2019年首创集团办公室管理流程第三、四部分

1、第三部分：会议及活动管理流程一、管理概要（一）管理内容界定1 会议管理是指集团董事会、总经理办公会、季度务虚会、年度工作会及其它各种重要会议的筹备、组织等完整、系统的工作。2 活动管理是指以集团名义举办的各类联谊、文体活动，及新闻发布会、签字仪式等筹备、组织工作。（二）管理目标不断提高筹备、组织集团会议和活动的水平，保证集团会议和活动的成功，使集团会议和活动逐步科学化、规范化、制度化，以提高集团决策指挥水平，树立良好的企业形象，促进企业的各项工作。（三）管理要点1 制订详细的会议或活动方案，做好缜密的准备工作。2协助会议主持人或活动组织者做好责任内各环节的具体工作，保证质量，不出漏洞。3做好会

2、议决议的督查、督办工作，使会议决议得以落实。二、会议管理程序（一）准备阶段1董事会、总经理办公会的准备：会议议题由办公室主任（文秘主管协助）收集汇总，报集团主要领导审定；会议日期确定后由办公室负责提前两天通知参会人员。会议所需资料由办公室主任负责协调准备，最迟于会议召开前一天发给参会有关领导（特殊情况除外）2集团季度务虚会、工作会议及其它重要会议的准备：（ 1）会议日程安排，文件、材料起草工作由办公室主任主持，集团有关部门及有关单位配合完成，文秘主管协助做具体工作。（ 2）将会议日程安排及文件、材料草案报集团有关领导修改、审定。（ 3） 文秘主管协助办公室主任将会议提前三天通知参会人员（特殊情

3、况除外）。（4）文秘主管协助做好会议文件、材料的准备工作（包括负责印制、装订、分发等）于会前发至参会人员手中。行政主管协助做好会议后勤准备工作（包括食宿、会场等安排，以及文具、音响等会议保障）。（二）实施阶段会议正式召开后，文秘主管负责会议记录工作，行政主管负责会议后勤保障的实施工作，办公室主任负责会议事务的总协调以及领导交办的工作。（三）督办落实阶段1会议结束后，文秘主管负责起草会议纪要，办公室主任负责修改会议纪要并将送审稿报集团有关领导审定。2文秘主管负责会议纪要的印制并负责发送有关领导、部门和单位。办公室主任负责（文秘主管配合）督办会议决议的落实并将情况反馈给集团主管领导。三、活动管理程

4、序（一）活动准备阶段1根据年度工作计划或集团有关决定，办公室主任负责制订由办公室牵头承办的活动方案，或协助有关部门制订有关活动的方案，报集团有关领导审定。2方案确定后，根据活动筹备人员的分工，行政主管负责或参与场地安排、布置，车辆和活动用品等后勤方面的准备工作，并完成领导交办的其它工作。文秘主管负责或参与文字材料的起草、印制、发放和活动影像记载的准备工作，并完成领导交办的其它工作。（二）活动实施阶段1办公室主任按照活动的分工做好协调工作和办公室承担任务的组织落实工作。2行政主管负责场地使用的协调落实，活动用品的发放，饮水、食宿的落实，车辆调度，奖品、纪念品、礼品的发送及领导交办的工作。文秘主管

5、负责活动的记录，活动影像的拍照、摄制及领导交办的工作。（三）活动收尾阶段活动结束后，办公室主任组织行政主管等人员整理活动场地，整理活动用品，答谢活动服务人员及有关单位，并负责费用结算。文秘主管等人员落实制作影像作品，起草活动简报、总结，经集团领导审定后制作、发送、上报，并做好活动有关文字、音像资料的存档。四、会议及活动管理流程图第四部份物品管理流程一、管理概要（一）管理项目界定物品管理项目内容是指集团总部日常办公设备、文具、家具、业务礼品、文体活动纪念品、奖品及员工后勤福利所需的劳保用品、清洁用品、生活用品等物品的购置、保管、发放和处置等程序和规定。（二）管理目标使集团总部物品管理工作逐步科学

6、化、规范化、制度化，提高管理水平；做好为集团领导、各部门及员工业务与生活的服务工作，为集团总部有效发挥决策及管理系统的功能提供保障；落实预算管理，在提高办公效率的前提下，开源节流，杜绝浪费。（三）管理要点1实施预算管理是加强物品管理工作的有效措施，编制年度预算方案应坚持切合实际，满足工作需要与力求节约费用的原则。2季度采购计划是落实预算方案的途径，制定季度采购计划应以年度预算方案为依据，在盘清库存底数，了解需求急缓的基础上进行，增强主动性、计划性，克服盲目性、应急性。3实施严格的物品采购、发放程序和手续，执行严格的物品保管、处置规定，完善物品的管理制度。二、管理程序（一）年度预算方案编制阶段1

7、行政主管A、B要在每年12月底以前依据集团总部本年度物品使用情况，下一年集团总部主要工作安排情况和集团总部各部门的物品需求情况，结合集团总部人员变化情况等因素进行研究分析，编制下一年度集团总部物品购置预算方案草案。2将预算方案草案报集团办公室主任审核，根据提出的修改意见进行调整、修改。3将修改后经办公室主任审核同意的预算方案送审稿报主管总经理审批。（二）制订季度采购计划与实施阶段1 年度物品购置预算方案经主管总经理批准后，行政主管A、B依据年度预算方案、结合集团各部门各季度的实际需求情况制订季度物品采购计划。计划应留有余地。2 每季度的采购计划经办公室主任审核批准后，由行政主管A、B共同负责市

8、场调查、选厂比价、谈判、签定合同、购进物品的各项具体工作。3因特殊情况需临时急购少量低值物品，一般应在留有余地的计划内进行，并办理计划内追加购置手续。由办公室主任审批，行政主管AB共同执行。4 凡需在年度预算方案内调整季度采购计划，由行政主管A提出意见，经办公室主任批准。凡需调整或追加年度预算方案，须按年度预算方案的申报、审批程序履行手续。（三）物品保管、发放与处置阶段1 物品购达单位，行政主管A、B负责验货、验数、接收入库。行政主管A负责入库登记，建立物品出入帐；行政主管B负责建立物品台帐，并建立固定资产帐册。2 行政主管A、B每季度末进行一次物品库存盘点，核对物品帐目并将盘点情况向办公室主任书面报告。3 行政主管A、B共同负责对办公设备、家具进行保养、维护，定期对在册固定资产及员工使用的办公设备、家具进行核对，并协助有关部门对符合核销条件的办公设备进行核销。4 行政主管A负责根据集团领导及各部门的需求发放办公设备、物品，并严格办理设备、物品领用手续和登记物品出库帐册。5 行政主管A负责对库存物品经常进行整理、保养，根据库存情况提出对长期滞留无保存价值