科技档案管理技术规范《整理规则》

1、山东泉利置业有限公司档案管理技术规范科技档案（6-10大类）2整理规则按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案管理部门集中保管和提供利用的文件材料。2.1 收集工作2.1.1 一般原则凡办理完毕并能反映与生产、建设、科研、技术、经营管理等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其他载体的），均需进行收集。而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值的则不需要进行收集。2.1.2 确定“归档范围”和“保管期限”为了避免将具备有保存价值的文件材料漏掉散失，同时防止“有文必档”等现象，需要遵循界定科技文件材料收集

2、范围原则基础上，根据国家及房地产行业有关规定和结合房地产专业特点（山东泉利置业有限公司基建工程档案管理办法），首先做好对已形成、积累的科技文件材料的鉴别和筛选工作，确定归档范围和划分其保管期限，以保证收集归档的文件材料的齐全、完整和保存年限的准确性。2.1.2.1 确定归档范围(1)立项审批全过程形成的科技文件材料：项目立项申请报告书、项目建议书或项目可行性研究报告、建设用地的权属文件或建设项目用地预审意见书、项目建设投资概算、银信部门由示的资金证明、资质证明、项目地形图等。(2)规划设计全过程形成的科技文件材料：设计准备、概念设计、规划方案设计、初步设计、施工图设计、景观设计、样板层精装修设

3、计、设计变更、设计阶段报批报建等。(3)竣工验收过程形成的科技文件材料：工程竣工验收申请表、工程质量评估报告、勘察、设计文件质量检查报告、工程质量保修书、公安、消防、环保、防雷、电梯等部门由具的验收意见书或验收合格证、工程竣工验收报告、住宅质量保证书、住宅使用说明书等。(4)建设项目全过程形成的科技文件材料：按工程阶段进行划分，归档范围主要包括(纸质及其他载体的)：工程前期项目管理文件、设计基础文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、科研项目文件、涉外文件、生产技术准备和试生产文件、财务和器材管理文件、竣工验收文件。(5)设备资料：大型设备厂家提供的说明书(安装、维护、使用说明书)、

4、安装图、合格证、由厂试验报告、随机设备清单、计算书、试验报告、检修记录、台帐。2.1.2.2 划分保管期限由于科技文件材料利用价值不同，因此，需对不同价值的文件材料作出各种不同留存年限的划分。国家档案局规定了档案的三种保存期限，即永久、长期、短期。（ 1）永久：无限期保存；（ 2）长期：30年；（ 3）短期：10年。2.2 整理工作2.2.1 定义按照一定的原则对科技档案实体进行分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。2.2.2 原则遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内文件的相互联系，便于保管和利用。2.2.3 程序2.2.3.1 档案实体分类要求及方法（ 1）定义根据档案的来源、

5、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。（ 2）方法科技档案按照修订山东泉利置业有限公司企业档案分类及保管期限表（69）大类对生产、基建、设备等文件资料进行分类。（3）要求分类细致，分到四级类目档号准确：由目录代号、分类号（分到四级类目）、同类号下的案卷小流水号组成。目录号（代号）一律采用四位阿拉伯数字标识，其中“6房地产经营”、“7科学技术研究”类采用年度标识，跨年度的科研项目，标识项目完成年度；“8基本建设”和“9设备”类共用系统目录号（代号），前两位数用“工期”，后两位数用“00”；档案材料归属机组明确的，前两位数用“工期”，后两位数用“项目”，各期工程项目连续编制。同一期工程2

6、批以上项目（不包括全部项目）共用一套系统的，前两位数用“工期”，后两位数采用首批项目序号，同时在工程档案编制说明中注明。例1:0100共用系统1期工程例2:01018030xxxxx卷内文件顺序号（用0199标识）案卷号（用001999标识）四级类目号（征租地文件）三级类目号（工程管理型文件）二级类目号（综合）一级类目号（基建）目录代号（1期工程共用系统）2.2.3.2组卷要求及方法（1）定义根据科技文件材料形成规律，将若干份互有联系的文件组合在一起，便于保管和利用的过程。（2）方法1）组卷：在确定科技文件材料归属的类目和保管期限地基础上，需将互有联系的文件材料进行组合。组成案卷的薄厚需适度，

7、便于利用。同目录号（第一段号），4级类目相同，保管期限相同，文件多时，可组成若干同目录号、同分类号、同期限的案卷。2）排列案卷和卷内文件顺序6 9)案卷排列顺序按照山东泉利置业有限公司企业档案分类表（大类中的类目设置的先后顺序进行排列。案卷内文件材料之间的排列顺序管理性文件材料：按问题的重要程度和事项、事务发展过程的先后顺序排列。文字和图纸：按文字在前，图纸在后的顺序排列。译文和原文：按译文在前，原文在后的顺序排列。（3）要求1）组卷要遵循文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，并区分不同价值，便于档案的保管和利用。2）

8、 案卷内的文件材料必须准确反映生产、科研、基建、设备和有关管理活动的真实内容。案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。凡是有文字和图表（包括原图目录）的卷内文件材料，均需编写页号。案卷封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。3）科技档案文字材料及图纸在每页的右下角编写页号，背面在左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外；不装订的文件材料或图纸在每页的右上方加盖档号章。档案档号章样式：（长50MM高20MM)35»11.5档序号号14）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的,原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。5）引进项目中的成套科技文件材料可