档案室建设标准

1、档案室建设标准1 综合档案室设备设施一览表参考方案 1 、库房 1 档案库房、阅览室、办公室实行三分开但位置不能相距太远2 档案库房面积要求满足单位档案管理需要并有一定预留空间 20-30 年 3 档案库房要实现“三铁”铁门、铁窗、铁柜架4 档案库房要达到“八防”要求防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物虫、霉、鼠等。 2 、设备 1 档案盒 1996年以后使用无酸纸封底面、档案盒2档案柜架数量充裕而且质量好？档案柜架以能放A4规格的为好？档案柜架数量要求能满足今后 20-30 年左右发展的需要越充裕越好。 3 根据实际需要配备必要的管护设备序号 设备名称 推荐使用 使用

2、范围 说 明 1 直列式档案密集架据实际选用 库房 防火、防尘。 2 空调 据实际选用 库房、办公、阅览 防潮、防高温、防有害气体。 3 抽湿机、排气扇 据实际选用 库房 防潮。 4 双层 窗帘内层普通窗帘布据实际选用 库房、办公、阅览 防光、防高温。 外层防紫外线窗帘布 5 铁门、铁窗据实际选用 库房、办公、阅览 防火、防盗、防有害生物鼠等。 6 七氟丙烷气体灭火 两种同时选用 库房 防火库房内不能使用水剂灭火器。干粉灭火器办公、阅览、其它 防火库房内不能使用水剂灭火器公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。 7 温湿 度计 双金属片式温湿度计两种之一 库房 最好不要使用毛发温湿度计因为不太准确且使

3、用年限短。 干湿球温湿度计8 防 虫 药 天然芳香中草药 防霉驱杀虫药 四种交替 轮流使用 库房 多种交替轮流使用防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。 抗霉杀虫片 天然防蛀剂 中药防蛀防霉剂 9计算机及适用的档案管理软件据实际选用 办公10移动硬盘80G以上 据实际选用 办公 用于备份档案数据目录条目、电子文件。 11 复印机 办公 可与综合部合用不须单独配置。 12 照相机 据实际选用 办公 可与综合部合用不须单独配置。13 自动号码机长城 42 型 办公 打页码、件号用 14 8 位号码印 据实际选用 办 公 填盖档案盒背脊年度、备考表日期用 15 黑色印油、红色印油及印台 据实际选

4、用 办公 弓箭牍 / 浙江 用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。 2 16 平边切刀省义乌市照相切刀总厂办公17自动 手钻 电动手钻 日立牌HITACHI FD10SA办公 用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。日立牌比较静音且质量好。钻咀3.5?、4? 18多用插座拖把3M据实际选用 办公 用于电钻使用时电线不够长时使用。 19 大铁夹 20 个 据实际选用 办公 用于装订时夹牢固定纸张。 20 白色棉线股扎或线球及穿针 据实际选用 办公 用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。用棉质不用尼龙。 21 木砧板直径约 30? 据实际选用 用于电钻钻孔时作垫板。 22 装订机 订书机 普通

5、据实际选用 办公 厚层 23 不锈钢 订书钉 6 ? 云南乐春天牌或其它 办公 用于装订的档案、档案目录、汇编等。归档文件必须用不锈钢订书钉。 13? 17? 24 起钉机 据实际选用 办公 25 美工刀界纸刀及刀片 据 实际选用 办公 26 直尺 据实际选用 办公 27 剪刀 据实际选用 办公 28 胶水 据 实际选用 办公 29 双面胶 1-4? 据实际选用 办公 贴标签等用。 30 透明胶 据实 际选用 办公 贴标签等用。 31 档号章 1 套 据实际选用 办公 档号章包括文书档 号章、文书归档改革档号章、科技档号章、会计档号章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯数字粒、汉字粒 lt? 九

6、gt 、碳素或黑色印台、红色朱砂印台等。 32 档 案目录柜全玻璃移门柜850W 420DX 1880H?江门华堡“ 7580全玻璃移门柜” 办公、阅览 亚光静电喷塑乳白色全玻璃搪门内分五层每层放A4 均可。用于存放档案目录、文件汇编、编研材料、全宗卷、图书资料等。 33 办公台及椅子 据实际选用 办公、阅览档案员档案办公及借阅时阅览用。 34 电脑台及椅子 据实际选用 办公 档案员档案办公用。35打印机HP激光打印机A4办公 档案 员档案办公、打印档案目录等用。36档案整理工作台及椅子 约2.4MX 1.2M据实际选用 办公、阅览 档案员整理档案用。 37 储物柜 据实际选用 办公、阅览 用

7、于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖把、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。 3 综合档案室设备设施参考图案价格参考图案 设备设施名称/ 规 格 参考价格 直列式档案密集架700-1000 元/ 立方米防紫外线窗帘布30-50 元/ 米 七氟丙烷气体灭火5-8 万元 / 套 干粉灭火器150-300 元/ 个 4 参考图案 设备设施名称 /规 格 参考价格 毛发指针式温湿度计10-50 元/ 个 双金属片式温湿度计30-250元/个 干湿球温湿度计5-15

8、元/个 5 参考图案 设备设施名称 /规 格 参考价格天然芳香中草药防霉驱杀虫药抗霉杀虫片 天然防蛀剂 中药防蛀防霉剂 计算机及适用的档案管理软件2900元/套 移动硬盘80G以上300-1000元/个6参考图案设备设施名称/规 格 参考价格 自动号码机40-100 元/个 8 位号码印 3-5 元/个黑色印油 红色印油 7 参考图案 设备设施名称/ 规 格 参考价格 印台 平边切刀90-150/ 张 自动手钻 200-300 元/个 8 参考图案 设备设施名称/规 格 参考价格大铁夹 20个 1-4 元/个 白色棉线股扎或线球及穿针 1-3 元/ 扎 木砧板直径约 30?10-50 元/ 个

9、 不锈钢订书钉 4-6 元/ 盒 装订机订书机5-30 元/ 台 9 参考图案 设备设施名称/ 规 格 参考价格 档号章 1 套 50-100 元/ 套 档案目录柜全玻璃移门柜850W 420DX 1880H? 700-800 元/ 套 SK-6-9 十五门储物柜 950W 420DX 1880H700-800 元/套 10 档案室建设指导意见 一、档案室建设指导原则安全、实用、方便。 二、档案室位置档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。 一平房作档案室的位置应在办公室附近要高于周围地势。 二楼房作档案室的一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。 三、档案室用房一般要求

10、档案库房、办公室、阅览室分开。 四、档案室库房承重楼房作档案室的楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为 5KN/m2采用密集架式不应小于12KN/m2五、档案室库房橱俱布置建议使用铁质档案橱架。 档案库房在布置橱俱时应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。 主通道净宽不小于1m。 两行装具间净宽不小于0.8m 装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。装具背面与墙的间隔不小于0.1m装具顶端与大棚间隔不小于0.5m。六、档案室的防护设施档案室应具备防火、防水潮、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。 一防火 档案室严禁烟火严禁使用明火照明要在明显处标识“严禁烟火”

11、警示牌。 1 、档案室用电动力负荷采用380V 三相供电照明负荷采用220V 单相供电。2、线路铺设必须为暗线且根据要求选用线材开关、插座必须符合安全要求。 3 、独立的档案室建筑要有避雷设施。4、照明灯具直选用40W或60WM白色白炽灯并加装防爆罩。 5 、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂灭火器材存放位置要方便取放不应放在档案库房内已到保质期应及时更换。 6 、档案室要配备手电筒以备停电时使用严禁明火照明。 二防潮水、防高温档案室温度一般控制在14-24? 相对湿度为 5065。 1 、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。 11 2 、档案库房在平房或一楼的应配备除湿机。 3 、档案库房

12、不宜安装水气暖上下水管道禁止通过档案库房。 4 、有条件的档案库房应安装空调。 三防盗 档案室应安装防盗窗、防盗门安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。 四防虫、防鼠 1 、档案库房要及时投放防虫药物推荐使用电子杀虫仪。 2 、档案室禁止存放食物要安置一定数量的防鼠盒及时投放灭鼠药物。 五防有害气体档案室要远离污染区周围有空气污染的档案库房门窗要进行密封处理。 六防光 1 、档案橱俱摆放应与窗户垂直。 2 、档案库房窗户要有红黑两色窗帘避免阳光直射档案。七防紫外线档案库房要使用白炽灯禁止使用日光灯。 八防磁辐射对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案建议配备防磁柜要定期进行安全质量检查。七、档

13、案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。 八、使用计算机管理档案的单位计算机应放在档案工作人员办公室。 12 对基层数字档案室建设的几点思考摘 要 : 数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求是数字档案馆建设的基础也是档案室业务建设的新的重要内容数字档案室建设的主要内容是 : 建立档案目录数据库和档案全文数据库实现提供“查档到桌面”的目标。应建立数字档案室建设的标准规范和统一的利用平台采取有效措施推进数字档案室建设。数字档案室建设的关键是数据库建设要符合技术规范、扫描文件与目录挂接要加强核对、数字档案要做好备份。 关键词数字档案室 建设内容 实现目标 基本做法 技术关键 为

14、加快档案信息化建设步伐推进基层单位数字档案室建设促进各镇、机关企事业单位档案工作更好地为经济建设和社会发展服务。 2006年市档案局在全市开展了数字档案室建设试点工作。通过一年的实践有25 家档案室成为数字档案室试点合格单位。其中全市11 个档案室都完成了试点任务所有合格单位的室藏永久、长期文书档案全部进行了全文数字化。数字档案室的建设使这些单位的查档实现了计算机查询和直接打印大大提高了工作效率和档案的查全率查准率有的单位还通过局网络发布使每个工作人员都能在自己的计算机上查阅本单位公开的档案实现了“查档到桌面”。试点工作为在我市全面推进数字档案室建设开了个好头提供了经验同时也为加快数字档案馆建

15、设实现“馆室一体化”打下了基础。 开展基层数字档案室建设刚刚开始各地的做法、进展不一因此笔者就数字档案室试点工作中遇到的一些问题提出来供同行一起思考与商讨: 一、数字档案室建设是档案信息化的必然要求1 、数字档案室建设是实现档案信息化的必然要求是档案信息化建设实施计划中的一项重要内容是建设数字档案馆的组成部份。数字档案室建设对推进档案信息化建设加快基层单位数字档案室建设的步伐、促进各基层档案室的档案信息化进程更好地为 13 经济建设和社会发展服务有着重要意义。 2 、上级档案部门已把档案数字化作为一项业务建设项目列入规范。档案工作目标管理考评标准中对档案数字化作了具体要求并作为等级申报的必备条

16、件如省一级的必备条件之一是“室藏档案全部建立目录数据库。其中文书、照片、录音、录像档案全部建立起文件级目录数据库”还把当年归档文件的数字化作为必备条件特二级的必备条件之一是“档案利用现代化。至少近三年的非涉密的永久、长期文书档案在局域网中实现全文检索”特一级的必备条件之一是“档案数字化工作2 万卷以内数字化率应达室藏量的 102-5 万卷的数字化率应达室藏量的 55 万卷以上的应达室藏量的3”。因此我们档案室目标管理要更上一层楼在档案数字化工作上必须下大力气。 3 、从档案接收来看数字档案馆的建设将要求在移交纸质档案的同时要移交档案全文电子数据。因此档案馆进馆序列单位特别是机关、乡镇档案室开展

17、档案数字化是也是档案业务的要求和趋势。 二、数字档案室建设的工作任务和内容数字档案室建设的工作任务主要是完成室藏档案永久、长期档案的全文数字化。目前数字档案室建设刚刚起步其档案数字化的范围以文书档案为主有条件的单位可以扩展到业务档案和照片档案等其它档案或根据需要对短期档案进行数字化。 数字档案室建设的主要内容是: 1 、档案目录数据库建设。建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库内容包括文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案和专业专门档案。根据需求建立人事任免、职称评定、荣誉档案专题目录数据库等。 2 、档案全文数据库建设。主要指对室藏永久、长期档案常用、珍贵档案和有长期利用价值的档案进

18、行数字化包括纸质档案、照片档案、多媒体档案等。全文数据库建14 设内容不仅仅是局限于档案还可以包括编研成果材料、有关业务档案。 3 、数字档案和电子档案的接收、保管、利用。对加工接收的数字档案或电子档案实行网上移交和接收不具备网上移交的采用刻录光盘移交建立科学安全的保管存储体系。实施网上查档工程提供“查档到桌面”的服务。 4 、做好电子文件的归档。一是在政务网上运行的文件。档案部门将政务网上运行的电子文件通过接口接收到档案局的服务器上各乡镇和各机关到年底通过政务网档案局电子文件中心将本单位一年在政务网上运行的电子文件导入自己的档案管理系统进行年度归档二是做好其它文件的电子文件归档。主要是上级或

19、其它机关发来的未在政务网上运行的文件要即时扫描转换成电子文件待年度归档时一并归档对平时形成的未在政务网上运行的文件也要保存好电子文件数据同样在年度归档时一并归档。最终每年形成有多少纸质档案照片档案、音频视频档案就有与其对应的电子文件档案。 三、数字档案室建设应具备的基本条件和要实现的目标1 、建设数字化档案室要具备必要的软硬件必须有档案室单独的计算机和档案管理软件、扫描仪等。档案人员必须具备一定的计算机操作能力。档案的全文扫描可以在档案局信息技术部门指导下自己进行也可以委托专门的档案数字化加工单位整批进行但加工单位必须是档案主管部门认定的具有一定资质和经验的专业单位以确保档案数字化加工的质量和

20、标准。 2 、建设数字档案室要实现的目标之一是实施网上查档工程提供“查档到桌面”的服务。基层档案室实施档案数字化后数据应全部集中在档案室的计算机上或本单位的服务器上。查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。有局域网的单位可将开放的档案通过网络发布使单位成员在自己的计算机上进入数字档案室界面查阅档案和资料实现网上查档的最终目标。 15 3 、建设数字档案室要实现的目标之二是实现数字档案的在线接收。进馆单位在室藏档案数字化后应将数据及时通过政务网向档案馆进行移交和备份。使档案馆能提前拥有进馆单位室藏档案的电子数据增加档案信息资源更大范围提供利用同时也为基层档案室做好数据备份防止数据丢失。档案

21、馆还可以发挥硬件优势为不进馆的单位保存数据提供备份服务。 四、数字档案室建设的基本做法1 、要把数字档案室建设列入当地档案信息化建设的规划之中作为数字档案馆建设的重要内容采取切实可行的措施来实施。如档案局把值蛋室建设作为近两年重点工程来抓列入了市文明委组织的机关 28 个部门对各镇的“新风杯”综合考核的之中在全市档案年度执法、业务检查标准中也把数字档案室内容占百分考核的 20 来进行考核有效地推进了数字档案室建设。 2 、抓好调研发动确定数字档案室试点单位。我们确定了第一年进行试点第二年全面推开的工作思路。通过印发试点工作通知召开业务会议进行发动进行调研指定试点单位和自行申报的方式使一些具备条

22、件的单位首先开展数字档案室试点工作。 3 、实现重点突破推动试 点工作全面展开。在确定了 28 家试点单位后我们组织试点单位到上海进行学习参 观和培训培训中印发了数字档案室建设技术要求对目录数据库建设、全文数据库建 设和数字档案的利用?三个方面从技术标准上进行了规范并制订了数字档案室考核验收标准使我市数 字档案室建设从一开始就比较统一规范便于利用和将来档案馆接收。与此同时加强 对自己进行扫描的单位的技术指导做好扫描的技术、设备、人员准备为委托加工的 单位提供扫描服务。4、建立利用平台推进数字档案室的运行。在试点工作中我们 设计制作了数字档案室利用平台内容主要设档案查询、档案室基本情况、全宗指

23、南、档案网络、档案制度、分类方案、档案汇编、利用效果、档案宣传等。在各单 位完成扫描任务后由市档16案局统一安装使用。使试点单位已实现了计算机查阅 档案原文有的单位还通过局域网发布实现网络查询。五、数字档案室建设中应注意的关键点1、数据库建设要符合技术规范。数据库建设的结构和格式必须在本地 执行统一规范。基层档案室的目录数据库建设按照江苏省档案局ltlt 文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 gtgt进行全文数据库建设按国家规定的全文 文件格式tif、jpg、doc、txt。使档案馆在接收后的数据实现可读、可供检索、 可导入本馆数据库。2、档案管理软件要统一。这是数字档案室建设的技术和业

24、务 保证特别是对进馆单位尤其重要。常熟市机关、镇场和大部分事业单位在几年前都 已普遍采用了统一的档案管理软件软件已经按照上述规范做好了数据库格式档案室 基本上实现了文档一体化为数字档案室目录数据库和全文数据库建设奠定了基础。3、扫描文件数据与目录数据挂接要加强核对。文件扫描后的数据要与目录数据进 行挂接才能真正建立全文数据库进行利用。挂接有专门的软件可以应用速度相当 快。但在实际操作中差错较大不仅影响了利用而且找错修改相当困难。因此采取人 工挂接方式对照文件目录逐条逐页进行在挂接时不仅确保目录与扫描文件的正确对 应而且对著录的文件目录同时进行了校对发现错误及时修正避免利用中出现文不对题的情况。 4 、数字档案要做好备份。档案室对已经建立好的目录数据和全文数据 不能单独保存的计算机中应建立科学安全的保管存储体系及时做好备份。备份的方式可以另外保存在服务器或比较安全的计算机中并再刻录成光盘等耐久性载体进行双份保存。同时档案馆在帮助基层档案室数字化加工后应对进馆单位的数据及时利用存储系统和磁带机进行备份对其它单位可以提供备份服务。 17 建立档案室的基本要求是什么 一、各档案库的建筑及技术参数1 、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放还必须考虑一 ？姆？箍占氾？2、地板承重最大容量为1240公斤/平米采用