采购流程-(草稿)

1、深圳市三和赛胜科技有限公司采购流程一、 项目类产品采购流程项目经理或指定申请人采购申请单部门负责人审核采购申请单副总、总经理审批采购申请单 采购询价、比价、议价 合同商务条件谈判 采购订单、合同拟制 采购主管审核 采购员采购 副总及总经理审批 采购合同签订 财务备案 采购主管审核 合格品 入库到货跟踪 不合格品 退换货 付款结算项目类产品采购流程文字说明：1. 项目经理或指定申请人填写采购申请表2. 工程中心部门负责人审核采购申请表3. 公司副总、总经理审批采购申请表4. 采购员凭单采购 合同内采购 合同外增补4.1 采购员多家询价、比价、议价4.2 商务条件谈判4.3 采购员编写订单、购销合

2、同4.4 采购主管审核、修订4.5 副总及总经理审批购销合同4.6 采购员签订采购合同4.7 财务备案5. 到货跟踪及出入库管理 采购经办人根据现场项目经理所提供供应商送货单原件或者扫描件核对合同清单后入库。 固定周期整理公司各项目剩余物料，协调各项目使用，减少工程材料浪费。5.1 合格品 项目经理或指定收货人签字入项目仓库5.2 不合格品 采购负责协调处理退换货事宜6. 付款结算依据合同约束条件向财务部申请款项与供应商二、 常规类产品采购流程申请人填写采购申请单采购员编写采购订单副总及总经理审批采购下单入库常规类产品采购流程文字说明：1. 申请人填写采购申请单2. 采购员询价后编写采购订单3

3、. 副总及总经理审批4. 采购下单5. 入库三、 现场采购类产品采购流程申请人填写采购申请单采购员询价采购员代借款人填写借款单副总及总经理审批采购申请单及借款单现场直接采购现场采购类产品采购流程文字说明：1. 申请人填写采购申请单2. 采购员询价3. 采购员代借款人填写借款单4. 副总及总经理审批采购申请单及借款单5. 现场直接采购附件四：采购管理制度为了提高采购效率，降低采购成本，进一步规范采购流程，加强各部门的配合，特制定本制度。一、 适用范围公司所有产品的采购，包括：设备、软件及材料采购；公司福利采购；办公用品采购；销售礼品采购。二、 职责权限1、 采购部：负责采购的组织、计划、执行、问

4、题分析处理、报告总结等；2、 财务部：负责监督采购流程，核算采购数据；3、 总经理：负责制度文件、采购申请单的审批工作。三、 采购流程1、 申请1.1由申请人填写采购申请单，具体内容包括：申请部门、申请人、申请时间、物品型号、规格、数量、用途、需求时间等；项目批量采购需提供项目进度表，另对于合同外需增补、签证的物品必须提供说明文件，否则采购部有权不予采购。无任何理由拖欠1.2采购申请单、项目进度表需按内容填写完整、清晰，由部门负责人签字后交给采购。1.3采购部在收到采购申请单、项目进度表后确认填写符合要求，核对内容，签字后交申请部门备案。1.4采购根据项目进度表制订采购计划，编制项目采购预算表

5、。1.5采购将采购申请单、项目采购预算表提交总经理审批签字，并将审批结果告知申请部门负责人。1.6执行采购计划，在需求时间内完成采购任务。2、询价2.1询价应认真审阅请购单上的品名、数量、规格等信息；2.2对于紧急采购优先处理；2.3询价应坚持“货比三家”的原则，同一产品选三家不同的品牌，同一品牌再选三家不同的供货商；24询价时应注意比较价格的时间成本，选择账期长的，资金成本低的供货商；2.5确定供应商及商品后收集相关资质（营业执照、税务登记证等），拟定采购合同由总经理签字审批；2.6领导审批后，执行采购。2.7公司福利、销售礼品及小批量辅助材料可以去现场询价。3、采购3.1采购按照采购产品需

6、求时间、重要性和紧急性等制定采购计划表，预计无法按时采购的需要与申请部门沟通；3.2如果是单一品牌采购或厂家指定地点采购需做说明材料并存档；3.3采购下单后应告知申请人货物到达具体时间、地点，安排相关人员收货，并拿回货物签收单及发票等收货凭证；4、运输合同尽量包含运费，如果没有包含，为了降低运输成本，尽量减少采购次数，增加单次采购量；5、保管货物存放公司的，采购负责保管货物的完全和完整性（除不可抗力因素外）；货物发往客户处的，需与客户接交人办理收货确认手续，签写三和赛胜送货单及供货商送货单等。四、采购付款1、采购填写采购报销单或付款申请书，附上合同、发票、请购单、预算表、送货单、收据（需注明供

7、应商名称、电话、地址及联系人）等，项目采购付款需项目经理签字确认。2、预付款不需要提供送货单和收据。工程设备及材料采购需凭采购预算(计划)单及合同进行请购，经财务部审核、总经理审批后方可进行采购，设备及材料交付工程后须由项目负责人验收入库签字，采购所取得的合法单据上应注明名称、型号、规格、单价、数量等，没有签订采购合同的必须在收据或送货单上注明供应商名称、电话、地址及联系人等。项目应清楚完整，因工程变更需增的材料需取得客户确认的变更通知单或补充合同，凭变更通知单或补充合同进行材料请购及采购。具体细则参照附件四：采购管理制度。 3.4.6所有送货单上，必须有本公司收货经手人签字，否则不予认可。采

8、购制度流程为了规范公司采购流程, 特制定本制度.请各部门按制度执行。一 投标前：1. 售前工程师和采购部做好分工, 选型和询价.2. 商务汇总, 进行成本核算.3. 投完标后, 采购部把成本及投标报价清单发给财务部和采购经理. 二 中标后：1. 项目清单确认：1） 中标签合同后，销售把最终合同电子档(包含清单)给财务部和袁总, 并把设备清单发给采购部, 让采购部着手采购。2） 采购部制作一份采购预算单（内容包含合同清单，询价成本）发给财务部留底. 作为后续采购的依据. 2. 采购计划：1) 合同内的, 采购部按项目进度采购。采购的付款申请单上，项目经理要签字确认或邮件确认采购进度。避免采购进度

9、和项目进度脱节。2) 合同以外的采购, 项目经理或业务人员提出采购需求的，需填写采购申请单, 经部门经理签字，后交给袁总签字，然后交给财务部进行项目归属登记，然后交给采购部进行采购。 3. 询价采购：1) 采购部货比三家，优先选择老的供应商，或经对比资信资料齐全且有实力的供应商合作。2) 所有供应商的全套资料需要复印件加盖公章存档. (包括营业执照,税务登记证,组织机构代码,或资质文件等.)3) 所有报价需要有正式的格式. 或者发公司邮箱，或者传真. 不能用这两种以外的方式。4) 所有采购的物品，是在跟客户签订的合同以外的，都需要客户确认的变更申请单（参照三正的）。5) 如果供应商报价和实际供

10、货的产品有了变化，供应商必须提供变更确认单给我们. （参照三正的）。4.采购： 1) 单个项目中的任何一项采购合同，都需要编号。先进行项目编号，如XM2012001;然后采购编号。 如CG-001-XM2012001. 2) 采购合同统一用我司规范的合同模板(模板由行政统一提供)，除供应商必须采用其公司固定格式外 3) 异地项目采购，项目经理把相关的采购需求先发给技术部经理和袁总审核，项目经理可推荐本地供应商，由采购联系供应商，并对价格进行核实。4）零星采购，必须在单据上有店名，联系方式，地址，单价，总价。 5）如果是由外包施工队代买的物品，手续同等于异地项目。可由外包施工队自行采购。5入库： 1）发送到公司的货物，由采购在供应商送货清单上签字，留原件。 2）直接发送到项目地的货物，由采购或项目经理在供应商的送货清单上签字，留原件。6出库：由客户及项目经理共同签收的“三和赛胜”送货单。7付款：1）如果是未到货的合同付款。采购提前3-5天填写付款申请单，并在申请单上注明项目名称及对应采购合同编号，或者附上签字确认的采购申请单。在付款申请单上还要标注付款日期、付款方式及发票情况。送货后，补送货单给财务。2）如果是到货合同付款。在付款申请单上还要附供应商的送货单，异地送货清单由项目经理收