企业办公自动化论文

1、企业办公自动化随着 网络 技术和软件技术, 特别是 internet/intranet的出现及其相关技术的迅速 发展 , 带 来了全球范围市场竞争的日益加剧, 对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击, 所有的 企 业 都面临着严峻的挑战, 企业内的员工作为一个团队能否及时交流获取各种相关信息, 从 而高效地协同工作, 把握转瞬即逝的机会, 将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键, 面对这 样的形势, 越来越多的企业打算或正在将 计算 机网络技术引入到日常经营管理上来, 改变过 去单纯的手工办公方式, 以便在企业内实现信息共享协同工作乃至 科学 的管理和决策, 从 而提高效率增强企业的竞争力。一 .

2、 国内外办公自动化发展的趋势1. 传统办公模式传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理, 多指文字处理系统轻印刷系 统文档管理系统。 这种模式无法实现信息的共享交换传递; 无法实现单位企业内部 的协调; 难以对非文本的如声频视频图形扫描对象等多媒体信息超文本信息进行有 效的处理。 同时, 传统的 电子 邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持, 难以根据不 同的情况不同的工作状态采取不同的措施, 更好的跟踪事务的处理过程。 部门之间的交流 往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享,以及团队的协同运作等无法完美的实现, 极大地限制了工作的效率。2. 办公自动化办公自动化是近年来随着计

3、算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化 英文 原称 office automation,缩写为 OA, 办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化, 而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。 一个企业实现办公自动化的程度也是 衡量其实现 现代 化管理的标志。3. 网络办公模式网络办公就是采用 internet/intranet技术, 基于工作流的概念, 使企业内部人员方便快捷 地共享信息, 高效地协同工作; 不仅兼顾个人办公效率的提高, 更重要的是可以实现群体协 同工作。改变过去复杂低效的手工办公方式,实现迅速全方位的信息采集信息处理, 为企业的管理和决策提供科学的依据。

4、 由于网络的存在, 这种交流与协调几乎可以在瞬间完 成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。4. 办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术:网络通讯技术计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的 OA 已进入了新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:(1集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众 信息系统的集成,组成了 “ 无逢集成 ” 的开放式系统。(2智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动。如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,帮助决策及处理意外等。(3多媒体化。包括对数字文字图象声音和动画的综合处理。(4运用电子数据交换(EDI 。

5、通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。 办公自动化的趋势, 要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中, 针对所需做出决 策的课题, 构造或选用决策数字模式, 结合有关内部和外部的条件, 由计算机执行决策程序, 作出相应的决策。二 . 目前企业办公自动化的现状及问题1. 目前企业办公自动化的现状近年以 Intranet 为基础的 OA 构造出了人与系统和谐的办公环境, 实现了内外信息传递、 工作日程安排、 小组协同工作、 工作流应用自动化等等, 极大地改变了传统办公室以人工为 主的工作方式,提高了管理水平和工作效率,节约了办公空间。据 Cisco 网络公司介绍,以 网络为基础设施的

6、OA 系统比没有网络的 OA 系统提高工作效率 50%以上。 IBM 在丹佛的 分支机构,公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、 Modem 等设备,可 以在任何地方办公,得以将办公大楼从 9层减少成 4层;美国第二大 会计 公司安达信公司, 实施网络 OA 后将办公面积减少了一半。 这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡 全美。我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段, 目前企业的办公自动化根据发展程 度可以划分为以下四类:(1 起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用, ms office系列 wps 系列应 用软件以提高个人办公效率。(2 已经建立了自己的 i

7、ntranet 网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个 人办公。网络处于闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。(3 已经建立了自己的 intranet 网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了 有限的协同工作,但产生的效益不明显。(4 已经建立了自己的 intranet 网络:使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较 好地支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过 internet 发布,宣传企业 的产品技术服务; intranet 网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或 已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统, 实现科学的管理和决策, 增强企业

8、的竞争 能力,使企业不断发展壮大。我厂的办公自动化系统经过几年的发展,已经属于第四类。2. 企业实现办公自动化面临的问题我国从 80年代开始, 尤其是进入 90年代, 办公自动化发展迅猛。 随着计算机技术的发 展, 办公自动化系统从最初的汉字输入问题处理排版编辑查询检索等单机应用软件逐 渐发展成为现代化的网络办公系统, 通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。 再通 过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网(intranet , 企 业外部网 (extranet,已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前 , 在实现办公自动化的进程 中还有以下问题需要注意:(1 效率

9、。办公人员大都非计算机专业人员,他们的计算机知识尤其是计算机操作系 统及硬件知识的缺乏, 导致办公效率的降低, 也造成系统管理员工作量的增大, 如系统维护 及软件升级。 计算机技术的发展可谓一日千里, 软硬件的升级换代将更加频繁, 这就意味着 系统后期成本居高不下。(2 安全性。人们对信息的价值有了更深的认识,因而对信息的存储和保密也就更加 重视,而今,病毒的破坏黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。3. 企业实现办公自动化的要求办公自动化已经成为企业界的共识。 众多企业认识到尽快进行办公自动化建设, 并根据 领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。办公自动化的实施应该考虑企

10、业的实际情况,主要是企业的 经济 实力。按照上述分析, 四类企业办公自动化应区别对待:(1 第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入, 既要搭建企业 intranet 网络, 又要 开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成。(2 对于第二第三类企业, 由于企业 intranet 网络已经存在, 只是没有或没有好的办公应用系统, 所以只须投入比网络投资少的资金, 即可开发通用办公自动化系统, 产生较高的 投资回报。 即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少, 而产生的经济 效益更高。(3 对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自 动化

11、的最高水平。三 . 怎样实现办公自动化1. 实施办公自动化的原则在实施办公自动化的过程中,我们必须遵循以下几项原则:(1 实用性原则(2 先进性及成熟性原则(3 可靠性原则(4 开放性及安全性原则(5 标准化原则(6 可扩充性原则(7 可维护性可管理性原则(8 节约性原则2. 实施办公自动化的环境人是系统第一因素, 即现在的办公室除了传统办公室的角色外, 还需要增加部分管理设 备的专业技术人员,例如,计算机工程师,设备维护人员等。现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。 新形势新环境意义下的 政治 思想 和职业道德是当然的基本素质。 精业务懂管理、有经济头脑、 熟悉规则遵守 法律 、

12、具备现代 人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机,要求达到:(1 具备计算机硬件、软件常识(2 熟练掌握一种汉字录入方法(3 了解计算机上的目录和文件的基本概念(4 网络软件的基本操作:会收发 Email 、文件和传真,会用浏览器(5 了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念(6 其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据 备份等等,当然是多多益善。技术设备计算机是系统重要因素。 设备中有各种机器, 如计算机复印机电话机 传真机路由器服务器光盘机等等,这些设备也要维护更新。各种信息设备中还需要有管理设备的软件, 例如, 计算机的操作系统网

13、络操作系统 文字处理软件专项工作程序软件等等。此外,还需要构建一个良好的网络环境,保证系统的运行畅通。3. 实施办公自动化的步骤第一, 在组织内部构建通信平台, 工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工 作。第二, 在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高, 基本建立起网上协同办公的意 识之后, 考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批通知纪要会议管理信息 采集审批与查询, 以及各部门的日常业务处理等。 在这一阶段, 基本实现组织内部办公自动 化。第三,在 internet 上建立公用网站,进行信息采集发布,部门间公文交换乃至简单的 电子 贸易等,将办公自动化的范围进一步扩大大跨

14、地区跨省市。在以上过程中, 网络 信息系统的安全性稳定性自始至终都是十分重要的。 是否建立起强大的网络信息安全防范系统,在某种程度上决定着信息化建设的成就。4. 我厂办公自动化的实施我厂实施的 rj-eflow 全网络办公自动化系统基于 internet/intranet技术开发,通过统一的 信息共享与发布平台, 实现传统 OA 的公文运转与 企业 内部管理信息的协调统一, 达到信息 的高度共享与管理, 集成了企业的各种信息系统的应用, 是新一代基于知识管理的办公自动 化系统。 它改善了无纸化办公环境, 提高了工作实效, 为领导及时决策提供支持信息, 同时, 各职能部门实现信息共享。 根据我厂

15、办公及业务的特点将系统分为个人办公部门办公公 文管理机关事务以及公共信息等栏目。四 . 对企业办公自动化的几点思考1. 什么样的企业适合使用办公自动化系统?绝大部分企业都适合使用办公自动化系统, 但不同企业使用的目的性会有所不同, 具体 体现在:(1 信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的应用基础,先上办公自动化, OA 有着 近乎 100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与 计算 机方面的实际操作能力, 有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。(2 信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败,特别是大型业务管 理系统失败,例如 ERP ,给企业方面的信心打击是十分沉重的

16、,为了重塑信心或者一开始 就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。(3 缺少信息化资金准备的企业。 信息化投入一般比较昂贵, 在没见到实际效果的时候, 多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化, 有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。 办公自动 化与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。2. 办公自动化并不代表办公 “ 无纸化 ”有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公, 实现无纸化办公就是在日常事务中不再 需要纸张, 这种想法是

17、错误的。 “ 无纸化 ” 办公从信息处理角度上讲,是办公自动化的基本要 求或者说是办公自动化的直接效果。 改革传统办公模式, 开展电子政务, 使业务办公公文 流转和管理过程电子化信息化, 让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来, 通过统一 办公规范,提高工作效率,降低行政成本。但在一些必要的时候,纸张仍然是必不可少的, 尤其在文件的存档系统不够完善, 考虑到突发事件的发生, 这时纸质文件的保存是必不可少 的。一些重要合同文书技术规范也需要纸质文件。3. 实现办公自动化需要自上而下的推进办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程,涉及方方面面,难度大,要求高,因此, 必须加强领导,搞好组织协调,确

18、保各项工作任务完成。加强领导,强化配合,构筑合力。 各部门各车间要高度重视办公自动化建设工作,切实纳入重要议事日程,强化组织领导。 主要领导要经常听取工作汇报, 及时指导工作运行。分管领导要具体抓,要深入实际, 及时 掌握办公自动化建设情况, 及时解决工作中遇到的问题。 要加强督促检查, 有计划有力度 地搞好工作推进。 各部门要落实专人, 全程抓好本部门的工作。 要集中人力物力财力保 障本部门网络应用系统的健康运行。尽快理顺办公自动化建设管理机构,积极开展工作, 确保全厂办公自动化建设协调 发展 ,整体推进。4. 建立严格的使用权限和层次分明的管理制度根据工厂对文档的具体操作, 从保密和安全的

19、角度, 对进入办公系统的用户, 采取按部 门职务, 进行优先等级和功能模块的设定。 企业最高领导有权进入所有的模块, 能查看到 所有文档, 但为了防止误操作, 封掉了有些不会用到的修改功能。 企业最高领导有权签发查阅人事资料等与本部门有关的工作。 秘书有起草传递及允许查阅数据库的权限, 应该说 NOTES (办公自动化的支持软件的保安工作是非常出色的,无密码就进入不了系统,有 密码无权限时, 进入了系统,也只是告诉你无权使用;有密码有权限无功能,重要操作不显 示操作钮。 可见信息化部门要把握好角色权限和密码的设定, 这样, 办公自动化系统的宝 贵数据才能高枕无忧。 要建立办公自动化管理制度和考

20、核办法, 明确单位的责任领导责任 部门和直接责任人的工作职责和任务, 制定相应的奖惩措施, 推行一套融管理监督激励 相一致的有效机制。5. 牢固树立信息安全意识(1 要牢固树立网络安全意识。要树立保密意识,高度重视网络安全工作,不得将内部 涉密的计算机设备和网络接入网络, 不准在网上传输和存放涉密信息。 各单位主要责任人 为网络安全的第一责任人,信息员为具体责任人,各司其职,将工作落到实处。(2 要做好计算机信息网络技术安全管理工作。信息化部门要加强技术及管理知识的学 习,经常对各单位网络进行检查,对存在的问题及时指出及时纠正, 务必确保安全。 建立 安全事件报告制度,各单位一旦发现网络安全事件,必须在第一时间向信息化部门报告。 (3 要加强网络设备的管理,凡安装维护连接和设置,均由信息化部门统一负责, 严禁随意更换改变其物理的位置形态性能, 严禁改变其连接关系运行状态和系统的 设置。