审计档案数字化管理研究

1、河南省审计系统优秀科研成果参评材料审计档案数字化管理研究 摘要审计档案，是指国家审计机关在履行审计监督职能活动中形成的、具有保存价值的、需采用科学方法统一保管起来的审计文件，是审计监督活动的历史记录。当前，会计电算化的实现极大地提高了会计信息服务的效率和质量，也促使审计工作由传统审计方法向计算机辅助审计转变。审计档案的形成由原来单纯的纸质档案逐步发展到纸质审计档案、声像、电子文件和数据库以及其他审计实物档案并存的时期，对传统审计档案的管理模式提出了新的挑战。笔者认为，要提高审计档案管理工作的质量和使用效率，实现审计档案的数字化管理是审计档案管理的必由之路。关键词：审计档案 数字化 系统 设计

2、管理 思考一、审计档案传统管理与数字化管理的比较随着计算机审计技术的飞速发展和审计档案载体的不断转变，审计档案数字化管理模式的优势越来越明显。 第一，传统审计档案管理模式下，审计档案通常是由立卷人根据“结论性文件证明性文件立项性文件其他备查性文件”的顺序将审计报告、审计底稿和审计记录及其他须保存的文件资料收集、登记、记录和汇总而形成一个完整的审计案卷，然后移交档案管理部门。审计档案的查阅通常要经过层层审批，才能到档案管理部门，由专人按照“卷宗类别案卷目录卷内目录案卷页码”的顺序进行，因此查询速度慢，给利用和查阅带来了诸多不便。实行数字化管理的审计档案，档案利用和查阅者只需得到授权，在专门的审计

3、档案管理软件中键入查询密码，不用出门就能方便地得到所需的档案信息，省事省力，方便快捷。第二，传统审计档案管理将纸质和声像等档案资料收集、汇总、分类、装订成册和登记，然后存放于一个管理空间。如果立卷人归入卷宗的审计底稿和审计记录的经济事项不够全面，或档案资料因管理不善造成缺失，事后立卷人很难回忆审计事项的完整过程。随着审计方法的信息化，审计人员往往对多个数据库进行分析、比较、计算和加工后得出审计结论，如果审计档案资料仍然按照原来的要求归档，仅靠传统的审计档案的容量和管理技术是无法做到的，这样就很难保证管理质量，容易使审计档案失去完整性。而数字化管理的审计档案不仅可以避免存储的档案资料缺失，它的超

4、大容量和先进技术还可以保留、存储数据库处理的过程文件，使计算机辅助审计条件下审计证据和审计线索的保存最大化、完整化，全面反映审计事项的全貌。第三，对传统审计档案管理的审计项目进行信息搜集，必须通过人工记录、统计、汇总，才能得到所需的审计信息，工作量十分庞大。利用数字化管理的审计档案就可以实现对档案项目的快速归类、分析、汇总，使决策者及时掌握有关信息，便于通过对历史信息的分析，形成有效的经济决策和建立更加有效的监督机制，从而提高审计档案的使用价值。第四，从单纯的档案管理角度看，通过实现审计档案的数字化管理，既降低了档案工作的难度，又减少了审计档案管理的工作量，提高了工作效率。实现审计档案的数字化

5、管理也使传统的审计档案管理模式得到升华，因而成为促使审计档案管理规范化、科学化和制度化的重要手段。同时，数字化管理也为审计档案备份的异地存放提供了方便，从而提高了审计档案的安全性。二、实现数字化管理是审计档案管理发展的必然趋势为了适应社会发展和经济监督的需求，国家审计机关大力推进审计工作的“人、法、技”建设，把审计办公自动化和计算机辅助审计技术作为提高审计工作效率和质量的重要手段之一，审计技术正在从传统的手工审计向计算机辅助审计和计算机审计过渡，审计工作正逐步实现电子化、无纸化。随着越来越多审计软件的开发和应用，我国计算机审计的深度和广度必将得到拓展。在计算机审计方式下，由于数据处理的方式和存

6、储介质发生了变化，数据处理正向无纸化的方向转变，因此，传统原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表的审计线索在计算机环境下不再完整存在，电子审计档案随之产生，而只有保存通过接口获取的原始数据（数据库），才能最大限度地保留审计线索，使审计档案的内容全面、完整。但传统审计档案容量有限且受载体限制，无法囊括原始数据库强大的信息量，也无法反映审计过程的全貌，传统审计档案管理的局限性就不可避免地显现出来。另外，随着社会经济的发展和管理决策科学化，审计档案作为一种信息资源，其作用越来越明显。怎样使审计档案的管理更加规范化、科学化，从而提高审计档案的利用效率，最大程度地发挥信息资源的作用，更好地为经济建设和管

7、理决策服务，也是审计档案管理工作者需要考虑的问题。因此，审计档案只有实现数字化管理，才能突破其局限性，适应审计技术和社会发展的需要。 三、实现审计档案数字化管理的途径和方法 审计档案管理要由传统的人工管理模式向数字化管理模式飞跃，是一项科学的系统工程。 首先，实现审计档案数字化管理初期，可以先实行纸质档案与电子档案共存的双重审计档案管理模式，待双重管理模式运行成熟后，逐步向无纸化审计档案管理过渡，以实现审计档案管理的数字化和网络化。 实行纸质档案与电子档案共存的审计档案管理，管理人员将应立卷归档的审计项目资料收集、归类、排序、编码、扫描、加密，然后输入计算机。同时将纸质档案装订成册保存，形成纸

8、质档案与电子文件档案的一一严格对应，利用者就可以方便、准确、快捷地直接从计算机上查询所需要的档案信息资源。采取纸质档案与电子档案共存的方案，虽然增大了存档的工作量，却大幅度减轻了日常管理和查询的工作量，但这种管理方式简单、实用，提高了档案管理的工作效率和利用效率，也使审计档案的管理更加完整、规范。 其次，在审计档案人、机结合的基础上，加速审计档案管理软件的开发应用，对审计档案信息的检索系统建立数据库，逐步实现审计档案信息网络化。审计档案管理者有条件的可以自行开发审计档案管理软件系统，也可以采用其他成熟的电子审计档案管理软件（如通用档案管理系统软件），在原有的基础上进一步改进，形成集存储、编目、

9、加密、检索、自动标引和自动管理等功能齐全的电子审计档案管理系统，进而实现计算机和网上查询，丰富本单位（部门）的网络系统。四、实现审计档案数字化管理需注意的两个方面一方面，实现审计档案的数字化管理和网络化查询，要保证审计档案的安全完整，更要注意其保密性。为此，要采取可靠的加密手段和严格的制度措施，使审计档案的查阅者只有根据审计机关的授权，才能查阅到需要的档案信息，而且不会造成数据库的损坏和丢失。另一方面，在开发或采用已有的审计档案管理软件时，也应当考虑采用统一代码标准和模块化设计，以便与已有的“现场审计实施软件”、“审计管理软件”实现数据兼容，达到方便、快捷、高效的理想效果。国家审计署前任审计长

10、李金华同志曾提出“审计的最终出路在于数字化”的理念，而审计档案数字化管理是实现审计数字化三步走“化（转化）、管（管理）、用（利用）”中“化”和“管”的重要组成部分，促进和规范审计档案的数字化管理，提高数字化管理后审计档案的质量，并实现审计数字资源的共享和统一利用，已成为审计事业发展中的一个不可或缺的组成部分。随着我国计算机审计的不断发展，审计档案的数字化管理必将取代传统审计档案的管理模式，从而使审计档案管理工作产生质的飞跃。      五、审计档案数字化系统工作中的几点思考建立审计资料库是实现审计办公自动化的一项基础工作。在目前的计算机技术条件

11、下，利用计算机系统整理、收集审计资料，形成审计资料库，能够有力地推动审计工作发展。建立审计资料库需要收集的审计资料，从来源上可分为两类：办公软件生成的计算机文件和纸质文件经扫描形成的计算机文件。无论是利用办公软件生成计算机文件还是经扫描形成计算机文件，对这些文件的加工过程，都属于纸质文件数字化范畴。纸质文件数字化，就是将以文字为形式、以纸为载体的被审计单位的审计档案及审计工作中形成的各种审计文稿，转换成以数字为形式，以磁盘、磁带、光盘等为载体的计算机文件，进而予以保存，并满足查询、检索等方面的需要。纸质审计文件数字化系统是实现纸质审计文件数字化所需的硬件、软件及人力资源的有机结合。安阳市审计局

12、在安阳市档案局专业人员的指导下，在审计实践中设计、开发了“通用档案管理系统”软件，取得了初步成果。笔者总结本单位的实践经验，结合纸质审计文件数字化工作的内在规律性要求，在建设审计资料库过程中，设计纸质审计文件数字化系统时的几点思考。1.纸质审计文件数字化系统的功能结构。为实现纸质审计文件数字化过程，纸质审计文件数字化系统应该具备以下几方面的功能： 一是转化功能。通过该功能，数字化系统将以纸为载体、以文字为信号的纸质审计文件转化成以磁盘、光盘等为载体，以数字为信号的计算机文件。该功能的实现可以借助于计算机、扫描仪、数字相机等设备及设备驱动软件来实现。二是处理功能。通过该功能，数字化系统将计算机文

13、件进行适当处理、转化，建立可以自由检索使用的数据库。 三是检索功能。通过该功能，检索者能够自由地检索已经转化为计算机文件的审计文件。实现处理功能和检索功能需要灵活组合运用多种数据库软件、编程软件、办公软件来完成，所需要的操作比较复杂、耗时，实现起来难度与阻力都比较大。 四是数据存贮功能。通过该功能，将转化而成的计算机文件临时或长期存贮，以便由数字化系统进一步处理和输出。通过纸质审计文件数字化功能结构的分析不难看出，纸质审计文件数字化过程的难点和重点就在于设计、开发出能够高效完成处理功能和检索功能的专用软件。2.开发具有计算机文件处理功能和检索功能的专用软件。利用扫描仪扫描后形成的计算机文件一般

14、是图像文件。这种文件有如下特点：纸质审计文件经扫描形成计算机文件后，每一页形成一个独立的计算机图像文件，比如，假设安钢集团公司2001年的审计档案共200页，扫描后就将形成200个计算机图像文件；扫描形成的计算机文件的名称一般包含特定的系列号码，如上例中扫描形成的计算机文件的名称可能是：“安钢集公司2001001”、“安钢集公司2001002”“ 安钢集公司2001200”；在每一个图像文件中，我们可以看到文字、图表、签章等内容，但这些内容对计算机而言都是图像元素的集合，计算机不能识别其中的文字，因此，我们也就不能利用计算机直接对文件的文字内容进行编辑、检索、输出等工作。基于计算机图像文件的上

15、述特点，就需要在扫描形成的计算机文件和能满足自由编辑、检索要求的计算机文件之间“架一座桥”，从而顺利实现纸质审计文件数字化。这座桥就是能够满足计算机图像文件处理需要的文件处理功能。安阳市审计局通过设计开发具有索引功能、关键词功能和检索功能的“通用档案管理系统”软件，架起了图形文件与可自由检索显示文件之间的桥梁，初步实现了对图像文件的有效处理。该软件将计算机图像文件的处理功能分解为索引功能和关键词功能。通过该软件的索引功能，能够完整地建立扫描形成的计算机文件索引，标注出它们所属的纸质审计文件及其在纸质审计文件中的页码位置，从而将零散的计算机文件组织起来。该软件的关键词功能，可以给已完成索引的每一

16、个计算机文件配置关键词，所配置的关键词是根据计算机图像文件的内容，预先设想检索者可能的检索要求而设定的。通过该软件的检索功能，检索人员只要输入其所需文件应含有的关键词，数字化系统就会将含有该关键词的计算机文件按照纸质审计文件的组织方式，向检索者有序地显示出来。索引功能、关键词功能与检索功能是紧密衔接的，后一功能建立在前一功能充分实现的基础上，前一功能实现的质量直接影响后一功能的实现。3.人力资源的配置。纸质审计文件数字化系统中各个功能的实现都是以计算机硬件设备、软件及人力资源的有机结合为条件的，都离不开合理的人员配置。第一，纸质审计文件数字化系统的设计工作，需要具备计算机专业技能的人员与具备审计专业技能的人员密切结合，在现有计算机硬件与软件技术的支持下，使系统最有效率地服务于审计工作需要。第二，必须配备硬