机关单位人员与教师必懂的office10技巧

1、机关单位人员与教师必懂的office10 技巧*机关事业单位工作的财务人员，经常要填写国家机关事业单位工作人员工资变动审批表图1。工作量少时，一两人的工资变动，多时几十、几百人的工资变动都要填写，且重复、易错。我们只要利用Excel强大的数据管理功能和Word的邮件合并功能就能轻松制作审批表。第一步：先建立一个 Word文件国家机关事业单位工作人员工资变动审批表（以下简称工资审批表 ） ，格式为图1 所示需上报的审批表。第二步：建立一个Excel 文件工资变动情况表，将工资审批表内需填写的项目作为表格第一行列标题。为下一步方便，列标题尽可能使用简短的名称（如“不算工龄学习年限”可简称“学习年限

2、”，使用批注功能注明其全称 ） 。从第二行起录入工资变动人员的数据，保存并关闭文件图2。第三步：打开Word文件工资审批表，在工具栏右键单击选择“邮件合并”，调出邮件合并工具栏 （ 将鼠标在按钮上停留三秒后会出现按钮名称） ，如图 3 所示。点击邮件合并工具栏“设置文档类型”按钮，设置主文档类型为“信函”，点“确定”。再点击“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中找到刚编辑的 Excel 文件工资变动情况表，打开“选择表格”对话框。点选相应的表格及选中“数据首行包含列标题 （F） ”，单击“确定”图4。第四步：移动光标到姓名后的空格，点击邮件合并工具栏“插入域”按钮，在“插入合并域”对话框

3、中依次点击“数据库域”-“姓名”-“插入”-“关闭”，空格中显示“姓名”，即完成第一个空格的合并域工作。依次将移动光标到其他空格，插入域。第五步：根据文件格式要求及上述“插入域”的方法编辑“呈报单位或主管部门意见”。其中，书名号及其中的内容是插入域的内容，不能直接输入图5。检查以上操作、内容均无误后，进入下一步（ 点击“检查错误”按钮，进行错误检查，即可完成相应工作） 。第六步：点击“查看合并数据”按钮，即可显示第一条记录。点击“首记录”、“上一记录”、“下一记录”、“尾记录”或在输入框中输入数字可进行相应记录的查询。第七步：点击“合并到新文档”或“合并到打印机”，即可完成全部工资审批表的编辑

4、工作或打印工作。需要注意的问题：如果改动 工资变动情况表列标题内容，就必须相应更改工资审批表 “插入域”的内容，否则会出错。如果移动了工资审批表和工资变动情况表的保存位置，在打开工资审批表时要重新指定“数据源”的位置。*对巧用Excel 函数分辨人员身份一文的补充2002 年第 38 期所刊巧用Excel 函数分辨人员身份一文，提出了让计算机自动填写表格内容的方法，减轻了工作负担。笔者还对该文提出以下几点补充，并推荐使用YEAR()、 TODAY(、) NOW(、) LEN()和MID()函数。一、计算“年龄”时，因为18位身份证号码也比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X,所以身份证号

5、应为字符型数据。计算年龄时，若采用上期所讲的，利用常数102 作被减数，那么每年都要修改操作代码。最好先用YEAR(TODAY()|g YEAR(NOW(取出当前年号，然后减去身份证号中取出的年号来求年龄。身份证的字长可用LEN()测出。设表格单元格C2为身份证号，则年龄可由下式计算：年龄=YEAR(TODAY()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4) ， MID(C2,7,2)+1900) ，或：年龄=YEAR(NOW()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4) ， MID(C2,7,2)+1900) 。二、身份证号中只用一位字符即可判别性别，当身份证号为18 位时

6、，则“性别”可由下式计算：性别 =IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=0, “男”,“女”)。三、通常人们填写出生日期时只需年份与月份，当身份证号为18 位时，“出生年月”可由下式计算：出生年月=MID(C2,7,4) 。分别考虑身份证号为15 位和 18 位两种字长的情况，就可以顺利地判别出“性别”与“出生年月”来*更胜一筹Office XP的新功能1 .即时翻译单词Word2002提供了基本的双语词典和翻译功能（中英互译），虽然功能相对其他专业翻译软件弱一些，但用起来还是很方便，而且你还可以通过 Webt得更多的翻译服务。不过，这一功能并非OfficeXP的默认安装选项，必须选择

7、自定义安装方式才行，但如果未安装的话，首次使用时系统会提示你进行安装。我们可以选中某个英文单词或中文词语后从右键菜单中选择“翻译”菜单项，就可以在如图1所示的任务窗格中看到翻译结果。2 .快速统计文档的字数在Word 97/2000中，为了统计文档的字数，我们大都是选择“工具 /字数统计”菜单命令，是不 是觉得很麻烦呢Office XP中的Word2002新增加了一个十分实用的“字数统计”工具栏，我们可以通过右击工具栏，从弹出的菜单中选择“字数统计”把它显示出来（图2）。虽然它只有一个下拉列表框和一个“重新计数”按钮，但点击下拉列表框右边的下箭头后可以从其中选择字、字符 （无空格）、字符（带空

8、格）、中文字符或朝鲜语单词、非 中文字符、行、页、段落等多项统计内容，选中相应的统计项如“字符 （无空格）”，再单击右边的“重 新计数”按钮即会在框中显示最新的统计数字。3 .保护作者的隐私OfficeXP中的应用程序如 Word Excel和PowerPoint等在文档存盘时，都会同时保存文档创建者的许多个 人资料，如作者、单位、电子邮件标题等多项内容，一不小心就会暴露作者不愿意让他人知道的隐私。因此，我们可以在OfficeXP任一应用程序中选择“工具/选项”菜单，在“安全性”选项卡下的“隐私选项”中选中“保存时 从此文件中删除个人信息”复选框（图3）。如果对隐私还有更高的要求，可以同时选中

9、其余两项，这样 在文档存盘时系统就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料来取代个人资料。4 .在别人的电脑上使用“自己的 OfficeOfficeXP允许用户创建一个定制化设置文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置，该文件可以存储在本地 硬盘或远程的互联网服务器上，当你在他人的计算机上工作时，就可以使用该配置文件虚拟地将这台计 算机变为原来你十分熟悉的计算机，这样使用 OficeXP时就会非常得心应手，相当于做了一次“克隆”。要建立这个定制化设置文件，可以从开始菜单的“微软 Office工具”下执行“用户设置保存向 导”命令，在出现的对话框中点击“下一步”， 再选择“保存本机的设置”选项（

10、图4）。点击“下一步” 按钮继续，再在出现的窗口中选择是将这个设置文件保存到Wet是保存到文件（如果你有个人主页的话可以保存到WetM上），如果要保存到软盘上就插入一张已格式化的软盘，点击“完成”按钮即可。注意：进行该操作必须退出所有 Office XP的应用程序，否则无法进行该操作。5 .在互联网上保存与获取文档如果你需要与别人共享文档，可以考虑将文件保存到微软 MSN1户网站的一个免费站点上。当然, 你需要有微软的安全ID和口令。在使用Hotmail或MSNInstantMessenger等微软公司提供的其他服务时也同样需要， 而申请是完全免费的。这里的ID就是指Hotmail 电子邮件地

11、址，口令与访问收件箱的口令相同。在第一次使用这个功能时，OfficeXP会为你自动创建一个存储站点，然后这个站点将作为文件夹出现在“另存为”对话框中。当需要在 互联网上保存文件时，只要像在其他文件夹中保存文件那样点击它即可。要打开保存在互联网上的文件， 同样在“文件”菜单中使用“打开”命令，当然还有一个登录的过程。当我们将文件保存在互联网上以后，我们就可以在任何一台能够上网的计算机上把它取回来。方法是打开IE,连接到地址，其中的是你的ID,输入通讯证ID和口令，稍候就会看到一个在 Office XP各种应用程序中存储在互联网上的文件的基于浏览器的目录，只要点击需要的文件就可以将它下载到本机硬盘

12、中。6 .一次性显示所有特定字符OfficeXP中的“查找”功能已大大增强，在“查找和替换”窗口中不仅可以统计出特定字符在文档中的应用 次数和位置，如果选中“突出显示所有在该范围找到项目”复选框，点击“全部查找”按钮，程序会告 诉你该字符在文档中的出现次数，并且为便于识别，会加亮显示所有包含该字符的短语。7 .轻松添加图示PowerPoint2002新增加了一个“插入/图示”菜单项，也可以通过“绘图”工具栏中的“图示”工具进行，这样 往幻灯片中添加一份有组织的图示就非常简单了。图示类型包括循环图、目标图、射线图、维恩图、棱 锥图等（图5）,我们可以使用这些图示来使文档和演示文稿更生动。添加或更

13、改图示时，图示周围会显示出相应的绘图空间，其外围还有非打印边框和尺寸控点。可 以使用调整大小命令调整图示，将绘图区域扩大以便得到更大的工作空间；或通过使边框离图示更近以 去掉额外空间。可以使用预设样式格式化整个图示，或与格式化形状（如添加颜色和文本、更改线条的粗 细和样式以及添加填充、纹理和背景）一样只格式化图示的几个部分，可以使用“图示”工具栏添加元素 或线段并将它们向前或向后移动，也可以动画显示图示以强调图示的各个部分，并控制演示文稿中的信 息流。8 .使用不同颜色的工作表标签过去，Excel中的工作表标签都是统一的无颜色的，不够醒目。现在，我们可以用不同的颜色来区分同一工作簿中的不同工作

14、表，在Excel2002中右击某个工作表标签（如Sheet1、Sheet2、Sheet3），从快捷菜单中执行“工作表标签颜色” 命令，在出现的“设置工作表标签颜色”对话框中选择一种你喜欢的颜色后点击“确定”按钮即可。注意：虽然工作表标签用颜色做了特殊的标记，但当选中该工作表标签时，其名称会按用户指定的颜色加下划线，如果工作表标签显示时具有背景色（用户设置的颜色），则说明工作表当前处于未选中状09 .使用监视功能你是否觉得仅拖动滚动条无法满足工作时的需要Excel2002新增加的“监视窗口”功能可以让用户在一个比较小的却永远位于顶层的窗口中监视某些特殊 的单元格，甚至当那些单元格位于其他工作簿或

15、当前工作簿屏幕以外的位置也可以。只要对所监视的单 元格中的数值进行了修改，立刻就可以在监视窗口中观察得到，这样就无需前后上下地点击滚动条进行 切换了。如果想将某个单元格添加到监视窗口，只要右击该单元格，选择“添加监视点”命令，就会弹出 如图6所示的监视窗口，这个监视窗口将一直停留在工作表的顶层，不管你查看工作簿的任意位置，监 视窗口都会在屏幕上显示。当然，监视窗口也像其他工具栏一样，你可以任意拖动到其他位置。如果你 对某个单元格不想继续监视，只要在监视窗口中选中该单元格，然后单击“删除监视”按钮即可。*利用Excel 2000管理学生成绩作为一名教师，每次考试后都要统计成绩，十分辛苦。在计算机

16、日益普及的今天，我们可以利用它来统计、管理学生的成绩，使教师们从繁重的劳动中解脱出来。电子表格软件Excel2000不仅可以制作表格，强大的功能还可以作为一个小型数据库来管理一些数据。下面就以班级各科 汇兑成绩统计为例来说明如何使用Excel2000来方便管理学生成绩。首先，我们应该建立成绩统计模板。一、输入统计项目运行Excel2000 ,在该表第一行中输入以下内容：学号、姓名、各考试科目名称（语文、数学、英语等）、总分、名次，然后在对应列中录入学生的学号、姓名。输入学号时，由于学号是连续的，我们可采用自动填充的功能，如：先输入第一、二个学生的学号201、202,然后选定这两个单元格，将光标

17、移到选定单元格的右下角，光标变为细十字，按住鼠标左 键向下拖拉，至所有学生学号出现。如图 1。（图）在学号下方依次输入“均分”、“优分人数”、“及格人数”、“最高分”，用于统计、分析成 绩。在“姓名”对应列中输入所有学生姓名。二、用条件格式来标出各分数段内成绩选定所有录入学生成绩的单元格，单击菜单栏中“格式”按钮，在下拉菜单中执行“条件格式” 命令。然后在“单元格数值”范围中填入“80”与“100”，单击“格式”按钮，在出现的对话框（图2）（图） 中将单元格数值设置为你喜欢的格式：如数值颜色为蓝色、字形为倾斜等，这样，在80至IJ 100之间的分数在输入后自动变为蓝色并倾斜。单击“确定”，返回

18、条件格式对话框，单击“添加”，在单元格数值 范围中输入“ 60”到“79”，单击“格式”按钮，将分数在 60到79之间的又设置为你喜欢的格式。其 它可类推。三、利用求和公式计算每位学生的总分单击总分下的单元格，在编辑栏中输入 =SUM（C2:H2）在下一个单元格中输入=SUM（C3:H3）然后 选定这两个单元格，将光标移动到两个单元格的右下角，到变成细十字，按住鼠标左键向下拖拉至最后 一名学生，利用自动填充的功能向每名学生对应的总分栏中输入求和公式，以后只要你输入学生各科成 绩，每位学生的总分即自动求出。四、利用RANF数给学生的总成绩排名次 在 ExcelRANP数则没有2000中可以用单元

19、格自动排序的方式给成绩排序，但不好处理同分数的名次，利用这样的问题。其方法是：总分位于I歹I，名次位于J歹I，在第一名学生的名次单元格中输入 =RANK(I2,$I,$2:$I$55)，该公式的目的是排出I2单元格的数据从I2到I55所有数据中的位次(假设该 班共54名学生，学生的姓名，成绩等数据从第2行排到第55行)，在第二名学生的名次单元格中输入=RANK(I3,$I$2:$I$55),然后拖动鼠标，选中这两个单元格，利用自动填充的功能，在每个学生的名次 单元格中输入RANKS数的公式。这样你只要将学生各科成绩输入到对应的单元格中后，RANKS数即自动求出该学生的名次，同分数的名次则自动排

20、为相同的名次，下一个名次数值自动空出。五、利用AVERG函数计算各科平均分在语文平均分单元格中输入公式=AVERAGE(C2 c55)在数学平均分单元格中输入公式 =AVERAGE(D2:D55)拖动鼠标，选中这两个单元格，利用自动填充的功能，在每科均分的单元格中输入 对应的公式。这样，将每科的成绩输入完了后，该科的平均分即可自动求出。六、利用COUNTII数统计每科各分数段人数在管理学生成绩时，老师常常要将优分人数和不及格人数统计出来，有了COUNTII数，就不必要计数了。使用方法是：在语文优分人数的单元格中输入公式 =COUNTIF(C2c55,=80)(假设各科的 满分为100分)，在数学优分人数的单元格中输入公式=COUNTIF(D2:D55,=80),选中这两个单元格， 利用自动填充的功能将其它各科相