材料申购制度流程

1、精品文档材料申购、报销制度一、申购流程1、工程技术部（工程、整改类）1.1工程合同价款超过 2万（含 2 万）元项目工程技术部需按项目管理制度 制定材料总计划 ；经总经理批准后交采购、财务 ;2 万元以下项目申购 必须要有合同受理表或报价清单；1.2 采购根据工程部（项目部）提供的材料总计划编制采购总计划 采购总计划一式三份 （总经理、财务部、留底 ）;1.3 工程项目部按施工进度需要 ,开出物料申购单报采购执行采购作业；1.4申购单签批权限： 20000 元以下由总经理签批， 20000元（含）以上 由董事长签批；1.5 申购时间规定，原则上普通材料申购必须提前三天，其它材料由采购根 据实际

2、情况自行调整，但必须保证材料的正常供应；2、维保部（换件、维修类）2.1 普通材料的申购：维保部在每月底之前提交下月 常用维保材料计划表 ， 由维保部主管审核，总经理签批后交采购；采购根据维保部提供的常 用维保材料计划表 在当月 采购计划 中体现 ,采购总计划一式三份 （总 经理、财务部、留底 ）;2.2 临时材料的申购 ：维保人员以经甲方确认的报价单或其它证明材料填写 申购单；2.3 紧急材料的申购： 维保人员在购买之前应以书面或口头形式在采购处备 案，备案需说明购买材料的名称、型号、规格、价格、数量、用途的信 息，采购有权核对价格，如审核超出正常采购价格 10%的材料采购有权 要求购买者做

3、出解释或由采购负责购买。超出正常价格 20%的需报总经 理核定。购买材料后应在 2 日内填写申购单。2.4申购单签批权限：由维保部主管审核t总经理签批；2.5 申购时间规定，原则上普通材料申购必须提前三天，其它材料由采购根据实际情况自行调整，但必须保证材料的正常供应； 二、供应商开发1、采购根据工程物资需要 ,选择相应的供货商 ,对供货商提供物料的价格、质 量、交货周期、批次供货能力、售后服务、付款周期等进行综合评估,确定符合公司要求后纳入合格供应商一览表中 ,与之签订采购协议 后进入实质性合作 .2、采购需保证同一类材料有 3-5 家供应商 ,确保供应商间“公平、公正、公 开”的良性竞争 ,

4、保障我司用料需求 .三、供应商选择1、公司所采购的物料 ,须从被开发的合格供应商中选择三家以上报价 ,采购员 根据所采购材料的市场行情进行比价、 议价 ,并从中挑选价格、 品质、交 期、服务等综合条件均符合公司要求的供应商供货 .2、增加新物料时 ,应优先考虑从合格供应商中采购 ,如不能从合格供应商中找 到所需物料 ,采购须开发新的供应商 ,经批准后纳入 合格供应商一览表 中.四、采购作业1、采购根据相关部门提供的项目所需申购单及仓存数量对计划进行核 实 ,如遇可替代品时 ,与相关人员进行核实后 ,对计划内的相应数量进行更 改 ,计划更改时 ,须有相关人员的签字确认 ;2、采购根据申购单 ,核

5、对采购计划无误后 ,对我司工程施工及日常所 需物料下采购订单 ,部分现场及零星物料 ,直接以物料申购单为采 购依据.3、采购订单至少包括以下内容 :-供方名称、联系方式、-材料名称、规格型号、 -数量、单价、交货期、交货地点及结算方式 .4、采购订单由采购总监审核并加盖公司采购专用章后方可传至供货商处,订单需同时复印一份交财务 ,以作应付供应商货款时核实之需 ,原件由采购 存档保管 .5、采购材料须在合格供应商一览表中采购 ,因特殊情况不能从合格供应 商中找到所需物料时 ,应按新供应商开发程序开发新供货商 .6、采购员按采购订单确定的交期跟进物料到货日期 ,并负责对材料质量 问题与供货商进行沟

6、通 .确保所采购物料按时、保质、保量到货 .因延误 交期并由此造成的其它附加损失 ,全部由供货商承担 .7、所申购的材料需变更时 ,申购人需将具体的变更数量及相应的原因报告交 部门负责人审核 ,经总经理审批后 ,由采购通知供货商办理退料手续 ,尽量 减少公司不必要的损失 .如不能退货的产生的损失应由相关责任人承担。8、采购按采购订单对供货商供应的材料设备之规格型号、数量、单价 及品质进行严格核对验收 ,贵重设备需组织相关人共同核对验收 ,确认无 误后开出入库单，并做好材料帐目表与送货单一起及时呈交 至公司审核 .若与采购订单有出入 ,即通知采购部门确认何种原因 ,直 至更正无误为止。五、物料管

7、理1、物控员或采购员根据采购订单的规定 ,完成材料设备的接收、验收、 办理入库手续的全过程 .贵重设备 ,需与技术负责人共同验收 .材料入库必 须有货仓发出的正式入库单并与采购订单相一致的条件下方可 入库.入库单是仓库接收物料的唯一凭证 .入库单一式三联、 第一联仓库存 根、第二联财务、第三联供货商。2、材料出库时，物控员或采购员根据领用人的领料单经相关负责人审批后 发料，同时须做好相应的领用记录和出入仓记录， 相应记录须保存备查， 出库时 ,应按先进先出的原则执行。3、物控员或采购员应每月定期盘存 ,并记录备案 ,及时呈交至公司审核；仓 库的物料如有损失、盘盈、盘亏等都要向上级报告，分析原因

8、，查明 责任。4、物控员或采购员对材料使用过程实施监控， 杜绝材料使用过程中的人为 浪费及损坏的情况发生 .材料退仓时， 项目部需开出退仓单，并保障材 料的原始完整性，如有异常需要求相关人员注明原因，并将情况及时 上报。5、采购员须将施工现场的呆废料及不良物料定期清点， 分析原因，开出报 废申请单，上报公司统一处理，未经上级批准，不得擅自处理。6、采购员每月中及次月初前必须提交材料帐目表、 领料单、出库单至公司 , 以作供应商应付帐款核对使用 .六、相关记录表格1、材料总计划2、采购总计划3、物料申购单4、入库单5、出库单6、合格供应商一览表7、退货单8、退仓单9、领料单10、材料帐目表采购作业流程图七、报销流程1、所有购买材料费用需在财务要求的报销时效内（三个工作日）办理报销手 续（月结供应商除外） ；2、报销手续需有以下报销材料： 费用报销单、申购单、材料发票、入库 单、出库单、维保记录