设备采购与付款管理制度

1、设备采购与付款管理制度事业部内控体系文件设备米购与付款编制/修订原因说明:早节 号修订（内容）说明修订人/时 间编制/日期：审核/日期冯李勤健 /2014.3.6/2014 3 6 冯惠会签：批准：温峻此文件审批发布流程：编制部门（制造部）T审核（制造部部长）-批准 （总经理）f发布（人力资源与营运部）事业部设备采购与付款管理制度第一章总则第一条 目的：为加强对事业部（以下简称“公司”）设备采购的内部控制，规范设备 采购管理，减少运作风险，根据财政部内部控 制基本规范、深圳证券交易所相关规定等法律 法规，特制定本制度。第二条 适用范围：本制度适用于 事业 部。第二章管理职责第三条总经理负责公司

2、设备采购管理的 领导工作。第四条部门职责1、技术部（1）负责组织设备的论证、选型，并配合 制造部进行设备验收；（2）负责对新设备进行工艺调试并制定相 关工艺；（3）负责型式性能检测设备的采购及其管理;（4）负责收集供应商档案资料。2、制造部设备室（1）负责编制公司生产设备的采购计划及 年度预算；（2）负责公司生产设备及配套设施的采购 及其日常管理；（3）根据技术部提供的选型方案，对设备 进行试运行管理。（4）组织技术、财务、品质等相关部门， 开展设备到货验收与调试安装工作；（5）负责生产设备供应商的日常评估工作， 并建立供应商信息档案资料；（6）负责建立公司设备档案并及时更新。3、营运发展部（

3、1）负责编制除生产设备、检测设备之外 的公司所有设备的采购及其管理；（2）负责除生产设备、检测设备之外的公 司所有设备供应商的日常评估工作，并建立供应 商信息档案资料。4、品质部（1）负责常规性检测设备采购及其管理；（2）负责对到货的常规性检测设备进行验 收、校准；（3）负责检测设备供应商日常评估与管理 工作，建立供应商信息档案资料。5、财务部（1）配合设备采购部门，参与设备到货验 收工作；（2）负责设备资产明细账登记及管理工作；（3）负责采购支付申请的各相关资料的复 核与检查；（4）负责采购价款的支付与账务处理；（5）完成领导交办的其他工作。6、股份公司审计部负责对采购与付款业务 进行定期或

4、不定期的检查。7、各需求部门向归口采购部门提报设备需 求计划或申请，配合参与设备调研选型与验收入 库等环节。第三章生产设备及配套设施的采购管理第五条 生产设备申购制造部设备室在日常生产经营和管理过程 中，有设备采购需求时，提交设备采购申请单， 按公司管控手册相应权限执行审批。第六条生产设备调研与选型1、技术部组织制造部设备室等相关部门开 展生产设备的调研与选型工作，原则上选择不少 于3家供应商（除市场独家供应外）进行询价。2、组织评审：由制造部设备室、技术部、 财务部进行评审，必要时可以邀请外部专家一同 会审；重大或关键生产设备采购应进行详细评价 分析。3、评审通过后，形成设备选型方案审批 表

5、，并上报公司总经理审批。第七条采购报价与供应商合作开发采购经办人员根据调研选型结果，选取3家 以上的供应商进行邀请招标，按股份公司招标 管理制度有关规定执行。对于长期稳定合作或技术力量雄厚的供应 商,制造部设备室组织技术、品质等相关部门开 展供应商开发与选择工作，建立设备供应商档案 资料，经制造部部长、技术部部长审核，总经理 审批后确定为公司合格的供应商，列入公司合 格供应商名单，作为公司新增设备时优先考虑 对象，可按免招标程序执行。第八条采购合同拟订、审核与签订与潜在供应商确定报价后，拟订合同初稿， 按股份公司合同管理制度有关规定执行，并 明确质量要求、技术标准、验收条件、违约责任 等相关内

6、容，经公司总经理审批及加盖公司采购 合同章后方可生效。第九条生产设备的采购实施制造部设备室根据设备选型结果组织实施 采购，或按照股份公司招标管理制度进行招 投标。公司按照股份公司合同管理制度的规 定与供应商签订设备采购合同。第十条生产设备的验收交付1、制造部设备室组织财务部、品质部，技 术部，设备供应商等相关人员进行开箱验收， 验 收合格后进行设备安装调试。无故障运行一个月 后，进行设备验收。2、设备验收时，制造部设备室组织财务部、 品质部、技术部等相关部门开展设备现场验收会，评定设备是否合格，出具设备验收单。设备验收结论分下述两种情况：（1）验收合格：试运行结果表明，设备运 行稳定可靠，产品

7、质量合格稳定，效率与能耗达 标、设备配套零部件及备品备件与设备技术指标相符，排污排废符合国家环保标准。(2) 验收不合格：试运行结果表明，设备 存在试运行不稳定、产品质量或效率达不到合同 要求、配置零部件与备品备件不齐备等问题。3、验收合格后，制造部设备室编制设备编 号，移交设备使用部门；验收不合格的设备，由 制造部与供方沟通，限定期限责令整改，整改完 毕后进行重新测试。若测试验收仍不合格，要求 供应商退货。原则上未经移交的设备，不得投入 正常使用。第一条生产设备的付款设备验收合格、正式投产后，制造部设备室 根据合同约定的付款方式及期限， 填制付款申 请单按管控手册有关规定执行。第十二条生产设

8、备档案管理1、生产设备购置到货后，制造部设备室建 立相应的设备档案，并在设备安装调试验收完毕 后15个工作日内将相应设备档案移交档案室， 制 造部设备室、设备使用部门保存设备使用说明复 印件。2、生产设备归档内容，通常应包括：(1) 设备采购合同；(2) 操作手册、技术资料、合格证；(3) 附设备采购申请单、设备选型方 案审批表、设备验收单等相关表单。3、设备档案移交档案室时，必须双方签字 办理正式移交手续。第十三条固定资产登记管理生产设备符合固定资产确认条件的，财务部 应将其列入固定资产范畴，并按照公司固定资 产管理制度进行管理。第十四条配套设施采购制造部设备室根据实际需求，填制设备采 购申

9、请单，经制造部部长、财务部部长审核， 总经理审批后参照上述有关条款执行。对于特殊 的配套设施(如配电系统、叉车等特种设备)， 须报当地政府机关，由当地政府机关参与验收。 验收合格后，公司设备使用部门方可正常使用。第四章 办公及IT设备的采购管理第十五条 办公及IT设备申购需求部门在日常生产经营和管理过程中， 确 认目前办公及IT设备已不能满足需要时提出采 购需求，填制设备采购申请单，按公司管 控手册有关规定执行审批。第十六条办公及IT设备的采购实施办公及IT设备采购需求经审批通过后，营 运发展部按照股份公司合同管理制度有关规 定与供应商签订设备购买合同。适合招投标的， 按照股份公司招标管理制度

10、进行招投标。第十七条 办公及IT设备的验收交付1、营运发展部应组织需求部门相关人员进 行办公及IT设备的验收。营运发展部填制设备 验收单，并由营运发展部与使用部门负责人共 同签字确认。2、验收合格后，营运发展部编制设备编码，并办理移交手续交设备使用部门。若办公及IT设备验收不合格，营运发展部及时与供应商联系，协商退、换货事宜。第十八条 办公及IT设备的付款 营运发展部按合同约定的付款方式及期限， 填制付款申请单，按管控手册相应权限 审批。第十九条 办公及IT设备档案管理1、办公及IT设备验收合格后，营运发展部 立即建立相应的设备档案，并在15个工作日内将 相应设备档案移交档案室，设备使用部门保

11、存操作手册复印件2、办公及IT设备归档内容，通常应包括：（1）设备采购合同；（2）操作手册、技术资料、合格证；（3）附设备采购申请单、设备验收单 等相关表单。3、设备档案移交档案室时，必须移交双方 签字办理正式移交手续。第二十条固定资产登记管理办公及IT设备符合固定资产确认条件的， 均列入固定资产范畴，并按照公司固定资产管 理制度进行管理。第五章检测设备的采购管理第二一条检测设备申购根据市场对产品质量要求的不断提高，品质 部、技术部或其他需求部门提出检测设备的采购 需求，填制设备采购申请单，按公司管控 手册相应权限审批。第二十二条供应商的选择的依据1、有长期的合作关系，信誉良好；2、设备性价比

12、较高。第二十三条检测设备采购合同审批需求部门按股份公司合同管理制度有关 规定与供应商签订合同。第二十四条 需求部门聘请外部第三方机 构参与检测设备验收与校准工作。 验收合格，校 准完毕后，设备使用部门领取，财务部进行固定 资产转增手续。第二十五条检测设备的付款按照公司管 控手册相应权限审批后由财务部支付款项。第二十六条检测设备档案管理1、检测设备购置到货后，使用部门立即建 立相应的设备档案，并在设备安装调试验收完毕 后15个工作日内将相应设备档案移交档案室， 设 备使用部门保存设备使用说明复印件。2、检测设备归档内容，通常应包括：（1）设备采购合同；（2）操作手册、技术资料、合格证；（3）附设备采购申请单、设备验收单 等相关表单。3、设备档案移交档案室时，须双方签字办 理正式移交手续。第二十七条固定资产登记管理检测设备符合固定资产确认条件的，均列入固定资产范畴，并按照公司固定资产管理制度 进行管理。第六章附