美的制冷家电集团企业标准

1、美的制冷家电集团企业标准QG/ML01.02-2005 公文管理修 订 页编制原因说明：为统一规范制冷家电集团公文管理，特制订本管理办法。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间本管理仅针对制冷家电、各公司一级单位编号发文进行规定，各公司下属部门详细规定由各公司在本规定基础上根据各公司实际情况自行发文规定李松波2005.3.31 管理职能会审/日期：缺省单位审核意见/日期：缺省单位外会签意见：同意 杨志军 05.04.12同意 欧亚非 05.04.13同意 熊 杰 05.04.14营运管理部综合管理会审：同意 魏华 05.04.16审批意见：同意 李云海 05.04.16注：1 流程清单内

2、所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。流程：编制部门（营运管理部）单位外会签（华管、荣管、美通管）营运管理部综合管理会审审批 （营运管理部总监）2 流程清单外的文件审批流程由营运管理部确定。1目的为使制冷家电及其下属经营单位公文制订、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化，并使各个使用场所可获得适用文件的有效版本，特制定本标准。2范围本标准适用于制冷家电、美的-东芝开利合资公司（以下简称：美的-东芝）、华凌及团有限公司（以下简称：华凌）、荣事达合资公司（以下简称：荣事达）、重庆美的通用制冷设备有限公司（以下简称：美通）所有公文文件的管理。3、引用标

3、准无4定义4.1公文文件外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给制冷家电及其下属子公司、经营单位的公文。请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以制冷家电名义向美的集团或美的集团以外单位的请示、报告和制冷家电下属各职能部、子公司等向制冷家电领导或主管部门的请示、报告。制冷家电内部公文：指在制冷家电及下属子公司内部使用的公文，包括制冷家电下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 5管理要求5.1公文文种及使用公文按文种分为：通知、通告、通报、决定、规定、请示、申请、报告、会议纪要。“通知”。“

4、通告”。“通报”。“决定”文种。“规定”。（注：对于制冷家电或各公司、单位在较长时间段需要执行的管理制度、规范、办法必须以“体系文件”形式下发，不能以公文文件格式下发）“请示”或“报告”文种。向跨级领导部门或领导请示、报告时必须以接受请示的直接下属单位或部门的名义，并经其直接下属单位的职能管理部确认后才能上报，不允许跨级别上报（例如：美的-东芝开利合资公司向美的集团请求指示则必须以制冷家电名义请求指示，并经营运管理部确认）；同一级别请求批准事项时，可直接用“申请”格式。“会议纪要”。5.2管理机构、人员及其职责营运管理部为制冷家电公文的归口管理部门。营运管理部负责接收和处理外来文件及各公司对制

5、冷家电领导的请示、报告，负责处理所有以制冷家电名义上报、下发的公文文件，并对制冷家电下属各公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的公司、单位、部门、人员进行处罚；各公司、单位的管理部门负责本公司、单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实制冷家电转发的外来文件及制冷家电下发的规章制度、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的行政、管理及其它相关文件； 5.3发文资格、效力制冷家电、各子公司及各公司下属子单位为具备发文资格的主体，其它部门、模块、组等根据业务需要由各公司决定发文资格。（具体名单见本文件规定具备发文编号及署名的公司、单位名单）。

6、制冷家电层面项目小组经授权后、制冷家电层面各委员会具备发文资格。（具体要求见相关文件规定）公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实给予支持。5.4文件格式及发文流程制冷家电、各公司、单位范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定；对单位内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文；以制冷家电、公司、单位名义向美的集团和制冷家电、所属公司领导作的请求指示、批准或汇报工作；对制冷家电、公司、单位内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报；公文的效力需要作用于制冷家电、公司或全单位的；各公司、单位认为需要用正式

7、格式的其他公文。a）正式公文文头标识、编号及公文署名发文机构公文文头标识编号前缀署名制冷家电集团发文制冷家电文件冷集字不署名营运管理部制冷家电营运管理部文件冷集营字营运管理部财务管理部制冷家电财务管理部文件冷集财字财务管理部人力资源部制冷家电人力资源部文件冷集人字人力资源部审计监察部制冷家电审计监察部文件冷集审字审计监察部IT管理部制冷家电IT管理部文件冷集信字IT管理部市场部制冷家电市场部文件冷集市字市场部XX项目小组制冷家电XX项目小组文件特XX字XX项目小组美的-东芝公司发文美的-东芝开利合资公司文件冷芝字不署名家用空调事业部美的-东芝开利合资公司家用空调事业部文件冷家字美的-东芝开利合

8、资公司家用空调事业部商用空调事业部美的-东芝开利合资公司商用空调事业部文件冷商字美的-东芝开利合资公司商用空调事业部海外事业部美的-东芝开利合资公司海外事业部文件冷外字美的-东芝开利合资公司海外事业部国内营销公司美的-东芝开利合资公司国内营销公司文件冷内字美的-东芝开利合资公司国内营销公司XX项目小组美的-东芝开利合资公司XX项目小组文件特芝XX字XX项目小组华凌公司发文华凌集团有限公司文件华集字不署名营运管理部华凌集团营运管理部文件华集营字营运管理部财务管理部华凌集团财务管理部文件华集财字财务管理部空调公司华凌集团空调公司文件华集空字空调公司中雪公司华凌集团中雪公司文件华集雪字中雪公司华电公

9、司华凌集团华电公司文件华集电字华电公司中央空调公司华凌集团中央空调公司文件华集央字中央空调公司XX项目小组华凌集团XX项目小组文件特华XX字XX项目小组荣事达公司发文中美合资公司文件荣合字不署名营运管理部中美合资公司营运管理部文件荣合营字营运管理部财务管理部中美合资公司财务管理部文件荣合财字财务管理部人力资源部中美合资公司人力资源部文件荣合人字人力资源部供应链管理部中美合资公司供应链管理部文件荣合供字供应链管理部国内营销部中美合资公司国内营销部文件荣合内字国内营销部海外营销部中美合资公司海外营销部文件荣合外字海外营销部洗衣机工厂中美合资公司洗衣机工厂文件荣合洗字洗衣机工厂冰箱工厂中美合资公司冰

10、箱工厂文件荣合冰字冰箱工厂研究院中美合资公司研究院文件荣合研字研究院OEM部中美合资公司OEM部文件荣合OEM字OEM部XX项目小组中美合资公司XX项目小组文件特荣XX字XX项目小组美通公司发文重庆美的通用制冷设备有限公司文件重美冷字不署名XX项目小组重庆美的通用制冷设备有限公司XX项目小组文件特通XX字XX项目小组注：如为请示则编号行文中加“请”字，如制冷家电名义向上级请示文件用“冷集请字年度当年顺序号”，以此类推。b）签发人制冷家电及四大公司文件署签发人姓名，其它正式公文均不署签发人；c) 密级按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级（仅保密文件可在正文左上角标明，其余省略相应标识，

11、由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理）绝密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生重大影响的文件，只发给制冷家电CEO、公司总裁/总经理、副总裁/副总经理及相应单位负责人阅知。机密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生较大影响的文件，只发给部级以上干部阅知。秘密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生影响的文件，只发给经理级以上干部阅知。内部文件指只适宜在制冷家电内部发放不宜对美的以外公开的文件，可以下发至相关工作主管阅知。普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。d)急度按办文时间要求分为特急、紧急

12、和普通三类（特急、紧急文件可在正文左上角标明，其余省略相应标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理）特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕的文件。紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕的文件。普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。e) 公文称谓在本规定中有上述正式公文编号的统称为“各单位”；各单位下属子公司、部、分厂、车间统称为“各部门”。其余由制冷家电下属公司根据实际情况自行确定；f) 文尾部分对上级领导或单位领导用“呈”；对上级单位用“报”；对同级或不相隶属的单位用“送”；对下属单位用“发”。正式公文签发流程a) 制冷家电

13、公文（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二）编制（单位负责人、公司总裁/总经理）单位外会签（可缺省）营运管理部会审（综合管理受理、总监会审）审批（制冷家电CEO）下发b）制冷家电职能部公文编制（部门负责人）单位外会签（可缺省）单位审核（职能部负责人）下发c) 制冷家电下属公司公文（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二）编制（部门负责人）单位审核（单位负责人）单位外会签（可缺省）营运管理部会审（总监会审）审批（公司总裁/总经理）下发d)公司下属单位公文编制（部门负责人）单位外会签（可缺省）管理职能部门会审审批（公司下属单位负责人）下发e)项目小组公文编制（部门负责人）会签管理部或

14、相关部门会审审批（单位负责人或项目组长）下发a) 非正式公文编号、署名及举例发文机构编号前缀署名发文机构编号前缀署名制冷家电营运管理部冷营运营运管理部荣事达营运管理部荣合营运营运管理部财务管理部冷财务财务管理部财务管理部荣合财务财务部人力资源部冷人力人力资源部人力资源部荣合人力人力资源部审计监察部冷审计审计监察部供应链管理部荣合供应供应链管理部IT管理部冷ITIT管理部国内营销部荣合国内国内营销部市场部冷市场市场部海外营销部荣合海外海外营销部华凌营运管理部华集营运营运管理部洗衣机工厂荣合洗衣洗衣机工厂财务管理部华集财务财务部冰箱工厂荣合冰箱冰箱工厂空调公司华集空调空调公司研究院荣合研究研究院中

15、雪公司华集中雪中雪公司OEM部荣合OEMOEM部华电公司华集华电华电公司美通管理部重美管理管理部中央空调公司华集中央空调中央空调公司财务部重美财务财务部研发部重美研发研发部制造部重美制造制造部销售支持重美销售支持销售支持 编制（部门负责人）管理会审（各单位管理部或相关部门）审批（单位负责人）下发发文机构编号前缀发文机构编号前缀制冷家电集团发文冷会字美的-东芝公司发文芝会字营运管理部营会字家用空调事业部冷家会字财务管理部财会字商用空调事业部冷商会字人力资源部人会字海外事业部冷外会字审计监察部审会字国内营销公司冷内会字IT管理部IT会字XX项目小组特X会字市场部市会字华凌公司发文华会字XX项目小组

16、特X会字营运管理部营会字荣事达公司发文荣合会字财务管理部财会字营运管理部荣合营会字空调公司空会字财务管理部荣合财会字中雪公司雪会字人力资源部荣合人会字华电公司电会字供应链管理部荣合供会字中央空调公司央会字国内营销部荣合内会字XX项目小组特X会字海外营销部荣合外会字美通公司发文重美冷会字洗衣机工厂荣合洗会字管理部重美管会字冰箱工厂荣合冰会字财务部重美财会字研究院荣合研会字研发部重美研会字OEM部荣合OEM会字制造部重美制会字XX项目小组特X会字销售支持重美销会字XX项目小组特X会字其他公司、部门会议通知编号在此不作规定。5.5公文处理流程制冷家电、制冷家电职能部门、各公司向相关单位发文时，必须由

17、其一级信息员向文件接收单位的一级信息员发文，并抄送制冷家电营运管理部，然后由文件接收单位一级信息员进行传递、接收、处理和跟进；拟稿要符合党和国家的方针政策、法律法规及集团、制冷家电有关规章制度；情况真实，观点明确，文字精练，条例清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、体式、密级、急度划分、行文符合规定；文件实施日期要尽可能明确。拟稿部门在组织签发前须详细填写“自制公文处理单”（见附件3），拟稿部门领导要对文稿进行审核。拟稿单位自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关部门征求意见；会签时间一般不超过1天，会签单位如有意见须注明，以供拟稿单位和签发领导参考。所有以制冷家电名义下

18、发的公文必须经营运管理部审核（综合管理受理，总监审核），以各单位名义下发的公文必须经各单位管理部或相关部门审核，一般审核时间不超过1天。审核的主要内容包括：a) 是否需要行文，以什么名义行文；b) 公文体式、文种、行文是否符合规定；c) 文字表述是否精练，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理；d) 公文内容与党和国家的方针政策、法律、法规及美的集团、制冷家电、制冷家电子公司其他规章制度是否一致；e) 要求和措施是否明确具体，切实可行；f) 内容涉及的部门是否经过协商会签，达成一致意见；以制冷家电名义下发的文件由营运管理部负责打印，拟稿部门提供电子文本给营运管理部。正稿打

19、出来后，由营运管理部和拟稿部门共同进行校对，文件经校对无误后可送领导签发，发送前要先按发文编号方法对公文进行编号。以制冷家电、子公司名义下发的公文必须由制冷家电CEO、子公司总裁/总经理或其授权签发。文件一经签发即生效。对已签署但未下发的文稿，如根据实际情况需要修订的由营运管理部向签发领导提出修订意见并进行修订；未经领导同意，对公文内容不得自行修改。 各级公文在下发当日应即时将电子文本上传至PDM，按文件级别由相关级别信息员负责上传。制冷家电及各单位在“PDM/文档管理区”中所属文件夹建立相应的文件夹，密级等级为绝密的不上挂PDM，由起草部门保管原件，密级等级为机密的上挂密级文件相应文件夹。 如制冷家电集团文件在“PDM协同管理文档工作区00. 制冷家电集团文件”中查询，由制冷家电信息员负责上传，共享范围为该文件的