做好会务服务工作的主要做法和经验启示

1、关于做好会务服务工作的主要做法和经验启示办公室是围绕中心工作，贯彻执行领导各项决策部署的重 要工作机构。近年来，随着县域经济的快速发展， 领导各项事 务不断增多，办公室的各项工作尤其是会务服务工作面临着许 多新变化新挑战。按照上级党委、政府提出的改进会风、精简会议”的指示精神，办公室在的正确领导下，以高度负责的 工作责任感和使命感， 始终保持严谨求实的工作作风， 不断加 强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，有力地 确保了会务意图的全面实现， 会务服务工作受到了领导的肯定 和与会人员的广泛赞赏。现将我们的主要做法和经验总结如 下：一、主要做法在办公室会务工作中，我们坚持团结拼搏、积极

2、奉献、力求卓越”的工作理念，着力抓好六个关键环节：（一）高度重视，加强组织领导。各类会议的胜利召开，都事关中心工作的安排部署， 代表着形象，承担着传递工作思 路、要求的重要使命。因此，对于每次会议，不论会议规模大小，办公室都高度重视，精心组织安排。具体办会时，一般由 办公室主任负总责，分管政务工作副主任具体抓， 会务工作人 员、秘书组、信息室全体人员上下联动，分工协作，确保会务 服务工作高标准、高水平、高质量完成。（二）务求细致， 拟定会议筹备计划。按照领导或上级文件的明确要求，结合近期工作的统一安排， 在明确掌握会议的 意图、目标和要求的基础上， 拟定详细的会议筹备计划。 计划内容着重对会务

3、各项工作任务， 如确定会议名称和时间、 协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、 安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。 草拟完成会务 筹备计划后， 及时向领导请示， 在征得领导同意后， 指派专人 迅速协调落实。（三）言简意赅，编发会议通知。 会议通知是会前准备工 作的基础性工作， 其内容应力求表达准确、 条理清楚、 一目了 然，绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体 时间和地点、 参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。 一 般正式会议， 都要争取在会前3天编发会议通知。 拟定的通知 草稿经主要领导和各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会 议，除旗领导总结讲话

4、外， 还要安排部分单位进行表态发言或 经验汇报。 对此类会议， 通知中应明确发言材料撰写要求、 发言时间， 避免会上发言拖沓冗长、 偏离中心。 对一些重要的大 型会议，如党代会、全委（扩大）会议，通知中还应加入由参 会单位反馈参会人员名单的要求，了解参会人员的主要信息， 包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容，为制作会序册、 安排与会者食宿等工作奠定基础。（四）全员动员，安排电话通知 话通知是一个很有效且必要的办法， 时间到场参会具有十分重要的作用。议召开前一天， 由分管政务工作的副主任， 召集秘书、 信息员、 督查室干事全员上阵， 按照常委领导、 四大班子领导、 苏木镇、 党群单位、行政单位

5、、事业单位、公司企业等类别，分批进行 电话通知。 电话通知要与苏木镇和部门负责人充分沟通，切忌 该说不说、 模棱两可， 很可能一次疏忽， 就导致预定参会人员 不能及时参会。 对于临时有事无法参会的人员， 要询问原因做 记录， 并要求其严格履行书面请假手续。 通过发动全体办公室 干部协同配合， 有实践证明，会前进行电对于确保参会人员按指定因此，办公室每次都在会利于培养和锻炼能力， 同时也有利于保证会 务工作质量和效率。（五）注重细节，抓好会场布置。会场布置是会务工作的 重头戏。需要注意和做好的细节颇多， 关键是要始终保持严谨 求实的作风， 认真负责地做好会场布置的各项工作。 会场的布 置一般在前

6、半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量 提前布置， 以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。 会场的布 置要依次做好 “五个摆放 ”。实际办会时，根据会议类型也可能 增减两三项。 一是摆放花卉。 主席台上的花卉既要枝繁叶茂， 又不能太高， 以免遮挡主席台就坐领导的视线。 台下的花卉则 要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气 风发的良好氛围。 会前半小时， 可适当喷水， 使花卉显得更加 鲜艳。 二是摆放会标。 即将会标悬挂到指定高度和适宜位置。 会标的内容应体现地域特色， 悬挂蒙汉语会标。 对于一些重要 的外事会议， 还应加上外方语言的会标。 悬挂位置一般应在主 要与会领导的正

7、上方。 一些小型座谈会或者工作汇报会， 也将 会标悬挂在侧上方。 三是摆放座签。 召开的会议， 一般都需要 为台上台下的处级领导， 严格按照排名顺序摆放座签。而一些 特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座签，确保与会 人员整齐有序、 各就各位， 同时也烘托了正式隆重的气氛。 四是摆放饮用水。 饮用水主要指小瓶装矿泉水， 一般半天的会议 足够与会人员饮用。 在冬天， 则同时为每5-8名与会人员提供 一个小暖壶和每人1个水杯。 瓶装水摆放务必要整齐， 每一瓶 的正面都要统一朝向与会人员。 五是摆放材料。 根据会议需要， 一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来， 同简装笔 记本、 笔等一并

8、装袋， 摆放在会场上， 这对与会人员来说十分 方便， 也避免了忘记拿、 丢失某份材料等情况。 这里的材料装 袋， 往往需要政务秘书组全体出动， 一份份整理装袋， 并尽量 避免错页、 缺页的情况发生。 通过精诚协作， 有利于集中精力 和时间快速完成材料装袋任务， 同时也很好地培养了办公室全 体人员协作配合的意识。（六）及时总结，不断完善提高。 办成一次高质量、高水 平的会议，会前的精心组织十分必要， 会后的总结提高一样也 不能缺少。 一是归档整理会议资料。 会后要将会议所有文件， 包括会议通知、 会议简报、会议发言材料、 领导讲话等统统收 集起来，以备查考。 同时还应做好录音、 录像资料的收集整

9、理， 以便会议纪要、 会议总结等材料的撰写。根据保密原则， 对需 要回收的会议材料要逐份清查回收。 二是严查会议参会情况。 要收集整理收到的书面请假条， 比照参会人员名单和签到参会 情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求 参会的人员是一种激励， 而对于不按会议要求参会的人员则是 一种警示， 有利于形成按制度办事的优良会风。 三是及时分析 总结会务服务工作。 分析总结会务工作中的经验和教训， 找出 规律性的东西， 以指导做好今后的会务工作。 注重收集参会人 员对会务服务工作的反馈意见， 虚心采纳， 以便在下一次会议 前整改提高，防止出现类似的错误。二、经验启示会务服务工作是一项细

10、致繁杂的工作， 没有捷径可走。唯 有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节。在长期的 会务工作实战中，全体办公室干部同心协力， 集思广益，总结 形成了一套操作性强、 行之有效、值得推广的经验做法。 现将 其梳理总结如下：（一）主动作为， 做好会前准备工作。充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作 想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇 到临时突发情况，也能及时妥善地应对。 正所谓 台上一分钟， 台下十年功”。一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议电话簿， 把与会领导，乡镇和各部门负责人的联系电话梳

11、理成册。提前与翻译办联系，翻译会标，同时与广告公司联系制作适合会场 大小的会标，根据参会人员名单制作座签， 会标和座签必须反 复核查，确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要的花 卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。与文 印中心联系印制会议材料。与文具用品店联系，购置文件袋、 笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。 准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天，对室温偏低的会议 室要提前进行取暖保温工作。 特别冷的天，还要根据实际需要 预借一定数量的散热器。 按照全面周到的原则， 会务服务工作 要做好的环节颇多。每个环节，都要坚决避免出现 可能”、应 该”或者 差不多”

12、的情况，一定要落实到位、责任到人。（二）开拓思路，座位安排有妙招。 开会时有个现象很常见，那就是 后排现象”。所谓 后排现象”，顾名思义，即参会人员往往因重视程度不够或者想着会中临时出去办事等原因， 习惯于坐在后排座位， 致使后排满满当当， 前排稀稀拉拉。 “后 排现象 ”的出现，影响了会议的有序进行，严重者还会影响到 会务意图的实现。 尤其是对于国家、 自治区、 市三级召开的各 类视频会议， 每个旗县区分会场情况一目了然， 参会情况的好 坏直接体现出一个地方的形象和干部的整体素质。 必须想办法 予以解决。 实际办会中， 会议文件要求、 由工作人员督促到前 排座位等办法收效甚微。后来，办公室一

13、名专职会务的同志，受到电影票对号入座的启发，在会场为每个座位标上行列序 号，同时按从前排到后排的顺序， 依次为每位到场参会的与会 人员派发座位卡， 从而基本杜绝了 “后排现象 ”发生。 这个办法 一经使用， 便受到与会领导和广大干部的充分肯定和赞扬。经过众多会议的实践和完善， 会前临时发放座位卡的办法已经成 为我们会务工作的一大亮点，全旗各大企事业单位举办大中型 会议都在积极仿用。（三）加强考核，建立办会激励机制。 在办公室内部建立 一套会务服务制度， 形成用制度管人、 按制度办会的良好格局， 促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。 研究制定工作人员办会量化考核办法， 充分调动全体办公室干 部的办会积极性， 促进形成积极参与会务服务工作的良性竞争 机制。 考核办法鼓励工作人员多办会、多参会， 根据参与会务 服务情况给予一定分数。根据会议和