接待管理作业指导书--

1、岗位说明书部门名称办公室岗位编号岗位名称接待专责岗位性质岗位职责1、负责草拟院接待工作管理办法；2、认真学习上级单位关于接待工作相关规定的文件并草拟贯彻 落实办法和细则，对院各部门（单位）的接待工作提供智力、资 源支持并适当引导、及时纠正；3、负责编写、更新接待工作作业指导书；4、接到接待任务后，根据相关规定，判断接待类型，调配相关 资源，根据领导指示和接待对象特点订制接待方案；5、组织实施接待方案（包括迎送、餐饮、住宿、参观考察）；6、做好接待细节和接待对象资料的保密工作；7、做好来宾资料记录，以备查询；8、做好同合作单位的外联工作；9、维护餐饮住宿等相关资源，确保具可靠性；10、准备天气、

2、交通、安全等应急预案，及时上报并处理接待 工作中出现的突发事件；11、完成领导交办的其他工作。工作流接待工作流程：接到接待任务一主动与对方联系、确定接待细下一按接待类型确定接待规模、标准一根据对方特点订制接待方案一报领导审核一组织实施接待方案一处理接待过程中的突发事件一总结程接待经验并记录整理来宾资料一结算接待经费上下级关系直接上级：办公室主任联系单位本级各部门（单位），外联对口单位，餐饮住宿服务提供商接待工作作业指导书1 工作目的规范院接待工作，统一作业流程和接待标准，提高接待服务水平。2 适用范围适用于院来宾接待作业流程指导。3 工作职责院办公室是院接待工作职能管理部门，负责拟订接待工作管

3、理办法和 接待工作作业指导书， 指导与协调院各部门（单位）接待工作。院办公室或来宾对口部门（单位）负责院接待工作具体组织和实施工作。4 程序和要求4.1 院相关部门（单位）收到政府或上级部门、重要合作伙伴或重要客户单位等来院视察工作、考察交流、项目沟通、检查指导等意向或安排时，主动与对方联系，确认来宾详细信息和具体工作要求后，与院办公室联系。4.2 院办公室根据院接待工作管理办法和具体接待情况，确定当次接待工作负责部门。4.3 院办公室根据接待要求，与接待负责部门会商确定接待负责人或成立由接待负责部门和相关部门组成的接待工作组。4.4 接待负责人或接待工作组负责人（以下简称接待负责人） 与来宾

4、联系人联系，确认来宾信息，沟通接待工作要求，必要时会同院办公室召开接待协调工作会，商讨并拟订初步接待方案，接待方案应包括以下内容：来宾信息、来宾迎接方案、会议室布置、新闻宣传和摄影摄像安排、餐饮安排、文件材料准备、环境布置、参观考察安排和应急预案等。4.5 接待负责人向院领导汇报初步接待方案，根据院领导意见调整和确定接待方案。4.6 接待负责人进行接待工作分工，各承办人落实相关职 责。4.6.1 文件材料准备4.6.1.1 来宾信息收集。来宾信息至少应包括来宾姓名、性别、 单位名称和职务、饮食禁忌等内容，填写 来宾资料表4.6.1.2 制订接待方案，并发送到参加接待的所有工作人员。4.6.1.

5、3 院宣传画册。4.6.1.4 起草接待发言、汇报材料，送交相关领导审阅后付 印。4.6.1.5 一类接待或二类大型团组接待应编印接待手册。一类或二类大型团组接待的接待手册封面使用彩色印刷。接待公司系统来宾时，接待手册使用公司VI 模板，否则使用南瑞 VI 模板。接待手册内容页数应为4 的倍数，以便装订。4.6.1.6 接待手册应分发到全体参与接待人员，并提前放置于来宾入住酒店的房间。4.6.1.7 接待外地来宾时，接待手册欢迎辞中应简要介绍当地自然及人文环境。4.6.1.8 接待手册上的具体安排发生变更，应及时通知来宾和参与接待的相关人员。4.6.2 来宾迎接、送行。4.6.2.1 了解来宾

6、乘坐的航班号或车次及到达（出发） 时间。4.6.2.2 商定迎接线路和住宿安排，预订住宿酒店。4.6.2.3 视情况需要设计、制作迎接牌，迎接牌文字应醒目。4.6.2.4 安排前往机场或车站迎接（送行） 的驾驶员和车辆。4.6.2.5 确定接（送）站领导和工作人员。4.6.3 会议准备4.6.3.1 商定参会人员名单，包括会议主持、发言人、会议记录，商定会议时间、地点，并提前预订，确定会议材料准备人员，明确并落实会场环境布置，明确着装要求，向分管领导汇报方案及准备情况。4.6.3.2 通知参会领导等人员（包括会议主持、会议记录）会议时间、地点及着装要求。通知可通过邮件、电话或短消息等多种形式，

7、确保参会人员收到并确认是否可以参加。4.6.3.3 席卡制作与摆放。明确是否需要发言席，发言席位置和环境，发言席扩音设备放置，是否需要便携计算机和投影设备等。4.6.3.4 会议材料、茶水、烟灰缸、话筒数量及摆放。4.6.3.5 水果、咖啡、手巾或抽纸、香烟等准备。4.6.3.6 长时间会议应准备点心或茶歇。4.6.3.7 提前半小时以上打开制冷、制热或换气设备。4.6.3.8 音响、多媒体提前半小时测试。便携计算机提前接投影设备调试；院DV阶绍片版本确认、预演。4.6.3.9 摄影、摄像。4.6.3.10 其它可能需要考虑的内容：交通安排协调、会场光线、会议室音响系统的使用是否需要提前和参会

8、领导说明、领导发言材料、会议录音设备的准备与调试、纪念品、会议保密性要求、来宾驾驶员招待、来宾去洗手间的引领等。4.6.4 新闻宣传、合影4.6.4.1 新闻拟稿、审稿、发布。提前向分管领导请示新闻发布的媒介和时间。4.6.4.2 摄影、摄像。来宾接待过程中摄影、摄像整体安排考虑，摄影摄像工作人员往返交通方式、用餐安排。4.6.4.3 合影。提前征求来宾及院领导意见；合影地点和时间要考虑天气及光线因素；合影背景设计与制作；着装要求应事先与来宾进行商定，并提前通知合影人员；合影座位 （站椅）安排；多人合影应提前安排好位次或提前进行排队，一般人员就位后通知领导入座；明确照片标题打印要求及是否打印位

9、次表；照片分发应做好记录。4.6.5 餐饮4.6.5.1 商定出席的领导和陪同人员、人数。4.6.5.2 商定餐饮地点和时间，预订酒店，提前确认菜单和准备酒水，明确付费方式。酒店和菜单安排应充分考虑来宾口味，尊重民族风俗习惯。4.6.5.3 座位安排、座次表及席卡。4.6.5.4 安排往返交通。4.6.5.5 来宾上下车、前往或离开酒店、入座引导安排。4.6.5.6 大型团组接待可使用餐券。4.6.5.7 其它可能需要考虑的内容：来宾驾驶员等工作人员用餐安排，主人应控制饮酒，宾客醉酒处理，避免酒后驾车。4.6.6 考察参观（游览）4.6.6.1 商定参观考察（游览）内容和路线、参加人员（含陪同

10、领导）等，引导人和讲解人（导游）安排，讲解内容要有针对性，参观线路是否需要保密，如果参观工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作。4.6.6.2 考察参观环境布置（参见环境布置）。4.6.6.3 讲解内容书面材料准备。4.6.6.4 扩音装置准备。4.6.6.5 被参观单位接待安排。宣传板、参观人员安全等防护措施及工具（进入工地或防静电车间等）、环境卫生（参 观线路周围，包括建筑周边、调试车间、生产现场、办公场 所等） 。4.6.6.6 往返交通安排。4.6.7 环境布置4.6.7.1 迎接环境。一类及大型二类团组接待根据场地情况和实际需要准备：迎接牌（接机或接站时）、LED欢迎屏幕或欢迎牌或横

11、幅（大门口和接待大厅等合适地方）、鲜花（选择合适的地方摆放盆花、绿色植物）、彩旗、宣传标语（横幅或垂直条幅）、指示牌、红地毯。如果进工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作。4.6.7.2 会场环境。一类及大型二类团组接待根据场地情况准备：LED 欢迎屏幕或欢迎牌或横幅（大门口和接待大厅等合适地方）、宣传标语（横幅或垂直条幅）、背景板、鲜花、彩旗、指示牌、席卡。如果进工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作。4.6.7.3 住宿环境。一类及大型二类团组接待准备：卫生洗漱用品、水果、水果刀、接待手册、鲜花、网络、电话、早餐、叫早。4.6.7.4 考察环境。一类及大型二类团组接待准备：LED 欢迎屏幕

12、或欢迎牌或横幅（大门口和接待大厅等合适地方）、宣传标语（横幅或垂直条幅）、宣传板、彩旗、指示牌、鲜花（选择合适的地方摆放盆花、绿色植物）、毛巾、矿泉水。如果进工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作。4.6.7.5 注意迎接、会场、考察等接待现场环境（含卫生设施）整洁、卫生。4.6.8 应急预案4.6.8.1 接待方案各个接待环节都应充分考虑到天气变化可能带来的影响，如是否准备雨具和取消室外活动，并准备好替代方案。4.6.8.2 交通因素。拟订接待方案时应尽量考虑（避开）上下班高峰和拥堵路段（如施工），在时间安排上要留有冗余；一类和二类大型团组接待中应适当考虑备用车辆，特别是有长途行程安排时。4.6.8.3 安全因素。接待方案中要充分考虑交通安全、现场安全、通信通话安全及会议内容安全。4.6.9 其他4.6.9.1 宣传纪念品。4.6.9.2 礼仪引导。一类和二类大型团组接待应充分考虑迎接、会议、就餐、参观等过程中礼仪引导需要，如入座或发言引导、参观线路引导等，引导员应统一着装。4.6.9.3 安全保卫：一类和二类大型团组接待应注意来宾和接待安排等信息的保密性，接待过程中密切注视接待现场周围动向，必要时提前通知公安部门介入安保工作。4.6.9.4 交通服务。在迎接、会议、参观、用餐、送行等接待活动中，应保证车辆状况良