数据的录入与编辑

1、3.2 实验二 数据的录入与编辑一、掌握数据的录入方法二、掌握自动填充的使用方法三、掌握数据的编辑方法实验内容一 数据的录入一、预备知识1. 区域：区域是一组单元格，可以是连续的，也可以是非连续的。对定义的区域可以进行诸如移动、复制、删除、计算等操作。连续区域的表示(引用)方法：用区域左上角单元格和右下角单元格的地址表示该区域，中间用冒号“：”分隔。例如，在图3-4中，“B2:D4”和“F2:G3”分别表示两个连续的矩形区域。非连续区域的表示：区域和区域之间，区域和单元格之间，单元格和单元格之间用逗号“，”分隔。例如，在图3-4中，被选中的区域表示为“B2:D4,F2:G3,B6,E6”，共计

2、15个单元格。图3-4 工作表中选定的区域2. 名称框：名称框位于Excel工作表窗口顶部条形区域的左侧，通常用来显示当前单元格的地址、图表项或图形对象。当选定一个连续区域时，名称框内将显示所选连续区域的行数和列数；在编辑公式时，名称框内将显示常用函数的列表。例如，在图3-5中，名称框内显示的是当前单元格的地址“B2”。3 .编辑栏：位于Excel工作表窗口顶部的条形区域，即名称框的右侧。通常用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。若改变当前活动单元格，则编辑栏中立即显示存储于活动单元格中的文本、数值或公式。在图3-5中的编辑栏显示的是活动单元格“B2”中的内容。图3-5 名称框和编辑栏4.

3、填充柄：位于选定区域右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑十字。二、实验步骤打开“D:排版练习”文件夹中的“数据录入”工作簿，在“练习表”中进行以下操作。1. 输入文本输入文本在单元格A1中输入“学号”，然后按“”方向键，依次在B1到F1的单元格中输入“姓名”、“性别”、“出生年月”、“总成绩”、“邮政编码”。提示：在Excel中，文本可以是英文字母、数字、标点符号、汉字以及它们的组合。当输入的文本长度超过单元格宽度时，若右侧的单元格无内容，则自动扩展到右侧的单元格中显示，否则将截断显示。如果没有进行特别地设置，输入的文本将自动左对齐。输入文本格式的数字有些特殊的数字，如

4、电话号码、邮政编码等需要用文本格式录入。在录入这类的数字之前，需要先录入一个单引号(英文半角)，然后再录入数字即可。单击F2单元格。输入单引号(必须在英文状态下输入)，然后再输入“300222”，按“回车”键。提示：请观察F2单元格，它的左上角有一个绿色的小三角，表示该单元格的数字为文本格式，或者其前面有单引号。2. 输入数值输入整数在A2和A3单元格中分别输入“1”和“2”，输入的数字自动右对齐。输入实数在E2单元格中输入“540.5”。输入用科学计数法表示的实数在E3单元格中输入“5.625E2”，即实数“562.5”。输入分数在E4单元格中输入分数“”，具体输入的过程如下：首先输入“54

5、0”，然后输入一个空格，再输入“1/2”并按“回车”键，即可。特殊地，如果要输入一个真分数，必须先输入一个“0”，然后再输入空格和分数，如“0 1/2”。如果直接输入“1/2”，则Excel认为输入的是一个日期型数据。提示：在Excel中，数值除了由数字09组成外，还可以包含+、-、E、e、$、/、%、（）等特殊字符。3. 输入日期和时间在D2单元格中输入“1990-4-26”或“1990/4/26”，则系统自动把该数据作为日期。提示：如果输入“4-26”或“4/26”，则认为是当年的4月26日。在D3单元格中输入“8:20 pm”,则认为是晚上20点20分，或者直接输入“20:20”。提示：

6、在“pm”或“am”之前应当至少有一个空格。如果缺少空格，则认为输入的是一个字符串。4. 同时在多个单元格中输入相同的数据选定需要输入数据的区域，区域中的单元格不必相邻，如C2:C6。键入相应数据，如“男”。按“Ctrl+Enter”快捷键，即可在区域C2:C6中的所有单元格中输入“男”。5. 自动填充数据自动填充只能在一行或一列上的连续单元格中填充数据，并且根据第一个单元格中的初始值决定后续单元格中的填充内容。自动填充的方法有3种，分别叙述如下：使用填充柄初始值为纯文本a)单击B1单元格，其中的内容为“姓名”，属于纯文本。b)把鼠标指针移到该单元格的填充柄上，鼠标指针变为“É”形状

7、。拖曳鼠标向下移动至B5单元格，则B2到B5单元格中的内容全部为“姓名”，相当于复制了B1单元格中的内容。初始值为纯数字a)利用自动填充复制数字单击A3单元格，其中的内容为纯数字“2”，属于数值型数字；把鼠标指针移到该单元格的填充柄上，鼠标指针变为“É”形状。拖曳鼠标向下移动至A5单元格，则A3到A5单元格中的内容全部为数字“2”，相当于复制了A2单元格中的内容。b)利用自动填充生成公差为1的等差数列单击A5单元格，其中的内容为纯数字“2”。把鼠标指针移到该单元格的填充柄上，鼠标指针变为“É”形状。按住“Ctrl”键不放，拖曳鼠标向下移动至A9单元格，然后释放鼠标按键及“C

8、trl”键，则A6到A9单元格中的内容分别为数字3、4、5、6，相当于生成了一个公差为1的等差数列。c) 利用自动填充生成公差为任意数的等差数列在B9单元格中输入纯数字“11”；选定A9和B9这两个单元格；把鼠标指针移到选定区域的填充柄上，鼠标指针变为“É”形状。按住“Ctrl”键不放，拖曳鼠标向右移动至F9单元格，然后释放鼠标按键及“Ctrl”键，则C9到F9单元格中的内容分别为数字16、21、26、31，相当于生成了一个公差为5的等差数列。提示：公差等于B9单元格和A9单元格中数值的差值。初始值为文本和数字的混合体a)在A10单元格中输入“No.1”,在A11单元格中输入“第1章

9、”。b)选定A10和A11这两个单元格。c)把鼠标指针移到选定区域的填充柄上，鼠标指针变为“É”形状。d)拖曳鼠标向右移动至F列，则在第10行生成一个“No1、No2、No3、No4、No5、No6”的序列，在第11行生成一个“第1章、第2章、第3章、第4章、第5章、第6章”的序列。提示：若初始值为文本和数字的混合体，则自动填充时文本保持不变，数字逐步加1。初始值为Excel预设的自动填充序列中的一个成员a)在A13单元格中输入“星期一”。b)拖曳该单元格的填充柄向右移动至G13单元格，则在A13到G13所在区域中生成一个“星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六、星期日”的序

10、列。提示：Excel预设了若干个自动填充序列。当填充序列的初始值为Excel预设的自动填充序列中的一个成员时，则产生的序列以该成员为起始值，并按预设的值依次递增。当到达预设序列的最后一个成员时，再从预设序列的第一个成员开始，循环填充。单击“工具”菜单，选择“选项”“自定义序列”，打开如图3-7所示的对话框。图中所示即为Excel预设的自动填充序列。利用“填充”命令产生填充序列单击A14单元格，并输入数字“3”。选定区域A14:F14。单击“编辑”菜单，选择“填充”“序列”命令，打开如图3-6所示的“序列”对话框。图3-6 “序列”对话框在“类型”区域内选择“等比序列”单选按钮；在“步长值”文本

11、框中输入“2”。单击“确定”按钮，即可在A14:F14区域内产生一个公比为2等比数列。该等比数列包含的内数据有3、6、12、24、48、96。提示：若产生的序列类型为“日期”，则必须选定日期的单位；如果在产生序列前没有选定序列产生的区域，则必须在“终止值”文本框中输入序列的最终值。添加“自定义序列”“东南西北中”单击“工具”菜单，选择“选项”，打开“选项”对话框，单击其中的“自定义序列”选项卡，显示如图3-7所示。图3-7 “选项”对话框中的“自定义序列”选项卡在“自定义序列”列表框中选择“新序列”。在“输入序列”列表框中输入要定义的序列，如输入“东”，按“回车”键；用同样的方法输入“南”、“

12、西”、“北”、“中”。单击“添加”按钮，即可将输入的“东”、“南”、“西”、“北”、“中”加入到自定义序列中。单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。在A15单元格中输入“南”，拖曳填充柄向右移动至F15单元格，则自动产生一个填充序列，其内容为“南”、“西”、“北”、“中”、“东”、“南”。6. 数据的有效性在编制报表的时候，有时需要对报表中某些单元格的数值进行限制。例如，学生单科成绩应该在0150分之间。对单元格中的数据进行有效性设置，可以避免一些人为的输入错误，提高输入数据的准确率。下面开始设置E2:E8区域的内容只能是0600之间的数值。选定单元格区域E2:E8。单击“数据”菜单，选择“有

13、效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡，显示如图3-8所示。图3-8 “数据有效性”对话框中的“设置”选项卡单击“允许”下拉式列表框，从中选择“整数”选项；在“数据”下拉式列表框中选择“介于”选项；在“最小值”文本框中输入0；在最大值文本框中输入600。单击“输入信息”选项卡，如图3-9所示。在“标题”文本框中输入“输入总成绩”，在“输入信息”文本框中输入“总成绩的范围在0-600之间”。提示：当用户选定单元格时，自动给出对话框中的提示信息。图3-9 “数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡单击“出错警告”选项卡，如图3-10所示。在“样式”下拉式列表框中选择“警告”，在“

14、标题”文本框中输入“输入数据错误”，在“错误信息”文本框中输入“你输入的总成绩没有在规定的范围之内，请重新输入！”。提示：如果用户在单元格中输入了0600之外的数据，则弹出“输入数据错误”警告信息框。图3-10 “数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡单击“确定”按钮，数据有效性设置完成。单击E5单元格，输入490，按“回车”键，光标移到E6单元格。在E6单元格中输入700，按“回车”键，则弹出如图3-11所示的“输入数据错误”警告信息框。图3-11 “输入数据错误”警告信息框在E6单元格中重新输入一个正确的数据，即可。取消数据的有效性设置在如图3-8所示的对话框中，单击“全部清除”按钮，即

15、可取消有效性设置。提示：数据有效性只用于直接在单元格中键入数据时显示信息和阻止无效输入。当数据是以复制、填充、或公式计算的方式输入时，将不会出现有效性信息提示。关闭“数据录入”工作簿。实验内容二 数据的编辑一、预备知识1. 一个工作表中的数据录入完成以后，由于数据变化等原因经常需要对其进行修改。可以在单元格内部编辑修改数据，也可以在编辑栏中编辑修改数据，或者重新输入新的数据以替代原来的数据。二、实验步骤打开“D:排版练习”文件夹中的“数据录入”工作簿，在“学生成绩表”中输入表3-1所示的数据，并在该工作表中进行以下操作。表3-1 部分学生成绩表学号姓名法律基础高等数学计算机基础线性代数英语1陈

16、万良72657058702戴晓虎86907892953李辉峰92667858764李宜家67868275805刘湘君85757678766杨明辉85708172927张东建83828686888张小莉70527360701. 选定单元格选定一个连续的矩形区域，如B1:C3单击B1单元格，然后拖曳鼠标到C3单元格，即可选定一个连续的矩形区域。选定多个不连续的区域，如B1:C3, E1:E3, G1:G3先选定第一个连续的区域B1:C3，然后按住“Ctrl”键，再选择区域E1:E3和G1:G3，即可选定多个不连续的区域。选定一行或一列，如第2行用鼠标单击第2行的行号，即可选定整个第2行。选定连续的

17、多行或多列，如B到D共3列把鼠标指针移到B列的列号上，然后拖曳鼠标到D列的列号上，释放鼠标即可选定B、C、D共3列的内容。选定不连续的多行或多行，如选定第1行和第3行。单击第1行的行号，选定第1行；然后按住“Ctrl”键，再单击第3行的行号，即可选定第1行和第3行。选定整个工作表单击行号和列号交叉位置上的“全选”按钮，或按“Ctrl+A”快捷键，即可选定整个的工作表。2. 编辑单元格中的数据直接在单元格中编辑数据，如把E3单元格中的数据改为87。单击E3单元格，直接输入87即可；或者连击E3单元格，在该单元格内移动插入点光标到要修改的位置上，即可删除或修改数据。在编辑栏中编辑数据，如把B9单元

18、格的内容改为“张晓莉”。单击B3单元格，使其内容显示在编辑栏上。单击编辑栏，移动插入点光标到要修改的数据位置，即可进行删除、插入或修改数据的操作。3. 复制或移动单元格中的数据把区域A3:G3中的数据复制(或移动)到区域A12:G12中选定区域A3:G3。单击“常用”工具栏上的“复制”(或剪切)按钮，则在选定区域四周出现闪烁的边框，表示选定区域的内容已被复制(或剪切)到剪贴板上。单击A12单元格，或选定区域A12:G12。单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮，即可实现数据的复制(或移动)。提示：有时候在复制含有格式或公式的单元格时，我们只需要在目标位置粘贴所需要的数据，而不需要数据的格式或公式。在这种情况下，我们使用以下方法：a)单击“编辑”菜单，选择“选择性粘贴”命令，或单击“常用”工具栏上“粘贴”按钮旁边的向下箭头，在弹出的列表框中选择“选择性粘贴”命令，打开如图3-12所示的“选择性粘贴”对话框。图3-12 “选择性粘贴”对话框b)在该对话框中选择“数值”单选按钮，然后单击“确定”，即可只复制数值。提示：从图3-12所示的“选择性粘贴”对话框中看到，我们在粘贴时可以根据自己的需要选择全部、公式、数值、格式或批注等。4. 清除单元格中的数据先选定第12行，然后给该行中的所有单元格设置“隶书