信息化背景下加强地方院校档案管理工作的思考

1、信息化背景下加强地方院校档案管理工作的思考人力资源信息化背景下加强地方院校档案管理工作的思考李丽临沂大学沂水分校徐庚中国人口资源与环境编辑部摘要：档案管理信息、化是档案管理工作的大趋势。文童分析了档案管理信患化为传统档案管理工作带来的巨大机遇，从地方院校特点出发，指出了当前地 方院校在档案管理工作中存在的主要问题，提出了发展重点和对策。档案管理信 息化是档案管理工作的大趋势。文童分析了档案管理信息化为传统档案管理工作 带来的巨大机遇，从地方院校特点出发，指出了当前地方院校在档案管理工作中 存在的主要问题,提出了发展重点和对策。关键词：档案管理信息化地方院校共享随看经济社会的快速发展，计算机技术

2、、互联网技术日新月异，数字化、信息化手段突飞猛进。特别是近年来大数据、云计算的运用和飞速发展,互联网 +成为我国经济社会逬入新常态的新的发展引攀。互联网技术、计算机技术的发 展给传统档案管理工作带来了巨大的机遇。-、信患化为传统档案管理带来的机遇 长久以来，提到档案管理,往往使人联想到档案室、档案橱、档案袋、文件夹,与数字技术、计算机技术不搭界。信恵技术、计算机技术与网络技术的迅 猛发展，促进了档案管理信息化，给传统档案管理带来了崭新的发展机遇。所谓档案管理信息化,通俗地讲,就是在档案管理的入档、保存、查询、利用等各个环节,运用现代的计算机、信恵、网络技术,实现方便、快捷、安全 地处理、管理、

3、开发利用的过程。与传统的档案管理方式相比,档案管理信息化 具有占用空间小、对保存环境要求低、不易损毁、存储方便、查询快捷、易于复 制、利于传播、方便共享的优点,通过计算机、服务器就能存储海量的文字、音 频、视濒等各种介质档案,给传统档案管理带来革命性的变革。1改进储存保管方式，提高了档案管理的安全性和保管期限。数字化、信息化的档案管理是对传统档案储存、保管方式的根本性变革,也是有效补充。它 能避免传统档案保管受外界环境影响大的弊端,如受潮、虫蛀、灾害风险等，也 能杜绝因档案反复查询、借阅等容易造成的遗失、损坏等隐患。原始档案与数字 档案相结合,甚至根据保管时效、重要性等选择只保存数字档案,将大

4、幅度节省 档案保管场馆与经费,为档案工作开创新局面。2. 方便查询、复制，充分发挥档案的信息功能。档案是重要的信息资源,档案的更要性不仅体现在通过提供佐证和相关资料,促逬管理的规范化和决策的 科学化，而且能为相关领域的调研分析、文献研究提供研究对象和证据资料。尤 其应该指出的是,随看对档案的开发利用應看档案信息共享的提升,死档案” 变成活数据，其重要性将获得极大提高。档案管理的信恵化将极大地方便档 案的检索查询、复制引用,从而使档案的信息功能得到充分发挥。3. 在线检索、联网共享将使档案功能产生质的提升。孤立的档案资料,经过信患化的处理手段,通过互联网平台，连接成线成网,实现联网共享,将在大

5、数据、云计算等背景与平台下,产生一加一大于二的效果，使档案工作和档案功 能产生质的飞跃，其重要性将随S信恵技术、计算机技术、互联网技术的快速发 展而逐步显现。二、地方院校档案管理工作存在的主要问题 地方院校是我国高等教育的主体和主力军，是服务区域经济社会发展，为地方培养高素质人才的骨干力量。无论是学校数量,还是在校生规模,地方院校都占全国高等教育的绝大多数。但与全国更点高校相比，地方院校在办学条件、 经济实力、政府支持力度等方面都不可同日而语，档案管理工作基础薄弱、投入 不足、信息化程度低,难以适应信息化需求。1重视程度不够。受办学条件、资金实力等方面的限制,地方院校的档案管理工作往往起点彳氐

6、，底子薄,得不到足够的重视,不同程度地存在档案馆藏面 积不足，设备陈旧,专业人员缺乏的问题,甚至部分学校的档案管理仅限于人事 档案的保管和公文的保存，分布在各个职能部门，档案管理的信息化无从谈起。2.投入不足。档案管理的信息、化需要一定的投入，需要经济实力作为支撑。部分地方院校因为扩招和新校区建设，负债累累，有限的财力被优先用于保障教 学、科研,作为小配角的档案管理自然投入不足,限制了场馆建设、信息化设备 投入、人才引进和培养。3.信息化程度亟待提高。首先是受管理体制及缺乏标准化的限制，档案分散于各个职能部门，没有实现校内联网、共享；其次是档案管理以传统方式为主、 原始档案为主,多数未经过数字

7、化处理,不适应档案信息、化管理要求；再次是即 使经过数字化、信患化处理,往往不能实现在线查询检索,未与社会联网,没有 实现共享，没有充分发挥档秦的信息效能。另外,地方院校档案管理工作中,不 同程度地存在看管理体制不协调、标准规范相对滞后、管理人员素质不平衡的问 题，不适应高校档管理信息化建设的需要。三、加强地方院校档案管理的重点和对策 加强地方院校档案管理信息化，必须立足院校实际，根据本校的经济实力和工作基础,先易后难,突出重点,强化特色，逐步推逬档案管理信息化。1完善基础设施建设，加强纸质档案管理。首先从思想上重视档案工作,提高对档案信息价值的认识，逐步完善档案场馆等基础设施建设，为档案管理

8、工 作提供必要条件;其次要完善管理体制,加强档案标准化建设,按统一标准,及 时做好相关档案的入档、采集、保管，把分散在各部门、各院系的档案集中管理;另外，考虑到我国的具体国情以及地方院校的实际情况，在很长时间内纸质档案 仍是档案管理工作的主体具特有的法律效力及原始凭证性质非电子档案能够替 代，不能因为档案管理的信息化趋势而忽视纸质档案的管理。2加大信息化投入,强化档案的数字化和电子档案的收黒 归档。多渠道筹措资金，加大对档案信息化工作的投入，配备必要的计算机、打印机、复印机、 扫描仪、数码相机等设备,逐步开展纸质档案的数字化加工和信息、化处理,实现 纸质文件、照片图纸、音像资料的数字化存储。同

9、时,重视对电子档案、电子文 件的采集、归档工作，发挥电子方案方便检索、存储、复制、传播的优势，作为 纸质档案的有效补充。3.逐步创造条件，实现档案信恵的共享。通过构建档案管理信患系统,完善数据库建设，利用局域网和互联网平台,实现校内查询、检索、共享。在保证 信息安全的前提下,通过数据加密、访问权限、安全通信等手段,实现档案信息 的网络共享和在线利用,充分发挥档案的信息功能。4. 突出院校特色，提高档案信息对学校发展的贡献度。无论是综合性院校还是专业院校，虽然发展水平不同,办学历史有长短之分，但都51她方经济社会 发展做出了突出贡献，也在办学中形成了自己的特色，培育了自己的重点学科和 培养方向。发挥本校优势，突出自身特色，在条件有限的情况下重点做好有特色、 本校特有档案的管理工作,如重点学科、特色专业、历史名人、校史沿革等档案 管理，能发挥档案的独特价值,为学校的发展提升服务。参考文献1俞志华，王军宁数字化时代高校档案管理信患化建设J合肥工业大学学报（社会科学版）,2007,