外部审核管理规定

1、1 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页文文件件修修订订记记录录序号版本/版次修订日期修订编号修订者编编制制审审核核批批准准发发行行日日期期分分发发号号2 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负

2、责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页审核通知接收A1.1.目目的的： 指导外部审核，即顾客审核和第三方审核工作，确保通过审核；并推进审核发现不符合项的整改，直到有效关闭。 2.2.范范围围：适用于本公司顾客审核和第三方审核。3.3.定定义义：无4.4.职职责责： 4.1质量部：主导外部审核及改善工作。 4.2管理者代表：负责外部审核要求的内部相关部门传递，审核准备，审核陪审，审核引导，体系相关内容介绍解说，审核过程中异常协调解决，召集末次会议，主导不符

3、合项的整改，改善报告审核及组织改善措施关闭验证；第三方审核时负责接待，召集首次会议，向第三方发出审核改善报告，并跟进反馈。 4.3体系工程师：协助管理者代表开展外部审核活动，参与审核活动，准备审核需要的文件资料，会议召集，会议记录及审核改善报告提交跟进。 4.4文控员：参与外部审核活动，提供受控文件管理的相关证据资料备审。 4.5销售部长: 顾客审核时，负责传达顾客要求，组织审核接待，召集首次会议，向顾客发出审核改善报告，并跟进顾客反馈。 4.6销售部客户经理：负责顾客审核时的陪审，审核证据提供及发现问题记录。 4.7质量部：协助管理者代表准备外部审核的资料，核查质量记录的一致性，全程参加重要

4、顾客的审核活动。 4.8各部门：负责审核准备，确定部门内审核接待的工作和人员，参加涉及到的活动。5.5.作作业业内内容容：序号作业流程责任部门/人作业要求支持文件/表单5.1销售部客户经理管理者代表1.销售部客户经理接到顾客审核要求通知后，应与顾客尽早直接沟通，明确审核要求（来访人员信息、审核目的、审核计划、审核明细表等），并尽量得到书面且经正式渠道得到确认的通知；2.第三方审核由管理者代表与第三方沟通，通常需要对方提供书面的正式通知和计划，并经公司内部确认；3.如果是重要顾客，且审核事关重大，销售部客户经理应在得到对方与审核相关的非正式消息时，即通知管理者代表，以尽量提前准备。审核通知接收A

5、3 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页审核通知接收审核准备会议接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定AAB5.2销售部顾客审核通知明确后，销售部应与对方直接联系人和/或审核主要责任人电话确认，并澄清所有问题；同时，应确定是否在审核期间对现场生产产品/过程有无明确要求，有要求时，应与生产部确认、协商

6、日期并与顾客取得一致意见（比如请顾客下临时要货计划以备生产）。5.3销售部客户经理管理者代表1.审核信息一旦确定，销售部和/或体系工程师应立即将信息通知相关部门，并与管理者代表电话确认；2.管理者代表根据审核要求，综合评估是否需要专门的审核准备，必要时，应报告总经理以寻求支持。5.4管理者代表体系工程师1.需要时，管理者代表/体系工程师接到审核通知和/或审核要求后，应在1个工作日内，认真学习顾客审核检查表要求，并参照对比内部实际状况，识别出薄弱环节。然后召集各关联部门进行开会、学习，以清楚顾客要求，并针对薄弱环节制订改善方案、责任人、完成日期，列入“评审通知单”，由体系工程师跟进落实。2.一般

7、审核需要准备的资料，见附件各部门审核准备清单，由各部门内审员逐条落实。“评审通知单”各部门审核准备清单5.5销售部客户经理体系工程师1.顾客审核由销售部客户经理，第三方审核由体系工程师组织进行接待，销售部客户经理编制“接待计划”，确定审核人员接站时间、到达我司的时间、迎接人员、陪同人员、初步的审核路线、水果和饮料、会议室、劳保用品（安全鞋、安全帽、口罩、耳塞等）及相关设备仪器和文具的准备、就餐安排、住宿安排、用车安排（重要顾客的接送车辆车型和车牌号在审核期间尽量专车专用）等。2.接待人进行会议室申请，由综合管理部负责根据销售部的申请安排会议室、水果。3.对重要顾客审核应通知公司全体员工相关审核

8、信息，提前准备统一着装、鲜花、绿化等。4.对国外重要顾客可能需准备国旗、多语种横幅/欢迎牌等，必要时报总经理批准后准备礼品、游览等活动。5.如果重要顾客中有高层或重要人员，由销售部安排在大厅合影，即拍即印，再配上高档相框，在顾客离开公司时送给顾客。 “接待计划”审核准备会议接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定AB4 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXX

9、X页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页内部评审核通知接收审核前准备及改善NGOK审核准备会议专项改善改善再确认现场生产准备确认接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定AABBC5.6相关部门体系工程师1.相关部门领导及内审员按顾客及“评审通知单”及各部门审核准备清单要求，进行改善并准备审核资料，确保符合顾客要求。2.体系工程师跟踪检查并记录完成情况。“评审通知单”5.7相关部门管理者代表1.必要时，管理者代表组织对各部门的准备工作进行现场确认，并按检查表组织自评，对自评分较低的项目再次提出改善建议，责任部门负责按要求落实。依审核重要程度及内部准备状况，必要时，管理者代表可

10、组织多次自评改善工作。2.如果顾客需要提供自评分时，体系工程师与各部门及管理者代表确认后，自评分结果发给销售部转发给顾客。5.8相关部门管理者代表经确认内部需要较大投入方能达到顾客要求的项目，及经整改2次以上仍未达到要求的项目，管理者代表与相关部门主管和主管副总共同提出方案，提交总经理裁决，必要时组织专门的管理改善会议协调解决。5.9体系工程师1.在顾客审核前1天，体系工程师对所有准备工作再次核实，对没有完成的必须完成，以确保正式审核能顺利进行。2.对实在无法在审核前完成且可能影响审核结果的项目，应立即报告管理者代表，提出应急措施，并提交总经理批准后实施。5.10生产部车间质量部1.生产部提前

11、1周安排生产计划，提前3天确定生产准备状态，对审核员明确要求审核期间有特定产品/过程要求，应与相关车间、工序确认实际的状态。2.如果顾客已有产品在量产状态，即使顾客没有明确，原则上也应有至少一个车间在审核期间有生产顾客产品，并提前1天通知管理者代表具体生产时间和工序。3.生产部和相关车间应在审核前1天确认现场生产物料，有问题及时汇报并解决，相关部门配合，必要时管理者代表协调。4.各车间应检查生产现场相应的作业指导书、设备点检表、人员培训记录等相关文件、表格、记录等，并安排特别的生产人员（不要安排生手、品质意识差的人员）；做好车间5S工作。5.质量部应检查现场作业指导书和检验文件、记录表格，检验

12、员应特别关注顾客准备现场审核的工序，并要求在顾客审核时呆在该工序，如果是连续生产，应仔细核查前几天的记录。内部评审核前准备及改善NGOK专项改善改善再确认现场生产准备确认BC5 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页内部评审核通知接收审核前准备及改善NGOK审核准备会议专项改善现场陪审人员确认改善再确认首次

13、会议安全与保密要求现场生产准备确认审核路线确认接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定AABBCCD5.11体系工程师管理者代表体系工程师根据审核要求和现场准备情况，提前1天再次现场确定审核期间的路线，如果与“接待计划”中初步确定的路线不一致，应立即通知相关区域现场主管，以事先确定对策。必要时，报由管理者代表组织公司相关部门领导确定审核路线。“接待计划”5.12管理者代表销售部长客户经理1.管理者代表与销售部长和客户经理共同确认参与审核的陪审人员，陪审人员在任何时间均不得少于顾客审核人员，特别是现场审核时；应提前与陪审人员进行沟通确认，必要时可事先组织审核应对技巧培训（参见附加说明）。2.

14、生产现场审核的陪审人员根据客户具体安排陪同人员，各车间主任在审核路线的车间进入处开始接待，接待人员不少于2人，其中1人作为应急联络及协助提供资料。3.如果陪审人员与“接待计划”不一致，相关部门应立即通知管理者代表。“接待计划”5.13销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理1.顾客审核由销售部客户经理，第三方审核由体系工程师负责提前书面发出审核首次会议通知，并提前电话通知各参与人员，确保所有人能准时参加会议。总经理或主管副总原则上应至少有1人参会。2.顾客审核由销售部长或主管副总主持，第三方审核由管理者代表主持，并根据实情确定是否选择适当的企业介绍版本进行介绍。3.在首次会议上，由双方进行简

15、短介绍认识，参会人员应主动与审核员交换名片。4.会议上，顾客宣讲审核计划及审核要求时，各参会人员应认真倾听并做好记录。体系工程师负责全程记录，必要时可录音。5.14销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理1.在审核员进入到生产检验区域前，需按要求穿戴劳保用品，方可进入生产检验区域。2.执行生产现场审核时，应按既定的路线引导审核员，对于非审核员方产品，不允许审核员拍摄照片或录相，必要时，经总经理批准后方可由我方人员代为拍摄照片，且须与销售部确认双方已签订保密协议，规定有不得透露其它顾客或产品或其它商业机密信息现场陪审人员确认首次会议安全与保密要求审核路线确认CD6 9.XXXXXXXXXXXX

16、XXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页内部评审核通知接收审核前准备及改善NGOK审核准备会议专项改善现场陪审人员确认改善再确认首次会议安全与保密要求现场审核审核引导现场生产准备确认审核证据提交审核交流末次会议通知审核路线确认接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定AABBCCDDE5.15销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理

17、相关部门1.审核时，各部门积极参与，配合审核员接待工作，营造良好的审核氛围，以开放心态面对审核，并与审核人员保持良好的沟通，始终保持微笑的面容，不急不燥。当与审核员提出的要求有不同见解时，应心平气和，耐心与审核员进行沟通，并提供适当的证据，以消除其担忧，切忌与审核员发生争执。2.当双方意见不能达成一致时，应即时报与管理者代表，统一由管理者代表与审核员沟通。3.体系工程师全程记录审核过程中的问题点，并记录审核员的要求。5.16销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理审核过程中，应积极引导顾客，周到照顾顾客，避免让顾客独自在无关的办公区域或生产现场走动。当审核进入到生产现场时，涉及必需配戴劳保用

18、品时，应注意严格按要求执行，确保审核过程安全。5.17销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理相关部门1.各部门在提交证据时，通常应在3分钟内完成；在提交证据前应先对证据进行查看，必要时事先与管理者代表进行沟通确认后再呈现给审核员，避免因证据缺失导致顾客不满意。2.审核员未指示要求时，非陪审人中禁止提供任何审核证据给审核员。3.如因实际情况影响，无法短时间内提交证据时，应提前与顾客说明，避免顾客等待或被顾客认定证据缺失。5.18销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理相关部门在审核过程中，我方所有的举动都会影响审核员的评分，各陪审人员应认真如实记录审核发现及顾客提出的改善建议，对于可立即改

19、善的事项，第一时间整改后立即提交给审核员确认，以争取较高评分。 对于无法立即整改项，应尽量与审核员说明后续整改计划，可能时做出范例，以消除审核员担忧及差评。5.19体系工程师审核结束前，体系工程师通知各相关人员参加审核总结会议，原则上应邀请总经理或其授权人出席。 现场审核审核引导审核证据提交审核交流末次会议通知DE7 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页

20、次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页内部评审核通知接收审核前准备及改善NGOK审核准备会议专项改善现场陪审人员确认改善再确认首次会议安全与保密要求现场审核审核引导现场生产准备确认审核证据提交审核交流末次会议通知末次会议正式改善项目确定其他问题措施要求改善计划确定措施跟踪审核路线确认接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定改善计划发审核员AABBCCDDEEF5.20总经理销售副总 销售部长管理者代表体系工程师销售部客户经理相关部门主管1.总结会议开始时，销售部副总应先向审核方人员介绍内部出席人员，并对顾客的审核工作表示感谢。2.总结会议中，审核员会对本次的审核作出总体评价，并

21、列举需要改善的事项，各参与人员应认真做好记录，如对顾客提出事项有异议时，可与顾客进行说明与解释，但必须注重沟通技巧。如无法达成一致意见时，应由管理者代表安排，在会后再进行进一步的沟通。3.体系工程师全程记录，必要时应录音。5.21管理者代表体系工程师相关部门主管1.总结会议后，如时间允许，管理者代表随即召集检讨改善措施，由体系工程师整理会议纪要，形成“审核发现问题报告”，并与审核员现场确认改善计划。2.如时间不允许或其它因素影响，可在审核结束后1个工作日内，体系工程师整理会议纪要，形成书面“审核发现问题报告”，发给相关部门责任部门领导及与会人员。“审核发现问题报告”5.22管理者代表体系工程师

22、相关部门主管体系工程师收集各参与审核人员在审核过程记录的改善项目，汇总整理成内部“审核发现问题报告”改善跟进表，发给相关部门责任部长及与会人员。“审核发现问题报告”5.23管理者代表体系工程师相关部门主管1.在收到体系工程师发出的“审核发现问题报告”后，各责任部门即展开原因分析并制订改善措施及改善证据，通常在3天内应回复给体系工程师（如顾客对完成时限有特别要求时优先满足顾客要求）。改善措施原则上应在1个月完成。2.管理者代表对各部门提交的整改报告进行汇总确认，当不符合要求时，与责任部门沟通后进行修改。5.24体系工程师销售部客户经理1.管理者代表确定后，顾客审核由体系工程师将改善计划即提交审核

23、方部分的“审核发现问题报告”（或审核方要求的格式）交销售部客户经理发给接收的审核员，第三方审核则由体系工程师直接发。2.改善计划发出后，发件人应与接收的审核员电话沟通，确认是否符合要求。“审核发现问题报告”5.25体系工程师体系工程师根据改善计划中的要求时限，逐项收集改善证据，编制改善措施报告，并提交管理者代表确认。末次会议正式改善项目确定其他问题措施要求改善计划确定措施跟踪改善计划发审核员EF8 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理

24、理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页内部评审核关闭及记录保存审核通知接收审核前准备及改善NGOK审核准备会议专项改善现场陪审人员确认改善再确认首次会议安全与保密要求现场审核审核引导现场生产准备确认审核证据提交审核交流末次会议通知末次会议正式改善项目确定其他问题措施要求改善计划确定措施跟踪措施确认审核路线确认接待准备内部信息传递审核期间现场生产要求确定改善计划发审核员经验总结AABBCCDDEEFF5.26体系工程师销售部客户经理1.在审核方有提交改善证据要求时，顾客审核由体系工程师将改善措施报告交销

25、售部客户经理发给接收的审核员，第三方审核则由体系工程师直接发。2.改善措施报告发出后，发件人应与接收的审核员电话沟通，确认是否符合要求。3.如果审核方有异议时，由体系工程师组织重新改善，管理者代表确认后重新发审核方，直到得到认可。5.27体系工程师质量部体系工程师审核中得到的经验内容记录在“经验教训总结表”，经管理者代表审核后，传递到质量部，并提供相应的验证证据和资料。质量部横向展开组织问题预防。“经验教训总结表”5.28管理者代表销售部总监客户经理1.管理者代表、销售部副总、客户经理确认后，本次审核关闭。2.审核的改善计划和改善措施报告，顾客审核的由文控部门保留到与顾客商务关系消失后15年，

26、第三方审核保留3年。附附加加说说明明： 5.29审核应对技巧：（除非你确信非常完美，否则请注意以下） 5.29.1问什么才答什么，不要答非所问，文不对题；审核员没有提出疑问或否定意见时，不要进一步解释。 5.29.2审核员提出问题后，不要急着回答，先稍加思考后再回答。如果没有了解审核员准确的意思，可以婉转地请求再详细说明。 5.29.3若审核员重复同一问题时不要慌张，可能仅仅是未说明内容的重点或理解到审核员想看的证据而已，如果可能，可以换一种说法，或请审核员讲具体些；不同审核员问同一问题，最好是提供完全相同的证据。 5.29.4若有缺失，须虚心接受，并立即记录；不要强言争辩！更不要表现不满情绪

27、。 5.29.5不要对审核员有“你不懂”或“你不知道”或其他直接不敬的用词或表现，即使是对方真不懂，如何浅显易懂的解释清楚也是我们的责任。 5.29.6同一类事项，不用一直重复内容或提供类似证据向审核员说明，仅需要简短描述。 5.29.7不要以其他部门的缺失、来推诿、掩饰自己单位的问题或缺失。审核员审核到自己的问题时，不要转移目标，将责任推向其它单位，你首先要检讨的是自己为何没有及时上报，不要在最危险的时刻将兄弟单位推向火坑；你要站在公司的角度去考虑，如果你坚持，那么后果就是赢了你一人，输了全公司。有问题要在事后检讨与澄清，让审核员的问题到你为止。 5.29.8非自己负责或没有把握的问题，应该

28、请实际负责人或了解详情的人员回答（部门领导回答专业问题时也需如此）。审核员提问时一定要由一位专门的人员来回答，现场技术人员不要抢着回答问题，即使是纯技术性的；在车间时，车间主任或其指定人是第一人选，否则由管理者代表或体系工程师回答或找人。否则几个人回答就有几个不同的答案，这几种答案又和现场做法或文件规定不一致。 5.29.9对涉及记录的提问，只有确定记录确实存在，才可以回答“有”，否则介绍做法，同时提供其他佐证。 5.29.10对道听途说、不确信的内容不要引申回答审核员的提问。 5.29.11当审核员没有提出要求时，不要主动提出带审核员去看什么；如果审核员提出不属于自己负责的部分要求，不要自己

29、去找对方，应立即转给管理者代表或体系工程师。 5.29.12不要在非汉语语系的审核员面前使用太多的肢体语言，特别是摇头等动作；国外审核员虽然听不懂我们在说什么，但他们看得懂我们在做什么。当我们出现摇头摆手等动作时，审核员通常会认为我们该项目是不合格的，即使我们找出了正确的数据，他们也不会相信。审核关闭及记录保存措施确认经验总结F9 9.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公公司司 文文件件编编号号Document No.XXXXXXXXXXXXXXXXXX流流程程负负责责部部门门Process Owner总总经经理理外外部部审审核核管管理理规规定定版版本本/ /版版次次VersionXXXX页页次次/ /页页码码Pages第第 页页 共共 页页内部评审核关闭及记录保存审核通知接收审核前准备及改善NGOK审核准备会议专项改善现场陪审人员确认改善再确认首次会议安全与保密要求现场审核审核引导现场生产准备确认审核证据提交审核交流末次会议通知末次会议正式改善项目确定