XX消毒科技有限公司费用报销和支付结算管理办法

1、LT/GL- 费用和支付结算管理办法 A版 控制标志： XX消毒科技有限公司制度 编号：LT/GLCZ-04 控制序号： 费用报销和支付结算管理办法 （A版 讨论稿） 撰稿：XXX 审核：XXX 批准：XXX XXXX-01-08日颁发 XXXX-01- 日实施1 目的加强财务资金管理，规范费用报销标准和支付结算程序，合理控制费用支出，提高资金使用效率，防止呆坏帐发生。2 适用范围本办法规定了差旅费、公务招待费、车辆燃修费等费用的报销标准，以及发票追索、货款支付、费用报销、支票领用、个人借款的一般程序和规则。实行责任制考核的部门，不适应本办法。总的报销原则：公司的一切报销单据原则上必须有两位股

2、东以上签字，方可报销。3 差旅费3.1差旅费可细分为交通费、出差补助费和住宿费。城市间往返的交通费据实报销（含附加费、保险费），出差补助费和住宿费实行定额包干，在规定标准内凭单据报销，超标支出部分由出差人员个人自理。具体报销标准见下表:项目出差地区员工中层高层区间交通交通工具硬座、硬卧、乘船三等舱，紧急情况下可乘座动车组二等舱硬座、硬卧、乘船三等舱，动车组二等舱据实报销住宿费北京、上海、广东、海南及经济特区150180210福建、浙江、苏南、天津、大连、重庆及各省会城市、沿海开放城市100130160其它地区80100120出差补助北京、上海、广东、海南及经济特区607080福建、浙江、苏南、

3、天津、大连、重庆及各省会城市、沿海开放城市506070其他地区405060XX市内出差人员不适用上表标准。3.2交通费3.2.1从严控制出差人员乘坐飞机，因工作需要确需乘坐的，须经总经理批准。3.2.2出差人员乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘坐6小时以上的，或连续乘坐超过12小时的，可按规定等级购买火车硬、软卧铺票。到省外出差，可乘坐可躺式长途客车。3.2.3公司公务用车驾驶员在XX市内出车，无出车补助；出车到潍坊市内XX以外地区，出车补助按20元/人.天执行；出车到潍坊青岛地区以外，出车补助按30元/人.天执行。3.2.4如员工陪同上级领导出差，其乘坐交通工具标准可参照陪同领导标准，费用

4、已经统一据实报销的，不再享受其他补贴。3.2.5不在公司附近居住的员工，经批准可视情况报销定额交通费。按月结算建议：每六个月报销一次往返车票。3.2.6出差人员外出期间，因游览或非工作需要的参观而发生的费用，均由个人自理。3.2.7交通费定额计算公式：（离开目的地日期-到达目的地日期）×定额标准。3.3住宿费3.3.1出差人员途经潍坊地区以内以及距公司200公里以内的，一律不准住宿。3.3.2到本人家庭所在地出差住在家中或客户、关系单位等提供住宿时，公司不再报销住宿费。3.3.3经公司批准参加各种培训、会议，集中食宿的，凭培训通知及组织部门的收款收据据实报销，不再报销其它费用。培训机

5、构不安排食宿的，按照出差标准给予报销。3.3.4住宿费定额计算公式：（离开目的地日期-到达目的地日期）×补助标准。3.4 出差补助3.4.1 出差补助包括出差期间的市内交通费、伙食补助费、长途电话费和公杂费。3.4.2 出差期间报销招待费的，每报销一次扣减半天的出差补助。出差在半个工作日内返回的，无出差补助。3.4.3出差补助计算公式：（回到出发地日期-离开出发地日期）×补助标准。3.5 报销程序3.5.1员工报销时需填制“费用报销单”，并且规范粘贴原始单据。3.5.2当月所有报销费用必须在次月5日前报销完，超过时间一律不再给予报销，自负责任（含高管在内）3.5.3由本人填

6、写差旅费报销单考勤负责人验证财务部预审总经理审批财务总监核准财务部审核报销经办人签字领款。4 公务招待费和会议费4.1对公务招待费和会议费采取预算控制与领导审批控制相结合的办法。公司根据各部门的实际需要，核定公务招待费预算定额。当月定额若有节余可结转下月使用，年底统算。4.2 各部门因公需接待用餐时，应填写公务接待申请单（见附表1），经分管领导签字、报总经理批准后送企管部留存。在市区内接待的由企管部安排在集团所属酒店，市区以外的可自选地点用餐。未经申请擅自安排招待客人的，一律不予报销。4.3企管部负责建立公务接待台账，随时掌握各部门的预算定额使用情况，当月预算定额不得超支。若遇有临时性任务，需

7、增加招待费的，由接待部门事前提出追加预算申请，报总经理批准后转企管部核增。企管部应按部门逐笔登记招待费，每月30日前公示各部门招待费定额使用情况。4.4 为公司提供技术指导或服务的外协人员，事先约定由公司提供食宿的，由公司根据实际情况，确定其工作餐标准，自行用餐；如需陪餐，按公务接待审批程序办理。4.5 因公务接待需赠送礼品的，纳入部门招待费定额内管理，参照本条审批程序执行。4.6公务接待未超过批准金额的，按实际发生额报销；超出批准金额的部分，企管部不得登记、财务部不予报销。4.7 报销程序：取得正规招待费或会议费发票部门负责人签字企管部与留存的用餐审批单核实并登记总经理审批财务总监核准财务部

8、审核付款经办人签字或收款单位开具收据领款。5 车辆燃修费5.1 公司公务用车以及享受车辆补贴的员工私人车辆，实行预算定额管理。公司核定各车辆的油耗及修理保养费定额，根据定额控制费用。5.2 企管部应按车号建立车辆燃修费登记台账，逐笔登记每辆车的油耗、保养和修理费。企管部于每月末前登记里程表读数，对车辆用油、保养、修理费均按行驶里程进行量化考核。私车公用的，只按百公里70元给予补贴，不再报销过路费及过桥费、停车费等。5.3 车辆因公外出发生的过路费、过桥费和停车费，经核实后可据实报销；驾驶员违反交通规则缴纳的罚款，公司不予报销。5.4 公司公务用车发生责任安全交通事故，根据情节及损失大小，给予驾

9、驶员实际净损失额(毛费用额-保险理赔额)10%-30%的罚款。5.5 公司公务用车的保险费，由企管部统一办理。公司高层管理人员私车公用的，可由公司负担80%的车辆保险费。5.6 公司高层管理人员私车公用的，每行驶5000公里由公司负担例行保养费用的80%。5.7 报销程序：取得正规发票企管部登记车辆燃修费台账，确认未超预算定额并签字总经理审批财务总监核准财务部审核付款经办人签字领款。6 通信费6.1 公司享受手机补贴的员工实行定额控制，月定额标准如下：部门电话费定额备注总经理据实报销经理200部门主要负责人中层100岗位主要负责人其他报销电话费员工50经理办公会审批特殊情况的话费报销须经理办公

10、会研究批准。6.2 员工当月手机费用在定额以内的凭发票据实报销，超过定额的，按定额报销。7 发票追索7.1 发票追索实行终身负责制，谁签约、谁采购、谁负责发票的追索。7.2 公司企管部、销售部、基建、采购部等办理采购进货、工程建设业务的单位及承办人，在采购业务发生前，要提出索取发票的具体要求，合同执行中必须严格按照本办法的有关规定和程序进行发票的索取、审核、传递和登记，努力争取货、票同步进入公司。7.3 供货商提供的发票必须符合会计和税收政策的规定，发票开具的内容必须与提供的商品、劳务相符，销货单位名称必须与本公司入库单、付款单据上的记载一致。7.4 设备及大宗原材料的采购，付款额达到合同总额

11、60以上时，须在接（提）货的同时索取发票。由本公司带款提货的，提货人为发票追索的责任人；由供方送货的，采购联系人为发票追索的责任人。7.5 常用物资的采购，应于每月结账日前将当月送货汇总开具发票，做到当月收货，当月收票，当月入帐。分管该定点供货商的业务人员为发票追索的责任人。7.6 运输、储存、机械、维修、外协加工等劳务，应于结算前开出发票，并应同时提供劳务清单。业务联系人为发票追索的责任人。7.7 基建工程、安装项目的发票，由签约人负责索取。自工程或项目竣工之日起，责任人应督促施工单位在三个月内提报决算，在批准决算的同时索取发票。 7.8 钱货两清的采购业务，必须在付款的同时取得采购发票。以

12、汇款邮寄方式进行的采购业务，应在货到之日起一个月内取得发票。付款人或汇款申请人为发票追索的责任人。7.9 收购加工产品时，应按照税务部门有关规定填写收购发票，跨省收购加工产品的，要取得当地税务部门代开的发票。7.10 支付给个人的劳务费、收购加工产品等，原则上应取得正规发票，确实无法取得正式发票的，必须经财务总监确认，方可按本办法支付资金。 7.10 考核7.10.1 责任人违反上述规定，不按时追回发票，每月扣罚发票金额的0.5，直到收回发票时止。造成发票无法追回的，一次性扣罚责任人发票金额的10。取得的发票金额少于实际支付金额，又未按时追回的，从责任人工资中扣回平帐。7.10.2 财务部要在

13、每月15日前提报发票追索清单。相关人员要加强对超限期发票的跟催，确实无法在限期内追回的，责任人每月以书面说明原因报企管部，由企管部落实奖惩。不按时报出发票追索清单，不按本办法规定收取罚款，一次罚款20-50元。8 货款支付8.1 通常情况下，公司统一采购和项目建设根据预算进度以及合同、协议安排付款，于每月11日、25日集中支付。具体程序是：分管业务人员提出申请预算管理员核实无误后汇总上报财务总监安排用款计划提交总经理审批财务部据以填写支付审批表支付货款收款单位开具收据收款，公司出纳凭支付审批表付款。8.2 计划外的付款，由分管业务人员填写支付审批表提出申请分管领导签字总经理审批财务总监核准后支

14、付。计划外付款金额超过10万元的，须事后向经理办公会通报。8.3 金额在2000元以上的货款，原则上采用转帐方式支付；办理支票、汇票、电汇或网上支付货款时，收款人名称与发票出票人名称必须一致；支付现金的，收款人单位必须出具收款收据，并由经办人签字。8.4 除执行合同外，一般供货商的付款期限一律定为30天，即从发票入帐之日起，满30日后开始安排付款计划。特殊情况由经理办公会研究决定。8.5 财务部应严格审核把关，凡出现供货质量问题、以及应付款帐上无贷方余额的供货商，均不得安排付款。遇有特殊情况，必须经总经理和财务总监批准。8.6 企管部负责督查用款计划执行情况，发现有未经批准的计划外付款，每次扣

15、罚责任人付款金额的1%。已通过的用款计划，以及上次用款计划的执行和督查情况，应列入经理办公会会议纪要。9 工资核算及发放制度：9.1公司每月10日前公司企管部提报公司员工考勤表及工资说明，会计核算工资，提交公司分管经理总经理进行审核，每月15日发放工资，逢节假日顺延。9.2任何员工及管理干部都必须按公司工作上下班时间制度执行考勤制度计算工资。公司新进员工入厂定薪（实习工资）另有具体公司的薪酬制度规定，由人力资源部负责汇同公司经理层制定。加班时间计算必须有加班申请单备查，报分管经理审批。9.3岗位人员提薪、提高待遇、增加补贴等，必须经公司董事会相关人员集体讨论，说明具体原因和理由。10 其他费用

16、报销要求10.1 公司有关部门和人员报销费用，必须提供真实、合法、正规的单据，按照会计制度的有关要求、格式认真填写，办妥各级审批签字手续，方可予以报销。费用原则上应在发生后7日内报销，最长不超过15日，并且不得跨年度报销。10.2遇紧急情况或在特殊环境下，确实无法办理书面审批程序需要立即审批、支付、报销的，申请人员仍应以手机短信、电子邮件或其他方式征得总经理同意，并以上述方式转发相关人员据以支付资金或审核登记。事后应在3日内补办书面审批手续。10.3 报销设备维修、外协加工费，必须提供结算书，无结算书的，应提供详细的维修日期、项目、工作量和价格清单，由经办人申请受益部门确认财务部审核总经理签字

17、审批财务总监核准财务部审核报销经办人或收款单位出具收据领款。10.4 员工外出培训，应事前办理外出培训审批表，由本人提供发票部门负责人确认企管部验证、登记总经理审批财务总监核准后报销。10.5 购买书刊、技术资料，应事前办理购物申请单，由经办人提供发票企管部验证、登记总经理审批财务总监核准后报销。10.6 购买办公用品，应事前办理购物申请单，由经办人提供发票企管部验收、登记总经理审批财务总监核准后报销。企管部要建立办公用品台账，逐笔登记购进和领用情况。10.7 支付各种行政事业性收费、协会会费，由经办人提供非税收入收据财务部审核登记总经理审批财务总监核准后支付。10.8 特殊情况下发生的费用报

18、销，由总经理和财务总监研究决定。每月末企管部分类汇总各类费用开支情况予以公示，并应列入经理办公会会议纪要。10.9 考核财务部出纳人员要加强责任心，严格按本办法要求审核单据，企管部要严格按本办法规定建立健全各种台账，若未能建立台账，发现手续不全和不符合财税制度的单据一律不得受理，若有违反，每现一次罚款50元，若费用登记出现遗漏，发现一次罚款10元。11 支票领用11.1 领用要求11.1.1 公司有关人员领用支票，应填写支票领用单，注明领用日期、用途、预计金额等项目，经财务部签字并报总经理签字审批后办理。财务人员凭手续齐全的支票领用单发给支票，注明领用支票号码，并在支票领用备查簿上登记。手续不

19、齐全的支票领用单，财务部不得受理。11.1.2 自支票领用之日起10日内，经办人要将支票存根连同购物发票一同交还财务部。若支票领用后未使用，要10日内交还财务部。属延期支票的，自支票出票日起10日内交还。11.1.3 领用支票必须按支票领用单上注明的用途和预计金额使用，不得随意改变支票用途，实际支付金额不准超过预计金额的20。如有变动，须事先经财务总监签字批准。11.1.4 领用支票不得用于对公司现有已挂帐供货商欠款的支付，如有特殊情况，必须事先申请办理支付审批表。11.2 考核11.2.1 财务部负责对支票使用进行监督，每月30日前向财务总监汇报当月支票使用过程中的违规行为。11.2.2 领

20、用人不按时交回支票，每拖延1天罚款5元。若因个人保管不善，导致支票遗失，领用人承担全部责任。11.2.3 随意改变支票用途，或未经许可实际支付金额超出预计金额20以上，一次罚款50元。11.2.4 财务部不按本办法规定办理支票领用，不按时报出违规行为，不对支票违规行为收取罚款，一次罚款50元。12 个人借款12.1 公司员工办理公务或因公伤住院治疗需借用公款，必须经过总经理和财务总监批准。12.2 出差人员根据路途远近可借用一定数额的周转金，但原则上最高借款限额不得超过3000元。出差回公司后应在一个月内按本办法规定办理报销。借款额累计已达3000元以上的，财务部不得继续借款，并应及时督促归还

21、。12.3 专项业务借款，应根据实际需要申请借用金额，并应在业务完成后1月内报销还款。12.4 借用公款仅限于公司正式员工，临时员工不得借用公款；严禁业务人员坐支货款；任何人不准公款私借，否则按挪用公款处理。12.5 财务部每月30日前报出个人借款明细表，发现有逾期借款直接从借款人工资中扣回，不足部分限5个工作日还清。12.6 考核12.6.1 借款人逾期不归还欠款，一次罚款50元，出现两次逾期不还，取消其借款资格，不得再借用公款。12.6.2 业务人员收款不交、坐支货款，发现一次按坐支额的20罚款。12.6.3 财务部如不按时报表，或违反规定办理借款，或发现逾期借款不履行扣款职责、不按规定收取罚款，一次罚款50元。13 相关文件14 相关记录/表单14.1 收货凭证14.2 发票追索清单 14.3 用款计划14.4 支付审批表14.5 差旅费报销单14.6 公务接待申请单14.7 支票领用单14.8 支票领用备查簿14.9 个人借款明细表 本办法由财务部起草，有效期一年 主要起草人：XXX本办法财务部解释附件1（负责人：