管理-制度公司公文管理办法

1、公文管理办法一、原则要求 公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司 的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立 卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归 档等工作事宜。二、公文种类公司常用公文的种类主要包括请示、 报告、决定、决议、通知、通报、批复、 函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：（一 ）请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示” 。（二）报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议， 答复上级机关或主管部门的询问等用“报告” 。（三）决定：对重要事项或重大问题作出安排，

2、奖惩有关单位和人员，用“决 定”。（四 ）决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议” 。（五）通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下 级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知” 。（六 ）通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报” 。（七 ）批复：答复下属单位的请示事项，用“批复” 。（八）函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的 有关主管部门请求批准等，用“函” 。（九）会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”（十）规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发

3、条例的通知”。（十一 ）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见” 。二、公文格式文件一般由秘密等级、 保密期限、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）机关、打 印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。（一）涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等 级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明 份数序号。标识密级等级时，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两 字中间空一格； 如需同时标识秘密等级和保密期限， 用 3 号黑体字， 顶格标识在 版心右

4、上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。（二）发文机关标识应当使用发文机关全称；联合行文，主办机关应当排列在、八前。（三 ）发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关 标识下空两行处，用 3 号仿宋体字，居中排列（上行文除外） ；年份、序号用阿 拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位，例如， 银河来星 2011001 号；联合发文，只标注主办机关发文字号。1. 总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：公司发文银河来星公司工会发文银河来星工行政部发文银河来星行财务部发文银河来星财其他部门发文以此类推 （下同 ）。2. 在直辖市、省成立的分公司分

5、别以直辖市、省份的简称作为代字，具体 格式为：上海分公司银河来星沪天津分公司银河来星津3. 设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称 作为代字，具体格式为：深圳分公司银河来星粤深厦门分公司银河来星闽厦（四 ）上行文应当注明签发人， 发文字号居左空一字， 签发人姓名居右空一字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号仿宋体字标识签 发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。（五 ）公文标题，应当完整、准确、简要，用 2 号宋体并加黑居中书写。 （六）公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧

6、顶格处， 用 3 号字仿宋体， 主送机关名称后标全角 冒号。（七 ）正文内容每一段落起始应居左空二字，用 3 号仿宋字体，段落间距用 1.5 倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一” ，第二层为“（一）”， 第三层为“ 1”，第四层为“（ 1 ）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次 叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须 使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格） 、成文日期之上加附件说明， 标明附件顺序和名称。 附件应当在用印页之后另起页， 并与正文 装订在一起。（九）成文日期，以领导人签发的日期为

7、准；联合行文，以最后签发的日期 为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用 3 号仿宋字体。（十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖 印章。单一机关制发的公文， 盖印的位置一般应上距正文 2mm-4mm ，以端正、 居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发 的公文，发文机关都应当加盖印章。 当联合行文需要加盖两个以上印章时， 应将 成文时间拉开， 左右各空 7 字；主送机关印章在前；印章均压成文时间；印章之 间互不相交或相切，但相距不超过 3mm 。（十一）附注（如“此件发至 * 处”等）应当用 3 号仿宋体字，居左空两字

8、加圆括号标识在成文时间下一行。（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文 的主题词一般不超过 5 个。标引顺序是先标类别词， 再标反映公文内容的类属词， 最后标反映公文形式的文种词。 （主题词表见附件一） 。主题词用 3 号黑体字，居 左顶格标识，后标全角冒号，词目用 3 号宋体字并加黑，词目之间空一字。（十三）抄报、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关， 应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报（送） ，在主题词下一行，左空一 字用 3 号仿宋体字标识， 后标全角冒号。 抄送机关间空一字间隔， 回行时与冒号 后的抄送机关对齐。（十四）打印人员、校对人员及

9、印发份数，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占 1 行位置，用 3 号仿宋字体。（十五）印发机关和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占 1 行位置，用 3 号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准， 用阿拉伯数码标识。（十六）文字从左至右横写、横排。一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 （十七）公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶 数页面上， 若此页无正文内容， 则在此页第一行左空二字加圆括号标明 “此页无 正文”。（十八）印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章 位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一

10、面，不 得落在标识“此页无正文”的页面。（十九）页码，用 4 号半角阿拉伯数码居中标识。三、行文规则（一）以总公司及总公司各部门名义编发的文件， 统一由总公司行政部办理， 以各分支机构名义编发的文件，由各分支机构行政管理部门办理。（二）公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一 个上级单位，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切 行文（包括信息简报类） 不直接送交领导个人及有关部门， 应经行政部登记后递 送。（三）公文用纸一般为国际标准 A4型（210mm X297mm ）。（四）向公司外呈送的文件， 应向主送单位报送 3 份，公司内部无论是文件 还是简报

11、，均报送 1 份。四、公文办理公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。（一）收文办理。一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催 办、传阅等。1. 公司收文统一由行政部文秘人员收办，除写明亲启件外，均由行政部文秘 人员拆封。2. 收到下级机关上报的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否 应由该机关主办、 是否符合行文规则、 公文格式是否规范等。 文件存在严重失误 或严重不规范应当退回修正后重报。3. 审核后的文件，应当于收文当日登记、编号，及时送行政部负责人阅批。 事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。4. 根据行政部负责人的批注意见， 由

12、文秘人员分送给公司领导阅示或有关部 门办理。有关领导或部门应于 2 个工作日内阅毕（出差等特殊情况除外） 。5. 凡经领导批示，要求执行或落实的文件，由行政部统一登记、传递，由承 办部门签收并落实。6. 已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政部负责检查、催办，及时掌握 公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。7. 根据批办要求需传阅和传达的文件， 按照传阅和传达的范围由文秘人员组 织分批或逐人传阅，阅后签字。8. 处理完毕的公文先分类归档，年底组卷存档。（二）发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、 立卷、归档等。1. 草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门

13、的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿2. 任何发文必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政部审核合格后报公 司领导签发。总公司发文，由公司主要负责人签发；职能部门发文，由公司分管 领导签发；各分支机构发文，由主要负责人签发。3. 文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领 导同意并复审。4. 各级发文由各级行政部门统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿 部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。5. 文件的递送渠道分为电子邮件发送、传真发送和原件发送。6. 凡文种为通知（有关人事的通知除外） 、通报、会议纪要以及转发文件类 的公文，由行政部指定电子邮箱发送至收文单位或

14、部门的指定电子邮箱， 此类文 件视同加盖公章发送的公文，不再另行下发纸制公文。各部门须指定专（兼）职 文秘人员负责指定电子邮箱中的文件收发、流转和回复工作，保证信息畅通。7. 除上述文种以外的其他公文，以原件发送。但请示类公文，可以传真形式 发送，不需邮寄原件。8. 发文原稿连同印制好的文件一并由行政部文秘人员留存， 文秘人员应认真 检查文件材料是否完整、齐全，手续是否完备，检查无缺后，收存归卷。（三）签报办理。各职能部门呈报总经理办签批的报告， 一律用公司统一的 “北 京银河来星科技有限公司内部工作签报” 。（四）内部工作联系单办理。公司各职能部门之间、各机构之间的日常业务联 系，一律采用“北京银河来星科技有限公司内部工作联系单”统一办