办公自动化实验指导书

1、办公自动化实训指导书王 楠目 录实验实训一 毕业论文排版3实验实训二 公文排版6实验实训三 表格制作、公式编辑及流程图制作10实验实训四 Excel工作表数据编辑与管理15实验实训五 Excel工作表数据分析与图表编辑19实验实训六 演示文稿操作基础43实验实训七 演示文稿模板的使用及文件的播放48实验实训八 演示文稿动画设置与文件打包50实验实训一 毕业论文排版实验目的1进一步熟练地掌握格式菜单中的字体设置、段落设置；2进一步熟练地掌握文档中页面的设置；3掌握格式刷的使用；4进一步熟练地掌握样式的新建、应用、修改与更新；5掌握文档目录的添加、修改及更新；3掌握文件插入，超链接的使用。实验学时

2、：4学时实验内容 一、毕业论文（设计）的项目构成和格式要求（一）毕业论文（设计）的项目构成 毕业论文（设计）由封面、目录、正文（含内容摘要和关键词、正文内容）、参考文献等项目构成。（二）毕业论文（设计）的格式要求 1封面（1）封面左上角有“福建林业职业技术学院××专业毕业论文”字样，并用方框加以突出，方框内字体为小五号宋体。（2）标题及作者情况。封面的“毕业论文（设计）标题名称”字体为小二号黑体；作者情况包括学生姓名、班级、座号、指导教师、完稿日期，使用四号宋体，1.5倍行距。 2目录另起一页。“目录”项目名称用小一号仿宋体，其它内容使用四号仿宋体。3正文 另起一页。正文包

3、括标题、内容摘要及关键词、正文内容、注释 （根据需要）。（1）标题毕业论文标题用小二号黑体，顶部居中排列。（2）内容摘要和关键词 内容摘要是对文章内容的简要概述，一般字数为200字左右；关键词应是文章的关键概念、词组，一般在3至5个。中文“内容摘要”起首空两格，项目名称用4号楷体加粗，内容用小4号楷体，1.5倍行距；“关键词”另起一行，起首空两格，项目名称用4号楷体加粗，内容用小4号楷体，词间空一格。（3）正文内容 除一、二、三级标题外，文字统一用小4号宋体，每段起首空两格，回行顶格，1.5倍行距；正文文中标题：一级标题:用4号黑体加粗，独占行，末尾不加标点；二级标题:用小4号黑体加粗，独占行

4、，末尾不加标点；三级标题:用小4号黑体加粗，若独占行，则末尾不加标点，若不独占行，标题后面须加句号； 注意：每级标题的下一级标题应各自连续编号。 4参考文献 所引用参考文献如果是著作，应包括编者（或著作人）、著作名称、出版社、出版日期；如果是期刊文章则应包括所引用的文章作者、文章名、期刊名、期刊日期；如果是网上资料，则应包括作者、文章名、网址、日期。“参考文献”单独一页，“参考文献”项目名称用4号楷体加粗，顶格排列；参考文献内容另起一行空两格用5号楷体排列，序号用“1、2”的形式编排。操作过程提示：1素材准备：先输入正文内容，以指定的文件名存盘；新建文档，再制作封面，以另一文件名存盘。2对正文

5、内容所在的文档，进行页面设置：主要设置左、右、上、下边距，及页眉页脚。3按要求设置正文的字体及段落格式。4按要求设置正文中各级标题的样式：使用菜单格式样式与格式，在样式与格式窗格中，单击【新样式】按钮，出现【新建样式】对话框进行相应设置。特别提示：在【新建样式】对话框中的属性部分，“样式基于”必然选择“标题1”、“标题2”或“标题3”，否则，按第6步操作就无法生成自动目录。5插入页码使用菜单插入页码，进行相应设置。注意：页码从0开始，居中对齐，首页不显示页码。6插入目录将鼠标光标定位到文件头，插入一个换页符；输入文字“目录”，在下一行使用菜单插入引用索引与目录，选择【目录】选择卡，进行相应设置

6、。特别提示：若无法正确生成自动目录，则说明第4步的【新建样式】有问题，应重新修改、更新，直到正确为止。7插入封面将鼠标光标定位到文件头，插入一个分页符；再将鼠标光标定位到文件头。使用菜单插入文件，插入封面所在的文件。二、上网查找一篇自己喜欢的文稿，对其进行排版：封面、自动目录、正文，正文既有页眉又有页脚。字体、段落按自己喜欢的格式进行设置。最后详细写在操作步骤，包括关键的抓图说明。实验小结根据实验内容撰写实验报告，内容包括：(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论；(2)实验体会或教学建议。36 实验实训二 公文排版实验目的1能够熟练地应用Word的公文向导制作公文。2熟练地掌握格式

7、菜单中字体、段落与中文版式的应用。3能够利用处理复杂文档的方法制作“报考简章”。 实验学时：4学时实验内容一、应用Word的公文向导制作(一)应用Word的公文向导制作：图2-1的通知公文，并按图2-1的效果进行排版。图2-1排版要求如下：1标题设置：字体为“黑体”，字号为“二号、加粗”，段落居中，设置段后距为“1行”。2对于收文所在的行，设置字号为小四号加粗，其余利用默认设置。3对于通知正文主要内容的几段文字，设置段落首行缩进2个字符，行距为1.5倍，字号为小四号，其余按默认设置。4对联系方式部分，字体不用做任何设置，只是段前距设置为0.5行。5正文后面的附件名称列表，采用小五号字，楷体，段

8、落右缩进2个字符。6单位署名和发文时间，采用四号字，段落右对齐且段前距设置为0.5行。7最后抄送单位，采用小四号字，楷体，加粗效果，段落左对齐且段前距设置为1行。(二)应用Word的公文向导制作：环保局录用国家公务员招考公告，如图2-2所示。图2-2二、利用处理复杂文档的方法制作“报考简章”，最终效果如图2-3所示。图2-3三、观察图2-4的排版效果，模仿制作该文档：永遇乐·京口北固亭怀古，操作中注意文字和符号的录入方法，字体、段落格式设置，并适当进行页面效果设置。图2-4实验小结根据实验内容撰写实验报告，内容包括：(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论；(2)实验体会或

9、教学建议。实验实训三 表格制作、公式编辑及流程图制作实验目的1利用Word的插入表格法制作规则的录用职位表；2利用Word的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表；3利用Excel制作报名汇总表；4掌握各种表格格式的设置与打印输出。5熟练地应用Word自带的公式编辑器或者Math Type数学编辑软件编辑各种公式；6掌握办公文档中流程图的制作。实验学时：4学时实验内容一、表格制作(一)利用Word的插入表格法制作规则的录用职位表：如图3-1所示。图3-1排版要求如下：1标题设置：字体为黑体、三号、加粗，段落居中对齐，段后距为1行。2插入13行6列的表格，输入相关文字。3选中表格文字，设置其对齐方式为

10、“中部居中”；4设置表格表头文字为四号、黑体、加粗；其余文字设置为小四号，默认字体。5设置表格外框宽1.5磅，双线效果。(二)利用Word的绘制表格法制作稍复杂的表格1利用Word的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表：如图3-2所示。2利用Word的绘制表格法制作稍复杂的报名推荐表：如图3-3所示。 图3-2 图3-3(三)制作报名汇总表利用Word制作报名汇总表，如图3-4所示。(四)分别用Word与Excel制作表格1分别用Word与Excel制作表格：家庭开支计划表，如图3-5所示。2分别用Word与Excel制作表格：职工领取一次性养老保险待遇审批表，如图3-6所示。图3-4图3-5图3

11、-6二、办公文档中公式的编辑1使用Word自带的公式编辑器，编辑以下各种公式，如图3-7使用菜单插入【对象】，从弹出的对话框中选择新建选项卡，在【对象类型】下拉列表中，选择Microsoft 公式3.02安装MathType数学编辑软件，编辑以下各种公式，如图3-7图3-7三、办公文档中流程图的制作使用菜单插入【图片】自选图形，制作以下两个流程图，如图3-8和图3-9。 图3-8 图3-9实验小结根据实验内容撰写实验报告，内容包括：(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论；(2)实验体会或教学建议。实验实训四 Excel工作表数据编辑与管理 实验目的1熟练地掌握在Excel工作表中各

12、种类型数据的输入方法，以及快速输入序列或者相同的内容。2掌握Excel单元格数据有效性的定义，掌握填充序列的应用。3能够利用记录单功能，新增、删除与查询记录。4能够对Excel工作表内容进行排序、筛选(自动筛选与高级筛选)、分类汇总。 实验学时：4学时实验内容一、使用Excel建立下列工作表(一)使用Excel建立“报名信息汇总表”，并输入各项数据， 图4-2所示1建立“报名信息汇总表”数据库框架，2输入各项数据(1)“编号”列的自动序列填充 (2) 定义单元格数据的有效性 设置“学历”所在列下的单元格的有效性。使用菜单数据有效性，打开数据有效性对话框，作如下设置。(3) 使用记录单添加、修改

13、、删除与查询记录 使用记录单查询性别为“女”，学历为“硕士”的所有记录。3表格的格式设置：(1) 表的标题格式设置：要求在整个表格的上方合并为一个单元格并且居中对齐，黑体、22号、加粗。(2) 字段标题格式设置：宋体、12号、加粗。(3) 表格边框线设置：内框设置为细线，外框设置为粗线。(4) 间隔底纹效果的设置：将表中相邻行之间设置成具有不同底纹的阴影间隔效果。(二) 使用Excel建立“笔试成绩”工作表重复表格的格式设置(1)(3)的要求。(4) 条件格式化设置：将优秀成绩（85分以上）单元格数字设置为蓝色粗体效果，不及格（60分以下）单元格数字设置为红色斜体效果。(三) 使用Excel建

14、立“2004年第4季度海达通手机全国销售情况一览表”，并输入各项数据，如下图所示二、对“报名信息汇总表”进行数据分析1对“报名信息汇总表”进行排序 (1)单个字段排序 按字段性别降序排列(2)多级字段排序 按主关键字学历升序、次要关键字出生日期降序、第三关键字毕业年份降序排列。(3)特殊排序按字段姓名的“笔画排序”2对“报名信息汇总表”进行筛选(1)自动筛选 从“报名信息汇总表”中自动筛选出学历是“硕士”研究生层次的报名人员信息；从“报名信息汇总表”中自动筛选出学历是“硕士”研究生和“博士”研究生层次的报名人员信息；从“报名信息汇总表”中自动筛选出学历是“本科”、专业为“会计”的报名人员信息；

15、取消该自动筛选 (2)高级筛选 利用高级筛选功能，从“报名信息汇总表”中出学历是“本科”或“硕士”或“博士”、专业为“会计”或“计算机”的报名人员信息；3对“报名信息汇总表”进行分类汇总 对“报名信息汇总表”按学历字段进行分类汇总，统计出不同学历的人数。操作提示：先按学历字段排序，再按学历字段进行分类汇总。实验小结根据实验内容撰写实验报告，内容包括：(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论；(2)实验体会或教学建议。实验实训五 Excel工作表数据分析与图表编辑实验目的1能够对Excel工作表内容进行数据透视分析。2熟练地使用“图表向导”创建图表、编辑图表并对图形对象进行格式化设置。

16、3掌握Excel工作表中公式和函数引用的方法。实验学时：4学时实验内容一、对“报名信息汇总表”进行数据透视分析 对“报名信息汇总表”进行数据透视分析，从而了解各个职位不同学历考生的报名情况，根据需要还可以按照性别方式分别查看。1创建数据透视表操作提示：创建数据透视表时，以“学历”作为列字段、“报考职位”作为行字段、“性别”作为页字段、“编号”作为数据项方式建立。2创建数据透视图操作提示：在已创建好的数据透视表上，单击右键，从快捷菜单上选择数据透视图。3更新数据透视表与数据透视图有三种方法：(1)使用菜单数据刷新数据；(2)在数据区域上，单击右键，从快捷菜单上选择刷新数据；(3)在数据透视表工具

17、栏上选择刷新数据按钮。4删除数据透视表(1)右键单击要删除的数据透视表中的任一单元格；(2)从快捷菜单上选择选定整张表格；(3)使用菜单编辑清除全部二、使用“图表向导”对“各市地税局不同职位报考人数一览表”创建图表1利用图表向导创建嵌入到“各市地税局不同职位报考人数一览表”中簇状柱形图。2利用快捷键(F11或Alt+F1)建立单独的图表并进行格式设置如下图所示。(1)利用快捷键(F11或Alt+F1) 对“各市地税局不同职位报考人数一览表”中的数据建立单独的图表；(2)将该图表由二维图表变为三维类型；(3)设置图例的位置为底部；设置图表标题为“各地不同职位报名情况”，红色字体，蓝色面巾纸填充；

18、X轴标题为“城市”，Y轴标题为“人数”；(4)设置背景墙格式的填充效果为黑色、白色两种颜色渐变效果。3选取不连续区域制作表现各职位报考人数比例的饼图，如下图所示。三、对“笔试成绩”工作表利用函数对表中数据计算进行计算1根据考录用简章，笔试成绩采取加权平均的办法计算，计算公式如下：笔试成绩公共基础知识×40行政职业能力×30专业基础知识×30根据以上计算公式，计算考生的笔试成绩。2利用RANK函数确定笔试名次。3利用IF函数确定考生是否通过笔试考试。假设笔试考试成绩前12名的考生，才可以参加面试。4利用自动筛选获取通过笔试人员的情况，如下图所示。以上操作结束后，将筛

19、选出的数据内容复制到sheet2工作表中，并命名为“笔试通过”，便于以后查看。四、综合成绩表1综合成绩表的创建，如下图所示。2综合成绩的计算综合成绩采取加权平均的办法计算，计算公式如下：综合成绩笔试成绩×70面试成绩×30根据以上计算公式，计算考生的综合成绩。3利用RANK函数确定综合名次4利用IF函数确定考生是否进入体检阶段，最终结果下图所示。假设综合名次在前50%的考生，可进入体检阶段。五、对“2004年第4季度海达通手机全国销售情况一览表”，进行如下操作。1按照该表的表头格式，利用Excel设计数据库表格。2用记录单的方法输入表中给出的所有内容。3利用公式或函数计算出

20、该表格后5列的数据结果。4利用分类汇总的方法，计算各销售地区的季度销售总额。5制作用来反应本季度各地区销售数据比例关系的饼状图，效果如下图所示。6用分类汇总的方法，统计出总公司各种型号手机三个月份的平均销售量。操作提示：先按手机型号排序，再分类汇总。7筛选出售价在1600元以上的手机的销售情况。操作提示：使用菜单自动筛选的自定义的自动筛选方式。8筛选出三个月份销售数量均超过150件的手机型号及其销售地区。9用数据透视表统计各个分公司、各种型号手机的销售总额，效果如下图所示。10用数据透视图显示各个分公司、各种型号手机的销售总额，效果如下图所示。实验小结根据实验内容撰写实验报告，内容包括：(1)

21、实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论；(2)实验体会或教学建议。实验实训六 演示文稿操作基础实验目的1熟练地掌握利用演示文稿设计模板创建演示文稿；2熟练地掌握对幻灯片的排列、复制、粘贴及更改字体的基础操作；3通过插入文本框、图片、表格、艺术字、组织结构图及利用“绘图”等工具来美化演示文稿内容。实验学时：4学时实验内容创建企业内部报告演示文稿，基本框架效果如图6-1所示。图6-1要求如下：一、应用笔记本型设计模板二、插入外部图形、自选图形1单击“插入”在下拉的菜单栏选择“图片”“来自文件”然后选中图片“AGREE”，单击确定。然后对图片进行相关的设置，将图片下移平铺在演示文稿的下半部分；

22、在“图片”的工具栏中单击“图象控制”“水印”。2单击【插入】【图形】【自选图形】，在自选图形的对话框中选择“线条”“直线”，然后在演示文稿的文本框前拖出一条直线，在设置自选图形格式的对话框中，在填充颜色的下拉框中选择“蓝色”；线条类型选择“直线”，线条粗细选择“1.5磅”。3单击“插入”“图片”“自选图形”，在“自选图形”的工具栏中单击“星与旗帜”“十字星”。然后在演示文稿中绘出十字星，在“设置自选图形格式”。在“颜色和线条”的对话框中，单击填充的颜色，在下拉的子菜单中选择“填充效果”，在“过滤”的对话框中颜色选择如图，底纹式样选择“中心辐射”。如图6-2与图6-3所示。图6-2 图6-34在

23、第2至6张幻灯片中插入自选图形；单击【插入】【图片】【自选图形】。在弹出的“自选图形”的对话框中的“箭头总汇”下选择“上箭头”，然后将上箭头移到演示文稿的右上角。 三、插入其它演示文稿中的幻灯片使用菜单插入幻灯片(从文件)命令，插入其它演示文稿中的幻灯片四、更改幻灯片背景在演示文稿的任意位置单击右键，在下拉的菜单中选择“背景”，在弹出的对话框中选择“填充效果”，然后在“填充效果”的对话框中选择“图片”，然后单击浏览图片，选择如图6-4所示的图片，点击确定，然后点击应用。图6-4五、设置超级链接1、选中十字星型自选图形，单击右键选择“动作设置”，如图6-5所示。在动作设置下的“单击鼠标”对话框中

24、，选中“单击鼠标时的动作”下的“超级连接到”，然后在“超级连接到”的下拉菜单选择“公司成立的背景”，如图6-6所示。 图6-5 图6-62、在第二张演示文稿中选中自选图形，单击右键在下拉的菜单中选择“动作设置” ，在动作设置下的“单击鼠标”对话框中，选中“单击鼠标时的动作”下的“超级连接到”，然后在“超级连接到”的下拉菜单选择“第一张”。其他几张演示文稿同样设置。六、设置幻灯片的动画效果1鼠标单击第一张演示文稿的任意位置，然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“自定义动画”，在弹出的对话框中：在检查动画幻灯片对象下选中“图片1”和“线条3”，在下面的效果中设置为“不使用效果”；在检查动画幻灯片

25、对象下选中文本2到8，效果设置为“百叶窗、水平、整批发送”；在检查动画幻灯片对象下选中十字星9到13，效果设置为“飞如、左侧”。2第二张演示文稿设置为“盒状、展开”；第三张演示文稿设置为“棋盘”；第四张演示文稿设置为“百业窗”；第五张演示文稿设置为“标题单击飞入，文本螺旋飞入”；第六张演示文稿设置为“盒状，向内”；第七张演示文稿设置为“棋盘飞入”；第八张演示文稿设置为“百业窗”。七、设置幻灯片的切换效果鼠标单击第一张演示文稿的任意位置，然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“幻灯片切换”，在弹出的对话框中，效果栏中选择“盒状收缩、中速”；换页方式选择“单击鼠标换页”；声音选择“风铃”；然后电击

26、“全部应用”。如图6-7所示。图6-7八、添加背景音乐：在第一张幻灯片中插入声音文件。要求播放幻灯片时，音乐自动播放，并且循环播放，不会随着幻灯片的切换而停止，即实现背景音乐功能。1单击【插入】【影片和声音】【文件中的声音】，在弹出的对话框中选择“骊歌.mp3”单击确定，然后在弹出的“是否在幻灯片放映时，自动放映音乐”选择是。2鼠标单击第一张演示文稿的任意位置，然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“自定义动画”，在弹出的对话框中，“选择多媒体15”，如图6-8所示；然后在“多媒体设置”下进行设置：选中“按动画顺序播放”；在“播放时”下选择“继续幻灯片放映”；“停止播放”选择在第八张幻灯片后；

27、单击“其他选项”在弹出的对话框中选择“循环播放，直到停止”，然后单击确定，如图6-9所示。 图6-8 图6-9九、设置幻灯片的放映方式：观众自行浏览鼠标单击第一张演示文稿的任意位置，然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“设置放映方式”，在弹出的对话框中，在放映类型中选择“观众自行浏览”；幻灯片下选择“全部”；切换方式下选择“如果存在排练时间，则使用它”，然后单击确定。如图6-10所示。图6-10实验小结根据实验内容撰写实验报告，内容包括：(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论；(2)实验体会或教学建议。实验实训七 演示文稿模板的使用及文件的播放实验目的1能够对幻灯片模板的进行更换

28、，修改幻灯片的母版设置，更改幻灯片的背景和其中各元素的配色方案等。2掌握幻灯片放映时的切换效果的设置，放映时间与放映方式的设置，幻灯片中各元素的动画设置、动作按钮设置，设置和应用超链接，插入其它演示文稿中的幻灯片。3熟练地掌握在幻灯片中利用绘图仪工具栏添加各种图标，插入外部图形、添加动画效果，为幻灯片添加声音、动画文件等操作。 实验学时：4学时实验内容制作OFFICE家庭成员简介演示文稿，效果如图7-1所示。图7-1要求如下：一、新建模板、页面设置1、设置幻灯片大小：宽度为24厘米，高度为18厘米使用菜单文件页面设置2、在母版视图下新建模板二、在幻灯片中，添加自选图形，美化幻灯片三、设置超级链

29、接1、到其它幻灯片的链接2、到外部程序的链接四、插入外部对象(一)插入Word对象（Word文档与Word表格）(二)插入Excel对象（图、工作表）1、单击工具栏上的插入图表按钮，插入Excel图表；2、使用菜单编辑导入文件，从导入文件对话框中选择已经准备好的Excel电子表格，从而使统计图满足用户的需求。(三)插入Access对象五、添加背景音乐六、设置幻灯片的动画效果设置第2张幻灯片Word文档的动画效果为：底部切入。设置第3张幻灯片Word表格的动画效果为：溶解。设置第4张幻灯片工作表的动画效果为：纵向棋盘式。设置第5张幻灯片Excel图表的动画效果为：按序列中的元素(此时可以对图表中的每一个数据对象(长方体柱条)进行动画设置，并取消对网络线和图例使用动画的选择；其动画效果为：向上擦除；声音为收款机的声音。设置第6张幻灯片标注的动画效果为：从屏幕底部缩小。设置第7张幻