设备采购合同执行与管理的规定

1、设备采购合同执行与管理的规定1. 目的 和适用范围1.1 目 的 为了规范和加强设备采购合同的监督执行与管理，确保工程建设 设备的质量、防止和避免股份公司的利益受到损害，特制定本规定。1.2 适用 范 围 本规定适用于冶金设备科、通用动力科、电气设备科（以上三科 简称专业科，下 同）、综 合计划科对设备采购合同的监督执行与管理工 作。2. 专业 术语2.1 设备 采 购合 同的 执行 对工程建设所需的设备而签订的书面设备采购合同生效后，严格 按合同条款规定，认真履行直至全部义务履行完毕的全过程。2.2 合 同纠 纷处理 指签订的设备采购合同在执行中，当事人之间就合同约定的权利 与义务所发生的争

2、执，实质是合同当事人切身利益发生冲突的一种反 映。为妥善处理 纠 纷通 常采用：协商、调 解、仲裁 和诉 讼四 种解决办 法。3. 管理 职责 股份公司授权设备供应公司代表股份公司对外签订基本建设、技术改 造和重点改扩建工程的设备采购合同，并归口统一管理。股份公司总经理授权设备供应公司主要行政负责人及有关业务人员 作为 委托 代理人，具体 对外 签订 股份 公司 建设 工程 国内设备 、委托加 工 合同；进口设备的国内招标，办 理设备分交手续；库存积压设备的对外 销售；仓储、运输等方面的合同。委托代理人在签订经济合同时，不得超越“法人委托书”载明的授权 范围 、授权 权限 及 委托 期限 ，并

3、使 用股份公 司统一 刻制的 设 备合 同专 用 章。3.1 综合 计划科职 责 综合计划科是设备供应公司各类经济合同的管理部门，并配备兼职综 合合 同管 理员 。负 责向 法律 事务 室申请办 理或 变更“ 法 人委 托书”，负 责合 同的 汇编 、检 查，考 核 合同 的履 行情 况，并 向 法律事 务 室报 送合 同 统计报表。3.2 专 业科 管理 职责3.2.1 专 业科 配备 专职 合同 管理 员。负 责 集中 管理 和传 递设 备采 购合 同， 按类 或按工 程建 立合 同 台帐 ；负责 办理 并严 格 审查设 备 采购 合同 货 款的 承付 及申请借 款事 项；负责 每周 一次

4、 收取 设备 验收入库 单、随箱 资 料，并审核 是否 与 设备 采购 合同相符 ，随箱 资料 转 交综合 计 划科 档案 室 统一 保管 ；负责 将 修改 变更 后的设备 采购 合同 反映 到合 同台 帐上；负 责 检查 合同 执行情况 ，掌 握动 态，对 愈 期交 货、在 途 、待 验设备提 出分 析 改进 意见 ，填写 合 同统 计报 表；每年年 底负 责对 分 承包方 的 合同 金额 做 一次 累计 ，作为 下 次评 审合 格分承包 方的 依据 ；参与经济 合 同纠 纷的 解 决，负 责 设备 采购 合同 的正 式文 本、附 件 、往 来电 报、书 信 等有 关材料 的收集保管，合同履

5、行完毕存档备查。3. 2.2 委托代 理人 （或 设备供应 员） 的 职责 委 托 代 理 人 必 须 熟 悉 项 目 可 行 性 研 究 报 告 和 初 步 设 计 ，了 解 工 程 项目的规模、能力，掌握工艺流程，设备选型，施工进度和股份公司 的 计 划 按 排 情 况 ，使 所 采 购 的 设 备 满 足 质 量 、数 量 、价 格 、时 间 要 求 。遵守法律、法规，坚持平等互利，协商一致的原则，维护股份公 司 的 利 益 。 审查 对方当事 人的 主体 资格， 资 信 情况 ， 履 约能 力， 签约 人的 资 格 等 ，实 行 生产 许可 证 的产 品 如锅炉 、压 力容 器和 电动

6、 双梁吊等 ， 还 应 审查 分承 包方 的 生 产资 格， 以保 证安 全使 用。 合同 条款完备 ， 责 任明 确， 格式 规 范， 内容 合法 ， 用 语准 确。不得超越“法人委托书”载明授权范围和权限。 负责 设备合同 的 执 行变 更及纠纷 的 处理 工作 。按照合同条款规定，负责赴厂监制及联合检验。 负责 设备验收 入库单中“三 缺”问题 的 处理， 负 责设备安 装调 试 中出现的质量异议的处理， 填制工程设备质量报告单、设备修配改委 托签证单等。负责分承包方送货到库设备抵站报告单的填制。 负责将工地上的退库设备装车运回设备仓库， 并填制退库单。 财务科的职责3.2.1 设备核算

7、员负责分类建立设备合同付款台帐。3.2.2 设备核算员负责审查设备采购合同的付款条件， 按照付款条件的 有关规定认真执行。设备核算员负责设备入库的划价工作， 每周一次到设备仓库收取 设备出库单并办理设备出库的财务核销工作。管理程序及要求1 设备采购合同的一般条款包括：设备的名称、型号规格、性能、数量、供货范围及交接点；设备的质量及技术标准；设备的防腐及包装标准；设备的交货方式、 运输方式、 到货地点、 收货单位；设备的交货期限；设备验收方法、 检验标准及资料交付； 设备的价格及结算方式；违约责任及其他。设备采购合同的审查及批准2.1合同的审批权限。合同价款在20万元（含20万元）以下、20 5

8、0万元（ 含 50万元）、 50万元以上，委托代理人在签订合同时应分别 报科长，分管副经理、经理审批签字。内容复杂、重大的设备采购合同， 必要时报法律事务室审查， 并报股份公司主管副总经理备案。4.2.2 合同的审查。 包括价审、 量审、 合法审。专业科科长负责本科内部审查，主要审查设备采购合同的可行 性 、合 理 性 及 规 范 性 ，严 把 合 同 的 价 格 关 。内 审 后 签 字 确 认 ，并 按 照 分 级审批的程序执行。对变更和修改的设备采购合同也应再次进行内审。综合计划科工程计划员负责合同的最终审查工作。 一是进行设备采购合同的必要性审查。使合同与设备供应计划单内 容相符， 贯

9、彻先利库后订货的 原则， 杜绝盲目订货和无计划采购。二是进行设备采购合同的可行性审查。即审查选择的分承包方的合 理性，在同等条件下，按照“先近后远，比优选厂”的原则，在合格（或 试用）分承包方名册中比价采购。三是进行设备采购合同的合法性审查。审查分承包方的主体资格、 资信情况、履约能力、签约人的资格等，使合同符合国家的法律、法规。四是进行设备采购合同的规范性审查。必须使用国家工商行政管理 部门统一印制的规范性合同文本，审查合同条款是否完备，用词是否严 密， 责任是否明确， 手续是否完备， 签章是否齐全。五是进行设备采购合同的价格审查。审查的依据是设备概算，审查 的重点是分承包方的原始报价或分项

10、报价资料， 货比三家的对比资料， 经复核后选定合理的价格， 以降低采购成本。经审查后，对符合要求的合同加盖设备合同审查专用章，退委托代 理人加盖设备合同专用章， 合同生效， 财务科才能办理付款手续。4.3 设备采购合同台帐的管理4.3.1 设备采购合同生效后，专业科设备供应员应在三天之内把四份（大 型工艺设备合同一式五份）的完整的合同文本交给专业科合同管理员， 合同 管理 员在一个 工作 日内 按规定 分发 完毕 。4.3.2 专业科合同管理员应在一周内按照分承包方或设备类别， 分单项 工程 建立 合同 台帐 。4.3.3 专业科合同管理员应在设备采购合同台帐上及时详细记载合同执 行情况（包括

11、：付款、修改、变更情况等）。4.3.4 专业科合同管理员对当年未执行完毕的设备采购合同， 于次年二 月底前完成重新建立合同台帐工作，并注明“结转”字样。4.3.5 专业科合 同管理员应认真审核和办理设备货款付款手续，并把办 理情况及时记载到设备采购合同台帐上。4.4 设备采 购合同简 要抄 件推行电子计算机辅助管理，按照计算机管理流程，由综合计划科 工程 计划 员负责把 设备 采购 合同转 化为 合同 入机 凭证，一月四次 输入 计 算机，每月底按单项工程打印合同抄件一式八份，报 经理一份，送 设备 仓库六份，留存一份。4.5 设备采 购合同执 行4.5.1 设备 采购 合同 的清 理 设备采

12、购合同生效后，专业科设备供应员根据合同条款规定，要 定期 清理 合同的执 行情 况，设备 加工 制造 周期 在六 个月以内 ，要一个 月 清理一次，加工制造周期在六个月以上的，每 两个月清理一次，清 理内 容包 括：预 付 款支 付后 分承 包方进行 生产准备 情况 ，支 付进 度款 后，设 备加工制造完成情况，出厂前的检验、到货、验收付款情况等。4.5.2 设备 加工 制造过程 中赴 厂监 制，严格 按照采 购设备 监 制的 管理 规 定执行。4.5.3 设备 采购 合同 的变 动 设备采购合同的变更、修改、撤销由设备供应员负责办理，并把 处理 结果 报合同的 原审 查批 准人签 字，加盖设

13、 备合 同审查专 用章，合同 变更单、修 改单、协 议书、撤 销原合同的有效文件等，整 理好后交给专 业科合同管理员。4.5.4 专业 科合 同管理员 对合 同变 更的管理 ，合同 管理员 收 到合 同执 行 过程 中的 有效变更 文件 在一 天内与 原订 合同 装订 在一起，并清楚、详细 地在合同台帐上反映出来。4.5.5 财务 科设 备核算销 员收 到有 效的 设备 采购合 同变 更文 件后 ，查 找 出原合同，在合同付款台帐上登记。4.5.6 专业 科设 备供应员 接到 设备 验收入库 单一周 内，根 据 设备 采购 合 同核对设备验收入库单及所来设备的整体正确性，发现错误及“三缺” 的

14、情 况，在 一 周内 与分 承包 方联 系并 达成处理 方案 ，一 个月 内解 决“ 三 缺”问题，并在设备验收入库单上记载、签名。4.5.7 专业 科合 同管 理员 对合 同付 款后 的管 理。 依据合同交货期专业科合同管理员对设备付款一个月后未见设备验收 入为 单或抵站 报告 单的 ，应在三 天内 查清 原因 ，减少在途设 备量 及 防止造成不应有的经济损失。4.5.8 专业 科合 同管 理员 对设 备验 收入 库单 的管 理。 专业科合同管理员对设备验收入库单上的“三缺”应督促专业科设备 供应 员在一个 月内 处理 完 毕，并在 设备 验收 入 库单 上签注处 理情 况 及日期。4.6

15、设 备采 购合同纠 纷处 理4.6.1 不可 抗拒 因素 的处 理 设备采购合同的双方，由于一方发生不可抗拒力的因素，不能履 行合 同时 ，应及 时 向对 方通 报不能履 行或 需延 期履 行的 理由 ，专业科 设 备供 应员 得知后当 天向 原合 同 审批 计人 汇报 ，在取 得有效证 明后 ，双方 协商，按实际情况决定延期履行，部分履行或者不履行。4.6.2 设备 质量 纠纷 的处 理 由于分承包方把设备的品种、规格、数量、质量、包装质量而发 生争执，由设备供应员负责与分承包方协商处理，如经协商不能解决， 则报上级主管部门协调或向仲裁机关申请仲裁，或向法院提请诉讼。4.6.3 因专 业科

16、设备 供应 员的 原因 引起 的合 同纠 纷。 由于专业科设备供应员在在签订设备采购合同时，填写错设备的规格 、技 术要 求或 数量 ，及 合同 需要 变更 时，没 有 及时办 理 或没 办理 变 更手 续的 ；或 因失 职、渎 职 中其 它违 法行 为至 使合 同发生纠 纷时 ，设 备 供应员应立即向合同原审批人汇报清楚，拿出解决纠纷的建议及措施， 在三至十五天内处理完毕，使公司少受损失。4.6.4 因运 输原 因发 生设 备受 损的 处理由于运输过程中，设备受损和短缺，由设备仓库驻站员，经检查 后整理好原始资料及各种证据，专业科设备供应员应配合提供相关资 料，向保险公司提出申请，由其向运输

17、部门进行索赔。6.5 在 设 备 安 装 调 试 、试 生 产 中 发 生 设 备 质 量 问 题 的 处 理 ，严 格 按 采 购设备安装调试现场服务的管理规定执行。使 用单 位提 出的 设备 质量 异议 的处 理 对产品使用单位提出的设备质量异议的，由专业科设备供应员负 责联 系分 承包方处 理，经办 人向 分承 包方 发出 整改 通知，分承包 方在 限 期内整改合格，并把整改结果通报有关部门，资料存档备案。7设 备采 购合 同的 档案 管理4.7.1 设备 采购 合同 资料 的管 理 专业科设备供应员把合同的正本、附件、双方在合同签订时和履 行中的协议书、来往信函、电报、传真、变更修改单

18、等有关有效资料， 应妥善保管。合同履行完毕后，在一个月内归档备查。4.7.2 设备 采购 合同 纠纷 处理 资料 的管 理 专业科设备供应员把合同纠纷处理结果的有效资料交专业科合同管理 员，由 合同 管理员把 合同 纠纷 处理 结果 资料 与 原合同 文 件装 订在一 起。4.7.3 非标 准设 备资 料的 管理非 标准 设备 资料（ 供 图制 造或 委托 设计 ），设 备 交货 后二 个月 内， 由专 业科 设备供应 员负 责催 交 设备 制造 竣工 图两 套，转 交给生产 厂和 档 案处各一套。4.7.4 设备 安装 资料 的管 理 凡由专业科设备供应员签订的设备安装合同，由经办人负责责成

19、 设备 制造 安装单位 按时 整理 好“ 设备 安装 调试 资料 ”（ 按档案处 规定 的 格式）交建设指挥部。4.7.5 设备 采购 合同 文本 的管 理 专业科合同管理员在合同履行完毕后，按工程或类别及年度装订 成册，存档备查。预防和纠正措施为规范管理，保 证工程设备加工制作质量，维 护公司利益，必 须各 级采取预防和纠正措施。5.1 设备采 购合同的 生效按照设备采购合同签订管理规定的程序，经按合同金额管理 权限 的划 分并由权 限人 签字 ，经综合 计划 科工 程计 划员审查 ，加盖设 备 合同审查专用章和加盖设备合同专用章后，设备采购合同方可生效。2 设备采购 合 同生 效后进一 步

20、核 实专业科设备供应员在设备采购合同签订生效后，进一步认真审查 施工 蓝图 及设备制 造图 ，熟悉 并掌 握所 订设 备在工 程配 套上所起 的作 用 及各 种生 产工艺参 数对 设备 的要求 ，吃 准吃 透后再 与设 备采购条 款逐 条 反复对照核查，一旦发现有误之处立即与设计及生产厂的有关人员联 系，议定处理方案措施，并把处理方案与措施按修改合同的有关规定， 以修改合同正式书面形式，与分承包方联系，迅速进行处理。3 设 备采购合同生 效后的及时变 更 专业科设备供应员经常与设计、施工及生产单位的有关人员保持 密切 联系 ，一旦 了 解到 有设 备采购合 同的 变更 信息 ，及时 通 知分 承包 方 暂缓 或停 止合同上 的设 备加 工制作 ，尽量 减少 设备 加工制作 完成后，再 进行修改而造成的经济损失。4 设 备采购合同生 效后各级检查 根据设备采购合同的管理权限，上一级主管领导经常定期对下一 级的经办人进行检查所签订的设备采购合同的执行情况。5 设 备采购合同生 效后专业科合 同管 理 员的 自查 专业科合同管理员定期检查自己合同台帐上设备采购合同的执行 情况。6 财 务科 设备 核算 员付 款台 帐自查财务科设备核算员根据设备采购合同上的条款规定，定期检查自 己的合同付