电子公文交换安装使用手册

1、河南省教育系统电子公文交换系统客户端用户手册河南省教育厅河南省教育科研网有限公司 第 28 页 共 30 页目 录第一章 安装说明11、公文交换系统安装12、公文交换应用配置7第二章 概述13第三章 使用说明14一、系统主界面14二、系统管理15三、公文发送17四、公文接收19五、收文列表22六、发文列表24七、公文查询26八、修改密码27九、收文签汇总27十、退出系统28声明： 1、要安装公文交换的机器必须是windows系统。2、要安装公文交换的机器必须装有Word2000。3、要严格按照安装说明的安装和配置设置自己的机器，否则将无法进行收、发文操作。第一章 安装说明1、公文交换系统安装双

2、击安装盘上的Setup.exe运行安装程序，系统会弹出一个如图1-1所示的安装界面。（图1-1）图1-1停留片刻会自动消失，接着弹出图1-2所示界面。（图1-2）在图1-2中单击“Next>”按钮，系统会弹出图1-3所示接受协议的界面。（图1-3）在图1-3接受协议的界面中，单击“Yes”按钮继续安装。系统要求输入单位名称，您需要输入单位的全称或规范简称，该名称要在打印收文处理签和收文签汇总时使用。单击“Next”按钮，系统继续安装。（图1-4）在图1-4中，系统默认在D盘下建一个新的目录GWJH，将把电子公文交换系统安装在D盘的目录GWJH下。如果不想装在该目录下，可以通过单击“Bro

3、wse”按钮进行选择目录，选择目录界面如图1-5所示。（图1-5）在图1-5中选择完目录后，再在图1-4中点击“Next”按钮继续安装。（图1-6）在图1-6所示的界面中，当进度条走到100%后，系统会弹出如图1-7所示的界面。（图1-7）图1-7所示的界面会自动消失，然后弹出一个接受协议的界面。（图1-8）在图1-8中，选中接受协议前面的复选框，然后点击“下一步”按钮。（图1-9）在图1-9所示的界面中点击“完成”按钮，系统会自动安装电子公文系统需要的组件，安装完成后，系统会弹出图1-10所示的界面。（图1-10）在图1-10所示的界面上单击“关闭”按钮以完成组件的安装。如果系统提示重新启动

4、机器，请选择“否”，等公文交换系统安装完毕后再重新启动。（图1-11）在图1-11所示的界面中点击“Finish”按钮结束“河南教育系统电子公文交换系统”的安装。2、公文交换应用配置A、 安装字体将光盘上字体文件夹中的文件复制到系统盘Winnt/FONTS（Windows2000系统）或Windows/FONTS（Windows98系统）下，系统自动提示安装。B、 配置IE浏览器在桌面上的IE图标上单击右键，选择“属性”，如下图：（图1-12）在图1-12中，点击上面的“安全”，将IE浏览器切换到安全设置的状态下，如图所示：（图1-13） 在图1-13中，先选择上面的Internet，再单击下

5、面的“自定义级别”，将弹出一个进行安全设置的界面，如图1-14所示：（图1-14）在图1-14中，将ActiveX控件和插件下的5项关于ActiveX的设置全部设为启用。设置完Internet后，再继续设置本地Intranet，在图1-15中上面选择本地Intranet，在下面单击“自定义级别”，弹出图1-16所示的界面。（图1-15）在图1-16所示的界面中，将ActiveX控件和插件下的5项关于ActiveX的设置全部设为启用。（图1-16）3、安装后的文件说明公文交换系统安装完成后，在安装时所选择的目录下会有Publish、Recieve两个文件夹和一个Info.mdb文件、一个name

6、.txt文件，Publish文件夹下存放的是所有发出的文件，Receive文件夹下存放的是所有收到的文件，name.txt文件里存放的是单位的名称。如果要备份数据，将Publish、Receive文件夹、Info.mdb文件复制到其它的地方就可以了。如果要重新安装公文交换系统，先将Publish、Receive文件夹、Info.mdb文件复制到其它的地方，安装完成后再将Publish、Receive文件夹、Info.mdb文件复制到新安装的文件夹下。如果要修改单位的名称，只需要双击name.txt文件，把当前的文字修改成要修改的文字，然后“保存”就可以了。如果要查看本地的用户，需要双击Info

7、.mdb文件，然后输入数据库密码“kangdh”，会看到图1-17所示的界面。（图1-17）在图1-17中双击表“Users”，打开图1-18所示的界面，UserName下代表登录时的用户名，PassWord下代表登录时的密码，UserType下代表用户类型。机要员类用户可以进行所有操作，普通用户不能进行“公文发送”和“系统管理”的操作。（图1-18）第二章 概述河南教育系统电子公文交换系统是实现教育厅和各个二级单位之间公文的无纸化传递过程，它比以往的形式更加简捷、方便，不在线的状态下也可脱机浏览、打印已经接收过的公文。电子公文交换系统共包含公文发送、公文接收、收文列表、发文列表、公文查询、历

8、史文件、系统管理、修改密码、收文签汇总九个模块。第三章 使用说明一、系统主界面进入系统后，首先要进行用户登录，登录界面如图3-1：（图3-1）系统默认的用户名和密码都是admin，输入正确后。进入系统主界面如图3-2：（图3-2）本系统的主界面由四部分组成：界面上方是系统的标题。界面底部是状态栏，用以显示系统提供的信息。界面中间左侧是菜单栏，显示了本系统提供的所有功能。右侧为发送/接收的公文的显示区。右侧默认显示的是收到文件的列表。每次进入系统后，要点一下“公文接收”连接到服务器上，这样有文件需要接收时系统会自动提示接收。二、系统管理单击菜单栏上的“系统管理”首先进入用户管理功能，如图3-3所

9、示：（图3-3）新增用户：在图3-3所示界面下半部分的用户名和密码后面的文本框中输入用于登录该系统的用户名和密码，选择用户类型后，点击“新增”按钮就增加了一个新的用户，该用户是操作电子公文交换系统的用户，不是连接服务器的用户。如果选择的用户类型是机要员，该用户有所有权限；如果是普通用户，该用户不能进行系统管理和公文发送操作。修改用户：双击要修改的用户，该用户的用户名和密码就会在图3-3所示界面下半部分显示出来，修改后点击“修改”按钮进行保存。删除用户：在图3-3所示界面上半部分，选中要删除的用户，然后点击“删除”按钮对选中的用户进行删除。选择图3-3上方的“字典管理”，系统会弹出图3-4所示的

10、要求输入用户名和密码的界面，每个单位输入教育厅分配的连接服务器的用户名和密码后，可以维护自己单位的字典表了。（图3-4）字典表包括文件编号、主办处室的信息。只有在字典维护中定义了各项字典，在公文发送时才可以选择。（图3-5）点击图3-5中的新增“按钮”可以新增某一类字典中的内容。如图3-6所示：（图3-6）在图3-6所示的界面中输入名称后，点击“提交”按钮就可以了。序号是自动增加的，不需要修改。三、公文发送要发送公文，单击左侧菜单栏上的“公文发送”按钮。弹出公文发送的界面，如图3-7：（图3-7）在图3-7中填写公文的各要素，通知时间是指文件发出后，系统隔多长时间发短信通知接收人；发文文件是要

11、发给接收单位的文件，点击“浏览”进行选择；接收单位是指要接收该文件的用户，不选择是发给教育厅，可以点击“发文”按钮将文件发送接收单位，接收单位对收到的文件只能查看，不能修改。密码是指该单位连接服务器的密码，用户可以自己修改。如果用户只在密码后的文本框中输入了密码，而不选择修改密码后的选择框，只是连接服务器进行验证；如果用户选择了修改密码后的选择框，可以在修改密码后的文本框中输入新的密码和确认密码，点击“确定”按钮进行修改。 如果点击“暂存文件”是将文件暂时存放起来，并不发送，接收单位无法接收。可以通过点击图3-7上面的“查看暂存文件”按钮查看这些文件，图3-8所示可以对暂存的文件进行直接“发文

12、”，“修改”、“删除”等操作。（图3-8） “发文”是直接将文件按照在图3-7所示界面中所填写的信息发送出去。系统会给出一个提示，“确定”后文件就发出去了。（图3-9）“修改”是对以前所填写的信息先进行修改，然后进行“保存”或“发送”。（图3-10）“删除”是将暂存的文件从机器上删除掉，删除时系统会给出一个提示，“确认”后才能删除。（图3-11）如果想知道本单位发出的文件对方是否接收过，可以通过“对方接收情况”进行查看。可以通过点击图3-7上面的“对方接收情况”按钮查看这些文件是否被接收过及接收时间。如下图3-12所示是已被接收过的文件，图3-13所示是未被接收过的文件。（图3-12）（图3-

13、13）（图3-14） 在图3-14中输入相关元素，然后点击“查询”按钮进行文件的查询。四、公文接收每次进入系统后首次访问本功能时都要进行服务器的登录，如图3-15所示：（图3-15）网站地址是指接收公文的程序安装的地址，登录帐号和密码是教育厅信息中心分配给各个单位的，用于发送和接收公文，不清楚的可以向教育厅信息中心咨询。成功登录服务器后，系统将提示用户是否有需要接收的公文。如图3-16，系统提示有1个文件需要接收：（图3-16）单击“接收”，将公文下载至本地硬盘以便以后脱机浏览，如图3-17：（图3-17）接收完文件后，点击“关闭”按钮关掉公文接收，在收文列表中可以看出多了一个文件。五、收文列

14、表单击“收文列表”，在右侧将显示所有接收到的公文，系统默认是收文列表的功能：（图3-18）要删除收到的文件，可以在图3-18所示的界面右侧先选中要删除的文件，用鼠标点击的同时按住Ctrl键可以选择多个文件，选择完要删除的文件后，点击鼠标右键进行删除。要浏览或打印公文，请双击该公文，出现如下提示信息：（图3-19）在图3-19中单击“打开”按钮，可以浏览、打印公文、还可以打印收文处理签：（图3-20）对收到的文件只能查看、打印，不能修改。点击上面的“收文签”按钮打印收文处理签。收文处理签上面的名称是根据各地连接到教育厅服务器后自动生成的。六、发文列表单击“发文列表”菜单将显示所有已经发送过的公文

15、：（图3-21）要删除发过的文件，可以在图3-21所示的界面右侧先选中要删除的文件，用鼠标点击的同时按住Ctrl键可以选择多个文件，选择完要删除的文件后，点击鼠标右键进行删除。要查看或打印已经发送过的公文，请双击该公文，出现如下提示信息：（图3-22）在图3-22中单击“打开”按钮，可以浏览和打印该公文：（图3-23）对已经发送过的文件只能查看、打印，不能修改。七、公文查询要快速查询、统计已经发送或收到的公文，可以使用“公文查询”功能。在左侧的菜单栏中点击“公文查询”，系统会弹出一个进行公文查询的窗口。（图3-24）输入查询条件后，点击“查询”按钮，满足条件的公文在公文显示区中显示出来。如果查询的是收文，则查询的结果在收文列表中显示出来；如果查询的是发文，则查询的结果在发文列表中显示出来。（图3-25）在图3-15所示界面的列表中可以双击某个公文进行浏览和打印。如果想统计某一段时间内的发文量或收文量，只需要修改图3-24中的时间范围就可以了，查询出结果后，在下面的状态条中会显示总共有多少个文件。八、修改密码为提高系统的安全性，您最好经常改变密码。单