办公室秘书需掌握的公文写作类型

1、办公室秘书需掌握的公文写作类型一、会议纪要二、公告、通报、简报三、通知、意见四、决定、决议五、请示、批复、函六、报告一、 会议纪要、会议记录(一会议纪要1.概念会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事 业单位、机关团体都适用。2.会议纪要与会议记录的区别会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作 的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服 务的范畴,它只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上 的公文写作完全是两码

2、事。3.主要分类1工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策,及其相应要解决的问题。如, 全 国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要 , 全省基本建设工作会议纪要 。2代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。如××省第 一次盲人聋哑人代表会议纪要 。3座谈会议纪要。它内容比较单一、集中,侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个 问题或某一方面问题。如, 十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要 。4联席会议纪要。它系指不同单位、团体,为了解决彼此有关的问题而联合举行会议,在此 种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。5办公会议纪要。对

3、本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录, 以备查考。6汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况,研究下一步工作,经常是为召开工 作会议进行的准备会议。7技术鉴定会纪要。8科研学术会议纪要,包括年会纪要。5. 结构形式1标题会议纪要的标题有两种格式:一是,会议名称加纪要,如,全国财贸工会工作会议纪要;二是,把会议的主要内容 在标题里揭示出来,类似文件标题式的。如,关于加强纪检工作座谈会纪要;2开头部分简要介绍会议概况,其中包括:(1会议召开的形势和背景;(2会议的指导思想和目的要求;(3会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;(4会议的主要议题或解决什么问题;(5对

4、会议的评价。3文号、制文时间文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“ 【】 ”插入,如:【 2004】 67号。 办公会议纪要对文号一般不做必须的要求, 但是在办公例会中一般要有文号, 如 “第 XX 期” 、 “第 XX 次” ,写在标题的正下方。会议纪要的时间可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用汉字 写明年、月、日,如“二二年八月十六日” 。4正文部分它是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等 进行具体的综合和阐述。5结尾部分一般写法是提出号召和希望。6.格式内容1 标题。由 " 会议

5、名称 +会议纪要 " 构成。2 导言。介绍会议召开的基本情况,如时间、地点,参加人,讨论的问题。3 会议的成果及议定的事项。应逐项列出。4 希望。(二会议记录1、例文一:会议名称 会议时间会议地点 记录人出席与列席会议人员缺席人员会议主持人 审阅 签字主要议题发言记录:例文二:××公司办公会议记录时间:一九 ××年 ×月 ×日 x 时至 x 时地点:公司办公楼五楼大会议室出席人:××× ××× ××× ×××

6、; ××× 缺席人:××× ××× ××× 主持人:公司总经理记录人:办公室主任刘 ××主持人发言:(略 与会者发言:××× ××× 散会主持人:×××(签名 记录人:×××(签名 (本会议记录共 ×页 2、会议记录应该突出的重点有:(1会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;(2会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;(3

7、权威人士或代表人物的言论;(4会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;(5会议已议决的或议而未决的事项;(6对会议产生较大影响的其他言论或活动二、 公告、 通报 、简报(一公告1. 概念公告是一个词语,其意思是政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告,宣布。国务院 2000年 8月 24日发布、 2001年 1月 1日起施行的国家行政机关公文处理办法 ,对公告的使用表 述为:“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项” 。其中包含两方面的内容:一是向国内外宣布 重要事项,公布依据政策、法令采取的重大行动等;二是向国内外宣布法定事项,公布依据法律规 定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。

8、1政府、团体对重大事件发布的通告。2公开宣告;宣布。2. 介绍公告是行政公文的主要文种之一,公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的, 如经济上的招标公告, 按国家专利法规定公 布申请专利的公告,属专业性公告;也有按国家民事诉讼法规定,法院递交诉讼文书无法送本人或 代收人时,可以发布公告间接送达,是向特定对象发布的,这些都不属行政机关公文。党团组织、社会团体、企事业单位,不能发布公告。它一般不用红头文件的方式传播,而是在报刊上公开刊登。6. 公告与通告的区别与联系公告与通告的解释公告具有其严肃、庄重

9、、权威的特点。它必须由特定的国家机关制发。通告,适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项的公文文体。公告与通告的分工“公告” ,发文机关级别更高(多为省、部、以上机关 ,宣布的事更重大;或告知的范围更广, 有时包含国外:发布的方式一般不张贴,而是通过通讯社、电台、报刊。“通告” ,使用机关范围最大,各种机关单位都可以发布。发布方式多种式样,可张贴,也可在 报刊、电台发布。格式和写法1. 标题。一般由三部分组成:“公告”标发文机关和文种,有时只标文种即可:标题如无发文 机关名称则在结尾必须落款。 “通告”标题一般要标出单位或是由。2. 正文。包括开头的原因,讲原因目的。3. 文尾。包括署名

10、和日期。(二通报1. 概念通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广,各级党政机关和单位都 可以使用。它的作用是表扬好人好事,批评错误和歪风邪气,通报应引以为戒的恶性事故,传达重 要情况以及需要各单位知道的事项。3. 通报分法1表彰性通报。表彰性通报,就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报,着重介绍人物或单位的先进事 迹,点明实质,提出希望、要求,然后发出学习的号召。2批评性通报批评性通报, 就是批评典型人物或单位的错误行为、 不良倾向、 丑恶现象和违章事故等的通报。 这类通报,通过摆情况,找根源,阐明处理决定,使人从中吸取教训,以免重蹈覆辙。这类通 报应用面广,数量大,惩

11、戒性突出。3情况通报。情况通报,就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众,让其了解全 局,与上级协调一致,统一认识,统一步调,克服存在的问题,开创新的局面。这类通报具有沟通和知照的双重作用。4. 通报的结构1标题。由制发机关,被表彰或被批评的对象和文种构成。2主送机关。有的特指某一范围内,可以不标注主送机关。3正文。5. 奖惩性决定与表扬批评性通报的区分标题写法不同。表彰性决定的标题格式通常如下:“关于授予×××称号的决定”或“关于给 予×××表彰的决定” ,如国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的

12、决定 。 处分性决定的标题格式通常如下:“关于对××的处理决定” ,如关于对“六·二八”重大责任者 ××的处理决定 。决定的标题中常常含有处置性动词,诸如授予、处理、给予等动词。我们再来看 看表扬批评性通报标题的实例,如××××自治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的 通报 、 ××市卫生局关于医生汪××滥用麻醉品造成医疗事故的通报 。我们可以看出,表扬批评 性通报的标题中一般不使用处置性动词。(三简报1. 概念简报是传递某方面信息的简短的内部小报。简报就是简

13、要的调查报告,简要的情况报告, 简要 的工作报告,简要的消息报道等。2. 分类常见的简报有三种:一是会议简报,主要反映会议交流、进展情况;二是情况简报,反映人们 关注的问题,供机关领导参考;三是工作简报,报告重大问题的处理情况以及工作动态、经验或问 题等。6. 种类简报的种类,按时间分,有定期的简报、不定期的简报;按性质分,有工作简报、生产简报、 学习简报、会议简报;按内容,有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报。1日常工作简报又称业务简报。这是一种反映本地区、本系统、本部门日常工作或问题的经常性简报。它包含的内容较广,工作情况、成绩问题、经验教训、表扬批评,对上级某些政策或指示 执行的

14、步骤,措施都可以反映。它常以定期或不定期的形式出现,在一定范围内发行。2中心工作简报又称专题简报,它是一种阶段性的简报。它往往是针对机关工作中某一时期的 中心工作、某项中心任务办的简报,中心工作完成,简报也就停办了。3 会议简报是会议期间反映会议情况的简报, 它是一种临时性的简报, 内容包括会议中的情况、 发言及会议决定等。4动态简报,包括情况动态和思想动态。这类简报的时效性、机密性较强,要求迅速编发,发 送范围有一定限制,在某一个时期、某一阶段要保密。7. 格式一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语,成为五个组成部分。 简报一般都有固定的报头,包括简报的名称、期号、编

15、发单位和发行日期。1、简报名称 印在简报第一页上方的正中处,为了醒目起见,字号易大,尽可能用套红印刷。2、期号 位置在简报名称的正下方3、编发单位,应标明全称,位置在期号的左下方。4、发行日期,以领导签发日期为准,应标明具体的年、月、日,位置在期号的右下方。5、密级和保存要求,密级要求印在报头的左上角顶格。分别标明“机密” 、 “绝密”等等字样。6、编号,编号位于报头右上方,保密性简报才用编号,一般简报不用编号。报头部分与标题和正文之间,一般都用一条粗线拦开。报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报,指简报呈报的上级单位,送,指简报送往的同级 单位或不相隶属的单位,发,指简报发放的下级单位。如果

16、简报的报、送、发单位是固定的,而又 要临时增加发放单位,一般还应注明“本期增发×××(单位 ” 。报尾还应包括本期简报的印刷份 数,以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。三、通知、意见(一通知1. 概念通知,是运用广泛的知照性公文。一般由标题、主送单位(受文对象 、正文、落款四部分组 成。通知 , 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关 办理和需要有关单位周知或执行的事项, 任免人员。 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件, 让对象知道或执行的公文。2. 分类根据适用范围的不同,可以分为六大类:1发布性通知:用于发

17、布行政规章制度及党内规章制度。2 批转性通知:用于上级机关批转下级机关的公文,给所属人员,让他们周知或执行。3 转发性通知:用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员,让他们周知或执行。4 指示性通知:用于上级机关指示下级机关如何开展工作。5 任免性通知:用于任免和聘用干部。6 事务性通知:用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传 达给有关机构或群众。3. 通知的写法有很多通知滥用介词,从而造成文题不通。比如“有关”还有“关于” ,通知的事由一般都用 关于,而有关就缩小了文题的内容含义。1通知标题和主送机关通知的标题通知的标题一般采用公文标题的常规写法,由发文机

18、关+主要内容+文种组成。 也可以省略 发文机关,由主要内容+文种组成标题。如关于印发规范国有土地租赁若干意见的通知 (国 土资发 1999 222号 。发布规章的通知,所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分,并使用书名号。批转和转发文件的公文,所转发的文件内容要出现在标题中,但不一定使用书名号。如国务 院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知 。2通知的正文通知缘由发布指示、安排工作的通知,这部分的写法跟决定、指示很接近,主要用来表述有关背景、根 据、目的、意义等。批转、转发文件的通知,根据情况,可以在开头表述通知缘由,但多数以直接表达转发对象和 转发决定为开

19、头,无需说明缘由。发布规章的通知,多数情况下篇段合一,无明显的开头部分,一般也不交代缘由。通知事项这是通知的主体部分,所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等,都在这一部 分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。晓谕性通知,有时需要列出新成立的组织的成员名单,以及改变名称或隶属关系之后职权的变 动等。执行要求发布指示、安排工作的通知,可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要,可以没有这 一部分。其它篇幅短小的通知,一般不需有专门的结尾部分。(二意见1. 公文文体“意见”原属党的机关公文, “意见”作为法定公文文种,既成为下级向上级或向平级机关 提出解决有关重要问题的见解和处

20、理办法等方面建议的渠道,又成为上级在发现下级遇到有关重要 问题时,提出见解和办法措施,对下级予以指导的途径。2. 意见的写作意见的正文一般由开头、主题、结尾组成。开头,概括性说明制定意见的缘由,目的或依据。主体,主体部分解决“如何认识”和“如何解决”这两个问题。结构安排上应先写原则性指导 意见,后写具体性指导意见;先写理论性认识,后写解决办法。内容较多篇幅较长的意见,可以用 序号或小标题形式排列,以使结构更清晰明朗。结尾,上报的意见,结尾可提出请求批转的要求,如“以上意见如无不妥,请批转各地(单位 执行。 ”四、决定、决议(一决定1. 概念决定,是对重要事项或重大行动作出决策或安排,并要求机关

21、各部门和下级机关或有关单位贯 彻执行的指令性公文。2. 格式内容1标题。 ××××关于××××的决定2决定的原因和目的。 如:目前, (事实依据 。根据, (理论依据 ,为了(目 的主旨 ,现决定(意图主旨 。具体如下:3决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。4希望与要求。5加盖公章,注明日期。4. 决定的分类根据具体用途和内容的不同,决定一般有以下两类:1知照性的决定。如表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定、发布法规性事项或 对某一具体事项做出安排的决定等。2指挥性决定。常见的有规定性决

22、定、规范性决定、指导性决定、指示性决定、具有有关法令 性质的决定、处理重大问题的决定和安排重要行动的决定等。(二决议1.概念决议是指党的领导机关就重要事项,经会议讨论通过其决策,并要求进行贯彻执行的重要指导 性公文。一般具有权威性和指导性。也是某些企业的公文之一。也是应用写作重点研究的文体之一。 3. 决议的分类决议一般分为公布性决议、 批准性决议和阐述性决议三种类型。 公布性决议是为公布某种法规、 提案而写作的决议;批准性决议系为肯定或否定某种议案的文件;阐述性决议是对某些重大结论的 具体内容加以展开阐述的文件。4. “决议”和“决定”的区分1 从制作程序上区分“决议”须经某一级机关或组织机

23、构的法定会议对某一议题进行集体讨论,由法定多数表决通 过,然后形成正式文件,并以会议的名义公布。而“决定”却不一定经过法定会议讨论通过的程序。 它既可以是某种会议讨论研究的成果,形成正式文件予以公布,也可由各级领导机关直接制作并予 以公布。5. 决议的写法决议由首部和正文两部分组成。1首部。包括标题和成文时间两个项目。标题。决议的标题有两种形式:一种是由发文机关(或会议名称 、事由和文种构成;另一种 是事由和文种构成。成文时间。即决议正式通过的日期。一般放在标题下,在小括号内注明会议名称及通过时间, 也可只写年月日。2正文。由决议根据、决议事项和结语三部分组成。决议缘由:一般简要说明有关会议审

24、议决议涉及事项的情况,陈述做出决议的原因、根据、 背景、目的或意义。决议事项:写明会议通过的决议事项,或会议对有关文件、事项做出的评价、决定,或对有 关工作做出的部署安排和要求、措施。结语:一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分。 五、请示、批复、函(一请示1. 概念请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示,对某项政策界限给予明确,对某 事予以审核批准时使用的一种请求性公文,是应用写作实践中的一种常用文体。请示可分为解决某 种问题的请示,请求批准某种事项的请示。2. 必备条件1必须是下级机关向上级机关的行文。2请示的问题必须是自己无权做出决定和处

25、理的。3必须是为己向上请决求准。3. 分类根据请示的不同内容和写作意图分为三类:1请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定做 出明确解释,对变通处理的问题做出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题做出明确指 示等请示。2请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要 目的是为了解决某些实际困难和具体问题。3请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同 办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请 示就属此类。4. 特点1请示事项一般时间性较

26、强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作, 因此时间性强。2应一事一请示。3一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示 的同时又抄送下级机关。4应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管 部门。5. 写作要求请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文,主要由请示的 原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。请 示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;请求的 内容若涉及其它部门或地区时,在正常情况下应

27、事先进行协商,必要时还可联合行文,如有关方面 意见不一致,应如实在请示中反映出来;另外请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的,应附 规章制度的内容;请示处理问题的,本单位应先明确表态;正式印发请示送上级机关时,应在文头 注明签发人姓名。6. 区别报告1请示用于向上级机关请求指导、批准,上级接文后一定要给予批复;报告则用于向上级机 关汇报工作,反映情况、提出建议,供上级了解情况。为上级提供信息和经验,上级机关 接文后, 不一定给予批复。2请示内容具体单一,要求一文一事,必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛,可一文一事,也可反映多方面情况,但不能在报告中写入请示事项,也不能请求上级批复。3 请

28、示涉及事项是没有进行的,等上级批复后才能处理,必须事前行文,不能先斩后奏;报告 涉及事项大却已过去或正在进行中,可以事后行文,也可以事中行文。4 批准性请示, 上级未作出答复前, 成文单位无权安排和办理; 批转性报告在上级未作答复前, 成文单位即可进行安排和部署。7. 结构写法请示由首部、 正文和尾部三部分组成, 其各部分的格式、 内容和写法要求如下:1 首部 主 要包括标题和主送机关两个项目内容。标题 请示的标题一般有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如××县人民政府关于××××××的请示 ;另

29、一种是由事和文种构成,如关于开展春节拥军优属工作 的请示 。主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机 关,不能多头请示。2正文 其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。开头 主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件,也是上级机关批复的根据。 原因讲的客观、具体,理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断,予以有针对性的批复。 主体 主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求,也是陈述缘由的目的所在。这部 分内容要单一,只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚,以便上级机关给予 明确批复。结语 应另起段,习惯用语一般有“当否,请批

30、示” , “妥否,请批复” , “以上请示,请予审批” 或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。3落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的,这里可不再署名,但 需加盖单位公章,成文时间××××年××月××日。(二批复1. 概念批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。 批复是用于答复下级机关请示事项的公 文 . 它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。3. 分类根据批复的内容和性质不同, 可以分为审批事项批复、 审批法规批复和阐述政策的批复等三种。 还有肯定性批复、否定性批

31、复和解答性批复三种。4. 写法批复一般由标题 主送机关 正文 落款构成。1标题标题的写法最常见的是完全式的标题,即由发文机关、事由和文种构成。在事由中一般将下级 机关及请示的事由和问题写进去; 还有一种完全式的标题是 发文机关 + 表态词 + 请示事项 + 文 种,这种较为简明、全面和常用。也有的批复只写事和文种。2主送机关主送机关一般只有一个 , 是报送请示的下级机关 . 其位置同一般行政公文 , 写于标题之下 , 正文之 前 , 左起顶格 . 批复不能越级行文 , 当所请示的机关不能答复下级机关的问题而需要向更上一级机关 转报 " 请示 " 时 , 更上一级机关所作批复

32、的主机关不应是原请示机关 , 而是 " 转报机关 ". 如果批复的内 容同时涉及其它的机关和单位 , 则要采用抄送的形式送达 .3正文正文包括批复引语、批复意见和批复要求三部分。批复引语要点出批复对象,一般称收到某文,或某文收悉。要写明是对于何时、何号、关于何 事的请示的答复,时间和文号可省略。批复意见是针对请示中提出的问题所作的答复和指示,意思要明确,语气要适当,什么同意, 什么不同意,为什么某些条款不同意,注意事项等都要写清楚。批复要求(其实可以单独算做结尾 ,是从上级机关的角度提出的一些补充性意见,或是表明希 望、提出号召。如果同意,可写要求;不同意,亦可提供其他解决

33、办法。4 落款这部分写在批复正文右下方 , 署成文日期并加盖公章 , 成文日期用汉字 , 标全年 月 日 , " 零 " 写 为 " ".同时批复必须有针对性的一文一批复,请示要求解决什么问题,批复就答复什么问题。(三函1. 概念函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时 所使用的公文。 函是应用写作实践中的一种常用文体。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。4. 分类1按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用 于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发 文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。2按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复 函则是为回复对方所发出的函。3另外,从内容和用途上,还