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文档简介

1、公司大型会议筹办注意事项及流程一、前期的筹备。1.3准备会议需要的文件资料。会议餐劵，与会务资料合并后在会前分装妥当。1.4结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场横幅文字（会议的题目）大约提前3-5天制作好，横幅文字大小要适中，一般为红底白字。1.5制作PPT 宣传资料（或音乐、MV ），用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放；制作会议签到表在会议开始后发放并收回。均需指定专人负责。1.6提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的，应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的，可提前准备相关烟酒、饮料、矿泉水等，并确定聚餐菜单。二、会场的布置及接待。2.1悬

2、挂会场横幅，注意位置对称。2.2 主席台的安排：几个人？座次怎样安排？有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会议期间注意喷水保养。2.3会场椅子、凳子是否够用？怎样安排？注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。2.4 给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。2.5 测试话筒、音响、投影机、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用，如有故障应及时修理、更换、备用。数码摄像机、照相机要提前充电。2.6张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。2.7举行颁奖仪式的，奖牌奖状要提前送至主席台，先发的放在上面，后发的放在下面。注意安排领

3、奖人员上台路线和现场拍照，领奖人数超过主席台人数的，应分批依次颁奖。2.8明确专人在会议报到处张贴会议标牌，接待、登记、发放会议资料等。注意与会议相关方联络、确认。2.9明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会，含安排车辆、路线、住宿、用餐等。2.10会议期间应安排人员在会场值夜班。三、会议的过程。3.1会议主持人要随时掌握现场进展，必要时予以调整。3.2会场服务人员具体要求：3.4主持人要避免走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。3.5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责（如果需要）。注意领导讲话时主席台照明要充足。3.6安排专人：在会议开始前巡查会场，及时发现并整改存在的问题；会议临时休息结束时招呼参会者按时入座并维持秩序；就会议情况撰写新闻稿件并及时发布；负责会务通知、联络，注意邀请所有参会领导、嘉宾参加会议聚餐；办理发票事宜；分发合影照片等。发票及合影照分发一般在会议的最后一天发放。3.7其他注意事项：如安排会议旅游、办理返程车票等（略）。四、会议结束后续工作4.1协调延时退房、用餐等问题。4.2清理会议

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