公文传输管理系统

1、公公文文传传输输管管理理系系统统用户使用手册用户使用手册 目目 录录1 普通用户普通用户.51.1 登陆系统.51.2 公文签收.6操作界面介绍.6提示助手.7如何签收公文.7文件签收情况.9文件搜索.111.3 公文管理.12发布文件.12管理文件.141.4 综合资料.16操作界面介绍.16提示助手.17如何签收资料.17资料签收情况.19资料搜索.211.5 资料管理.22发布资料.22管理资料.241.6 会议通知.26如何签收会议通知.26如何反馈.28查看签收情况.29查看反馈情况.301.7 会议管理.31发布会议通知.31管理会议通知.33管理会议材料.351.8 公告栏.38

2、发布公告.38管理公告.391 普通用户普通用户下面操作以一个普通用户做为例子，详细说明做为普通用户权限使用系统的各种操作步骤。1.1 登陆系统登陆系统打开 Internet Explorer 浏览器，在地址栏中输入电子公文传输系统地址，出现如下登陆界面，如图一所示。在页面中输入用户名和密码，点击“进入”按钮，登陆系统。系统登陆登陆系统以后，首先进入的是公文签收操作界面。1.2 公文签收公文签收1、 公文类型列表，界面的左边导航栏中，包括公文类型列表，点击相应的公文类型，右边文件列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、 公文列表区，界面右边区域，称之为公文列表区。包括已签收文件，未签收文件，本

3、部门发布的文件的统计。还可以根据不同状态“已签收” ， “未签收” ，“本部门”分类查看文件。3、 文件行，每个文件行中由公文类型、发文字号、文件标题，发文时间，发文单位，签收状态等内容组成。4、 用户栏，操作界面右下方区域，称为用户信息栏，包括当前时间，用户，权限，修改密码，注销用户等。公文签收操作界面每次进入系统后，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料、新通知需要签收， “提示助手”会及时弹出提示用户。本节重点是介绍如何正确签收一份公文。这是作为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。方法一方法一第一步，第一步，在公文列表区域中，未签收公文会有粗体红色“未签收”字样提示

4、，并在公文列表行中右边区域，有“点击签收”链接字样；第二步，第二步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓名和密码对话框，如下图：签收文件输入正确的用户名和密码后，点击提交，公文签收完成，出现如下图示； 签收文件第三步，第三步，文件内容不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“下载文件”链接，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印；第四步，第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。方法二方法二第一步，第一步，在公文列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，可以点击文件标题，打开如图所示界面；签收文件第二步，第二步，点击“此

5、文未签收”按钮，弹出输入签收人和密码对话框，输入正确的签收人和密码后，点击“提交”按钮。第三步，第三步，文件正文内容不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“下载文件”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。第四步，第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到文件列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。第一步，第一步，在文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，第二步，点击“签收情况”链接，出现文件签收情况报表界面，如下图五所示；签收情况第三步，第三步，在文件签收界面中

6、，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP 地址等信息；第四步，第四步，在签收情况页面中，有“签收情况” ， “已签收” ， “未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件单位列表和未签收文件单位列表；第五步，第五步，文件签收情况界面中，在按钮栏上点击“打印”按钮，打印文件签收情况表。如下图：打印签收情况表第一步，第一步，在文件列表区域中，点击按钮栏中的“搜索” 按钮，出现如下图六所示界面；文件搜索第二步，第二步，在文件检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文字号，发文类型，发

7、文单位，发文时间等检索条件可以相互组合进行模糊查询。检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”下出现检索结果的列表；文件检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含文件检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含“行动行动”和发文类型和发文类型“上级文件上级文件”和发文时间和发文时间“2005-6-1”到到“2006-6-30”间的文件。间的文件。第三步，第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件进行处理，例如打开下载，文件签收等。1.3 公文管理公文管理特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布文件。第一步，第一步，进入系统后，

8、点击文件列表区域上方的“发布文件” ，出现如下图所示界面；发布文件第二步，第二步，选择接收单位和用户，在发布文件界面中，接收单位栏，点击“选择”链接，出现下图八所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，文件群发给系统中所有的用户。选择用户第三步，第三步，填写发布文件表单的内容，文件标题，发文字号，发文单位，文件类型，内容简介，上传文件（文件大小不超过 4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成 rar 和 zip 格式）等。表单中打“*”号的代表必填项目。第四步，第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把文件发布给接收单位，系统会提示“发送成功” 。发布成功特别说明：当前用户和单

9、位只能管理和查看自己发布的文件。打开管理文件，打开管理文件，点击“后台管理”链接，进入后台。点击左边操作栏的“管理文件” ，系统显示该用户以往所发布文件的列表，出现如下图所示界面；管理文件查看签收情况，查看签收情况，在各文件行，点击“签收情况”列中的 “查看”链接，出现该文件对应的签收情况报表，如文件签收情况章节所示。删除文件，删除文件，请勾选文件行中第一列的复选框，可多选，也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的文件删除。修改文件，修改文件，在各文件行，点击“操作”列中的“修改”链接，出现文件修改界面，在修改界面中，对已发布

10、的文件进行修改，然后重新发布，如下图所示。修改文件1.4 综合资料综合资料综合资料是用于一些非正式公文文件的传输管理，例如工作汇报，政务信息，政务公开，领导讲话等。1、 资料类型列表，界面的左边导航栏中，包括文件类型列表，点击相应的资料类型，右边资料列表区域中就会出现相应的类型的文件；2、资料列表区，界面右边区域，称之为资料列表区。包括已签收文件，未签收文件，本部门发布的文件的统计。还可以根据不同状态“已签收” ， “未签收” ，“本部门”分类查看文件。3、文件行，每个文件行中由 “文件类型” ， “文件字号” ， “文件标题” ，发文日起，发文单位，签收状态等内容组成。综合资料每次进入系统后

11、，在文件签收界面右下角“提示助手”中，如果有新文件、新资料需要、新会议通知签收， “提示助手”会及时弹出提示用户。本节重点是介绍如何正确签收一份资料。这是做为普通用户常用的一个操作，必须能熟练掌握。第一步，第一步，点击“综合资料”模块链接，进入文件资料主界面，如下图所示；资料管理第二步，第二步，在资料列表区域中，未签收文件会有粗体红色“未签收”字样提示，并在文件列表行中右边“操作”列中，有“点击签收”链接字样；第三步，第三步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人和签收密码对话框，出现如下图示；输入正确的用户名和密码后，点击“提交”按钮，文件签收完成，出现如下图示；资料签收第三步，第三步，文件正

12、文内容不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“下载文件”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。第四步，第四步，点击按钮栏中的“返回” 按钮，返回到资料列表区界面，可看到该文件状态已变为“已签收”状态。特别说明：各用户只能查看自己发布文件资料的签收情况。第一步，第一步，在文件资料列表区域中，如果是当前用户发布的文件资料，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，第二步，点击“签收情况”链接，出现资料签收情况报表界面，如下图所示；签收情况第三步，第三步，在资料签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，

13、签收时间，签收人，IP 地址等信息；第四步，第四步，在签收情况页面中，有“签收情况” ， “已签收” ， “未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收单位列表和未签收单位列表。第五步，第五步，签收情况界面中，在按钮栏上点击“打印”按钮，打印签收情况表。如下图：打印签收情况第一步，第一步，在综合资料列表区域中，点击按钮栏中的“搜索” 按钮，出现如下图所示界面；第二步，第二步，在检索操作界面中，检索条件包括文件标题，发文单位，文件类型，发文时间等检索条件可以相互组合进行模糊查询。检索条件输入完成以后，点击“提交”按钮，会在“文件检索”界面下出现检索结果的列表；文件

14、检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含文件检索条件是可以组合模糊查询。例如图五所示，文件标题包含“日本日本”和发文单位和发文单位“县团委县团委”和发文时间和发文时间“2005-6-8”到到“2006-6-30”间的文件。间的文件。第三步，第三步，在检索结果列表中，可以直接对文件资料进行处理，例如打开下载，文件签收等。资料搜索1.5 资料管理资料管理特别说明：系统中阅读者不允许发布文件，只有具有阅读者权限以上的用户才能发布资料。第一步，第一步，进入系统后台管理，点击上方的“资料管理” ，然后在出现界面中点击左边操作栏的“发布资料” ，出现如下图所示界面；发布资料第二步，第二步，选

15、择接收单位和用户，在发布资料界面中，接收单位栏，点击“选择”链接，出现下图所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，群发给系统中所有的用户。选择用户第三步，第三步，填写发布资料表单的内容，文件标题，发文单位，文件类型，内容简介，上传文件（文件大小不超过 4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成 rar 和 zip 格式）等。表单中打“*”号的代表必填项目。第四步，第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把资料发布给给接收单位，系统会提示“发送成功” 。发布成功特别说明：当前用户和单位只能管理和查看自己发布的资料。打开管理文件，打开管理文件，进入“后台管理”的“资料管理”栏目，在

16、界面上所出现的资料列表是当前用户以往所有发布过的资料历史记录，如下图所示界面；管理资料查看签收情况，查看签收情况，在各资料列表行中，点击“签收情况”列中的 “查看”链接，出现该资料对应的签收情况报表，如资料签收情况章节所示。删除资料，删除资料，请勾选资料列表行中第一列的复选框，可多选；也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。需要删除的文件选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的资料删除。修改资料，修改资料，在资料列表行中，点击“操作”列中的“修改”链接，出现资料修改界面，在修改界面中，对已发布的资料进行修改，然后重新发布，如下图所示。修改资料1.6 会议通知会议通知本节重点是介绍

17、如何正确签收会议通知。这是做为普通用户常用的一个操作，须能熟练掌握。第一步，第一步，登陆系统以后，点击“会议通知”模块链接，进入会议通知主界面，如下图所示；会议通知第二步，第二步，在会议通知列表区域中，未签收通知会有粗体红色“未签收”字样提示，并在旁边区域，有“点击签收”链接字样；第三步，第三步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人和签收密码对话框，出现如下图示；输入正确的用户名和密码后，点击“提交”按钮，文件签收完成，出现如下图示；下载会议通知第三步，第三步，通知正文内容不直接在网页中显示，需要下载文件后打印。点击“下载文件”按钮，把文件下载到本地机器后，打开查看或打印。第四步，第四步，点击

18、按钮栏中的“返回” 按钮，返回到会议通知列表区界面，可看到该通知签收状态已变为“已签收”状态。延续如何签收会议通知章节，只有签收完会议通知以后，才能查看会议反馈。第一步，第一步，在会议通知列表区域中，未反馈通知会有粗体红色“未反馈”字样提示，并在旁边区域，有“我要反馈”链接字样；第二步，第二步，点击“我要反馈”链接，弹出会议反馈新窗口，在新窗口中输入反馈内容，点击“反馈”按钮，操作界面如下图所示。会议反馈第一步，第一步，在会议通知列表区域中，如果是当前用户发布会议通知，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，第二步，点击“签收情况”链接，就会进入以下页面；签收情况第三步，第三步，在会议签收

19、界面中，可以查看各与会用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个与会单位可以列出与会单位名称，签收状态，签收时间，IP地址等信息；第四步，第四步，在签收签到情况页面中，有“签收情况” ， “已签收” ， “未签收”标签，可以切换这些标签，查看该状态下的与会单位列表。第一步，第一步，在会议通知列表区域中，如果是当前用户发布会议通知，就会有青色文字所示“反馈情况”链接；第二步，第二步，点击“反馈情况”链接，就会进入以下页面；会议反馈情况第三步，第三步，在查看反馈情况界面中，可以查看各参会用户和单位反馈情况，在会议反馈表格中，对某个参会单位可以列出与会单位名称，反馈情况，反馈时间，反馈内容等信息，

20、点击“反馈内容” ，可以查看该用户的反馈信息；第四步，第四步，在会议反馈情况页面中，有“反馈情况” ， “已反馈” ， “未反馈”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的参会单位反馈情况列表。1.7 会议管理会议管理特别说明：系统中只有高级管理员以上权限用户才能发布会议通知。第一步，第一步，进入系统后台管理，点击上方的“会议管理” ，然后在出现界面中点击左边导航栏的“发布会议通知” ，出现如下图所示界面；发布会议通知第二步，第二步，选择接收单位和用户，在发布会议通知界面中，接收单位栏，点击“选择”链接，出现下图所示界面。如在发文文件界面中，勾选“群发所有用户”复选框，群发给系统中所有的用户。

21、选择用户第三步，第三步，填写会议通知表单的内容，会议名称、与会单位、参加对象、会议地点、会议时间等内容，上传会议文件（文件大小不超过 4M，如果是多个文件需要把文件打包压缩成 rar 和 zip 格式）等。表单中打“*”号的代表必填项目。第四步，第四步，点击按钮操作栏中的“提交”按钮，把会议通知发布给与会单位，系统会提示“发送成功” 。发布成功特别说明：当前用户和单位只能管理和查看自己发布的会议通知。打开管理会议通知，打开管理会议通知，进入“后台管理”的“会议管理”栏目，在界面上所出现的会议通知列表是当前用户以往所有发布过的会议通知历史记录，如下图所示界面：管理会议通知查看签收情况，查看签收情况，在各会议通知列表行中，点击“签收”列中的 “查看”链接，出现该会议通知对应的签收情况报表，如会议通知查看签收情况章节所示。查看反馈情况，查看反馈情况，在各会议通知列表行中，点击“反馈”列中的 “查看”链接，出现该会议通知对应的反馈情况报表，如会议通知查看反馈情况章节所示。删除会议通知，删除会议通知，请勾选会议通知列表行中第一列的复选框，可多选；也可勾选“选中所有显示的记录”前的复选框，选择所有文档。需要删除的会议通知选中后，点击“直接删除”按钮，把选中的会议通知删除。修