机关文件材料归档整理方法与步骤

1、机关文件材料归档整理方法与步骤 一、文件材料的收集：1、收集的要求：齐全完整2、收集的范围：（1）自身发文的收集（2）外单位来文的收集（3）零散文件的收集。（分散在各部门、领导人、业务人员手中的文件、资料）（4）帐外文件的收集。（未经文书部门登记，在收发文薄上无帐可查的文件。如各种会议材料、经验材料，领导和有关人员外出开会带回来的材料等）二、归档文件的鉴定（对照归档范围，决定文件的取舍）1、判断文件材料是否归档，主要把握两点：一是“以我为主”；二是“对我有用”，“我”即本机关本系统。2、归档范围：（1）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料。（

2、2）反映本单位基本职能、基本历史面貌的文件材料，涉及到本单位人和事的文件材料。（3）对本单位有参考、凭证、利用价值的文件材料。3、上级文件归档分工：一、区委以上直至党中央的文件，由区委办公室归档；二、区政府以上直至国务院的文件，由区政府办公室归档；三、其他县团级机关和区级部门直属上级机关制发，属于本机关主管业务的重要文件，由各机关和部门分别归档；四、乡镇办事处机关对上级制发的方针政策性文件一律不做永久保存，归入定期保管。三、归档文件的分类（对照分类方案，进行操作）1、公检法、工商、税务等垂直部门可以采用问题或机构两种分类法。2、区级机关一般采用“年度问题保管期限”分类法。（1）文件材料多的单位

3、，采用年度问题保管期限分类法。如区委办、政府办、乡镇街道办、政府各大部门。（2）文件材料少的的单位，为了防止大量空盒的产生，采用“年度保管期限”分类法。但同一保管期限内的归档文件必须按党务、政务、业务的先后顺序集中排列。（3）对上级机关应归档的方针、政策性文件（除针对本机关的）一般不要再按问题进行分类，只须按文件责任者、文号排列即可。四、确定保管期限1、文书档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为30年、10年。确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。2、方法（1）分析归档文件的责任者。文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。

4、这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤其是直接领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。（2）分析归档文件的内容。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。“重要的”主要指四种情况：一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本情况，如年度以上工作计划、总结、综合统计报表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、资产及其他债权债务文件材料；四是涉及本机关人员奖惩、福利待遇。（3）分析归档文件的文种。反映法规政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令

5、、指示、条例、纪要、报告等比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。3、应注意以下几点：（1）重要业务问题与一般业务问题的区别，我们规定，业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；有的涉及基础性、技术性内容，属于一般业务问题。（2）重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。（3）纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料分为重要的和一般的，主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是案件最终处理结果。（4）本机关处理人民来信来访

6、的文件材料。有领导批示和处理结果的定为永久。有其他处理结果的定为30年。对没有处理结果的暂时不应归档。 五、确定归档文件整理保管的单位件、装订、编页码1、确定件（1）一般以一份文件为一件，每份文件可直接作为一件进行整理保管。（2）文件的正本和定稿合为一件。（3）正文与附件合为一件。（4）转发文与被转发文为一件。（5）来文与复文为一件。（6）报表、名册、图表、简讯、会议记录等按其本来的形式，一个自然本为一件。2、归档文件的装订（按件装订）（1）系统排列，一份文件由几部分组成，装订前应按下列顺序进行排列：正本在前，定稿在后正文在前、附件在后原件在前、复印件在后转发文在前、被转发文在后批复

7、在前、请示在后汉文文本在前、外文、少数民族文字文本在后文书处理单放在相关文件之前，按文件首页对待。（2）装订方法10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。永久、30年保管的文件，拆掉金属物，采取下列四种方法中的一种：一是10张左右的文件用固体胶，在文件左上角3到4厘米处粘贴。二是20张左右的文件用不锈钢钢针装订。三是30张以上的文件用不锈钢卡在左上角装订。四是文件过厚的文件在文件左边采用“三孔一线”进行装订3、编页码六、归档文件的排列1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。2、归档文件的排列方法：（1）同一事由内的排列：将属于同一事由的文件按时间或重要程

8、度排列。（2）不同事由间的排列：有三种方法，一是按照事由重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的文件排在后面，或将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作排在后面。二是按不同事由形成的时间先后顺序排列；三是按事由具有共同属性分别集中排，如按责任者或承办部门分别集中排列或按不同问题分别集中排列。零散文件排列在相应类别的最后。 七、加盖并填写归档章1、加盖位置：每件文件首页上端左上角。2、归档章填写方法：全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号全宗号，填写档案局给本单位档案全宗确定的代号（如区委办J001）年度，用四位阿拉伯数字，如2012室编件号，

9、每份文件的排列顺序编号，同一年度，同一问题，同一保管期限连续编件号保管期限，填永久，30年或10年机构或问题，填所属类，如党群类、政务类、业务类馆编件号，不填 八、归档文件编号及目录的编制1、同一年度、问题、保管期限的归档文件按照归档文件的排列顺序逐件编连续件号及目录，共用一个归档文件目录封面。2、归档文件目录一式三套。件号责任者文号题名日期页数备注              日期，一般以落款时间为准，用8位阿拉伯数字标注，如2013年4月12日 标注为20130412九、归档文件装盒1、同一年度、问题、保管期限可装一盒或数盒。2、每盒盒内