档案人员档案职称考试复习提纲

1、第一部分档案管理基础理论第一章：档案概述1、档案定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备査 的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。2、档案开成的条件：办理完毕；有保存价值；集中保存；3、档案的形式：载体；内容记录；4、档案的价值和作用：（1）凭证价值；参考价值；（2）行政参考作用；业 务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。5、档案的种类：（1）按时间分：中华人民共和国成立前档案（旧政权档 案；革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。（2）按内容分：文书档案； 科技档案；专门档案。第二章：档案工作概述1、档案工作的内容：从广义上说：包括档案管理工作

2、、档案行政管理工作、 档案教育工作、档案科技研究工作、档案宣传工作、档案国际合作和交流工作。从 狭义上理解：指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和 国家的务项事业服务，为社会公众服务。2、档案管理工作的内容：收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定、统 计。3、档案工作的性质：（1）档案工作的管理性；（2）档案工作的服务性；（3）档案工作的政治性；（4）档案工作的科学性；（5）档案工作的文化性。4、档案工作的基本原则：“档案工作衽统一领导，分级管理的原则，维护档 案的完整与安全，便于社会各方面的利用。这一原则，确立了档案丄作的组织原则 和管理体制一一统一领导，分组管理国家

3、全部档案；提出了档案管理的基本要求一 维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本口的和评价标准一一便于社会各 方面的利用。5、档案机构：(1)档案行政管理机构；(2)档案实体管理机构：档案室; 档案馆；新型档案管理机构。6、档案室与档案馆丄作性质和职责:档案室档案馆性质：是国家机关、团体、企业单位为统 一保存、管理和提供利用本单位形 成的各类档案而设置的内部机构，是各单位管理工作的组成部分，主 要为本单位各项工作提供档案信息 服务。是党和国家的科学文化事业机构，是集中保 存和管理档案史料、开展爱国主义教育基 地，是提供政府公开信息集中查询服务的窗 口，公民乍受档案文化的场所和社会各方面 利用档

4、案史料的中心，具有很强的文化性、 社会性和科学性。地位：是我国档案工作机构体系中数量最多、最普遍、最基层的业务机构， 承担着积累、保存和输送国家档案 的重任，是国家档案事业的基础。在中家档案事业占主体地位，反映全国档案 事业发展水平的窗口。职责：(1)贯彻落实国家和上级主管部 门制定的各种档案法律、法规、方 针、政策，建立健全本单位档案工 作的规章制度和档案工作网络：(2)对本单位文书部门和业务部 门文件材料的形成、积累和归档进 行指导和监督。(1)接收征集本级机关、团体及所属单位 有长远保存价值的档案以及有关的资料。(2)科学地管理和接收各类档案。(3)通过各种方式，积极开展档案资料的 利用

5、工作。(4)参与史料研究和编史修志工作。（3）接收和保管本单位各部门形 成的有价值的档案、资料。（4）积极开展档案利用工作，为本单位和社会利用档案提供服务。（5）定期将有长远保存价值的档 案移交指定的档案馆集中保存。（6）对所属机构的档案工作实行 监督和指导。档案事业管理体制类型：（1）分散式：英国式、瑞士式、美国式。（2）集 中式：中国式、法国式、瑞典式第三章：档案收集与鉴定1、档案收集工作的内容：（1）机关档案室，收集本单位文书部门或业务部 门需要归档的案卷；（2）档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；（3）档案馆接收撤销机关的全部档案；（4）档案馆接收和征集中华人民共和国成 立

6、以前的各个历史时期形成的档案；（5）档案馆之间相互交接的档案。2、档案收集工作的要求：（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；（2）积极推行入馆（室）档案的标准化：（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整。3、档案室与档案馆收集工作的内容:档案室档案馆内容：（1）机关档案室对文件形成的（1）档案的收集和片集是档案馆一项 经常性的重要基础工作。（2）的指导和监督文书部门或业务 部门做好归档组织工作（3）加强临时性文件的收集归档工 作（4）加强归档的宣传和档案的科学 管理4、档案的鉴定：真伪鉴定和价值鉴定5、档案鉴定工作的内容：6、鉴定档案价值的原则：（1）档案鉴定必

7、须符合国家和人民的整体利益；（2）鉴定档案的价值要用全面的观点；（3）鉴定档案的价值要用发展的观点；（4）鉴定档案的价值要用历史的观点。8、“全面的观点”鉴定档案的价值包含以下四方面内容：（1）把档案的自 身特点和社会需要结合起来，全面评价档案的价值；（2）全面分析文件的来源、内容、时间、文本和外形等各种特征，综合判定；（4）全面把握被鉴定档案与相 关档案之间的联系。9、影响档案价值的因素：自身因素和社会因素第四章档案保管一、全宗内档案分类的含义？答:所谓全宗内档案分类，是指在整个档案管理之中，把一个通过立档单位形 成的档案，按照档案管理的时间、来源、内容以及形式等特征把档案管理具体划分 为若

8、干类别，使档案管理更加系统化、条理化。二、 档案的常用分类方法有哪些？答：常用的有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地 区分类法，文仲名称分类法等六种。三、 简述档案复式分类法及其运用？答：(一)年度一机构一保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按 保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。有利之处：(1)采用此种分类方法，在库房排架时，不必预先留空，也避免了倒架，库 房管理非常方便；(2)同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列 在一起，更便于实体查阅。因此，此方法适宜于现行机关文件整理

9、归档工作，特别是推行部门整理归档 的机关单位。(二)保管期限一年度一机构分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下 面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，更便于档按移 交进馆。但每个期限应预留以后各年档按陆续上架，否则需要每年倒架。（三） 机构一年度一保管期限分类法即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管 期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销 机关的文件整理归档工作。采用此种分类方法子库房排架时需要留空，而预留空架

10、的数量不好掌握，有时必须倒架。（四） 年度一问题一保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管 期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或山于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或那哦不机构非 常简单等情况。（五） 保管期限一年度一问题分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下 面按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况。（六） 问题一年度一保管期限分类法即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管 期限分类。这种分类方法适用于撤销机关的文件整理

11、归档工作或历史档按整理工 作。（七） 年度一保管期限分类法即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法 适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。（八）保管期限一年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类 方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少 的机关。四、简述档案保管工作的技巧和方法？答：1、档案库房的日常管理；2、建立健全安全检查和保密制度。1）安全检查制度。2）保密制度；3）温湿度制度与调节；五、全宗卷管理中应注意有哪些？答：1、注意全宗卷文件资料的形成和积累，全宗卷的

12、建立是一个逐步积累和 不断完善的过程。管理全宗卷的过程就是形成全宗卷的过程。2、全宗卷是长期积 累形成的，随时可能补充增加，所以它不宜采用装订的形式，可以用盒、袋形式保 存。3、全宗卷内的文件资料排列顺序一般为：全宗指南、立档单位与全宗历史考 证、组织机构沿革、大事记，以及收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和 利用中形成的资料。4、全宗卷应随全宗一起管理，随全宗转移而专移、专柜保 存。第五章档案统汁与检索一、试述档案统计工作的内容。答：1、对档案馆（室）档案数量的统计：主要有档案馆（室）档案总量、不 同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同整理状况等方面的数量统计。2、对 档案工作的统计

13、：主要有对档案工作各个环节工作善的统讣，档案经费及机构建设 方面的数量状况，档案人员基本情况等。3、档案事业基本情况统讣年报：档案事 业是国家事业的组成部分，向国家提供档案统讣材料，反映档案事业的水平和现 状，可以为国家发展档案事业提供重要的依据。二、简述档案室档案登记和统汁的主要形式。答：档案室的统计主要通过以下形式：1、卷内（文件）目录；2、案卷目录；3、总登记簿；4档案室工作基本惜况统计表。三、简述档案馆档案登记和统汁的主要形式。答：1、收进登记簿；2、全宗名册；3、全宗单；4案卷目录登记簿；5、四、简述档案著录的基本含义。答：档案著录是档案馆编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行

14、分 析、选择和记录的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基础。五、档案著录的规则的主要内容是什么？答：著录项忖、著录格式、标识符号、著录用文字著录信息源及著录项目细 则。六、简述档案分类标引的步骤和方法。答：（1）熟悉和掌握中国档案分类法和档案分类标引规则。这是正 殂分类的首要步骤；（2）准确地掌握需要分类标引的文件或安卷内容，细致地进行主题分析。正确的主题分析是保证档案标引质量的重要因素。（3）根据其内容归入最恰当的类|_|。通过分析题名和浏览正文后确定主题, 找到确切相符的类目，标出分类号。（4）审校，以保证档案标引的七、简述档案主题标引的步骤和方法？答：（1）熟悉和掌握中国档案主题词表和主题词标引规则；（2）了解档案内容，分析档案主题；（3）选定主题词，对主题概念进行转换；（4）审校。八、简述档案检索工具的种类划分。答：1、按收录对象和揭示方式分类：（1）目录；（2）索引；（3）指南2、 按载体形式分类：（1）卡片式检索工具；（2）书本式检索工具；（3）缩微式检索工具；（4）电子检索工具。3、 按功能分类：（1）查检性检索工具；（2）介绍性检索工具；（3）馆藏 性检索工具。4、 按检查方式分类：（1）手工检索；（2）计算机检索。第六章档案的利用和编研第一节档案的利用一、利用工作的基本内容是什么？答：（