精品办公设备管理制度

1、成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容1 1 【精品】办公设备管理制度 办公设备日常管理制度 第一章总则 一、 目的。为了保证公司办公设备正常的运转提高办公设备的工作效率和使 用寿命特制定本制度。 二、 适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电 话、传真机、投影仪、笔记本电脑、对讲机等。 三、 相关部门职责。 1 1、 人力资源及行政管理部主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保 管、配发、维修保养、设备调换等事宜。 2 2、 在总经理批准的情况下一些部门也可自行购买设备。 如安全护卫部可自 行购买对讲机。 3 3、 设备使用部门主要负责办公设备的申购、使用、保管

2、、维修保养等事 宜。 第二章 办公设备日常管理 一、 办公设备的申请和购买。 1 1、 工作人员根据需要提出办公设备的购买申请并填写办公设备需求单 报部门负责人、人力资源及行政管理部负责人和总经理批准，购买设备金额大于 20002000 元的需董事会批准。 2 2、 经公司领导及董事会审批后由人力资源及行政管理部专人购买。 二、 办公设备的领用。 1 1、设备需求部门根据审批的办公设备需求单到库房 ，人力资源及行政管理 部负责, ,领取。 2 2、对部门领取的设备进行编号以便盘点。 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容2 2 三、 办公设备的使用和保养。 1 1、 使用设备前应详细阅读

3、操作手册严格按照操作规范操作使用各部门主 管负责监督检查。 2 2、 公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范正确使用注重平时保 养。 3 3、 人力资源及行政管理部对办公设备运行、保养情况进行监督检查对设备 的维修更换零件要进行登记备案。 四、 办公设备维修管理 1 1、 设备发生故障无法使用时设备使用人应报人力资源及行政管理部网管员 处理, ,网管员无法处理的可报院技术支持部，都无法解决的由人力资源及行政管理 部联系供应商统一报修。 2 2、 在保修期内的设备人力资源及行政管理部应联系供应商进行维修 ，保修期 外的设备按照最经济可行的报修方案进行维修包括委托维修商来完成任务由 部门主管按

4、照维修的真实情况填写设备维修单中的“维修记录”。 五、 建立维修档案 1 1、 所有设备的维修都必须建立完整的维修档案由人力资源及行政管理部统 一管理主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费 用、维修单位等。 2 2、 人力资源及行政管理部应定期统计、汇总维修情况针对各类故障产生的 原因提出预防与克服的措施通知使用部门加以防范。 六、 办公设备使用监督 1 1、 人力资源及行政管理部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。 2 2、 人力资源及行政管理部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。 七、 办公设备的盘点及赔偿 1 1、 人力资源及行政管理部负责对公司所有办公设

5、备进行分类并建立办公设 备管理台帐每半年盘点清查一次作到账物相符。 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容3 3 2 2、 在规定的使用年限期间因个人原因造成办公设备毁损、 丢失、被盗等所造成的经济损失由个人承担。 八、 办公设备的报废处理 1 1、 报废审核。对于各部门提交的报废物品清单要认真审核确认不能再次 利用后经人力资源及行政管理部、总经理签字后方可作报废处理。 2 2、 对决定报废的办公设备人力资源及行政管理部应做好登记在报废处理 册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。 3 3、 报废品由人力资源及行政管理部集中存放、集中处理不得随意丢弃。 第三章办公设备分类

6、管理 一、电脑的使用管理 , ,一, ,专人收管 1 1 每台电脑指定专人上机负责日常操作其他人员不得随意使用。 2 2 电脑使用人员设密码管理密码属公司机密未经批准不得向任何人泄露。 , ,二，电脑的操作规定 1 1 严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项严禁使用电脑玩游戏。 2 2 不得使用未经病毒检查的 U U 盘防止病毒入侵。 3 3 严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。 , ,三，病毒防护 1 1、 对于联网的计算机任何人在未经批准的情况下不得从网络复制软件或 文档。 2 2、 对于计算机软件的安装，院限制安装软件除外，由使用部 门自主决定。 3 3、 任何微机不得安装游戏软

7、件。 4 4、 软件使用前要确保无病毒。 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容4 4 , ,四, ,硬件保护 1 1、 未经人力资源及行政管理部批准任何人不得拆卸所使用 的电脑设备。 2 2、 拆卸电脑设备时必须采取防静电措施。 3 3、 硬件维护后必须将所有设备复原。 4 4、 各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。 5 5、 各部门负责人必须采取必要措施确保本部门的电脑以及配套设备始终处 于整洁和良好的状态。 6 6 对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。 , ,五，电脑的保养 1 1、 保持电脑的清洁严禁用手、锐物触摸屏幕使用人在离开前

8、应退出系统 并关闭电源。 2 2、 定期对电脑内的资料进行整理做好备份并删除不需要的文件保证电脑 运行的速度和存储。 二、 电话的使用管理 1 1、 电话由人力资源及行政管理部统一负责管理各部门主管负责监督并控制 使用。 2 2、 每次通话应简洁扼要以免耗时占线、浪费资金。 3 3、 禁止拨打私人电话。 4 4、 ，4,4,电话出现故障的可报工程维保部进行维修。 三、 打印机、复印机的管理 1 1、 为确保复印机的安全运转每天开机的时间不宜过长。 2 2、 打印或者复印完成后必须及时取走文件防止失密。 3 3、 禁止打印或复印私人资料。 四、 传真机使用管理 成功是失败之母，一切都是努力的结果

9、 页脚内容5 5 1 1、 传真机放置于人力资源及行政管理部办公室其他部门若需使用时至此处 使用。 2 2、 不得使用传真传送个人资料机密文件需经领导批准。 3 3、 每天下班后传真设置成自动接收防止遗漏重要文件。 五、 投影仪使用管理 1 1、 投影仪安置于公司会议室需要使用部门向人力资源及行 政管理部负责人申请。 2 2、 投影仪用于公司、部门会议以及培训。 六、 笔记本电脑 1 1、 笔记本电脑放置于人力资源及行政管理部办公室其他部门若需使用时至 此处借用。 2 2、 笔记本电脑用于公司、部门会议以及培训。 3 3、 因工作需要以个人名义借用笔记本电脑的需填写笔记本电脑借用 单。 七、

10、对讲机的使用管理 1 1、 对讲机主要用于安全护卫部。 2 2、 在上班期间不得用对讲机聊天。 3 3、 对讲机专人专用不得借给无关人员使用。 八、 其他办公设备的使用管理 1 1、 专管专用公司所有办公设备都要指定专人管理其他人员使用必须经设 备负责人同意。 2 2、 办公设备要定期进行养护以免老化影响使用。 3 3、 办公设备的使用人员要保证设备的安全如果因使用人员的过失造成丢失 要追究责任。 第四章总则 一、 本制度由人力资源及行政管理部制定解释权归办公室 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容6 6 所有。 二、 本制度自下发之日起执行。 附件 1 1 办公设备需求单 部门 申请

11、人 申请日期 设备名称 单位 单价 数量 金额 备注 合计 部门主管 人行部负责人 总经理 附件 2 2 维修登记表 设备名称 设备使故障现象 故障原因 维修内容 维修维修单维修日 用人费用位期 附件 3 3 报废物品清单 物品 物品 数量 单价 购买时使用 报废原因 编号 名称 间时间 以上物品本部门 申请报废处理意 见 部门主管： 人行部意见？同意报废处理？不同意报废处理 人行部部长： 总经理意见？同意报废处理？不同意报废处理 总经理： 附件 4 4 办公设备盘点情况统计 日期:20,:20,年，月, ,日 部门使用人原始设备名称及数量现有设备及数量 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页

12、脚内容7 7 附件 5 5 笔记本电脑借用单 部门申请人申请日期用途 部门领导 人行部领导 总经理 1.01.0、目的 为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备 在本公司生产和管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，把企 业计算机信息管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。 2.02.0、范围 计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复 印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。 3.03.0、职责 3.13.1、 计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护 与保养。 3.23

13、.2、 信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判 定、日常管理等工作。 3.33.3、 公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。 3.43.4、 集团公司行政管理部为本制度的归口部门，负责本制度的编制、培训及 落实执行工作。 3.53.5、 集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负 责本制度的批准执行。 4.04.0、作业内容 4.14.1、 相关作业流程图和责任人、配合人。（详见流程图） 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容8 8 4.24.2、 流程图相关事项说明 4.2.14.2.1、 办公设备请购 421.1421.1、 办公

14、设备请购，由使用人提出申请，填写“计算机等办公设备请购 单”，经部门部长审核确认后提交信息管理课（若同一部门多个员工均须请购，则 由部门汇总、部长签字，统一提交信息管理课）。信息管理课根据具体情况进行审 核，填写意见（包括预计费用），依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长 审核权限之内的，由课长确认签字直接安排采购 （若有库存货，则直接按领用程序 领用）；）；在信息管理课长审核权限之外的，报主管领导审批后，由信息管理课安排采 购（若有库存货，则直接按领用程序领用）。采购审批权限参照财务审批制度。 4.2.24.2.2、 办公设备入库、验收 4.2.2.14.2.2.1、 采购回来的办公设

15、备须办理入库、验收手续，信息管理课负责设备 质量的验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库 单”入库。 4.2.34.2.3、 办公设备领用与配置 4.2.2.14.2.2.1、 计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它 用途。员工领用、配置标准依照岗位职务说明书中办公设备配置要求，填写 “计算机等办公设备领用单”，按照财务审批制度审批权限要求进行审批后， 到信息管理课领用。 422.2422.2、 电话机、传真机的领用与配置，各部门根据实际工作需要，确定要 安装、及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系 单”，由本部门部长签

16、字后，提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电 话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长、分管总监签字，提 交人力资源总监审核，报总裁批准后，交信息管理课负责办理。 4.2.34.2.3、 办公设备使用与维护 4.2.3.14.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容9 9 4.2.3.1.1 4.2.3.1.1 、计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人 不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动 （调岗、离职等），办公设备交接参照公司员工异动、移交管理制度执行。 4.2.3.1.2

17、4.2.3.1.2、 计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、 无灰尘的状态。 4.2.3.1.34.2.3.1.3、 规定在工（更多精彩文章来自“秘书不求人”）作时间内不得做与 工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司奖惩管理制度执 行，信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出处罚建 议，交主管部门执行。 4.2.3.1.44.2.3.1.4、 接收 e e- -mailmail 的时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能 打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。 4.4.2.3.1.52.3.1.5、 禁止私自更改计算机的 ipip

18、地址，以免影响网络上其他计算机的正 常工作。 4.2.3.1.64.2.3.1.6、 电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被 他人给破坏。 423.1.7423.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得 向公司外部人员泄露。 4.2.3.1.84.2.3.1.8、 电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照 原价 3 3 倍进行赔偿。 4.2.3.1.94.2.3.1.9、 电脑使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规 范进行关机。 4.2.3.1.104.2.3.1.10、 电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级，不具备操作资

19、格者， 须经事先培训上岗（参见员工培训管理制度）。非计算机使用人不得上机操作, 如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。 4.2.3.1.11 4.2.3.1.11 、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份， 重要文件资料可以备份到软盘。 如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成 光盘作永久性保存。 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容1010 4.2.3.1.124.2.3.1.12、打印机的日常使用中，色带、墨合用完需及时更换，更换时须严 格按操作说明操作。 4.2.3.24.2.3.2、 电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等

20、办公设备的 使用与维护 4.2.3.2.1 4.2.3.2.1 、以上办公设备操作，详见使用说明书，出现故障须叫专业人 员维修。 4.2.3.2.24.2.3.2.2、 若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照 原价 3 3 倍进行赔偿。 4.2.44.2.4、办公设备的维修 4.2.4.14.2.4.1、计算机及附设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问 题时，使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课，信息管理课凭“维修 服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在“维修服务联系单”上 签字、确认。 424.2424.2、其它办公设备的维修：一般异常，由信息管理课

21、技术人员排除，填写 “维修记录表”；若涉及更换配件，使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管 理课报修，信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修， 修好后， 使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。 4.2.4.34.2.4.3、 所有办公设备，在保修期内，参照设备保修协议执行，保修期 外，由信息管理课依实际情况安排相关技术人员 ( (可以外请，涉及费用须事先上报 核准) )进行维修。 4.2.54.2.5、办公设备的报废认定与处理 4.2.5.14.2.5.1、 计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修 复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写“计算机等办公

22、设备报废单”， 交信息管理课进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“计算机等办公设备报 废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置。 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容1111 4.2.5.24.2.5.2、 资材管理部确认无误后，填写“待报废物品入库单”入库。资材管 理部出售或报废处理物品时，须填写“报废物品处理确 认单”。附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核，按 审批权限报主管领导批准后，进行出售或报废处理。 425.3425.3、 资材管理部出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐， 同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。 5 5、本制

23、度相关支持文件及表单 、财务审批制度 (2)(2) 、采购物资验收入库管理制度 (3)(3) 、员工异动、移交管理制度 (4)(4) 、公司奖惩管理制度 (5)(5) 、员工培训管理制度 (6)(6) 、办公设备操作说明书 (7)(7) 、设备保修协议 (8)(8) 、报废物品处理管理制度 (9)(9) 、计算机相关操作教材 & &记录与表式 (1)(1) 、计算机等办公设备申请单 (2)(2) 、计算机等办公设备入库单 (3)(3) 、报废物品入库单 (4)(4) 、报废物品出库单 (5)(5) 、维修服务联系单 (6)(6) 、计算机等办公设备领用单 成功是失败之母，一切都

24、是努力的结果 页脚内容1212 (7)(7) 、计算机等办公设备报废单 (8)(8) 、计算机维修记录单 为了加强办公室设备的管理，提高办公设备的使用效率和使用寿命，确保办公 设备安全、可靠、稳定的运行，根据本公司的具体情况，特制定本规定。 1 1、 电脑室、研究生自习室主要负责人为本室办公设备保管和使用的第一责任 人，对本室办公设备保管和使用工作负完全责任。 2 2、 各室应指定专人负责本科室办公设备的保管和安全使用工作，定期对本科 室的办公设备进行维护保养。 3 3、 爱护办公设备，严守操作规程，严禁私自拆卸和利用办公设备办私事、玩 电游等。 4 4、 未经院领导同意，不得将办公设备外借或

25、另作它用。 5 5、注意用电安全，做到人离电关。 一、 复印机、打印机使用管理规定 复印机、打印机是为提高工作效率，适应办公自动化配置的设备之一，为规范 对复印机、打印机的管理，切实保证复印机、打印机的安全、正常、合理使用，特 作如下规定： 1 1、 复印机、打印机作为内部办公设备，用于复印、打印非保密 性资料、文件，不得对外开放。 2 2、 办公室秘书负责复印机、打印机的管理、使用和保养，未经 批准，其他人员不得擅自使用。 3 3、 复印、打印文件、资料时，必须登记、签名，并注明所用纸 张数；除行政办公、教学资料文件外，其他资料文件的复印、 打印需从相应经费中支付费用，或由个人支付费用。 4 4、属“三密”文件以 及有关规定禁止复印外传的资料，一律不 成功是失败之母，一切都是努力的结果 页脚内容1313 准在本机上复印，违者追究责任。 5 5、全体教职工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要