化妆品公司文件和资料管理

1、XX化妆品有限公司文件和资料管理1. 目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。2. 适用范围本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。3. 术语和定义参见ISO9000:2000之规定。4. 职责4.1 各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；4.2 各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核 /批准，负责贯彻执

2、行批准发布的文件；4.3 各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；4.4 各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；4.5 各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；4.6 全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后， 由其传送文件编制的责任部门。5. 工作程序5.1 文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导书；5.1.4 记录表格5.1.5 规范、标准5.1.5.1 公司内部技术标准a. 包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）b. 化工原、辅料

3、检验标准；c. 成品质量标准/ 产品内控标准；d. 已备案的企业标准；e. 工艺技术文件；f. 引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g. 国家强制执行的有关标准；5.1.5.2 公司外部参考标准（包括可收集到的国际、国内先进标准，同行企业标准等）；5.1.6 顾客提供的文件和资料（包括图样）5.1.7 法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。5.1.8 公司内部各项管理规范、制度5.1.9 公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。其中 5.1.1-5.1.9 所描述的文件为受控文件。5.2 文件的编写、审核和批准5.2.1 文件的编写5.2.1.1 品质 /

4、技术部组织编写质量手册管理规程、 程序文件管理规程、 作业指导书管理规程、 表格管理规程，对文件编写的格式、文件内容要求及表格格式等进行规定，并下发到各职能部门，同时组织各部门指定的文件编写人员学习以上文件。5.2.1.2 各部门按照质量手册管理规程、 程序文件管理规程、作业指导书管理规程、记录表格管理规程及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的设制，编写人员应熟悉ISO9001： 2000标准要求和本文件所规定的内容，对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责；5.2.1.3 对 5.1.5.1 所规定的公司内部技术标准由品质/技术部组织编写技术文件管理规程 （或分别制定标

5、准管理规程、 工艺管理规程、 配方管理规程等技术文件），由/ 技术部按照本规程进行相应文件的编写工作。5.2.1.4 各部门依据工作需要按照公司制定的模版，自行进行日常公文的起草、审核、批准和传递工作。5.2.2 文件审核5.2.2.1 质量手册由管理者代表审核；程序文件、管理规范由各责任部门经理审核；作业指导书由各部门业务负责人审核；公司内部技术标准由品质/技术部负责人审核；审核人对所审定的文件（包括所涉及的表格）进行签名确认，同时要签具审核日期；5.2.2.2 审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；5.2.2.3 当文件涉及多个部门执行时，由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审，

6、会审人员对审定通过的文件进行签名确认并签具会审日期；5.2.3 文件批准5.2.3.1 质量手册由总经理批准；程序文件、管理规范由总经理/管理者代表批准；作业指导书由各部门负责人批准；公司内部技术标准由管理者代表或指定人员批准；表格随文件的类别所规定的权限进行批准，如涉及程序文件、管理规范的表格则由总经理/ 管理者代表批准，以此类推。5.2.3.2 批准人对文件所涉及的资源配置需要增加给予有效支持，对文件的可操作性及有效性负责。5.2.3.3 公司所有质量体系文件必须按照5.2.3.1 的规定进行批准，然后到品质/技术部备案后才能下发实施；5.2.3.4 所有文件经规定的权限批准时，批准人必须

7、签署本人姓名和批准日期，否则视为无效文件，执行部门有权拒绝执行。5.3 文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。5.3.1 文件编号5.3.1.1 公司内部通用标准和产品标准编号格式为：Q/BB XXX-YYYY其中：Q-企业内部标准代号BB-公司代码：G-xx化妆品有限公司（广州工厂）SL-xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）XXX顺序号（001-999）YYYY年号（以自然年号为准）5.3.1.2般性技术标准、管理规范和制度编号格式为BBDDAAATTXXXVV。修正号（ VV）顺序号（XX

8、X）部门下一级机构（TT）部门代号（AAA）文件类别（DD）公司代码（BB）其中： BB公司名称代号：GL xx 化妆品有限公司（广州工厂）SL xx 化妆品有限公司（汕头工厂）LC xx 化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂） DA文件类别（详见附表1:本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号） AAA-提出该作业指导书的部门 TT一部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从 0199之间的任何数字 XXX 顺序号，可以是从000 999之间的任何数字 VV修正号，如是新作业指导书，则定义 VV为00,作业指导书每修正一次，VV则递 增01, VV可以是从00-99之间的任何数字。5.3

9、.1.3 公文FE 字（BBBB XXX号其中：F-部门英文缩写MG总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC; HR-人力资源/行政部；MRK销售部;FIN-财务部；QT-品质/技术部E-公文种类简称，如：联络书简称为联。BBBB公元年号XXX顺序号5.3.2 文件受控状态5.3.2.1 所有文件分为两种状态，即“受控”和“非受控”。所有文件必须标识受控状态,盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。印章格式如下:5.3.2.2XX XX所有受控二:件只能为使用者在工XX XX乍岗位上，吏用，一律不允许对Z（包括公司内与本岗位无关的人和公司外部）；非受控文件可以对外，但必须有发放登记，领取人需办理相

10、 应的签领手续5.3.3 文件有效性标识5.3.3.1 所有文件必须到品质部备案，并在文件封面加盖文件管理专用章、同时对文件进行唯一编号方为有效。5.3.3.2 若为作废文件，由各部门回收，文件管理员加盖红色“作废”章；印章格式如下:XX XX5.4 文件发布、发放，件W理4用呻=，5.4.1 所有质量体系文件必须经编写人、审核人、批准人签名确认，报品质/技术部备案对文件进行标识后才能发布，否则视为无效文件；5.4.2 所有质量体系文彳的发放由品质/技术部文件管理员按文件分发清单发放到各部 门文件管理员，各部门文件管理员按部门内部文件分发清单再发放到相应的工作岗位 人员手中。5.4.3 所有管

11、理文件由各部门文件管理员按 文件分发清单发放到相应部门文件管理员， 再按部门内部文件分发清单再发放到相应的工作岗位人员手中；5.4.4 公司所有的文件管理员必须建立文件管理台帐，发放文件时，要求文件领取人在管理台帐上完成签名及签署领取日期手续；5.4.5 当文件、资料有严重的损坏等不能正常使用时，使用部门应申请更换，经部门负责人批准后交回破损文件，由原始文件发放部门文件管理员用原件复印并完成标识后按5.4.2和5.4.3规定发放，并在文件管理台帐上注明补发原因；文件发放部门的文件管理员对破 损文件加盖“作废”章并妥善保存；5.4.6 当使用部门丢失文件，使用者必须说明原因经部门负责人核实后提出

12、补发申请，然后按发放规定进行；5.5 文件更改5.5.1 质量体系文件、资料需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据, 将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质 / 技术部， 再由品质 / 技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按 5.2 规定进行；5.5.2 管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见

13、并对原文件进行更改，同时按5.2 规定进行；5.5.3 文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。5.5.4 文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照5.4 规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。5.5.5 所有文件更改在未获批准前一律执行原文件的规定。5.6 文件作废及处理5.6.1 各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何 作废的文件（包括已经作废但未标识的文件

14、）。5.6.2 作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质 / 技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。5.6.3 各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写 “文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2 份作为历史档案以备查。5.7 文件保管、复制、贮存、归档5.7.1 文件管

15、理员对文件的管理必须建立文件管理台帐，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。5.7.2 文件的复制者必须申请，填写 文件复制、补发申请表， 经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。5.7.3 文件的使用者和管理者对于所有文件都必须妥善保存，确保文件完好，并注意保密工作，不得随意借与他人进行复制。5.7.4 所有文件的原件都必须统一由各部文件管理员进行归档管理，文件管理员建立相应的文件档案，并有适宜的环境条件以

16、保证归档的文件保持完好，符合国家规定的档案管理要求。5.7.5 文件管理员必须坚持原则，认真管理好所有文件，确保文件的有效性，同时应注意 保密工作，不得将文件任意复制和传播。5.8 文件存载的媒体本公司所有文件所采用的媒体可以是计算机软件、软盘、 光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。6. 支持性文件6.1 质量手册管理操作规程6.2 作业指导书管理操作规程6.3 表格管理操作规程7. 质量记录标准表格7.1 文件管理台帐7.2 文件更改申请、审批表7.3 文件作废留用销毁申请表7.4 文件分发清单7.5 文件复制、补发申请表7.6 文件更改通知单8. 引用文件ISO9001: 20009.附件9.1附表1:本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号09-统计工作10-审计工作11-外事工作12-程序文件13-作业指导书14标准表格15-质量记录16-计量检测17-仪器设备18-质量信息19-质量培训20-人事管理21规章制度22-薪资劳保23-教育培训24-后勤管理25-行政事务26安全保卫27-计划调度28-车间管理29