ISO-文件和资料控制程序

1、东莞市秋天塑胶材料有限公司第1版第0次修改文件和资料控制程序-QP4.2-01第1页共5页文件和资料控制程序文件编号：QP4.2 - 01编 制：审 核：批 准：分发编号：受控印章：修改记录序 号更改 单号原早 节号更改形式更改人更改日期生效日期备注原文件更改换页2005年10月15日实施东莞市秋天塑胶材料有限公司第 1版第0次修改文件和资料控制程序-QP4.2-01第2页共5页1、目的对与质量管理体系有关的文件和资料实施控制，确保质量活动和各领域保 存和使用有效的质量体系文件和资料2、适用范围：适用于公司与质量管理体系有关的文件和资料的控制。3、职责3.1、 品管部是质量管理体系文件和资料的

2、主管部门，负责公司质量文件的管 理，并负责质量手册、程序文件的组织编写、及归口档案管理。3.2、 发部负责技术文件、设计资料及外来文件的归口管理。3.3、 办公室负责所有文件和资料的档案管理。4、工作程序4.1、 控制范围4.1.1、 外来的质量管理体系文件和资料A、与质量管理体系有关的标准、法规及上级转发的有关文件和资料；R顾客提供的与质量管理体系有关的文件和资料.4.1.2、 公司内部质量体系文件和资料A质量手册R程序文件C作业指导书4.2、 控制方式4.2.1、 公司各单位建立有效文件控制清单，对本单位使用的质量管理体系文 件报办公室同意后，纳入“档案登记表”，使之得到有效控制。东莞市秋

3、天塑胶材料有限公司第 1版第0次修改文件和资料控制程序-QP4.2-01第3页共5页4.2.2、 办公室负责建立公司”档案登记表”，对公司质量活动和区域使用的 质量体系文件和资料做到有效控制。4.2.3、 技术文件及外来文件由开发部接受审核无误后，并按规定文件下发至 相关部门登录、管理签收。4.3、 文件的编写4.3.1、 质量手册程序文件由管理者代表、品管部组织公司相关部门人员编写。4.3.2、 其他质量体系文件由各相关职能部门负责编写。4.4、 文件的审批和发布4.4.1、 质量手册由管理者代表审核，公司总经理批准发布，程序文件由职能 部门负责人审核，管理者代表批准发布。4.4.2、 其他

4、质量管理体系文件由各职能部门负责审核，公司主管领导或管理 者代表批准发布。4.5、 文件的标识4.5.1、 质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。A、质量手册和程序文件按文件编号规定标识。R对非受控文件，加盖“非受控文件”章，以区别受控文件。C在文件上标注版次以识别最新文件。D对确定作废而需保存作为参考资料的文件，加盖“作废”章，加以标识, 以区别有效文件。4.6、 文件的发放东莞市秋天塑胶材料有限公司第 1版第0次修改文件和资料控制程序-QP4.2-01第4页共5页4.6.1、 质量手册和程序文件分别由总经理、管理者代表批准后，由编制单位 填写“文件归档发行审核表”，办公室按发放范围发放

5、并记录。其他与质量管 理体系有关的文件由公司主管领导（管理者代表）批准后，由办公室按规定范 围发放并记录，并保证与质量有关场所应能得到有效的版本。4.6.2、 文件领用人在“文件发放登记表”上签名并领取注有分发编号及盖有 “受控文件”章的文件。4.7、 文件评审的更改4.7.1、 文件在实施中，必要时应进行评审，以确定是否需要更新。如需更换 由更改部门填写“文件修改（销毁）申请表”，并被评审。4.7.2、 实施文件更改一般由起草单位负责，因特殊情况（如机构或职责变更）， 由指定部门或人员负责，该部门应获得审批所依据的背景资料。按规定责任进 行更改、审核和批准。4.7.3、 文件的更改采用换版、

6、换页或更改通知单形式并保持更改标识。4.7.4、 更改文件按原发放范围发放。4.7.5、 采用换版、换页更改的文件，作废版本或页码在发放更改版本（页） 的同时，由文件发放部门负责收回，登记并销毁。采用更改通知单形式更改的 文件，由文件持有者将更改通知与原版本文件共同保管，更改通知单与原版本 文件具有同等效力。4.8、 文件的保管、借阅4.8.1、 文件的保管由公司各单位指定专人保管。4.8.2、 质量手册、程序文件不得翻印、外传、外借和对外交流。东莞市秋天塑胶材料有限公司第 1版第0次修改文件和资料控制程序-QP4.2-01第5页共5页4.8.3、 文件应保管在防火、防潮、防霉和清洁的环境，并

7、存取方便。4.8.4、 公司内部人员借阅文件应填写“受控文件申请表”并严格控制借阅范 围和收回时限。4.9、 外来文件的复查及作废文件的销毁4.9.1、 办公室负责收集并定期（每年一次）到有关部门查核文件的保管使用 情况，对所用的国际标准、国家标准、行业标准以及法律及法规是否为有效版 本进行确认，并及时更换过期文件。4.9.2、 作废文件由办公室收回并填写“文件修订（销毁）申请表”，由管理者 代表批准后销毁，并留一份作为参考文件，并加以标识。5、相关文件5.1、 质量记录控制程序 .QP4.2-025.2、 作业文件一览表 .WI4.2.3-0015.3、 文件编号规定 . WI4.2.3-0

8、025.4、 件：文件分发编号一览表6、质量记录6.1、 文件归档发行审核表 FM4.2-01-016.2、 档案登记表 FM4.2-01-026.3、 文件发行登记表FM4.2-01-036.4、 受控文件申请表FM4.2-01-046.5、 文件修订（销毁）申请表 FM4.2-01-05文件归档发行审核表NO :文件名称文件编号版次页数拟稿单位拟稿人发行日期需发行单位备注中审批义控请核准中心FM4.2-01-01第1.0版第0次修改档案登记表NO:FM4.2-01-02第1.0版第0次修改厅P文件编号文件名称版次发行日期受文单位小号备注文件发行登记表文件名称发行日期文件编号版次页 次分发编号使用单位发行签收日期旧版回收备注FM4.2-01-03第1.0版第0次修改受控文件申请表NO :9文件修订（销毁）申请表NO:修订（销毁）文件名称版本文件编号申请单位页 次拟稿单位申请日期发行日期修订（销毁）理由（可附页）：修订（销毁）内容（可附页）：评审（意见）：申 请部门批 准义控中心中请人审核文 管员FM4.2-01-05第1.0版第0次修改10附件：文件发行分发编号一览表分发编号文件持有者份数备注000文控员1