单出口退税留存联付款水单和工厂发票留存联（订在一

48、起 , 水 单朝外）客人订单以及来往资料的归集、客人订单以及来往资料的归集 : 存放在各客户指定文件夹内1、涉及同一个订单的资料归集在一起，不同订单的资料按时间顺序由里面向外存放，当 资料夹满了，取出来加上封面统一装订成册以备查；三.系统资料核对，按要求录入完整2、客人的样品资料：涉及到同一订单的样品图纸统一归集；样品图片归进各自文件夹内，并按客户寄来样 品名称做好产品图片命名，产品图片一般四张；样品存放及去向做好登记；3、与工厂来往的资料，经客人确认的也要统一归集普遍不理解“价格永远不是成交的障碍”，却拿价格为利器或视价格为障碍，因此如果哪 个行业因价格被做死了，外贸人员是直接的缔造者。即使

49、过了专八，英语文法的应用能力也普遍极其薄弱，即使不会成就大的错误和损 失，也是个不定时炸弹。外贸业务员大忌总结工作无计划性，不善统筹，属于“等水开了才买米面” 一族。粗心现象泛滥，是做外贸工作的大忌。搞不懂“耐心方可积累，厚积方可薄发”的含义。产品知识（产品、工艺、设备、标准、产能等）不够熟悉。外贸、单证 基础知识不扎实，经不起综合运用的敲打。一犯错就道歉，Sorry成了口头禅，也成了实际弥补措施的替代品或掩护。一犯错就找借口，拿生产、技术部门或客观因素作挡箭牌。一听客户来访就发慌。英语 听力上听不清还装懂，不懂又不问。商务礼仪概念和知识缺乏，客人说没关系以为就没关系了。会议组织能力差，缺乏一

50、些基本的管理学知识的支撑。正式场合装束行头违背“三色原则”，还不懂就该去查查金正昆的书。接待客户座次上不懂“客面门、左为上”，以为真的可以“随便”。与客交谈中不懂“细倾听、勿插话”，此为人际交往之大忌。与客见面之礼除了握手还是握手，不了解贴、合、躬。懒得动笔记录，以为自己还和读书时一样脑筋充沛。懒得自我总结，做了 5年能力上却落后于做了 3年的别人有计划，却无总结。发邮件忘记发附件，补发时还装样子不作交代。回复或转发邮件不署名。发开发信时签名和联系信息不完整。似乎永远不懂对Excel文档要进行“打印预览”和相应调整。超过2MB勺附件，还直接用Email发送。报价无有效期，自己埋下争议或被动的伏笔。PI中付款方式表达混乱或遗失某基本条款。看了客人邮件，不深入分析、思索布划，更不检查，即行回复，实为草率。报价不敢 留空间，客人一还价就把自己置于被动。报交期不留空间，生产人员说什么就什么，一遇风吹草动，自己必然就陷入不义或食 言的局面。客人邮件内容有五点，回复客人邮件只回两三点。邮件无条目、条理、层次性，启承转合置于脑后。邮件、文件字体字号纷杂，明明是西文却用中文字体或标点，此想象的存在极为普遍, 我这样说了你可能还不理解我的意思。不懂或不去了解同行状况。客人不回复，就放弃跟进，不知去了解或如何去了解原因所在。客户跟进方式极其单调，除了重复追问还是重复追问，以为客人都是瞎